Ser asistente virtual es una profesión demandada en el actual entorno digital. Un Asistente Virtual es un profesional independiente que ofrece sus servicios de forma remota a empresas, startups y emprendedores en diversas áreas. Este profesional se encarga de una amplia gama de tareas administrativas y de gestión organizacional para empresas o personas, trabajando de manera remota y flexible.
La idea de emprender como Asistente Virtual es atractiva por muchas razones. Ofrece la libertad de elegir con quién trabajar, la flexibilidad de definir nuestro horario y la posibilidad de equilibrar mejor nuestra vida personal y profesional.
¿Qué hace un Asistente Virtual?
Un asistente virtual es un profesional multitarea, que debe contar con una sólida experiencia en el mundo de la empresa antes de lanzarse a trabajar por cuenta propia para formar parte de diferentes aspectos esenciales en la actividad de sus clientes. Hace más sencillas las tareas diarias de un negocio mediante herramientas digitales como aplicaciones. En definitiva, el asistente virtual es un profesional multitarea, que debe contar con una sólida experiencia en el mundo de la empresa antes de lanzarse a trabajar por cuenta propia para formar parte de diferentes aspectos esenciales en la actividad de sus clientes.
Las tareas que puede realizar un asistente virtual son variadas:
- Gestión administrativa: La función básica de un profesional de este tipo es dar apoyo en tareas como contabilidad o facturación de la empresa. Además, debe saber gestionar las agendas de los clientes, desde cuadrar citas hasta concretar reuniones. También debe coordinar llamadas, gestionar archivos y responder correos electrónicos.
- Gestión de la contabilidad: Este perfil profesional debe dar apoyo en tareas contables simples como la emisión de facturas, el seguimiento de pagos, la organización de gastos y la preparación de informes financieros básicos.
- Creación de contenido: Aunque no es su función principal, el asistente virtual también puede tener conocimientos de marketing digital y planificar y publicar contenido en diferentes canales como redes sociales o web.
- Tareas de logística: Este profesional también debe saber realizar un seguimiento de las tareas logísticas de la empresa.
- Investigación y recopilación de información: El asistente puede buscar datos sobre competidores, proveedores, mercados o cualquier tema necesario para la toma de decisiones empresariales o proyectos personales.
- Gestión de proyectos: Es una habilidad muy demandada en los Asistentes Virtuales.
Habilidades y Conocimientos Necesarios
Para ser un asistente virtual no necesitas un título específico, pero sí es importante contar con algunas habilidades y aptitudes que debes conocer. Es importante evaluar tu experiencia laboral e identificar las áreas específicas en las que destacas, ya que serán la base de tu negocio de asistencia virtual. La competencia en diversas aplicaciones informáticas, plataformas de redes sociales y herramientas de comunicación en línea es indispensable para un asistente virtual. También debes saber comunicarte de manera clara y ser capaz de trabajar de forma autónoma con ciertas responsabilidades. Ten en cuenta que el mercado atrae perfiles híbridos de asistencia virtual, es decir, que no solo sepan de gestión administrativa sino que también dominen herramientas digitales y habilidades como pensamiento analítico, adaptabilidad y comunicación.
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Si deseas ofrecer servicios como asistente virtual, es muy recomendable buscar un nicho de mercado. Como asistente virtual vas a trabajar muchas veces como un profesional autónomo que debe dar a conocer su identidad y sus servicios. No tiene sentido que te escriba aquí la lista completa de herramientas informáticas que una asistente virtual puede llegar a dominar o, como mínimo, conocer.
Además de las habilidades técnicas, es crucial desarrollar habilidades blandas:
- Comunicación efectiva: Técnica para despertar emociones. Lenguaje corporal. Generar confianza en el otro.
- Cursos de redacción y copywriting: Aunque no pretendas, directamente, ganar dinero escribiendo (como redactor o copy), saber redactar bien es fundamental para trabajar como Asistente Virtual.
- Cursos de Inteligencia Artificial: Cada vez más, la IA será una herramienta imprescindible para aumentar la productividad y mejorar tu trabajo como Asistente Virtual.
Aplicaciones específicas: Saber manejar programas como Notion, Trello, Asana, Excel, Google Docs y muchos otros, puede ser casi imprescindible para trabajar como Asistente Virtual. Saber algo de WordPress o desarrollo web puede resultarte útil si quieres encargarte de gestionar determinados aspectos de las páginas de tus clientes.
Herramientas Esenciales para un Asistente Virtual
Es fácil dejarse iluminar por la parte buena de sus características. Solo necesitas un ordenador y conexión a Internet. Por experiencia propia, te recomiendo algún otro dispositivo de reserva. Hay varias plataformas de correo electrónico. Personalmente me encanta utilizar Canva. Sólo tienes que registrarte y tienes a tu disposición cantidad de recursos de diseño gráfico totalmente gratis. Es fácil de usar y muy intuitivo. Además, la última actualización te permite crear animaciones en tus creaciones y GIFs animados.
Estas son las 5 herramientas que considero imprescindibles para empezar, pero lo cierto es que la actualización constante es una característica de de las asistentes virtuales: Canva, para tareas de diseño gráfico sencillo o para la creación de publicaciones para redes sociales.
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Desarrollo de Marca Personal
Como asistente virtual vas a trabajar muchas veces como un profesional autónomo que debe dar a conocer su identidad y sus servicios. Para asegurar el éxito en este camino, es crucial comenzar con la creación de un modelo de negocio bien definido. Tu marca personal es tu sello distintivo en el mercado.
Pasos para crear tu marca personal:
- Conceptualización y representación.
- Cómo elegir el Nombre de Mi Marca.
- Factores a tener en cuenta al elegir un Dominio.
- Logotipo.
- El Poder del Color y la Tipografía.
- El Slogan y la Protección de nuestra Marca.
- Conociendo tu Público objetivo y Nichos de Mercado.
- Análisis FODA o DAFO. Características internas y externas. Escenarios posibles.
Presencia Digital Efectiva
En la era digital, tener una presencia online sólida es fundamental. No es necesario que ahora mismo tengas una web espectacular, con una sencilla es suficiente. Además, puedes empezar a mostrarte al mundo a través de tus redes sociales mientras las vas creando. Para ello, trata de aprovechar tus perfiles en RR.SS. En cuanto tengas tus primeros clientes, incorpóralos a tu portfolio de proyectos y trata de conseguir recomendaciones.
Para dar a conocer tus servicios como asistente virtual, debes emplear estrategias de marketing digital y mejorar tu visibilidad siendo activo en redes sociales.
Tarifas y Facturación
Entramos en materia que suele suscitar mucho interés. Sé realista. Esto te permitirá establecer el mínimo que debes cobrar por hora de trabajo. En este tipo de servicios se definen las tareas que debes realizar para tu cliente y un cálculo de las horas destinadas a cada una de ellas. El trabajo por horas requiere un control de las tareas que realizas para rendir cuentas a tu cliente. Es importante que tengas claro qué y cómo vas a cobrar tus servicios. A la hora de poner precio a tu trabajo, debes primero investigar el tipo de tarifas en el sector y tener en cuenta tu experiencia, las necesidades de tu nicho y la complejidad de servicios prestados. Con respecto a las tarifas, dependen mucho de la experiencia o capacidad del asistente virtual, y varían entre los diez y los 55 euros por hora.
Cálculo del valor hora: Haremos un ejercicio práctico de cómo calcular el valor hora para cobrar nuestros servicios. Paso a paso de cómo establecer la tarifa basada en resultados y actividades. Formula para el cálculo del valor hora, y que ítems tener en cuenta para poder calcularlo. Adicionales de valor agregado para el cálculo.
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Búsqueda y Retención de Clientes
La adquisición y retención de clientes es esencial para el crecimiento de tu negocio. Conseguir tus primeros clientes como asistente virtual es un trabajo que requiere esfuerzo y tiempo. Las referencias son una buena forma de conseguir clientes. Pero, cuidado, la estrategia de venta de tu negocio no puede basarse únicamente en ellas. Por un lado, es importante que te muevas en los círculos de tus potenciales clientes. Tras formarte como asistente virtual llega el gran reto: encontrar clientes. Y una de las opciones que te has planteado es «encontrar trabajo» como asistente virtual.
Canales para conseguir clientes:
- Contacto Directo.
- Las referencias son una buena forma de conseguir clientes.
- Por último, a la hora de encontrar clientes en los momentos iniciales, un asistente virtual puede encontrar numerosas ofertas en las páginas de captación de profesionales autónomos.
Gestión del Tiempo y Productividad
Como emprendedor, la gestión eficaz del tiempo es crucial. Permite organizar mejor tareas y tiempos dentro de la compañía. Trabajar desde casa te enfrenta a distracciones que debes aprender a superar: televisión, tareas del hogar, visitas, llamadas telefónicas personales… La disciplina en el trabajo no viene marcada por tener que ir a una oficina y cumplir con un horario. En ocasiones resulta difícil separar la vida laboral de la personal. Tu casa puede ser un espacio confortable para trabajar, pero también puedes tener dificultades a la hora de encontrar una zona tranquila y aislada para poder concentrarte. La soledad suele ser también un factor que puede incomodarte al perder el contacto con otras personas del trabajo.
Trámites Legales para Darse de Alta como Autónomo en España
El proceso de alta como autónomo en España se realiza principalmente ante dos organismos: la Agencia Tributaria (Hacienda) y la Seguridad Social.
Alta en Hacienda (Agencia Tributaria):
Este es el primer paso y consiste en comunicar a Hacienda el inicio de tu actividad económica. Deberás presentar el Modelo 036.
Epígrafe del IAE:
Deberás seleccionar el epígrafe que mejor se ajuste a tu actividad principal. Para tareas administrativas generales, el epígrafe 772 «Estenotipistas, mecanógrafos, taquígrafos y otros profesionales administrativos» es el más adecuado.
Exención de IVA (Artículo 20 LIVA):
Algunos servicios específicos podrían estar exentos, pero la asistencia administrativa general no lo suele estar.
Alta en la Seguridad Social (RETA):
Una vez dado de alta en Hacienda, tienes un plazo del mismo día para inscribirte en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social.
Elección de la base de cotización:
Puedes elegir una base de cotización dentro de los límites establecidos anualmente. La base elegida determinará la cuota que pagarás mensualmente y las prestaciones a las que tendrás derecho.
Alta en la Hacienda Canaria (si resides en Canarias):
Tras el alta en la Hacienda Estatal y en la Seguridad Social, si resides en Canarias, deberás darte de alta en la Hacienda Canaria.
Régimen Especial del Pequeño Empresario y Profesional (REPEP):
Este régimen es opcional para aquellos autónomos cuyo volumen total de ingresos en el año natural anterior no haya superado los 30.000 euros. Este límite se revisa anualmente.
Otros aspectos a tener en cuenta:
Prevención de Riesgos Laborales: Aunque trabajes desde casa, estás sujeto a la normativa de prevención de riesgos laborales.
Asesoramiento profesional: Dada la complejidad de los trámites, es muy recomendable buscar el asesoramiento de un gestor administrativo o asesor fiscal.
Emprender como Asistente Virtual ofrece una oportunidad única para aquellos que buscan independencia, flexibilidad y el desafío de construir su propio negocio. Con la estrategia correcta, la dedicación y el uso efectivo de las herramientas disponibles, es posible alcanzar el éxito y transformar nuestra forma de trabajar en el siglo XXI.