La digitalización de los trámites administrativos se ha convertido en una necesidad fundamental para pymes y autónomos que buscan optimizar su relación con la Administración Pública. Actualmente, el 91,9% de los trámites administrativos en España se realizan de manera electrónica, reflejando un avance significativo en la digitalización.
Marco Legal y Entidades Clave
El cumplimiento normativo en el ámbito empresarial está regulado por diversas leyes y entidades clave:
- Estatuto de los Trabajadores, LISOS, LPRL (Ley 31/1995).
- RDL 8/2019 (registro horario) y RDL 32/2021 (temporalidad/fijo-discontinuo).
- RD 901/2020 y RD 902/2020 (planes de igualdad e igualdad retributiva).
Los principales organismos encargados de velar por el cumplimiento son:
- ITSS (Inspección de Trabajo y Seguridad Social).
- TGSS (Tesorería General de la Seguridad Social).
- SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal).
- AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria).
- Registro Mercantil.
- Generalitat de Catalunya.
- Ajuntament de Barcelona.
Obligaciones Clave de la Empresa
Las empresas deben cumplir con una serie de obligaciones esenciales:
- Alta y afiliación de toda la plantilla en Seguridad Social y cotización correcta.
- Registro horario fiable (incluye teletrabajo) y control de horas extraordinarias.
- Cumplimiento de convenio (categorías, salarios, jornada).
- PRL: evaluación de riesgos, planificación, formación, EPIs y vigilancia de la salud.
- Registro retributivo (todas las empresas) y plan de igualdad (≥50 personas o si el convenio lo exige).
Documentación Esencial y Tiempos de Conservación
La ITSS suele requerir ciertos documentos, por lo que es crucial conocer los tiempos de conservación recomendados:
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| Ámbito | Documento | Qué verifica | Conservación mínima | Buenas prácticas |
|---|---|---|---|---|
| Laboral/SS | Altas/bajas TGSS, RNT/RLC, contratos | Afiliación, bases y encaje contractual | 4-6 años (según materia) | Checklists de onboarding y auditoría semestral |
| Tiempo de trabajo | Registro horario, calendario, horas extra | Jornada real y compensaciones | 4 años (registro) | Sistema trazable y exportable; política de horas |
| Nóminas | Nóminas y justificantes de pago | Concordancia con convenio y cotización | 4-6 años | Conciliación mensual nómina-cotización |
| PRL | Evaluación, formación, EPIs, vigilancia | Prevención efectiva y evidencias | 5 años (habitual) | Planificación viva y simulacros periódicos |
| Igualdad | Registro retributivo; Plan de igualdad | Brechas salariales y medidas | 4 años | Auditoría retributiva y seguimiento anual |
| Contratas/ETT | CAE, contratos mercantiles, altas | Evitar cesión ilegal y riesgos solidarios | 4-6 años | Verificación previa de subcontratas |
Motivos Habituales de Inspección en Barcelona
En Barcelona, las inspecciones suelen centrarse en:
- Temporalidad y fraude de ley (encaje contractual deficiente).
- Falsos autónomos (laboralidad encubierta).
- Registro horario inexistente o inexacto y horas extra sin compensar.
- Cruces de datos TGSS-AEAT con discrepancias.
- Campañas sectoriales y revisiones aleatorias en sectores de riesgo.
Desencadenantes de la Inspección y Cómo Anticiparte
Existen varios factores que pueden desencadenar una inspección:
| Desencadenante | Señal que detecta la Administración | Actuación probable | Prevención práctica |
|---|---|---|---|
| Fraude en temporalidad | Alta rotación temporal en mismo puesto | Revisión de contratos y conversión a indefinido | Matriz de puestos/causas y control de vencimientos |
| Falsos autónomos | Relación de dependencia y ajenidad | Regularización y liquidación de cuotas | Test de laboralidad y corrección inmediata |
| Registro horario | Denuncia o incoherencias en jornadas | Requerimiento documental y sanción | Sistema trazable + custodia 4 años |
| Cruces TGSS-AEAT | Discrepancias en bases/retenciones | Revisión de cotización y nómina | Conciliaciones mensuales SS-nómina-fiscal |
| Campañas sectoriales | Riesgos del sector en Barcelona | Visita o requerimiento masivo | Auditoría preventiva semestral |
Procedimiento de Inspección: Paso a Paso
El procedimiento de inspección suele seguir estos pasos:
- Notificación o visita sin preaviso y delimitación del alcance.
- Observación e entrevistas a personal y responsables.
- Requerimiento documental con plazo (posible prórroga motivada).
- Informe y actas: advertencia, requerimiento, infracción y/o liquidación.
- Alegaciones y recursos en plazo; aportación de pruebas.
- Regularización y seguimiento hasta la subsanación.
Tipos de Infracciones y Sanciones (LISOS)
Las infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves. Las cuantías se actualizan periódicamente y pueden modularse por reincidencia, volumen afectado y daño causado. En accidentes por falta de medidas, puede aplicarse recargo de prestaciones.
Infracciones Frecuentes, Impacto y Respuesta
A continuación, se presenta una clasificación orientativa según LISOS y un plan de acción recomendado:
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| Ámbito | Conducta típica | Clasificación | Impacto potencial | Respuesta/mitigación |
|---|---|---|---|---|
| Seguridad Social | Alta tardía o ausencia de alta | Grave / Muy grave | Liquidación de cuotas + sanción | Regularización inmediata y controles de onboarding |
| Tiempo de trabajo | Sin registro horario fiable | Grave | Multa + horas extra adeudadas | Implantar sistema trazable y política de horas |
| Contratación | Fraude en temporalidad | Grave / Muy grave | Conversión a indefinido + sanción | Justificar causa y matriz de puestos/contratos |
| PRL | Formación/EPIs insuficientes | Grave / Muy grave | Recargo prestaciones + sanción | Plan PRL vivo y evidencias documentales |
| Igualdad | Sin registro retributivo/plan exigible | Grave | Sanción + requerimiento | Proyecto de igualdad y auditoría retributiva |
Cómo Responder a Actas y Sanciones
El proceso de respuesta ante actas y sanciones implica:
- Revisión del acta con documentación y convenio aplicable.
- Alegaciones estructuradas (hechos, fundamentos, pruebas).
- Subsanación documentada y solicitud de pruebas complementarias si procede.
- Valoración de recurso en vía administrativa y contencioso-administrativa.
Prevención y Gestión Proactiva en Barcelona
Para una gestión proactiva, se recomienda:
Auditorías Internas y Revisión Documental
Realizar auditorías semestrales (laboral, SS, PRL e igualdad) para detectar desviaciones antes de campañas ITSS.
Implantación Sólida del Registro Horario
Implementar un sistema homogéneo y exportable (incluye teletrabajo y móvil) con custodia mínima de 4 años.
Planes de Prevención y Cultura de Cumplimiento
Desarrollar un PRL con evidencias, integración con compliance laboral y canal de denuncias para gestionar riesgos.
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Formación y Sensibilización
Capacitar a RR. HH., mandos y plantilla en registro horario, PRL, igualdad y documentación crítica.
Checklist de Preparación Inmediata
- Contratos y altas TGSS verificados.
- Registro horario implantado y custodiado.
- Nóminas coherentes con convenio y cotización.
- PRL al día: evaluación, formación, EPIs, vigilancia.
- Registro retributivo y plan de igualdad (si aplica).
- Subcontratas/ETT con CAE completa.
- Procedimiento para requerimientos y alegaciones.
Preguntas Frecuentes
Algunas preguntas frecuentes sobre las inspecciones son:
- ¿Pueden inspeccionarme sin avisar? Sí. La ITSS puede personarse sin preaviso cuando lo estime necesario. Debes permitir el acceso y colaborar.
- ¿Qué documentos se revisan primero? Registro horario, altas y cotización, nóminas y PRL; en su caso, igualdad (registro y plan).
- ¿Cuál es el plazo para un requerimiento? El indicado en el escrito. Si no llegaras, pide prórroga motivada antes del vencimiento.
- ¿Qué pasa si detectan falsos autónomos? Regularización de la relación laboral, altas retroactivas, liquidación de cuotas y posibles sanciones.
¿Cómo te Ayuda Nuestra Asesoría en Barcelona?
Nuestros servicios incluyen:
- Consultoría y auditoría preventiva con informe y plan de acción.
- Acompañamiento ITSS: organización documental, presencia en visita y gestión de requerimientos.
- Defensa y recursos ante actas y sanciones.
- Formación a RR. HH. y mandos en registro horario, PRL e igualdad.
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