Los estados financieros son documentos clave que proporcionan una visión detallada sobre la salud financiera de una empresa. Son informes contables que resumen la situación financiera de una empresa en un período específico.
Tanto las normativas contables colombianas como los estándares internacionales exigen que las empresas elaboren una serie de estados financieros básicos con carácter anual. Pero además de ser obligatorios, el análisis de la información que proporcionan estos informes te ayudará a diagnosticar la salud económica de tu negocio.
En Colombia, los estados financieros deben elaborarse conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), según el grupo contable al que pertenezca la empresa (Grupo 1, 2 o 3). La aplicación adecuada de estas normas garantiza la comparabilidad, transparencia y confianza en la información contable.
Las empresas colombianas deben preparar y presentar sus estados financieros al final de cada ejercicio contable (31 de diciembre). Los estados financieros deben ser certificados por el representante legal y el contador público. Además, si la empresa tiene revisor fiscal, este debe emitir dictamen. Posteriormente, deben ser aprobados por la asamblea de accionistas o junta de socios, lo cual les otorga validez oficial.
Los estados financieros no solo cumplen una función legal, sino que son herramientas fundamentales para analizar la rentabilidad, liquidez, endeudamiento y solvencia de una empresa.
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¿Qué son los estados financieros básicos de la empresa?
Los estados financieros básicos, también llamados cuentas anuales, son una serie de informes que muestran los resultados económicos y el estado patrimonial de las empresas a lo largo de un ejercicio determinado. Estos documentos permiten realizar el análisis de la situación económica de la compañía y, en última instancia, ayudar a la toma de decisiones. Paralelamente, son también uno de los instrumentos básicos que utilizan los inversores para evaluar la rentabilidad de una empresa y renovar, incrementar o reducir sus inversiones en ella.
En términos coloquiales, los estados financieros básicos serían el equivalente al informe médico tras la revisión anual.
Estados financieros de una empresa
Los estados financieros de una empresa son informes que muestran la situación económica y financiera de la organización. Estos informes son utilizados tanto por los gerentes de la empresa como por los inversores y acreedores para evaluar el desempeño y la viabilidad de la empresa.
El balance general es uno de los estados financieros más importantes. Muestra los activos, pasivos y el patrimonio de la empresa en un momento específico. El balance general proporciona una imagen clara de la situación financiera de la empresa y se utiliza para calcular indicadores como el índice de solvencia y el índice de endeudamiento.
El estado de resultados muestra los ingresos y gastos de la empresa durante un período de tiempo determinado. Este estado financiero es utilizado para evaluar la rentabilidad de la empresa y calcular indicadores como el margen de utilidad y el rendimiento sobre la inversión. El estado de resultados también muestra el resultado neto de la empresa, es decir, si tuvo ganancias o pérdidas durante el período.
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El estado de flujo de efectivo muestra los movimientos de efectivo de la empresa durante un período de tiempo. Este estado financiero es importante porque el efectivo es la sangre de cualquier empresa y su administración adecuada es fundamental para su supervivencia. El estado de flujo de efectivo muestra las fuentes y usos de efectivo, proporcionando información sobre las actividades operativas, de inversión y de financiamiento de la empresa.
El estado de cambios en el patrimonio muestra los cambios en el patrimonio de la empresa durante un período de tiempo. Este estado financiero es utilizado para mostrar cómo se ha afectado el patrimonio de la empresa debido a las ganancias o pérdidas, las aportaciones de los socios o accionistas, y otros eventos que han afectado la estructura del patrimonio.
Estados financieros ejemplos
Los estados financieros son informes contables que presentan la situación económica y financiera de una empresa en un periodo determinado. Estos informes son esenciales para evaluar el desempeño y la solidez de una organización.
A continuación, se presentan ejemplos de los cinco estados financieros básicos:
- Estado de resultados: Este estado financiero muestra los ingresos, gastos y el resultado neto de una empresa en un periodo específico. Proporciona información sobre la rentabilidad y la eficiencia operativa de la organización. Ejemplo: los ingresos por ventas, los gastos de administración y el beneficio neto.
- Balance general: El balance general presenta los activos, pasivos y el patrimonio de una empresa en un momento determinado. Permite evaluar la situación financiera y la liquidez de la organización. Ejemplo: activos como efectivo, cuentas por cobrar, pasivos como deudas y patrimonio como capital social. El total que obtengamos, como su propio nombre indica, debe estar balanceado en activos y pasivos, es decir, debe coincidir. ¿Qué ocurre si no coincide?
- Estado de cambios en el patrimonio: Este estado muestra los cambios en el patrimonio de una empresa durante un periodo determinado. Incluye variaciones en el capital social, las utilidades retenidas y otros componentes del patrimonio. Ejemplo: aumento del capital social, distribución de dividendos y utilidades retenidas.
- Estado de flujo de efectivo: El estado de flujo de efectivo proporciona información sobre los movimientos de efectivo de una empresa en un periodo específico. Permite entender la generación y utilización de efectivo, así como evaluar la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones financieras. Ejemplo: cobros por ventas, pagos de proveedores y actividades de financiamiento. El estado de flujos de efectivo nos da información sobre cómo se generó y utilizó el efectivo en las actividades operativas, de inversión y de financiamiento.
- Notas a los estados financieros: Las notas a los estados financieros son explicaciones y aclaraciones complementarias a los estados financieros principales. Proporcionan información adicional sobre políticas contables, eventos posteriores al cierre del periodo y otros aspectos relevantes para comprender los estados financieros. Ejemplo: descripción de políticas contables, eventos importantes ocurridos después del cierre del periodo.
¿Quién decide cuáles son los estados financieros básicos?
En función de cada país, estos estados financieros básicos pueden variar, aunque también existen unos estándares internacionales que en algunos países se aplican obligatoriamente. En Colombia, las normas sobre los estados financieros básicos están reguladas por los principios contables de la COLGAAP, mediante el Decreto 2649 de 1993.
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En cuanto a la definición de los estados financieros básicos según los estándares internacionales, estos están definidos por el NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), también conocido por sus siglas en inglés: IFRS (International Financial Reporting Standards).
¿Cuáles son los estados financieros básicos?
Según el Artículo 22 del decreto mencionado anteriormente, los 5 estados financieros básicos son los siguientes:
- El balance general.
- El estado de resultados.
- El estado de cambios en el patrimonio.
- El estado de flujos de efectivo.
- El estado de cambios en la situación financiera.
La única diferencia respecto a los estándares internacionales del NIIF es que, para este organismo, los cambios en la situación financiera no forman parte de los estados financieros básicos. Pero siguiendo con los 5 estados financieros básicos, a continuación entraremos en detalle para explicar en qué consiste cada uno de ellos.
Balance general
El balance de situación o balance general es uno de los estados financieros básicos de más importancia, ya que es como una radiografía de la situación económica general de la empresa.
Las tres variables que se deben evaluar a la hora de elaborar el informe son las siguientes:
- Activo: incluyendo el activo corriente y no corriente. El primero hace referencia al patrimonio de la compañía en un periodo de un año; el cash flow, el stock y otros bienes. Por su parte el activo no corriente hace referencia a los activos que poseerá la empresa en el plazo de doce meses o más. Por ejemplo: inversiones a largo plazo, maquinaria o alquileres. El activo: se divide, a su vez, en activo corriente y no corriente. Este último hace referencia a los bienes y derechos que formarán parte del patrimonio empresarial durante un periodo mínimo de un año. Incluye, entre otros, los inmuebles por lo que recibe un alquiler, las inversiones financieras a largo plazo o la maquinaria. Es fundamental que el balance nunca esté descuadrado. Esto quiere decir que el total del activo debe ser equivalente a la suman del pasivo más el patrimonio neto.
- Pasivo: se trata de las deudas que ha contraído la empresa con bancos y proveedores. De nuevo, el pasivo corriente se refiere a las deudas a corto plazo, mientras que el pasivo no corriente corresponde a las deudas a largo plazo.
- Patrimonio neto: incluye los beneficios, fondos, subvenciones y aportaciones de los inversores. El patrimonio neto no solo está compuesto por los fondos propios - capital más reservas -.
El análisis y comparación entre activo, pasivo y patrimonio neto tiene como resultado uno de los estados financieros básicos más importantes de la empresa: el diagnóstico sobre la situación económica actual.
Estado de resultados
El estado financiero básico llamado estado de resultados o estado de ganancias y pérdidas analiza las operaciones que ha llevado a cabo la empresa durante el último ejercicio, comparando los ingresos frente a los costos totales. Para elaborar el estado de resultados se desglosan de forma detallada todos los gastos, pérdidas, beneficios e ingresos. Este documento sirve para mostrar si la compañía está cumpliendo sus objetivos financieros.
Para comparar ingresos y gastos debe conocerse qué conceptos se incluyen en cada una de estas categorías:
- Ingresos: facturas de ventas de bienes o servicios, así como ventas patrimoniales y cualquier otro ingreso económico que aumente el patrimonio de la empresa.
- Gastos: incluye las compras a proveedores, costes fijos inherentes a la actividad empresarial, pago de deudas, gastos derivados de la actividad comercial del negocio y cualquier otro pago que provoque la disminución del activo.
Si, al restar los gastos de los ingresos, el resultado es positivo, esto significa que la empresa ha obtenido beneficios durante el último año. Si, de lo contrario, los gastos son mayores que los ingresos es que ha tenido pérdidas.
Lo normal es que el estado de resultados se calcule de forma anual, pero su periodicidad es flexible. Si durante ese período los ingresos netos superan a los gastos, tu empresa habrá obtenido beneficios (saldo positivo).
Para poder hacer los cálculos de forma rápida y correcta, lo mejor es tener todas las cifras ordenadas y contabilizar tanto los gastos como los ingresos en el momento en que se producen. De esta forma, llegado el momento solo tendrás que sumar los importes y asentarlos en la cuenta correspondiente.
Estado de cambios en el patrimonio
Este estado financiero básico muestra los ingresos y salidas de las operaciones a lo largo del año, así como los cambios en el patrimonio que han supuesto. Esto incluye las distribuciones de utilidades y dividendos decretados durante el período, así como los movimientos de utilidades, reservas, primas, cuentas y la revalorización del patrimonio.
El estado de cambios en el patrimonio explica los cambios en el capital social de tu empresa, las reservas acumuladas y las ganancias retenidas durante el periodo del informe. Este informe detalla cómo las ganancias retenidas, las emisiones de acciones, los pagos de dividendos y otros movimientos afectan al capital de los propietarios.
Al consultar este documento, los inversores y la dirección obtienen información valiosa sobre cómo las decisiones estratégicas y operativas impactan en el valor neto de la empresa. Por ejemplo, las distribuciones elevadas de dividendos pueden reducir el capital, mientras que las nuevas emisiones de acciones pueden aumentarlo.
Estado de flujos de efectivo
El estado de flujos de efectivo realiza un diagnóstico acerca del dinero que ha obtenido la empresa a lo largo del último año, examinando las cantidades, orígenes y el uso del efectivo. Informa sobre las variaciones y movimientos de efectivos y sus equivalentes en un periodo determinado. Además, es posible saber con detalle de dónde ha salido el efectivo y a dónde ha ido a parar.
Este estado financiero básico proporciona una valiosa información acerca de la capacidad de la empresa para disponer del efectivo necesario ante situaciones concretas, así como de los requisitos de liquidez y solvencia. El Estado de Flujos de Efectivo clasifica los movimientos por actividades.
Generalmente, este estado financiero se analiza en función de los distintos grupos de actividades. Estas son:
- Actividades de explotación.
- Actividades de inversión.
- Actividades de financiación.
Estado de cambios en la situación financiera
Este estado es el que se añade en Colombia a los estados financieros básicos según los estándares internacionales. Debe divulgar el monto acumulado de todos los recursos provistos a lo largo del período y cómo se han utilizado, independientemente de si el efectivo y otros componentes del capital de trabajo están directamente afectados.
Asimismo, debe ofrecer información acerca de:
- El capital de trabajo proporcionado o usado durante el ejercicio, incluyendo el efecto de las partidas extraordinarias. También debe reflejar los cambios en cada elemento del capital de trabajo.
- Las erogaciones por compra de subordinadas consolidadas, agrupadas por activos adquiridos y deudas contraídas.
- Las adquisiciones de activos no corrientes.
- La conversión de pasivos a largo plazo en aportes.
- La contratación, redención o pago de deudas a largo plazo.
- Las emisiones o compras de aportes.
- La declaración de dividendos, participaciones o excedentes en efectivo.
Otros documentos financieros
Además de los estados financieros básicos que acabamos de detallar, existen otros documentos adicionales de las cuentas anuales que también forman parte del diagnóstico financiero. Aunque a veces no se tiene en cuenta como uno de los estados financieros, la memoria financiera anual resulta imprescindible para sintetizar, comparar y ampliar la información contenida en el resto de estados financieros. Al mismo tiempo actúa como resumen o síntesis, que puede ser útil ante la demanda de información por parte de los bancos o la administración tributaria.
Objetivos de los estados financieros básicos
Los estados financieros básicos constituyen una herramienta imprescindible para la gestión económica de los negocios. Al cierre de cada ejercicio económico es necesario que la empresa analice su situación. De esta forma, puede comprobar si se han logrado los objetivos y en qué situación financiera se encuentra de cara a afrontar el año siguiente. Para ello, existen diversas herramientas, siendo una de las más utilizadas el informe de Estados Financieros. En él se recopila toda la información contable y financiera de la compañía. Como hemos indicado, este informe recopila, ordena, estructura y analiza toda la información contable, financiera y patrimonial de la compañía.
Algunas de las utilidades más importantes de los estados financieros básicos son los siguientes:
- Conocer el grado de saneamiento de la empresa, incluyendo su liquidez, solvencia y endeudamiento. Proporciona información detallada sobre los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de la entidad.
- Detectar desajustes y desequilibrios en las cuentas del negocio.
- Determinar la idoneidad de los presupuestos diseñados.
- Aumentar la transparencia de la gestión financiera.
- Comprobar la evolución de las finanzas de la empresa a lo largo del tiempo, para detectar tendencias macro y anticiparse a problemas futuros. Los diferentes indicadores y ratios que aparecen en los estados financieros no son en sí mismos significativos. Por ello, utilizar el mismo modelo año tras año, permitiendo ver la evolución de la empresa, es muy importante. Esto no quiere decir que no debamos incorporar indicadores nuevos si son necesarios. Tampoco que debamos utilizarlo como una herramienta esporádica. Los ciclos de las empresas se acortan cada vez más y, por tanto, informes como los estados financieros deben construirse de forma ágil.
- Realizar comprobaciones con las finanzas y los estados financieros básicos de las empresas competidoras.
- Solicitar financiación a las entidades financieras, las cuales van a pedir los estados financieros básicos a la empresa.
- Responder ante cualquier solicitud de información financiera por parte de la administración tributaria.
- Tener una visión de 360º del negocio para mejorar la toma de decisiones. Los gerentes de la empresa utilizan esta información para analizar la evolución de la entidad en comparación con sus objetivos. De ahí la importancia de relacionar dicha información. Por ello, en ocasiones estos informes de estados financieros incluyen datos adicionales. Por ejemplo: descripciones y explicaciones de aspectos clave de la actividad de la entidad.
- Sirve para que los auditores puedan utilizar los informes como base para evaluar la razonabilidad de la información presentada. Por medio de la auditoría, los auditores buscan identificar cualquier deficiencia en el control interno de la entidad.
El uso de la tecnología: clave para optimizar la obtención de los estados financieros básicos
Procesar todos los datos de fuentes diversas para confeccionar los estados financieros básicos puede convertirse en una larga y tediosa tarea si se realiza de forma manual. Además, la obtención manual de datos es una fuente de errores humanos que debe evitarse si se quiere conseguir información precisa, fiable y actualizada.
La automatización de los procesos de gestión que han acometido muchas compañías en los últimos años ha facilitado enormemente la obtención de los estados financieros básicos. Esto se debe, en primer lugar, a que los ERP de las empresas han unificado la información que generan los distintos departamentos del negocio bajo una sola base de datos, capaz de interconectar los flujos de información con unos pocos clics.
La tecnología permite asimismo diseñar informes personalizados de forma prácticamente automática, incluyendo los estados financieros básicos. Además, existen herramientas tecnológicas específicas que pueden integrarse en el ERP para optimizar las distintas tareas dentro de los departamentos de contabilidad.
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