Si tienes una empresa o un negocio, no hay vuelta de hoja: estás obligado a registrar su jornada laboral. Pero lo que muchos negocios todavía no tienen claro es cómo se debe cumplir con esta normativa y qué consecuencias puede tener hacerlo mal. Ignorar esta normativa ya no es una opción. Cumplir es más fácil y accesible que nunca. La normativa de control horario no solo está vigente, sino que en 2025 se aplica con más rigor que nunca.
En España, el registro horario es obligatorio desde mayo de 2019. Registrar diariamente cada turno de los empleados de manera individual. En todas las empresas, independientemente del tamaño y del sector, y para todos los trabajadores.
Base Legal y Objetivos de la Normativa
La base legal del registro horario en España es el Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, que modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. El objetivo de la normativa es claro: evitar abusos laborales, garantizar el control de las horas extras y proteger los derechos de los empleados.
En resumen: todas las empresas con empleados. No importa si tienes una gran corporación o una pyme con 2 trabajadores. La normativa es de aplicación universal. Además, esta normativa también aplica a trabajadores en remoto, en jornada parcial o en formatos flexibles. Por lo tanto, si gestionas un equipo híbrido o teletrabajas, debes aplicar igualmente un sistema de fichaje válido.
¿Cómo debe realizarse el registro de la jornada laboral?
La ley no impone un único formato, pero sí establece criterios estrictos. Aunque legalmente se acepta tanto el método manual como el digital, la realidad práctica demuestra que los sistemas manuales (como Excel o plantillas físicas) ya no son suficientes en 2025.
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El nuevo requisito digital busca facilitar el acceso a la información por parte de la Inspección de Trabajo, permitiendo consultas en tiempo real para detectar posibles irregularidades. Y precisamente ese acceso, telemático, es uno de los principales motivos para el establecimiento de este registro horario digital obligatorio. El Gobierno quiere que Inspección pueda consultar esos datos en directo y desde cualquier lugar de manera telemática.
Uno de los aspectos menos conocidos -pero más importantes- de la ley es la obligación de conservar los registros de jornada durante al menos 4 años. Si no puedes demostrar fácilmente estos datos, te arriesgas a una sanción incluso si has realizado el fichaje.
Para cumplir con la normativa, el registro debe ser individual, incluir datos identificativos de la empresa y del trabajador, detallar la fecha y las horas exactas de inicio y fin de la jornada, y mantenerse archivado durante al menos cuatro años. El Real Decreto-ley 8/2019 estableció esta obligación en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, asegurando que cada empresa lleve un control diario del horario laboral.
Es necesario realizar el control horario que permita digitalizar todos los datos y garantizar la seguridad de los mismos. El registro horario debe realizarse de manera diaria, recogiendo los datos de la empresa y del trabajador. El software de control horario permitirá a Inspección de Trabajo consultar los datos sobre el registro horario de manera telemática, en cualquier momento y lugar.
¿Es obligatorio el control horario en empresas pequeñas?
Pues ya te adelantamos que sí, las pymes o pequeñas y medianas empresas han de llevar un registro de la jornada laboral de sus trabajadores. Pero, ¿cómo deben hacerlo? Según la Unión Europea (UE) una pyme es una empresa que tiene menos de 250 empleados y que factura menos de 50 millones de euros al año.
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A su vez, las pymes se puede dividir entre medianas empresas, que tienen entre 50 y 250 empleados y facturan menos de 50 millones de euros, y pequeñas empresas, que son las que tienen entre 10 y 50 empleados y facturan menos de 10 millones de euros al año. Por tanto, al hablar de control horario para empresas pequeñas, estamos hablando de control horario para empresas entre 10 y 50 trabajadores, con una facturación entre 2 y 50 millones de euros. Así lo indica el artículo 34,9 del Estatuto de los Trabajadores.
El registro de la jornada laboral en pymes es obligatorio para todos los trabajadores, Se incluyen aquellos con una alta flexibilidad horaria y geográfica, o los que están en modalidad de teletrabajo.
Métodos de Fichaje y Alternativas Digitales
Por un lado, se establece la obligación de implementar sistemas de fichaje informatizados y automatizados. También quedan prohibidos los sistemas de control horario biométrico. Esto supone que ya no se pueden seguir usando dispositivos de lectura de huella dactilar o escaneo del iris para fichar en el trabajo. Existen numerosas alternativas que cumplan los requisitos de la normativa.
En el mercado hay una gran variedad de herramientas en forma de software de escritorio para fichaje, plataformas online, software en la nube o apps móviles que permiten fichar en el trabajo de manera rápida y sencilla. Se puede optar por aplicaciones de control horario destinadas únicamente a esta tarea, o por software ERP más completos que incluye el control horario entre sus muchas opciones. Entre las apps para control horario para empresas pequeñas más recomendadas, las opiniones de los usuarios destacan a Kronjop como una opción económica, sencilla de usar y adaptada al cumplimiento de la normativa. Otra opción para fichar en pequeñas y medianas empresas es usar los tradicionales terminales para tarjetas RFID.
Endurecimiento de la Normativa y Sanciones
El Gobierno español, a través del Ministerio de Trabajo liderado por Yolanda Díaz, ha anunciado recientemente un endurecimiento en la normativa sobre el registro horario en las empresas. Esta medida busca reforzar el cumplimiento de la jornada laboral legal y garantizar los derechos de los trabajadores. Para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), esta nueva exigencia plantea tanto desafíos logísticos como oportunidades para mejorar su gestión interna. Sí, Las sanciones por no llevar un control horario de empleados en pymes están a la orden del día y lo van a estar todavía más.
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En concreto, la nueva reforma laboral propone multas que van desde los 1.000 hasta los 10.000 por trabajador para las empresas pequeñas y medianas que no lleven un control horario de sus trabajadores. Según el régimen sancionador de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), no llevar el registro o hacerlo de forma inadecuada se considera una infracción grave. Y esto ya está pasando. “Muchos negocios aún usan Excel sin saber que no están protegidos ante inspecciones.
El importe de las multas también se incrementará. Aquellas más graves superarán el máximo actual de los 7.500 euros. Además, una novedad muy importante que todas las empresas deben conocer, es la nueva fórmula con la que se aplicará una sanción por cada trabajador con el que se cometa una infracción.
Las empresas que no lleven un registro horario, o que no lo haga de manera digital, estarán incumpliendo la ley. Y, por ello, se arriesgarán a importantes sanciones.
¿Qué no es válido según la nueva normativa?
No serán válidos métodos que no sean digitales. Aquellos como el fichaje con huella dactilar, el reconocimiento facial o el lector de mano quedaron más que en duda. Ante el valor de esos datos y el aumento de la ciberdelincuencia la AEPD (Agencia española de Protección de datos), siguiendo directrices del Comité Europeo de Protección de Datos, publicó una guía donde se prohíben esos métodos. Estos no servirían para cumplir con las demandas del Gobierno, y que sí que posibilitan los sistemas digitales.
No serían válidos, por lo tanto, los registros en papel, con esas clásicas plantillas colocadas en lugares públicos de las empresas. No por evidente conviene dejar de comentarlo, y de reiterarlo por su importancia. El registro horario de los trabajadores es obligatorio, y su omisión sería un comportamiento incorrecto de la empresa.
Control Horario y Teletrabajo
El registro horario también es obligatorio en teletrabajo, por supuesto. Los software de control horario y cualquier sistema digital posibilitan ese control.
- Teletrabajo: el empleado trabaja desde el lugar deseado. Puede ser en su casa, en un apartamento o desde cualquier tipo de lugar. Incluso pueden no repetirse.
- Empleo en movilidad: son aquellos empleos donde los traslados son habituales, iniciando y finalizando la jornada en lugares muy dispares.
- Múltiples sedes: algunas empresas disponen de diferentes centros de trabajo, y hay empleados que pueden repartir sus jornadas entre varios de ellos.
Puntos Clave de la Nueva Ley de Control Horario
A modo resumen, y sin una confirmación oficial de la normativa, vamos a abordar las dudas más comunes sobre la nueva ley de control horario que su espera.
- Es la jornada máxima semanal que quiere aplicar el Gobierno de España y que se reducirá a 37.5 horas, calculadas anualmente y sin afectar el salario, buscando mejorar la conciliación.
- Inicialmente, la obligación del registro horario digital estaba vinculada a la reducción de jornada.
- Aunque la ley es general, hay excepciones muy específicas para alta dirección o roles con total autonomía.
- Todas las empresas tienen que contar con un sistema de control horario digital.
- Existen diferentes empresas que ofrecen software y aplicaciones para el registro horario.
- Hace poco se publicó en el BOE la orden que regula el registro de jornada laboral para trabajadores.
En la actualidad, el Real Decreto-Ley 8/2019 establece como obligatorio hacer el control horario de los empleados.
Beneficios del Control Horario
Aunque el concepto de control horario suene al fichaje de toda la vida, no significa que la manera de llevarlo a cabo no se haya modernizado. Aunque hay empresas que todavía lo hacen así, este sistema no deja de producir una sobrecarga de trabajo que no es para nada necesaria. Imagínate todo el papeleo y exceso de documentos que eso supondría si estamos hablando de una empresa mediana con una plantilla extensa.
Ahora mismo, tener un control de horas para ahorrar tiempo y optimizar los procesos internos es esencial.
Obligaciones de la Empresa
- Todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, deben llevar un registro de la jornada laboral de sus empleados. Esto se aplica tanto a las jornadas completas como a las parciales.
- La empresa tiene la obligación de conservar el registro de las jornadas laborales durante un periodo mínimo de cuatro años. Este periodo se establece para permitir un control adecuado y para que, en caso de una inspección laboral, se pueda demostrar el cumplimiento de la normativa.
- El registro de horario debe ser accesible tanto para los empleados como para los sindicatos, quienes tienen derecho a revisar las horas de trabajo y las horas extra realizadas.
- La empresa debe garantizar que los empleados conozcan de forma clara y transparente la distribución y duración de su jornada laboral ordinaria. Esto incluye, por ejemplo, los horarios de inicio y finalización de la jornada, así como los descansos correspondientes.
- La normativa también establece que los sindicatos deben recibir información mensualmente sobre las horas extras realizadas por los empleados.
Implementación Efectiva del Control Horario
Uno de los elementos más importantes para garantizar la implementación efectiva del registro horario es la formación. El liderazgo empresarial debe estar plenamente alineado con la normativa. Los trabajadores también deben recibir orientación clara sobre cómo registrar su jornada y por qué es importante.
Consejos para Fomentar el Cumplimiento entre los Empleados
- A veces, tus empleados solo necesitan un poco de incentivo.
- Podrías sugerir a tus empleados que configuren recordatorios. La mayoría de tus empleados tendrá sus teléfonos encima, o lo más probable es que revisen sus correos electrónicos a primera hora.
- Considera la posibilidad de que todos formen un equipo, para recordarse mutuamente que deben registrarse.
- Explicar los beneficios de la entrada y salida a tus empleados es importante a la hora de concienciar sobre el control horario. Conocimiento de quién está en la oficina. Conocimiento de las horas en las que el trabajador es más productivo. Transparencia y confianza. El control horario ayuda a los empleados a tener consciencia del tiempo trabajado en todo momento.
- Es posible que tus empleados simplemente se olviden, pero puede haber otra razón. Tal vez un empleado tiene una reunión tardía en ciertos días y no quiere volver a la oficina después de que termine.
- Asegúrate de contar con un proceso disciplinario para los trabajadores que constantemente olvidan registrar la entrada y salida.
Datos Biométricos y Control de Presencia
A finales del 2023, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una guía sobre la utilización de datos biométricos para el control de presencia y acceso. La nueva guía de la AEPD considera que el tratamiento de datos biométricos es de alto riesgo y requiere que las empresas analicen qué exención del art 9.2. Por último, se concluye que la AEPD no prohíbe el uso de medios biométricos para el control de acceso, pero sí lo hace muy difícil.
Documentación y Archivo de la Información
Los empleadores están legalmente obligados a documentar las horas de trabajo de sus empleados. Pueden registrar la información en una copia impresa o mediante un software de control horario o fichaje. La siguiente información debe ser archivada: fecha, nombre del empleado, inicio y final de un día de trabajo, cantidad de horas de trabajo, mano de obra y firma del empleado. Se sugiere que los empleados mantengan notas escritas de sus horas de trabajo y recesos. Su jefe, supervisor o colega puede firmar estas notas en caso de una disputa. Si un jefe no cumple con estas regulaciones, podría recibir una multa de hasta 15,000.00.
El Nuevo Registro Horario Digital en 2025
La nueva ley de control horario que entrará en vigor este 2025 representa un avance cualitativo clave en esa evolución: no solo refuerza el marco normativo previo, sino que impone el uso obligatorio de sistemas digitales de registro, eliminando ambigüedades e imprecisiones que aún persistían. Esta transición no es meramente formal: plantea implicaciones profundas tanto para la gestión de recursos humanos como para las inspecciones laborales al exigir trazabilidad, autenticación y disponibilidad de los datos en cualquier momento.
La nueva ley de control horario 2025 parte del marco legal establecido por el Real Decreto Ley 8/2019, pero introduce nuevas exigencias técnicas y operativas. Su objetivo es eliminar cualquier ambigüedad en el registro de jornada, asegurando que el control horario no solo exista, sino que sea objetivo, fiable y accesible. Estas exigencias responden a la necesidad de garantizar una mayor transparencia y trazabilidad en las relaciones laborales. La administración busca que el registro de jornada sea un reflejo fiel del tiempo efectivamente trabajado, sin dejar margen a manipulaciones, omisiones o sistemas improvisados. Además, refuerza la protección de los derechos laborales al asegurar que todo tiempo de trabajo, incluidas las pausas y descansos que afectan al cómputo, quede registrado.
El anteproyecto aprobado por el Consejo de Ministros en febrero de 2025 detalla una serie de requisitos que los sistemas de fichaje deben cumplir:
- Utilización obligatoria de medios digitales.
- Cumplimentación personal y directa por parte de los trabajadores, al inicio y al final de cada jornada.
- Registro de interrupciones (pausas, descansos, etc.) que afecten al cómputo horario.
- Trazabilidad y autenticidad de los datos: cada registro debe identificar de forma inequívoca al empleado.
- Formatos legibles, tratables y compatibles con los sistemas utilizados por la empresa y la administración.
- Interoperabilidad que permita el acceso inmediato por parte de la Inspección de Trabajo y representantes legales.
Además, se establece que el sistema debe ser idéntico para contratos a tiempo parcial, lo que busca evitar desigualdades en el tratamiento de los registros laborales. Este conjunto de exigencias no solo responde a un criterio técnico, sino a una voluntad normativa clara: evitar situaciones de abuso, mejorar la fiscalización del tiempo de trabajo y ofrecer un marco de garantías claras para trabajadores, empresas y organismos de control.
Consecuencias del Incumplimiento
No cumplir con la obligación del registro horario digital puede tener consecuencias legales importantes para las empresas. Según el nuevo régimen sancionador previsto en el anteproyecto de ley:
- Infracción leve: de 1.000 a 2.000 euros.
- Infracción media: de 2.001 a 5.000 euros.
- Infracción grave: de 5.001 a 10.000 euros.
Estas sanciones podrán aplicarse por cada persona trabajadora afectada, lo que multiplica el riesgo económico para la empresa en caso de incumplimiento colectivo o reincidente.
Resumen de Cambios y Claves para Adaptarse a Tiempo
La siguiente tabla resume de forma clara y visual los principales cambios que introduce la nueva ley de control horario de 2025 en comparación con el marco legal anterior. Esta comparativa te ayudará a identificar los aspectos clave en los que tu empresa deberá adaptarse.
| Aspecto | Antes (RDL 8/2019) | Nueva ley 2025 |
|---|---|---|
| Método de registro | Papel, Excel, apps | Registro digital obligatorio |
| Supervisión | Más flexible | Mayor control por Inspección de Trabajo |
| Conservación de registros | 4 años | 4 años (sin cambios) |
| Multas | Según LISOS : hasta 7.500 € por infracción grave (no especificadas en el RDL) | Hasta 10.000 € por trabajador |
En el Real Decreto-ley 8/2019, las sanciones no se detallaban directamente, sino que se aplicaban conforme al régimen general de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).