En un entorno cada vez más competitivo y digitalizado, contar con herramientas que permitan mejorar la eficiencia y la rentabilidad de las empresas ya no es una opción, sino una necesidad. Un ERP para pymes es un software de gestión de recursos empresariales diseñado para optimizar la gestión interna de pequeñas y medianas empresas.
Al implementar un ERP, tu empresa gana en visibilidad, agilidad operativa y capacidad de análisis, lo que se traduce en una toma de decisiones más eficiente.
¿Qué es un ERP para Pymes?
Un ERP para pymes es un programa automatizado de gestión de procesos organizado por módulos y que ayuda a llevar la operativa diaria de una empresa. A la hora de decidirse por un programa de estas características es conveniente tomar en cuenta el tamaño de la empresa y también el sector de actividad donde opera.
Características de un ERP para Pymes
Un ERP o software de planificación de recursos empresariales debería poder ofrecer información en tiempo real y tener toda la información alojada en la nube o al menos en formato híbrido. También debería ofrecer automatización de procesos, integración con otras herramientas, una base de datos común o centralizada, fácil mantenimiento, interfaz intuitiva y aplicaciones modulares. Esto último es muy importante porque permite a la empresa ir creciendo en función de las necesidades de cada empresa e incorporando módulos y funcionalidades en base a sus nuevos intereses y objetivos.
Tipos de ERP para Pymes
Los ERPs se pueden clasificar atendiendo a diferentes criterios:
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- Por niveles: en función del tamaño de la empresa, a una pyme le corresponden los que ofrecen funcionalidades completas o los que tienen unos requerimientos básicos.
- De código abierto: También conocido como Open Source, es un sistema que se distribuye libremente permitiendo las modificaciones necesarias.
- Comercial: el desarrollo y la propiedad pertenecen a una empresa privada (proveedor), que es el encargado de la comercialización y el soporte.
- Horizontal: es una solución para cualquier tipo de negocio ya que los módulos que la componen son genéricos.
- Vertical: se desarrolla teniendo en cuenta las necesidades específicas de un sector, e incluye además de los módulos habituales, otros para las actividades que se realizan.
- Local: es aquel que se aloja dentro de los servidores de una empresa una vez adquirida la licencia. La infraestructura y el mantenimiento corren a cargo del cliente.
- En la nube: en un ERP en la nube el alojamiento, mantenimiento y costes de infraestructura son asumidos por un proveedor que facilita el acceso al sistema por medio de Internet.
Ventajas de una Solución ERP
Utilizar una solución ERP tiene muchas ventajas. Las soluciones ERP actuales son colaborativas, esto significa que el acceso a la información es compartido y que cada empleado puede encontrar los datos que necesita de forma rápida e independiente.
¿Cuáles son las Necesidades Específicas?
Hemos visto que un ERP cubre un amplio abanico de funciones. ¿Qué ERP se adapta al tamaño y la estructura de tu empresa? Algunas soluciones ERP se dirigen principalmente a grandes grupos, mientras que otras se adaptan mejor a las PYME. ¿Qué ERP es el adecuado para su empresa? ¿Qué grado de escalabilidad y flexibilidad busca? Como cualquier empresa, la suya está destinada a crecer.
¿Es una herramienta fácil de aprender? En otras palabras, opte por un sistema ERP fácil de usar y ergonómico, para que todo su equipo (incluso los menos familiarizados con este tipo de entorno) pueda familiarizarse con la solución. ¿Cómo puede integrarse con su sistema actual? Usted ya dispone de su propio entorno de trabajo. ¿Qué presupuesto quiere/puede asignar? Debes tener en cuenta el coste a corto plazo de tu ERP (licencia o suscripción, implantación, etc.), así como el coste a largo plazo.
¿Cuánto le costará actualizar o añadir los módulos que necesite en el futuro? ¿Están incluidos el mantenimiento y la asistencia? ¿Existe un ERP gratuito y eficaz? Un ERP de código abierto suele ser gratuito. Es más flexible que una solución tradicional porque puede instalarse localmente o en tus propios servidores. Sin embargo, tenga en cuenta que estas herramientas son mucho menos llave en mano que la mayoría de las soluciones SaaS. El tiempo de implantación es mayor.
Algunas funciones avanzadas también pueden estar limitadas en la versión gratuita.
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Sistemas ERP para Pymes
A continuación, se presentan algunos sistemas ERP populares en España, junto con sus características y precios:
- A3 ERP: Este programa de gestión de recursos empresariales de Wolters Kluwer ofrece muy buenas prestaciones, aunque se dirige a medianas y pequeñas empresas con un volumen de facturación considerable y sobre todo aquellas que se dedican a la logística. Si se requiere un CRM se debería optar por la opción Premium.
- Adiss: Esta compañía española ofrece a través de Suiteloop un completo programa de gestión para pymes y despachos profesionales que les ayuda a promover la completa transformación digital del negocio. La opción Premium ya incluye a dos usuarios y todas las funciones mencionadas además de gestión de stock, tesorería y contabilidad general, además de módulos opcionales de gestión de TPV, integración de Prestashop y trazabilidad, entre otras.
- Ekon: Ekon se presenta como un ERP que quiere proporcionar a las pymes una solución de planificación y gestión de recursos empresariales con todas las ventajas de las soluciones estándar.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central: Dentro de la completa suite de productos que tiene Microsoft, el ERP para Pymes Business Central abarca el ciclo financiero, ventas, cadena de suministro y gestión de proyectos.
- Odoo: El reclamo de Odoo es que es gratuito, sin embargo eso también significa que tiene algunas restricciones como son la limitación de acceso desde la nube y la imposibilidad de acceder desde diferentes dispositivos. Eso sí, esta solución cubre perfectamente las necesidades básicas de un negocio porque incorpora facturación, CRM, gestión de proyectos e inventario. La versión Enterprise, de pago, permite añadir módulos más avanzados y ofrece acceso web.
- Sage: Sage orienta esta solución a pequeñas empresas con un nivel de facturación modesto. El programa Sage 50 está muy bien dotado porque incluye características que no vienen de serie en los planes de otros fabricantes: un completo sistema de contabilidad, conciliación bancaria o la gestión de almacén compatible con el sector del retail.
- SAP Business One: El plan Starter de SAP, orientado a pequeñas empresas con entre 1 y 5 usuarios, incluye módulos de finanzas, compras, ventas, CRM, almacén, distribución e informes. Aunque es un poco más caro que el resto, también ofrece una gran fiabilidad porque sigue siendo el principal ERP para las grandes empresas y hay numerosos casos de éxito en múltiples sectores verticales.
- TeamSystem: Tras la compra de Software del Sol, TeamSystem se ha posicionado como uno de los programas de referencia para el entorno de la pyme combinando la producción de software de gestión con el desarrollo de plataformas y servicios digitales en la nube. Delsol es un programa de gestión para empresas que unifica en un solo espacio las principales herramientas que requieren las pymes españolas para gestionar su facturación, contabilidad, fiscalidad o gestión laboral.
- Zucchetti: Solmicro, la división de ERP de la compañía italiana Zucchetti, ofrece un software para todo tipo de empresas con 8 desarrollos horizontales diseñados para satisfacer las necesidades más complejas relacionadas con cada área de la empresa. Con más de de 2.300 instalaciones, este programa está desarrollado en .NET y con arquitectura de 3 capas que permite crear cuadros de mando personalizados.
Tabla Comparativa de ERP para Pymes
Esta tabla proporciona una visión general de algunas opciones de ERP para pymes, destacando sus precios y características clave:
| Programa ERP | Precio desde | Prueba / Demo | Valoraciones | Puntos Destacados |
|---|---|---|---|---|
| STEL Order | Desde 0€/mes | Prueba gratuita | 4,9/5 (+3.000 reseñas) | Compatible con Verifactu, Clientes CRM, Facturación electrónica personal, Control de stock real, Presupuestos, y mucho más. |
| Ekon | No disponible | Demo gratuita | No disponible | ERP en la nube, CRM, punto de venta, soporte y formación incluidos. |
| Odoo | 22,40 €/mes | Prueba gratuita | 3,5/5 (1500+ reseñas) | ERP open source, personalizable, módulos escalables, e-commerce integrado. |
| Clickgest | 36 €/mes | Demo gratuita | No disponible | ERP modular, versión lite económica, trazabilidad y enfoque en sector alimentación. |
| Oracle | No disponible | Demo disponible | Muy utilizado globalmente | ERP potente, ideal para empresas grandes. |
Módulos Básicos de los ERPs para Pymes
Son los imprescindibles para que el software resulte útil:
- CRM: Gestión de relaciones con los clientes. Gestiona la información de cada cliente. Registra su historial, los detalles de las compras, las llamadas y consultas.
- Ventas: Conectado al CRM, incluye pedidos y su seguimiento, genera facturas, emite informes. Contribuye en la captación de clientes potenciales.
- Compras: Gestiona todos los procesos incluidos en el aprovisionamiento de materias primas o artículos.
- Financiero y contable: Simplifica y automatiza los procesos contables. Facilita la gestión de nóminas, presupuesto, programas de facturación y bancos. Controla el flujo de caja.
- Producción: Se ocupa del control del uso de la materia prima, de la sincronización de los procesos, de la evaluación de calidad.
- Inventario: Ayuda a la empresa a realizar un seguimiento de existencias y a localizar los artículos en el almacén.
- Recursos Humanos: Facilita los procesos de selección y capacitación de nuevos empleados. Realiza el seguimiento de la productividad de cada trabajador.
¿Cómo Elegir el Mejor ERP para Pymes?
Para poder elegir un ERP para un autónomo, pequeña o mediana empresa es necesario tener en cuenta una serie de factores importantes:
- Definir necesidades: En primer lugar, es necesario fijar qué metas se quiere lograr con la migración a un ERP para pymes. Algunos objetivos principales pueden ser: reducir costes, acelerar y potenciar determinadas tareas, o elevar el nivel de rentabilidad del negocio.
- Establecer un presupuesto: Es importante saber de cuánto dinero se dispone para invertir en esta solución, con el fin de buscar un software con tarifas que se adapten al presupuesto.
- Escalabilidad: Para una pyme resulta mucho más inteligente comprar un ERP modular que permita contemplar la posibilidad de incorporar nuevos módulos o funcionalidad más avanzadas para seguir creciendo y alcanzando nuevos objetivos.
- Comparar casos de éxito: Estudiar y analizar experiencias de éxito de otras empresas del mismo sector de actividad y similares dimensiones para ver los resultados obtenidos
- Buscar un socio de negocios: Trabajar con un prescriptor o partner de negocio permitirá tener mejor asesoramiento y soporte para acometer la posible implementación de nuevos módulos o funcionalidades para seguir creciendo
- Probar antes de comprar: La mejor forma de evaluar si un ERP es el ideal para la pyme es probándolo en un entorno real.
Antes de emprender el viaje hacia la implementación de un sistema ERP, es esencial comprender los diversos costes asociados. Este entendimiento ayudará a las empresas a planificar financieramente con mayor precisión, les permitirá ajustar sus expectativas y prepararse para la inversión necesaria.
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Los costes oscilan entre un mínimo de 6000 euros, para pymes y autónomos, y un máximo de 200. 000 para grandes compañías con infinidad de procesos y requerimientos.
La adopción de un sistema ERP en la nube por parte de las pequeñas y medianas empresas (pymes) se ha convertido en una opción atractiva debido a su flexibilidad, escalabilidad y, en muchos casos, a un modelo de coste más predecible y accesible en comparación con las soluciones On Premise.
Elegir el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) adecuado es crucial para el crecimiento y la eficiencia de cualquier Pequeña y Mediana Empresa (PYME). En España, el mercado ofrece una variedad de soluciones ERP, cada una con sus propias fortalezas y debilidades.
Factores a Considerar al Elegir un ERP
- Tamaño y sector de la PYME: Las necesidades de un ERP varían según el tamaño y el sector de la empresa.
- Presupuesto: El coste de implementación y mantenimiento de un ERP puede variar significativamente. Define un presupuesto claro antes de empezar la búsqueda.
- Necesidades funcionales: Identifica las áreas clave de tu negocio que necesitas cubrir con el ERP (finanzas, ventas, inventario, producción, etc.).
- Facilidad de uso e implementación: Un ERP fácil de usar y de implementar reducirá la curva de aprendizaje y acelerará la puesta en marcha.
- Escalabilidad: Elige un ERP que pueda crecer con tu negocio a medida que evoluciona.