Diccionario de Competencias: Ejemplos y Claves para su Diseño

En un entorno empresarial dinámico y competitivo, las organizaciones necesitan maximizar el potencial de su talento humano para alcanzar sus objetivos estratégicos. Uno de los pasos necesarios para diseñar una evaluación por competencias o evaluación del desempeño competencial es el diseño y la construcción de un diccionario competencial.

La Importancia del Modelo de Gestión por Competencias

El modelo de gestión por competencias nos permite básicamente tres cosas:

• Identificar los comportamientos que contribuyen al éxito de las personas en su puesto de trabajo
• Consolidar esos comportamientos como diferenciadores de las empresas competidoras
• Medir para luego desarrollar o reorientar los desvíos que pudiera haber en esos comportamientos (habilidades, actitudes y aptitudes)

La gestión por competencias tiene un impacto directo en procesos de recursos humanos relacionados con la gestión del talento como: la evaluación por competencias, la evaluación del desempeño, la descripción de puestos de trabajo, assessment center y en la selección por competencias.

¿Qué es una Competencia Profesional?

Una competencia es el conjunto de conocimientos, actitudes y aptitudes que una persona necesita para desempeñar con éxito una función concreta en una determinada empresa u organización.

Es decir, que son los ingredientes necesarios que permiten a los individuos desempeñar sus perfiles y/o roles laborales según los estándares requeridos por su organización, empresa o sector.

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Veamos los tipos de competencias que existen:

• Competencias Técnicas: Son también conocidas como hard skills y son las específicas de cada perfil, como por ejemplo para un Developer sería la programación y para un Técnico de Marketing sería Marketing Digital.
• Competencias Genéricas: Son también conocidas como soft skills y son competencias comunes a cualquier perfil y están relacionadas con la forma en la que nos relacionamos, trabajamos y aportamos a través de nuestra trabajo.

Ejemplo de Definición de Competencia: Liderazgo

Un ejemplo de una definición de competencia podría ser (depende de la organización y el entorno laboral):

Liderazgo: Es la habilidad de influir sobre las personas, para conseguir que hagan lo que quiero/necesito que hagan con buena disposición y actitud.

Las conductas o comportamientos observables asociados a la competencia Liderazgo podrían ser:

• Es flexible y usa diversos estilos de liderazgo adaptados al/la colaborador/a y a la tarea
• Genera un entorno en que cada miembro del equipo se siente responsable de hacer lo que debe hacer
• Da instrucciones claras y precisas sobre lo que espera de una tarea
• Vela por el desarrollo de los miembros de su equipo, delegando responsabilidades y confiando en sus capacidades
• Lidera con el ejemplo y no sólo con la palabra
• Identifica oportunidades de desarrollo laboral en las personas de su equipo, ayuda y motiva a que se aprovechen
• Consigue que las personas quieran hacer lo que deben hacer de buena gana

Diseñar un Diccionario de Competencias

Para que las personas puedan tener esos comportamientos de éxito, es decir, aquellas conductas y habilidades que hacen que un trabajador o una trabajadora obtenga los resultados esperados o los supere, es necesario definirlos con claridad y precisión. Esta definición ayudará a transmitirlos a todos los implicados, el propio colaborador/a y su manager. Se busca que el comportamiento sea lo más concreto y objetivo posible para dejar de lado, en todo lo posible, las interpretaciones individuales.

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Por ello se construye un diccionario de competencias que es un compendio de las definiciones de los conocimientos y comportamientos de éxito y sus conductas observables, que son las “manifestaciones identificables de esos comportamientos”. El diccionario de competencias será la base para la confección de la evaluación por competencias.

Seguramente te preguntarás: por qué es necesario construir uno a medida, cuando hay tantos que se ofrecen en el mercado, en formato libros o simplemente consultando en internet por cada competencia de manera individual. La razón principal es que cada organización tiene una concepción distinta de lo que significa cada competencia en su empresa. Por ejemplo, no es lo mismo la competencia “innovación” en quien se dedica al software o la publicidad que, en el Ministerio de Fomento, por tomar una comparativa representativa y clara.

Cada competencia refleja en gran medida, la cultura de la empresa, por ello es necesario que sea definida ad hoc en cada caso.

En él aparecen definidas las competencias según la estrategia que se sigue. Se presentan las competencias que deben tener los trabajadores acorde a los objetivos estratégicos.

También es importante señalar la importancia de profundizar al máximo la definición de las competencias. Cuando más claras sean, más fácil será analizar los comportamientos esperados.

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Si bien la estructura acostumbra a ser parecida, no hay dos iguales. No hace falta decir que las competencias aparecerán ordenadas alfabéticamente. Al fin y al cabo, se trata de un diccionario. Esto nos permitirá localizar rápidamente una de las competencias laborales.

Las 8 Claves para Diseñar un Diccionario de Competencias

Al iniciar el proyecto para elaborar el diccionario competencial, te recomendamos que tengas en cuenta estos consejos:

1. Define los puestos de trabajo: El primer paso es definir y describir los puestos de trabajo. Como bien sabes, cada puesto tiene sus funciones, requisitos y objetivos asociados.
2. Diferencia las competencias organizativas y las propias del puesto: Existen dos tipos de competencias, las genéricas u organizacionales y las propias del puesto. Las genéricas son aquellas que deben de tener todos los integrantes de la organización por el mero hecho de pertenecer a la misma. Las competencias propias del puesto son aquellas que son específicas de las personas que ocupan las diferentes posiciones. Por ejemplo, si tu empresa es del sector retail, Orientación al Cliente es una habilidad que deberían tener bien desarrollada todos los integrantes, sin importar el puesto o función que ocupen en la organización. En cambio, Planificación de los Recursos sería una competencia más propia de determinados puestos del ámbito operativo.
3. Observa los comportamientos de los colaboradores exitosos: Para observar comportamientos o identificar comportamientos tienes dos alternativas, entrevistar a los trabajadores exitosos, “los mejores”, pidiéndoles que ellos mismos te digan que acciones o comportamientos hacen para realizar tan bien su trabajo y luego eliges, de los muchos que seguramente te han dicho, los que consideres realmente críticos. El otro camino es observar (y no preguntarles) con una plantilla de registro en mano, que cosas impactan en su éxito. Por ejemplo, si en un/a comercial observas que dedica siempre al menos media hora a preparar sus entrevistas con los clientes, este podría ser un comportamiento que explique su éxito en las ventas. Ten en cuenta que el comportamiento debe ser habitual en la persona, es decir, es exitoso porqué siempre prepara las entrevistas y no “una vez preparó a conciencia la entrevista y le fue bien, pero normalmente no las prepara. En este último caso es difícil atribuir el éxito a la preparación, por más que a ti si te gustaría que así fuera.
4. Evita definiciones evaluativas: Recuerda evitar palabras evaluativas en la definición, en esta parte estás describiendo las competencias. Por ejemplo, evita las palabras “mejor”, “bien”, “regular”, “mal”, etc.
5. Evalúa a través de escalas de frecuencia: Para evaluarlas puedes describir un comportamiento observable y determinar si esa conducta se tiene “siempre” o solo en ocasiones o no se aplica nunca. Otra forma es describir comportamientos que indiquen esos niveles, por ejemplo: “Planifica a corto, medio y largo plazo las actividades de su área de trabajo” o “Planifica a corto plazo las actividades su área de trabajo”, teniendo en cuenta el puesto de la persona una u otra pueden ser las adecuadas
6. Piensa en el desarrollo profesional: Piensa en la definición que has hecho y observa el comportamiento en ese sentido de personas no tan exitosas en el mismo. ¿Tú definición permite ver claramente la necesidad de desarrollo de esa habilidad por parte de esa persona?
7. Contrasta las definiciones al diseñar un diccionario de competencias: Cuando las tengas redactadas, contrástalas con las personas exitosas en cada uno de los puestos en las que la misma se aplica, pregunta directamente “¿Crees que esta definición representa claramente la habilidad necesaria en este puesto?” Luego contrástala con los mandos de la persona, no solo para asegurarte de que es la correcta si no también por implicarlos en el proceso, que eso es también un factor crítico en los proyectos de evaluación por competencias.
8. Prepara las definiciones y las conductas para poder evaluarlas: Recuerda que cada puesto debería tener alrededor de 8 competencias de las cuáles 4 pueden ser genéricas y otras cuatro propias del puesto. Ahora ya tienes las definiciones de las competencias, los comportamientos observables que la constituyen y solo resta comenzar a evaluar persona a persona.

Pasos para Crear un Diccionario de Competencias Laborales

1. Definir la cultura organizativa: Esto hace referencia a los hábitos, creencias y costumbres que tiene la compañía. Para ello, podemos entrevistarnos con los profesionales clave de la empresa, que tienen una visión completa. Misión de la empresa. Es la razón de ser de la organización, el motivo por el que se fundó. Visión. Valores corporativos.
2. Conocer las familias de puestos de trabajo: Hay que tener en cuenta que cada posición en la organización exige una serie de competencias. Por eso, hay que conocer las diferentes familias de puestos de trabajo. Son aquellas posiciones donde se comparten conocimientos, competencias o habilidades. Una familia puede incluir profesionales de distintas áreas. Por ejemplo, los jefes de equipo. Es un perfil que encontraremos en diferentes departamentos, pero a la hora de la verdad exige una serie de competencias comunes.
3. Definir las competencias organizativas, funciones y técnicas: El siguiente paso en nuestro diccionario de competencias laborales será, precisamente, definir las competencias organizativas, funciones y técnicas. Para ello, podemos tomar a los profesionales excelentes de cada familia. Otra opción son las entrevistas de incidentes críticos. Nos permitirán extraer comportamientos que los convierten en profesionales excelentes. Puedes ir de más general a más específico.
4. Seleccionar las competencias clave: La información obtenida en la fase anterior nos permite seleccionar las competencias clave para el diccionario DPT. Lo haremos en función del nivel de importancia que le demos, o de si en una competencia se incluyen otras. También podemos utilizar los comportamientos. Por ejemplo, mediante un documento que recoja los comportamientos asociados a cada competencia. De este modo, nos resultará mucho más fácil completar la evaluación por competencias.
5. Definir las competencias: Ya hemos dicho que para sacarle el máximo partido a nuestro diccionario de competencias laborales la definición de competencias es básica. Por eso, deben aparecer el nombre, descripción breve y los niveles de comportamiento de cada competencia.

Tipos de Competencias

• Competencias organizacionales: están relacionadas con cuestiones como estrategia, seguridad o cultura corporativa.
• Competencias tecnológicas: son aquellas más específicas para cada puesto de trabajo.
• Competencias personales e interpersonales: se asocian al ambiente de trabajador y a la actitud que el trabajador debe tener con sus compañeros, superiores, subalternos, etc.

Dentro de los niveles de comportamiento, podemos diferenciar desde totalmente adquirida hasta competencia no desarrollada.

Beneficios de un Diccionario de Competencias

• Una mayor alineación del talento con los objetivos estratégicos de la organización. Un diccionario de competencias permite identificar las competencias críticas necesarias para cumplir con la estrategia empresarial, asegurando que el talento dentro de la organización esté alineado con sus metas.
• Mejora de la experiencia del empleado. Al contar con perfiles claros y bien definidos, los empleados entienden qué se espera de ellos, lo que reduce la incertidumbre y aumenta su satisfacción laboral. También promueve una comunicación más efectiva entre managers y colaboradores sobre objetivos y expectativas.
• Un Impulso al desarrollo profesional continuo. Un mapa de competencias identifica brechas de competencias y áreas de mejora, lo que permite diseñar planes de capacitación y desarrollo personalizados.
• La Facilitación de planes de carrera claros y motivadores. Al establecer perfiles profesionales bien definidos, los empleados tienen una visión más clara de las oportunidades de crecimiento dentro de la organización.
• Una Evaluación del Desempeño más objetiva y eficiente. Un mapa de competencias establece criterios claros para medir el desempeño de los empleados, lo que hace que las evaluaciones sean más objetivas y transparentes.
• Atracción y retención del talento.

Resumiendo, contar con un diccionario de competencias profesionales es clave para gestionar eficazmente el talento en las organizaciones.

Ejemplo de Escala de Desarrollo de Competencias

A parte de las definiciones, cada competencia debe ir acompañada de una escala de desarrollo. Igualmente, tal y como dice el dicho, “Cada maestrillo tiene su librillo”. ¿Cómo podemos saber si un empleado está en el grado A o D de una competencia? Para ello, tendrás que definir qué significa para tu empresa los diferentes grados de dominio.

Te sugerimos que cada responsable evalúe a cada persona de su equipo y que éstas también se autoevalúen, ya que de esa manera podrán contrastar las dos visiones, cómo se ve uno a si mismo en ese punto y cómo me ven los demás.

Finalmente, una vez completes tu diccionario de competencias laborales, puedes desarrollar la evaluación por competencia de tu plantilla.

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