Tener la contabilidad al día es fundamental para cualquier empresa, ya que no solo te evitará sanciones administrativas, sino que te permitirá conocer la situación de tu negocio en todo momento para que puedas tomar medidas correctivas a tiempo o aproveches nuevas oportunidades para hacerlo crecer.
Las pymes tienen la posibilidad de aplicar el Plan General Contable, el cual les permitirá armonizar su información económica y financiera con la normativa europea.
¿Qué es el Plan General Contable para Pymes?
Las empresas deben seguir las normas que establece el Plan General Contable, el cual fue creado en 1973, aunque desde entonces ha sido objeto de varias modificaciones, la última de las cuales fue aprobada mediante el Real Decreto 1/2021. Elaborado por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, se trata de un documento legal, adaptado a los procedimientos europeos, que persigue el objetivo de uniformar los criterios contables.
Este documento contiene la normativa contable vigente que se aplica a las empresas en España, por lo que se trata de un manual de referencia y consulta al que recurren todos los profesionales contables para aclarar sus dudas y definir procesos. Por consiguiente, el Plan General Contable proporciona un marco legal y normativo para realizar la contabilidad financiera obligatoria de las empresas.
Al definir unos criterios homogéneos para valorar, realizar y presentar las cuentas anuales de las empresas, así como otras operaciones comerciales y financieras, facilita el acceso a una información clara y comprensible que se puede utilizar para comparar el rendimiento de las sociedades, analizar la actividad empresarial y su evolución, así como detectar errores y riesgos financieros. De hecho, su producto, las cuentas anuales, se deposita en el Registro Mercantil, por lo que tiene un carácter público.
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Las pymes, en particular, pueden regirse por el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas, una normativa contable más específica que se adapta mejor a su funcionamiento y que ha sido actualizada recientemente. El plan de contabilidad para pymes pretende simplificar y agilizar la gestión contable, así como abreviar la presentación de las cuentas anuales, permitiendo, además, que los emprendedores tengan una imagen fiel de la situación económica de su empresa y adquieran más control sobre los indicadores financieros.
¿Cuáles son los requisitos para aplicar el plan de contabilidad en pymes?
El Plan General de Contabilidad para pymes es opcional, pero puedes aplicarlo, en vez de usar la versión general, si cumples al menos dos de estos requisitos durante dos ejercicios consecutivos:
- No tener más de 50 trabajadores, como media, durante el ejercicio.
- El total de las partidas del activo no puede superar los 4 millones de euros.
- El importe neto de la cifra anual de negocios no debe ser mayor de 8 millones de euros.
En el caso de las microempresas, los criterios para aplicar el Plan General Contable cambian:
- No tener más de 10 trabajadores empleados durante el ejercicio.
- El total de las partidas del activo no debe superar el millón de euros.
- El importe neto de la cifra anual de negocios no debe ser mayor de 2 millones de euros.
¿Cómo se estructura el Plan General Contable para pymes?
El Plan General Contable para Pymes se estructura en varias partes fundamentales:
Marco Conceptual de la Contabilidad
Esta sección es una de las más importantes del Plan General de Contabilidad, ya que recoge los principios contables, así como las normas de contabilidad y los principales elementos de valoración a la hora de realizar las cuentas anuales. En este marco teórico, se especifican los requisitos de información y los elementos de las cuentas anuales, los criterios de registro y de valoración, además de la normativa aceptada que se debe aplicar.
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Normas de Registro y Valoración para Pymes
Se especifican los principios contables que deben aplicar las pymes en diferentes supuestos para registrar y contabilizar sus operaciones económicas y financieras. Esta sección recoge exactamente:
- Desarrollo de principios contables.
- Inmovilizado material.
- Normas particulares sobre el inmovilizado material.
- Inversiones inmobiliarias.
- Inmovilizado intangible.
- Normas particulares sobre el inmovilizado intangible.
- Activos corrientes y grupos enajenables mantenidos para la venta.
- Arrendamientos y otras operaciones similares.
- Instrumentos financieros.
- Existencias.
- Moneda extranjera.
- IVA, IGIC y otros impuestos indirectos.
- Impuestos sobre beneficios.
- Ingresos por ventas y prestación de servicios.
- Provisiones y contingencias.
- Pasivos por retribuciones a largo plazo al personal.
- Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.
- Subvenciones, donaciones y legado recibidos.
- Combinaciones de negocios.
- Negocios conjuntos.
- Operaciones entre empresas del grupo.
- Cambios en criterios y estimaciones contables.
- Hechos posteriores al cierre del ejercicio.
Cuentas Anuales
Este apartado del Plan General Contable explica cómo se deben presentar los resultados que ha obtenido la pyme en su actividad económica en el Registro Mercantil. Aclara los criterios para presentar las Cuentas Anuales, con el fin de asegurarse de que se recoja una información relevante y valiosa que refleje fielmente la situación de la empresa.
Los estados financieros obligatorios que deben quedar reflejados en las cuentas anuales de la empresa son:
- Balance General o de Situación.
- Cuenta de Resultados o de Pérdidas y Ganancias.
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
- Estado de Flujos de Efectivo (obligatorio únicamente para las grandes empresas).
- Memoria Anual del ejercicio.
Estos documentos, que también deben seguir las líneas del Código de Comercio, muestran varios aspectos del negocio, desde el coste histórico de la empresa hasta las inversiones financieras, las deudas contraídas o el estado de cambios en el patrimonio. Cabe aclarar que las cuentas anuales se deben presentar una vez al año en el Registro Mercantil, un mes después de su aprobación por parte de la junta general de la entidad.
Cuadro de Cuentas
En esta sección se detalla la información para elaborar el cuadro de cuentas, dividiéndola en una serie de grupos y subgrupos, según los hechos económicos y el tipo de datos contables que se deben registrar en cada cuenta.
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Sin duda, la parte del Plan General Contable que primero conocen todos aquellos que desean dedicarse a la contabilidad es el cuadro de cuentas. Es lógico si tenemos en pensamos que es una de las herramientas principales a la hora de realizar nuestros apuntes contables y no debemos olvidar su importancia.
El cuadro de cuentas no es más que un listado ordenado de conceptos que tratan de recoger todos los elementos patrimoniales de la empresa necesarios para poder realizar las anotaciones contables.
Están formadas por un código numérico y un nombre (por ejemplo: 175 Efectos a pagar a largo plazo, 430 Clientes, 570 Caja o 700 Ventas de mercaderías).
Tengo que hacer el apunte contable correspondiente al gasto en que ha incurrido la empresa al reparar un vehículo averiado. Me iré al cuadro de cuentas para buscar la que corresponda a esta operación y será esa la que utilice a la hora de hacer mi asiento contable.
El primer dígito de cada cuenta contable es el del grupo al que pertenece, por ejemplo, en todas las cuentas del grupo 5 el primero de sus 3 dígitos es el número 5. Esto facilita mucho tanto su localización como el saber, aunque sea a grandes rasgos, su funcionamiento.
De esta manera, todas las cuentas y subcuentas que integran el grupo 4 pertenecen a alguno de estos subgrupos.
Ten presente que algunas cuentas contables se desglosan en subcuentas que son más específicas y aportan una información más concreta, pero no ocurre así en todas.
Como hemos comentado, al no ser obligatorio muchas empresas pueden tener un cuadro propio a su medida si el del PGC no es suficiente o no encaja en su actividad.
Grupos del Cuadro de Cuentas
- Grupo 1: Financiación Básica. Incluye desde el capital y fondo social hasta las reservas, subvenciones, deudas o pasivos por fianzas.
- Grupo 2: Inmovilizado. Se refiere a aquellos elementos patrimoniales que se pretenden utilizar en la empresa durante más de un ejercicio. Recoge tanto las inmovilizaciones materiales como las inversiones inmobiliarias, las inversiones financieras o la amortización del inmovilizado.
- Grupo 3: Existencias. Prevé tanto los aprovisionamientos como las materias primas, los productos terminados o en curso y su deterioro.
- Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones de tráfico. Incluye tanto cuentas de pasivo como proveedores, acreedores como de activos si hablamos de clientes, deudores. También incluye la información de proveedores, clientes y Hacienda Pública.
- Grupo 5: Cuentas financieras. Debe reflejar los empréstitos, deudas a corto y largo plazo, inversiones, fianzas y, por supuesto, la tesorería.
- Grupo 6: Compras y gastos. Se incluyen, además, los gastos de personal, servicios externalizados, tributos y pérdidas.
- Grupo 7: Ventas e ingresos. Tenemos los ingresos propios de la actividad como la venta de mercaderías o los ingresos por prestación de servicios. También se contabilizan las subvenciones, donaciones y legados.
- Grupo 8.
- Grupo 9.
Cabe aclarar que cada grupo o subgrupo sirve para consolidar la información contable que se ha registrado en las cuentas o subgrupos inferiores.
Definiciones y Relaciones Contables
Este apartado especifica dónde deben ir y cómo se trabajan los elementos patrimoniales de la empresa, explicando la relación entre las diferentes cuentas en el momento de registrar las operaciones y los asientos. Indica, por ejemplo, qué cuentas deben colocarse en el “debe” o el “haber”, así como aquellas que son “activo” o “pasivo”.
“La cuarta parte, cuadro de cuentas, contiene los grupos, subgrupos y cuentas necesarios, debidamente codificados en forma decimal y con un título expresivo de su contenido, sin perjuicio, evidentemente de que con este cuadro de cuentas no se intentan agotar todas las situaciones que ciertamente se producirán en el mundo empresarial.
La quinta parte del Plan Contable se denomina “definiciones y relaciones contables” . En ella se define cada una de las cuentas del cuadro y sus motivos de cargo y abono.
Pues bien, tanto la cuarta parte “cuadro de cuentas” como la quinta “relaciones y obligaciones contables” no son obligatorias.
El hecho de no tener carácter obligatorio no significa que podamos utilizarlo si sentido.
La contabilidad de las pymes se pretende que sea más sencilla que la que se exige a las grandes empresas. La mayoría de las normas de valoración coinciden en gran parte como pueden ser la de existencias o las del inmovilizado material o intangible. Sin embargo, otras como las referidas a los instrumentos financieros o los activos no corrientes mantenidos para la venta son diferentes o ni siquiera existen en el PGCpymes. El motivo es sencillo. Las grandes empresas deben presentar, dentro de sus cuentas anuales, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN) y las pymes no. Este estado va recoger las variaciones de neto que se producen a lo largo del año.
A pesar de no tener un carácter obligatorio seguir el cuadro de cuentas es esencial para todo tipo de empresa.
El cuadro de cuentas es una de las partes esenciales del contenido del PGC y del PGCpymes.