Si estamos familiarizados con la contabilidad de una empresa, incluso en su nivel más básico, con certeza conoceremos el Cuadro de cuentas, el último de los apartados en los que se divide el vigente Plan General de Contabilidad para Pequeñas y Medianas empresas (PGC para pymes), aprobado por el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre. En este artículo vamos a explicar en detalle solo una parte de él: el cuadro de cuentas.
El Cuadro de Cuentas del Plan General Contable para Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) es un elemento fundamental en la contabilidad de estas entidades. Proporciona una estructura organizada para registrar todas las operaciones financieras de la empresa. La disponibilidad de información financiera precisa y organizada es esencial para la toma de decisiones empresariales.
Estructura y Organización del Cuadro de Cuentas
El PGC para pymes sufrió la adaptación a las normas internacionales, lo que supuso una profunda reforma de su estructura y, en concreto, una reestructuración del plan de cuentas. Dentro del Cuadro de cuentas, la clasificación de los grupos consta de 7 apartados. Las cuentas, por lo tanto, están ordenadas por grupos, siguiendo una codificación que consiste en asignar números con dígitos que van aumentando.
Por ejemplo, los primeros 7 grupos (1 dígito) se dividen en subgrupos (2 dígitos) y éstos, a su vez, en distintas cuentas (3 dígitos) que también pueden llegar a tener subcuentas (4 dígitos). En este esquema, los distintos elementos están clasificados por códigos numéricos para que puedan ser interpretados por distintos usuarios.
El primer dígito de cada cuenta contable es el del grupo al que pertenece, por ejemplo, en todas las cuentas del grupo 5 el primero de sus 3 dígitos es el número 5. Esto facilita mucho tanto su localización como el saber, aunque sea a grandes rasgos, su funcionamiento. De esta manera, todas las cuentas y subcuentas que integran el grupo 4 pertenecen a alguno de estos subgrupos. Ten presente que algunas cuentas contables se desglosan en subcuentas que son más específicas y aportan una información más concreta, pero no ocurre así en todas.
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Utilidad y Aplicación del Cuadro de Cuentas
Para llevar a cabo la contabilidad se han de tener siempre a mano las distintas cuentas, ya sea en la pantalla o impreso. Encontraremos el Cuadro de cuentas en el mismo Boletín Oficial del Estado (BOE) y, de igual modo, podemos hacernos una tabla abreviada con las cuenta que mas utilicemos.
Además, la experiencia ayudará a memorizarlas, al menos las más comunes, como por ejemplo la 400 Proveedores, la 430 Clientes, la 570 Caja, la 572 Banco, la 472 Hacienda pública IVA soportado, la 700 Venta de mercaderías o, entre otras muchas, la 477 Hacienda IVA repercutido. Para su uso, asignaremos el correspondiente número a cada una de esas cuentas, que están reflejados en el mismo Cuadro contable, para así ir haciendo los asientos contables de las distintas subcuentas. Es decir, irá al debe o al haber en función de si es activo o pasivo, pongamos por caso.
Tengo que hacer el apunte contable correspondiente al gasto en que ha incurrido la empresa al reparar un vehículo averiado. Me iré al cuadro de cuentas para buscar la que corresponda a esta operación y será esa la que utilice a la hora de hacer mi asiento contable.
Beneficios de Utilizar el Cuadro de Cuentas
Al seguir el Cuadro de Cuentas del PGC adaptado para PYMES, las empresas aseguran el cumplimiento de las normativas contables y financieras establecidas por las autoridades competentes. Además, facilita el análisis financiero al proporcionar una estructura coherente para organizar los datos. A partir de él, se pueden preparar fácilmente los estados financieros, como el balance, la cuenta de resultados y el estado de flujos de efectivo.
Cada transacción financiera se registra en la cuenta correspondiente del Cuadro de Cuentas. Al final del período contable, se utilizan las cuentas del Cuadro para preparar el balance y la cuenta de resultados. El Cuadro de Cuentas permite realizar análisis detallados. En caso de auditoría, proporciona una base sólida para revisar la integridad de los registros contables.
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Flexibilidad y Carácter Optativo
La flexibilidad del PGC atribuye un carácter optativo al Cuadro de Cuentas. Por lo tanto, su numeración y denominación no son obligatorias, si bien tienen una gran utilidad organizativa y, de hecho, sin ir más lejos resultan útiles a la hora de elaborar las cuentas anuales. Ni el cuadro de cuentas ni las definiciones de la parte quinta del plan contable son de uso obligatorio.
Ejemplos de Cuentas Comunes
Las cuentas contables están formadas por un código numérico y un nombre (por ejemplo: 175 Efectos a pagar a largo plazo, 430 Clientes, 570 Caja o 700 Ventas de mercaderías).
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