Los contratos de servicio en las agencias de marketing son un componente esencial en la gestión de cualquier negocio, y esto no es diferente en el mundo de las agencias de marketing digital. A continuación, exploraremos cómo crear y poner en práctica contratos de servicio efectivos para tu agencia de marketing digital, cuáles son los elementos clave de un contrato de servicio y consejos sobre cómo simplificar y optimizar este proceso.
1. El Presupuesto
El presupuesto es una buena muestra de honestidad. He visto muchos presupuestos con conceptos ambiguos, confusos o directamente engañosos, cuya única finalidad es hacer creer al cliente que se le va a realizar un sinfín de tareas a un coste reducido.
1.1. Aspectos que debe refrendar:
- Periodo de validez: Lo lógico son 30 días. Si alguien nos pide un presupuesto, debe saber que esa oferta tiene un tiempo de validez determinado.
- Los servicios ofertados: Menciona y describe los servicios ofertados. Procura ser lo más concreto posible.
- Lo que no se incluye: Tan importante como lo que incluye es indicar qué no está contemplado y que puede que sea necesario para poder desarrollar con éxito el trabajo: inversión para publicidad, compra de imágenes, diseño de creatividades, traducciones… De esta forma evitaremos “sorpresas” para el cliente o tener que asumir costes que no nos corresponden.
- El coste por el servicio: Indica siempre el importe del coste en la moneda del país, además de los impuestos que se deben aplicar. Por ejemplo, en el caso de España, se especificaría el importe en euros, más el porcentaje del IVA, en este caso el 21%, menos la retención en caso de ser profesional liberal.
- Forma de pago: Explica en el presupuesto cuándo se deberá abonar la factura: por adelantado, 50% a la aceptación del presupuesto y 50% a la finalización del proyecto, a fecha factura o a los 30 días.
Una vez aceptado el presupuesto por parte del cliente, deberá firmarse y guardarse ambas partes una copia.
2. El Contrato Mercantil de Servicios de Marketing Digital
Según la Wikipedia, un contrato mercantil o contrato comercial es un negocio jurídico bilateral que tiene naturaleza jurídico-mercantil. Ofrecer al cliente un contrato es una garantía de que está ante un profesional serio.
2.1 ¿Por qué es importante cerrar el acuerdo comercial mediante un contrato?
Recientemente, gracias a haber firmado un contrato mercantil, pude reclamar judicialmente a una clienta deudora el impago de cuatro facturas.
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2.2 El Contrato
Tras conocer con detalle qué servicios de marketing digital requiere la empresa que hace el encargo, la agencia o el consultor de marketing digital deberá presentarle por escrito la propuesta de trabajo junto con el presupuesto. Estos deberán explicar con detalle y de la forma más detallada posible qué servicios contempla. De esta forma, quien lo recibe podrá hacerse una idea de qué está contratando.
Aspectos Clave del Contrato:
- Los datos de las partes contratantes.
- La forma de pago. Bien puede facturarse un porcentaje a la aceptación de presupuesto y el resto a la finalización del proyecto, a fecha factura, a mes vencido, a 30 o 60 días a fecha factura, y si será mediante domiciliación bancaria, transferencia bancaria, talón o efectivo.
- El periodo de vigencia del contrato, que puede ser por un periodo determinado acotado por la fecha de inicio y de finalización, con posibilidad de ser prolongado si ambas partes así lo acuerdan, o por finalización del proyecto.
- Firma de ambas partes.
Por experiencia, te aconsejo guardarte siempre el presupuesto firmado antes de iniciar el proyecto como garantía de que realmente el cliente es conocedor de cuáles son los servicios que le vas a prestar y el coste de los mismos. Y a continuación, redacta, presenta el contrato y, si está conforme, firmarlo ambas partes. De esta forma, ambas partes estaréis tranquilas.
No hacerlo, por experiencia os digo, os puede acarrear más de un quebradero de cabeza: finalizaciones de contrato sin previo aviso y antes del periodo acordado, impagos, proyectos cancelados sin justificación real, etc. No os confiéis de los que os vengan recomendados o tengan «cara de buena persona». Y si no, al tiempo.
3. Gestión de Incumplimientos del Cliente
Entender y gestionar situaciones de incumplimiento por parte de un cliente es esencial para proteger tu empresa y mantener la integridad de tu trabajo. A menudo, te encuentras con clientes que no entregan el material necesario, no te asignan las claves o recursos a tiempo, o no revisan los entregables dentro de los plazos establecidos, lo que puede tener un impacto negativo en tu agenda y costes.
- En tu contrato de servicio, especifica claramente los plazos de entrega y los requisitos de colaboración del cliente.
- Tan pronto como notes un incumplimiento, comunica esto al cliente. Sé profesional pero directo al expresar la preocupación y las implicaciones del retraso en el proyecto.
- Utiliza herramientas como hojas de cálculo para llevar un registro claro de los retrasos en las entregas y cómo afectan el cronograma general del proyecto.
- Lleva un registro completo de todas las comunicaciones y acuerdos relacionados con el incumplimiento.
Incluye cláusulas en el contrato que establezcan cómo manejar los incumplimientos. Establece cláusulas en el contrato que definan cuánto tiempo tiene el cliente para revisar y proporcionar comentarios sobre los entregables. Asegúrate de especificar que el material creado para el cliente es de tu propiedad hasta que se realice el pago completo.
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Cuando te encuentres con un retraso, no asumas lo peor de inmediato. Mantén una comunicación profesional y transparente con el cliente en todo momento.
Lidiar con el incumplimiento del cliente requiere una combinación de comunicación efectiva, planificación adecuada y protección contractual.
4. Aspectos Adicionales a Considerar
Se considera como publicidad toda forma de comunicación que tiene como objeto promover, de forma directa o indirecta, la venta de cualquier tipo de bien o servicio. Este contrato permite acordar la preparación de todo tipo de campañas de publicidad, siempre que estas sean lícitas.
El publicista no debe cumplir con requisitos especiales para la firma de un contrato de servicios de publicidad. Debe contar con los permisos necesarios para realizar la actividad. Si el publicista es una persona física o natural, debe estar dado de alta en el Régimen de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad social y cumplir con todas sus obligaciones fiscales y de la Seguridad Social.
Las personas físicas pueden firmar este contrato personalmente, siempre que sean mayores de 18 años o mayores de 16 años emancipados (es decir, menores que no viven junto a sus padres) y tengan capacidad plena para la firma de documentos jurídicos. En los casos de menores de edad, o de personas incapacitadas judicialmente o declaradas como pródigos, este contrato deberá ser firmado por las personas que ejerzan la patria potestad o por sus representantes legales.
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Una vez preparado, tanto el publicista como el cliente deben firmar este contrato de servicios de publicidad, ya sea personalmente o a través de su representante. Las partes deben firmar en la parte señalada al final de contrato, así como en el margen izquierdo de cada una de sus páginas.
Las partes pueden adjuntar libremente los documentos que deseen para clarificar el contenido del contrato o facilitar su interpretación, así como para demostrar la capacidad para la firma del contrato de un representante o apoderado del cliente o publicista.
Las partes pueden decidir libremente en el contrato los plazos y la forma en la que el cliente realizará el pago del precio en favor del publicista.
La descripción de la campaña publicitaria que se contrata. En el caso de que el publicista se comprometa a realizar una actividad concreta (p. ej. grabar un spot publicitario) o cuando se deban cumplir ciertos objetivos. Los medios de comunicación o de difusión de la campaña publicitaria, en su caso.
5. Conclusión
La creación e implementación de contratos de servicio sólidos es esencial para el éxito de una agencia de marketing digital. A través de la estandarización, la personalización flexible y la revisión legal adecuada, puedes simplificar este proceso y garantizar relaciones comerciales sólidas con tus clientes. Tanto si buscas una agencia de marketing digital como si eres una empresa o profesional del marketing online este artículo te interesa.