El envío de correos electrónicos con fines comerciales es una práctica común en el mundo del marketing. Sin embargo, es crucial conocer y cumplir con las leyes y regulaciones aplicables para evitar sanciones y proteger la privacidad de los usuarios. Este tipo de mensajes pueden resultar invasivos, ya que constituyen una intrusión en la intimidad del receptor y una vulneración de sus derechos.
Para evitarlo, es esencial obtener el consentimiento explícito de los destinatarios antes de enviar comunicaciones comerciales. Esto no solo mejora la reputación de la marca, sino que también asegura la conformidad con la ley. Evitar el SPAM no es solo una cuestión legal, sino también una estrategia de marketing efectiva. Esto implica obtener el consentimiento de los usuarios de manera clara y transparente, informar sobre la identidad del remitente, y proporcionar una opción clara y accesible para darse de baja.
Marco Legal: LOPDGDD y LSSI
En España, la legislación principal que regula el envío de correos electrónicos comerciales es la siguiente:
- Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD): Esta ley, junto con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, establece directrices claras para la gestión de datos personales, garantizando que las prácticas de marketing sean transparentes y respetuosas con la privacidad de los usuarios.
- Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI): Esta ley regula las comunicaciones comerciales electrónicas y establece requisitos específicos para el envío de publicidad por correo electrónico.
Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y el RGPD
En la actualidad, el cumplimiento del reglamento de protección de datos es crucial para garantizar la privacidad y seguridad de la información personal. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una normativa de la Unión Europea que entró en vigor el 25 de mayo de 2018. Su objetivo principal es proteger los datos personales de los ciudadanos de la UE y regular cómo las empresas deben recopilar, almacenar y procesar esta información. La LOPD, que se aplica en España, complementa al RGPD y establece requisitos específicos adaptados a la legislación local.
Hasta 2018 era de aplicación la Ley Orgánica de Protección de Datos del año 1999, y su Reglamento de desarrollo del año 2007. Nueva LOPD y Garantía de Derechos Digitales: esta ley, a punto de aprobarse en España, adapta el RGPD a nuestro derecho.
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Principios Clave del RGPD
- Consentimiento Informado: El RGPD exige que las empresas obtengan el consentimiento explícito de los usuarios antes de enviarles correos electrónicos comerciales. Esto significa que no se puede enviar material promocional a menos que el destinatario haya optado activamente por recibirlo.
- Transparencia: Las empresas deben informar a los usuarios sobre cómo se utilizarán sus datos.
Obligaciones Fundamentales en Materia de Protección de Datos
La obligación básica y primera en materia de protección de datos para cualquier empresa, es tener confeccionado el documento “Registro de Actividades de tratamiento”. En los casos en que el tratamiento de los datos sea masivo, que se traten datos especialmente sensibles (salud, raza, sexo, orientación sexual…) también se exigirá a la empresa tener a disposición de la AEPD otro documento denominado “Evaluación de Impacto”.
Contratos y Garantías
Cuando utilizas servicios de terceros para el envío de correos, debes asegurarte de:
- Firmar un contrato de encargado de tratamiento, donde tú eres el responsable y la empresa de servicios es la encargada del tratamiento.
- Obtener garantías de cumplimiento de la protección de datos personales.
- Verificar la ubicación de la empresa y sus servidores, asegurando que cumplen con la normativa europea o cuentan con el Privacy Shield si están en Estados Unidos.
Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI)
Envío de Correos Comerciales: ¿Cuándo está Permitido?
Artículo 21: Prohibición de comunicaciones comerciales realizadas a través de correo electrónico o medios de comunicación electrónica equivalentes; Queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente… que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas.
La regla general es clara: No se pueden enviar correos comerciales o publicidad a través del correo electrónico sin el consentimiento previo del destinatario.
- Consentimiento Expreso: Si el destinatario autoriza el envío de publicidad, no hay impedimento para enviar correos promocionales.
- Clientes Existentes: También estaría permitido enviar comunicaciones comerciales a clientes que previamente hayan contratado productos o servicios similares. Sin embargo, el destinatario tiene derecho a darse de baja en cualquier momento.
Derecho de Oposición y Baja
El destinatario del correo tiene derecho a darse de baja en cualquier momento, es decir, a oponerse a que le sigas enviando publicidad. Por ello, deberás facilitarle un medio para poder oponerse al tratamiento de sus datos con esta finalidad, que deberá ser sencillo y gratuito, incluyendo una dirección de correo electrónico u otra dirección electrónica válida para ello.
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Cuando las comunicaciones hubieran sido remitidas por correo electrónico, dicho medio deberá consistir necesariamente en la inclusión de una dirección de correo electrónico u otra dirección electrónica válida donde pueda ejercitarse este derecho, quedando prohibido el envío de comunicaciones que no incluyan dicha dirección.
Prácticas Prohibidas
- Compra de Bases de Datos: No está permitido comprar bases de datos para enviar correos comerciales.
- Recogida de Direcciones de Internet: No se pueden recoger direcciones de Internet para enviar comunicaciones comerciales.
Información Obligatoria en los Correos Electrónicos
Todo correo electrónico comercial debe incluir:
- Identificación de la empresa que envía las comunicaciones y ofrece el servicio.
- Opción de suscripción. Deberemos indicar cómo puede darse de baja de dicha base de datos o suscripción.
Recogida de Datos y Aviso Legal
Para comunicar al usuario de la recogida de datos existe el aviso legal. Crea uno que sea completo y útil, donde des información como la siguiente:
- Quién eres y tu domicilio social.
- La existencia de un fichero de datos personales y la utilización que le das.
- El derecho que tiene todo usuario a ejercer los derechos ARCO (Acceso, rectificación, cancelación y oposición).
Estos derechos simplemente recogen el permiso que tiene un usuario a conocer los datos personales que están en posesión de una empresa. Dicho usuario también puede modificar esos datos, cancelarlos u oponerse a su tratamiento. Estos derechos se suelen ejercer mediante la vía de contacto que tú mismo proporciones.
Calidad de los Datos
Los datos que pidas a tus clientes deben ser siempre los adecuados. Específicamente, indica que podemos comunicar datos de carácter personal a un tercero solo para unos «fines directamente relacionados con las funciones legítimas» de la actividad en cuestión.
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La legislación española exige que el usuario dé su consentimiento expreso. Asegúrate de facilitar a tus clientes la aceptación del aviso legal cuando les propongas suscribirse a tu Newsletter.
Secreto Profesional y Cesión de Datos
Todo aquél que acceda a un fichero de datos personales, tiene el deber y la obligación de mantenerlos en secreto. Dicha obligación no caduca, así que jamás podrás hacer públicos unos datos o usarlos para otro fin.
Esta condición responde a la necesidad de blindar los datos personales para que no se cedan a países que no contemplen una protección similar a la española.
Actualmente existe el Privacy Shield, un tratado entre EEUU y la UE para regular y proteger las transferencias de datos internacionales. La AEPD se encarga de velar por la protección de datos personales y de que se usen idóneamente. Además, exige que todo aquél que disponga de un fichero de datos personales se lo notifique.
Registro en la AEPD
Es muy importante dar de alta el fichero en la AEPD. De lo contrario, estarías cometiendo una infracción leve y te podrían sancionar con una multa que iría de los 900€ hasta los 40.000€. La cantidad dependería de los beneficios obtenidos por el tratamiento de datos.
Comunicar a la Agencia Española de Protección de Datos que dispones de un fichero de datos de carácter personal es muy sencillo. La única pega es que necesitas un certificado de firma electrónica para terminar el proceso. Si no dispones de uno, deberás imprimir el resguardo y llevarlo a la sede de la AEPD, en Madrid.
Consideraciones Adicionales
Lo único que deberemos tener en cuenta es lo siguiente:
- Contar con el consentimiento del cliente.
- Añadir a nuestra base de datos solo a aquellos clientes que se hayan dado de alta o hayan mantenido una «relación contractual previa».
Ejemplos de Consentimiento
Ejemplos de textos para obtener el consentimiento:
[_] Al marcar esta casilla consiente el envío de ofertas, promociones y demás comunicaciones comerciales por parte de la Empresa en relación con sus productos y servicios.
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[_] Al marcar esta casilla consientes el envío de comunicaciones por parte de la Empresa a través de su newsletter periódica.
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