En un mundo cada vez más digitalizado, las herramientas digitales se han convertido en aliadas indispensables para el crecimiento y la eficiencia de las pymes. A menudo, cuentan con limitaciones de presupuesto y recursos que las grandes empresas no tienen. Sin embargo, las herramientas para PYMES están consiguiendo que muchas organizaciones puedan optimizar y automatizar procesos fácilmente, y con ello, aumentar su competitividad en el mercado.
La digitalización empresarial no solo impulsa la productividad en la pyme, sino que también facilita una gestión más eficiente y abre un abanico de oportunidades para optimizar procesos y mejorar resultados. En un entorno empresarial cada vez más competitivo, resulta fundamental apoyarse en el uso de herramientas digitales para adaptarse rápidamente a los cambios, mejorar la experiencia del cliente y mantener la competitividad frente al resto de soluciones existentes en el mercado.
El uso de distintas herramientas digitales permite mejorar la eficiencia operativa y reducir costes innecesarios, así como facilitar la colaboración entre equipos y el acceso a la información desde cualquier lugar. De esta forma, y gracias a la tecnología, las PYMEs pueden competir más y mejor, ofrecer servicios de alta calidad y mejorar la experiencia del cliente.
¿Qué áreas deben abarcar las herramientas digitales para pymes?
Implementar las mejores herramientas para PYMES en cada una de estas áreas con el objetivo de optimizar cada proceso y maximizar los resultados es sin duda una gran idea. Algunas de las áreas más importantes son:
- Contabilidad, facturación e impuestos: Implementar un software en este departamento, completo y fácil de usar, permite automatizar muchas de esas tareas y ahorrar mucho tiempo.
- Gestión de recursos humanos: Existen programas que permiten hacerlo fácilmente y que abarcan desde la gestión de nóminas o la elaboración de turnos hasta procesos de selección, formación o evaluación de desempeño.
- Ventas y CRM: Para facilitar las tareas relacionadas necesitaremos un software que nos permita hacer seguimiento de ventas y relaciones y que ofrezca analítica de rendimiento de campañas de marketing.
- Gestión de proyectos: En la actualidad existen varias herramientas para PYMES orientadas a la mejora de esta área.
- Firma digital: Este tipo de herramientas aceleran los procesos de firma de documentos y contratos, ahorrando tiempo y recursos al eliminar la necesidad de gestionar documentos físicos. Además, proporcionan un método seguro y legalmente válido para cerrar acuerdos comerciales de forma remota.
¿Cuáles son las mejores herramientas para PYMES?
Lo bueno de todo esto es que en la actualidad existen herramientas digitales para PYMES accesibles que cualquier empresa pueda adoptar con el objetivo de mejorar su desempeño. Por ello, y tras probar diversos programas, analizar varias soluciones y recoger opiniones de empresas de varios sectores, consideramos que los siguientes programas son los mejores y más transversales de su categoría.
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1. Quipu
Para el eje de contabilidad y facturación te recomendamos Quipu, diseñado especialmente para ayudar a aumentar la eficiencia de este departamento tan importante para cualquier empresa. En la última década, se ha posicionado como uno de los mejores softwares del mercado español en lo que se refiere a gestión financiera y contable. Su interfaz intuitiva y sus funcionalidades automatizadas permiten a las PYMEs ahorrar tiempo en tareas administrativas y mantener un control total sobre sus finanzas. Además, al estar alojado en la nube, no solo permite acceder a los datos desde cualquier lugar, sino que también se almacenan de forma segura y acorde a la legalidad fiscal y de protección de datos.
Algunas de sus funcionalidades más importantes son:
- Gestión de la facturación: facilita la creación, envío y seguimiento de facturas, presupuestos y albaranes.
- Tesorería: proporciona una visión clara y actualizada de la situación financiera del negocio.
- Presentación de impuestos: simplifica la gestión fiscal al preparar y presentar impuestos como el IVA o el IRPF.
- Gastos: facilita el registro y control de los gastos empresariales, permitiendo escanear tickets y facturas desde el móvil.
- Clientes y proveedores: facilita la gestión centralizada de clientes y proveedores, permitiendo almacenar datos de contacto, consultar el historial completo de transacciones y establecer condiciones de pago personalizadas.
- Integración con otros softwares: ofrece la posibilidad de integrarse con diversas plataformas y programas, favoreciendo la sincronización de datos y mejorando la eficiencia de los flujos de trabajo.
- Informes financieros: genera reportes detallados y personalizables que permiten analizar el rendimiento financiero de la empresa, así como establecer KPIs claves para la toma de decisiones estratégicas.
2. Personio
Aquí es donde Personio, la plataforma inteligente de Recursos Humanos, juega un papel determinante a la hora de automatizar las tareas administrativas, asegurar el cumplimiento de las leyes laborales y mejorar la experiencia de los empleados. Este software facilita la gestión diaria del departamento de Recursos Humanos, permitiendo un alto grado de personalización para pequeñas, medianas y grandes empresas, incluso con equipos en varias ubicaciones o diferentes países.
Entre sus principales características destacan:
- Gestión de vacaciones y ausencias: los empleados pueden solicitar sus vacaciones desde cualquier dispositivo y los managers aprobarlas en cuestión de segundos, además de acceder a una visión general de las ausencias.
- Reclutamiento optimizado: con Personio es posible centralizar todo el ciclo de contratación, desde la creación y publicación de ofertas, hasta la selección y evaluación, pasando por todo el proceso de entrevistas.
- Fichaje horario y gestión del tiempo: los empleados pueden registrar sus horas de entrada y salida de forma presencial o en remoto. Por su parte, la empresa puede crear políticas horarias en cumplimiento con la normativa laboral.
- Evaluaciones del desempeño: se facilita la planificación de revisiones periódicas y el seguimiento de objetivos del rendimiento, ofreciendo métricas claras para identificar áreas de mejora.
- Informes y reportes automáticos: este software genera análisis detallados de datos clave en Recursos Humanos, como absentismo, rotación o rendimiento, para apoyar la toma de decisiones estratégicas.
- Gestión de procesos con IA: las empresas pueden utilizar la IA para analizar datos de forma predictiva o simplificar tareas como la redacción de ofertas laborales, entre otras.
- Simplificación de nóminas: la creación de nóminas, su envío a los empleados o el cálculo de importes específicos es realmente sencillo gracias a Personio y sus diferentes integraciones.
3. Notion
Con plantillas personalizables, bases de conocimientos y colaboración en tiempo real, Notion permite a los equipos organizar y gestionar proyectos sin complicaciones, así como centralizar la información y mantener a todos los miembros alineados con los objetivos. La sencillez de su interfaz de usuario y sus posibilidades infinitas son el mayor atractivo de esta herramienta digital para PYMES.
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Ofrece funcionalidades como:
- Plantillas personalizables: agendas de trabajo, tableros Kanban, calendarios de proyectos, hojas de seguimiento… Notion ofrece todo tipo de plantillas de seguimiento de proyectos que podemos personalizar a base de clics.
- Lienzo en blanco: también ofrece la opción de diseñar nuestro propio espacio de trabajo desde cero, adaptándolo totalmente a nuestras necesidades .
- Colaboración en tiempo real: los usuarios pueden comunicarse y trabajar en tiempo real en documentos y proyectos, dejando comentarios, haciendo menciones y editando contenido de forma simultánea.
- Gestión de datos flexible: permite crear y organizar bases de datos, con la posibilidad de mostrar la información en diversos formatos como listas, paneles visuales tipo Kanban o vistas de calendario.
- Integración con otras herramientas digitales: Notion ofrece integración con un gran listado de herramientas como Google Drive, Slack, Trello o GitHub, lo que permite centralizar la información, mantener todos los recursos sincronizados en un mismo lugar y acelerar el flujo de trabajo.
- IA: Notion incorpora un potente asistente de inteligencia artificial que ayuda a generar contenido, analizar datos y automatizar tareas rutinarias.
- Organización del conocimiento: permite crear una biblioteca digital centralizada donde almacenar y compartir documentación importante, procedimientos, guías y mejores prácticas.
4. Hubspot
HubSpot es una de las herramientas de marketing digital más populares del mercado. Se trata de una gran suite software que ofrece cientos de funcionalidades orientadas a las ventas, la gestión de la relación con los clientes y el marketing. Y todo ello en un solo lugar. Su diseño es modular, por lo que cada empresa puede elegir qué funcionalidades necesita. Esto hace que sea una solución escalable y personalizable. En el caso que nos ocupa creemos que el módulo de ventas, el Sales Hub, ofrece herramientas diferenciales que permiten automatizar un gran número de tareas relacionadas con el funnel de ventas:
- Pipeline de ventas: facilita la visualización y gestión del proceso de ventas, desde el primer contacto hasta el cierre del trato.
- Gestión de contactos: ofrece una base de datos centralizada donde almacenar y gestionar toda la información de contactos y empresas, incluyendo el historial de interacciones, notas y documentos relacionados.
- Leads: permite capturar y calificar leads automáticamente, asignándoles puntuaciones basadas en su comportamiento y perfil.
- Llamadas: incorpora un sistema de llamadas integrado que permite realizar y registrar llamadas directamente desde la plataforma, manteniendo un registro de todas las comunicaciones con clientes y prospectos.
- Informes y análisis: proporciona informes detallados sobre el rendimiento de ventas, actividad del equipo y métricas clave, permitiendo tomar decisiones basadas en datos y optimizar las estrategias de venta.
5. Signaturit
Para arreglar esto, Signaturit es una de las soluciones más recomendadas para firmar y gestionar documentos de forma legal, segura y eficiente. Esta herramienta digital para PYMES se centra en automatizar gran parte del ciclo de vida de la firma digital de documentos, facilitando no solo lo que es la propia firma, sino que también todo el proceso de gestión documental que hay detrás.
Entre sus características más destacadas encontramos:
- Firma digital: permite firmar digitalmente todo tipo de documentos de manera rápida y segura.
- Tipos de firmas: ofrece distintos niveles y tipos de firma electrónica, desde firmales simples dibujadas con un ratón o tablet hasta firmas avanzadas que incluye certificado electrónico.
- Flujo de trabajo: no solo permite enviar documentos para firma, sino que también facilita la gestión completa del proceso, permitiendo establecer el envío a todos los firmantes, añadir recordatorios automáticos y realizar un seguimiento en tiempo real del estado de cada documento.
- Almacenamiento de documentos seguro: los documentos firmados se almacenan de forma segura en la nube, con cifrado de extremo a extremo y copias de seguridad automáticas.
- Validez legal: todas las firmas realizadas a través de Signaturit tienen plena validez legal y cumplen con la normativa europea eIDAS, el RGPD y normativas internacionales como UETA Act y E-Sing Act.
- Integración: lo mejor de todo es que Signaturit se integra perfectamente con las principales herramientas de gestión documental y productividad como Google Drive, Dropbox o Microsoft 365, lo que permite iniciar procesos de firma directamente desde estas plataformas.
6. Otras herramientas digitales para PYMES
Además de las herramientas mencionadas, existen otras soluciones que pueden ser de gran utilidad para las pymes:
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- Software de gestión CRM (Customer Relationship Management): Permite gestionar la relación con los clientes y mejorar la experiencia del usuario.
- Asana: Es una herramienta de gestión de proyectos que permite organizar tareas y proyectos en equipo.
- Slack: Es una herramienta de comunicación interna que permite enviar mensajes y compartir archivos en tiempo real.
- Rubricae: Es una herramienta de firma electrónica que te permite gestionar de forma ágil y eficaz todo tipo de documentos que requieren tu firma o la de tus clientes o proveedores.
- Google Analytics: Es una herramienta gratuita que permite medir el tráfico web y analizar el comportamiento del usuario en el sitio web.
- Hootsuite: Es una herramienta de redes sociales que permite gestionar múltiples cuentas y plataformas desde un solo lugar.
Tabla de Herramientas Digitales para Pymes
| Herramienta | Área de Aplicación | Funcionalidades Principales |
|---|---|---|
| Quipu | Contabilidad y Facturación | Gestión de facturas, tesorería, presentación de impuestos, control de gastos. |
| Personio | Gestión de Recursos Humanos | Gestión de vacaciones y ausencias, reclutamiento optimizado, fichaje horario, evaluaciones del desempeño. |
| Notion | Gestión de Proyectos | Plantillas personalizables, colaboración en tiempo real, gestión de datos flexible, integración con otras herramientas. |
| Hubspot | Ventas y Marketing | Pipeline de ventas, gestión de contactos, captura y calificación de leads, informes y análisis. |
| Signaturit | Firma Digital | Firma digital de documentos, distintos tipos de firma, flujo de trabajo, almacenamiento seguro de documentos. |
Es fundamental que te apoyes en herramientas digitales para adaptarte rápidamente a los cambios del mercado, mejorar la experiencia tanto de clientes como de empleados, y mantener tu competitividad en un entorno empresarial cada vez más digitalizado. Aprovechar al máximo la tecnología es clave para impulsar tu crecimiento y tu éxito a largo plazo.
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