En una actualidad en la que los datos cada vez van cobrando mayor valor y relevancia, las empresas deben contar con técnicas y herramientas que les permita gestionarlos de la mejor manera posible. El business intelligence (BI) o inteligencia empresarial, tiene como objetivo sacarle el máximo partido a este valioso recurso para optimizar las decisiones empresariales.
Cierto es que la expresión puede parecer grandilocuente, lo que nos llevaría a asociarla espontáneamente a grandes empresas con sólidas estructuras de negocio. Pero nada más lejos de la realidad. Todas las empresas, grandes y pequeñas, manejan información: sobre su producción, sus ventas, sus clientes, sus competidores, en mayor o menor medida. La esencia de la inteligencia de negocio reside en el conocimiento, en el manejo de datos que nos permitan tomar decisiones cualificadas. No parece tan complicado.
¿Qué es Business Intelligence (BI)?
El Business Intelligence (BI), o Inteligencia de Mercado, es el conjunto de herramientas, aplicaciones y prácticas que permiten recopilar y analizar grandes cantidades de datos empresariales. El BI es un término que agrupa una serie de tecnologías, procesos y herramientas, así como mejores prácticas, que permiten recolectar, procesar y analizar grandes cantidades de datos para generar información útil.
La principal ventaja del Business Intelligence es que permite a las empresas entender las fuerzas que moldean los mercados y los negocios, favoreciendo así que puedan adelantarse a la competencia al tiempo que satisfacen las necesidades de los consumidores. En una época en la que se realizan más de 6.000 millones de búsquedas al día en Google, la capacidad de procesar, analizar y simplificar datos masivos se ha convertido en un activo clave para las empresas.
La labor del departamento o del perfil de Business Intelligence consiste, en líneas generales, en el aprovisionamiento de datos, el análisis de los mismos y su contexto, la evaluación de los riesgos y la toma de decisiones.
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El business intelligence está pasando a ser una de las herramientas esenciales para las pymes que quieren gestionar un gran volumen de datos y sacarle el máximo partido. Esto se debe a que los datos por sí solos tienen menor valor para la toma de decisiones. Por esta razón, te recomendamos agruparlos y procesarlos para que puedas interpretarlos de una forma más eficiente.
Definición de Business Intelligence
La inteligencia de negocios, al alimentarse también de datos masivos, es confundida a veces con el Big Data o la ciencia de datos (Data Science). Sin embargo, se trata de conceptos diferentes. Como ambas se alimentan de la información masiva de datos, es posible que haya cierta confusión entre las dos herramientas. Mientras que el big data permite procesar y gestionar un volumen alto de datos, pudiendo con ello descubrir nuevos patrones, el business intelligence se centra en la extracción de información antes oculta.
Beneficios de la Inteligencia de Negocio para PyMEs
¿Para qué sirve el BI? Gracias al Business Intelligence, podrás tener una visión más clara de tus datos, eliminando todos aquellos que no aportan valor.
La primera recomendación para una pyme que quiera lanzarse al mundo de la BI o inteligencia de negocio es que le pierda el miedo a la información. Puede parecer evidente, pero no lo es. En demasiadas ocasiones enfrentarse a los datos supone darnos de bruces con una realidad que no siempre queremos ver o escuchar.
- Los datos nos ayudan a basarnos en la experiencia: el ensayo-error ha sido una técnica tradicional en la pyme.
- Se reduce el tiempo de respuesta: la inteligencia de negocio nos permite tomar decisiones rápidas ante asuntos trascendentales en cuestión de minutos.
- Se incrementa la eficiencia: como resultado del punto anterior, las personas no pierden tiempo en ‘buscar’.
- Con información de calidad se toman decisiones certeras: esta obviedad constituye la base de la inteligencia de negocio, al tiempo que uno de sus principales beneficios.
- Toma de decisiones basadas en datos: muchas veces, tendemos a tomar decisiones basándonos en la intuición o las tendencias que observamos.
- Mejora continua: permite identificar las debilidades y fortalezas internas, así como las oportunidades y amenazas del mercado.
Las empresas acuden principalmente al business intelligence para descubrir aspectos sobre sí mismas que desconocían, siendo esta su principal ventaja. Las empresas se han dado cuenta de que sus propios procesos internos son una materia prima ideal para la consolidación de mejores estrategias de negocio, de que es posible tomarse el pulso usando datos internos que, además de ser específicos, tienen la ventaja de que ninguna otra empresa los posee.
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Herramientas de Inteligencia de Negocio
Las herramientas de inteligencia de negocio nos ayudarán a ordenar, procesar y analizar esa información con el fin de que genere valor para la empresa. Una vez tratada la información, estas herramientas ayudan a presentarla de manera sencilla y visual. Actualmente, existen una gran variedad de softwares que ofrecen esta herramienta, entre las más populares están Microsoft Power BI, IBM Cognos Analytics, Oracle Business Intelligence, DOMO, Tableau, entre otras.
Elige el software de BI acorde a tus necesidades: existen varios programas y herramientas con los que puedes implementar Business Intelligence, tanto gratuitos como de pago. Como ya has visto, podrás elegir el tipo de software y herramientas de Business Intelligence que mejor se adapten a tu pyme.
Algunas de las herramientas más populares incluyen:
- Power BI: forma parte del universo de Microsoft y es, sin duda, una de las herramientas más populares para analizar datos de forma visual. Con esta herramienta, se generan informes y cuadros de mando interactivos en cuestión de minutos.
- Tableau: esta herramienta también permite analizar informes y cuadros de mando de forma sencilla y visual.
- QlikSense: se trata de una herramienta online que combina BI con Inteligencia Artificial.
- Looker Studio: pertenece al ecosistema de Google, es gratuita y permite crear informes y modelos de datos personalizados.
- DigDash: se trata de un software de gestión de datos que te permite crear informes visuales y personalizados según tu sector de actividad.
Además, para aquellas PyMEs que buscan opciones más accesibles, existen soluciones gratuitas como Google Looker Studio, Metabase, y las versiones gratuitas de Power BI y Zoho Analytics.
Tipos de Herramientas de Business Intelligence
De forma genérica, las herramientas de gestión de datos reciben el nombre de data management tools; las que se usan para detectar patrones son data discovery applications; y las que ayudan a la visualización de nueva información reciben el nombre de reporting.
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En general las herramientas se dividen en:
- Herramientas de gestión: son aquellas cuya finalidad principal es almacenar, centralizar, estructurar y distribuir datos dentro de un mismo negocio.
- Herramientas de investigación: nos ayudan principalmente en obtener nueva información, gestionarla, analizarla y desarrollar proyecciones futuras.
Características Clave de una Herramienta de BI
- La facilidad y operatividad de las consultas: la herramienta debe garantizar tanto la velocidad de acceso a los datos y las consultas, como la usabilidad y la facilidad en las operaciones.
- Su nivel de integración con otras aplicaciones: una herramienta óptima de inteligencia de negocio no debería requerir cambios en el software de gestión con el que opere actualmente la pyme. Antes al contrario, en caso de requerir algún ajuste, debe ser el Business Intelligence la que se adapte para garantizar su integración.
Implementación de BI en PyMEs
Hoy en día, es crucial analizar los datos de todas las acciones que se llevan a cabo con el objetivo de mejorar las estrategias empresariales. Pero no es fácil identificar los datos relevantes e interpretarlos. Conocer los datos de una forma más visual y analítica permite mantener una visión clara de cuáles son las variables que se quieren medir.
Pasos clave para implementar BI:
- Mide y analiza los datos: cuando hayas recogido los datos, ¡llega el momento de darles valor!
- Implementa las mejoras: gracias a esta información, puedes tomar decisiones acordes a las necesidades de tu negocio.
En su operativa diaria, las empresas generan una cantidad ingente de información de todo tipo. Las recogidas clásicas hablan de ventas diarias, ventas por tienda, ventas por vendedor, ventas por hora del día o región, ventas por mercado por unidad de gasto, etc., pero la lista del business intelligence no se ve reducida únicamente a los flujos de dinero, positivos o negativos. Hablamos de datos tan dispares como la temperatura de las oficinas en función de la hora del día, el mapa de calor de los GPS de los vehículos empresariales, la velocidad de vaciado del almacén por producto, los cuellos de botella en minutos, los precios de compra de materiales por mes, las conversaciones que tienen los empleados con los clientes, los ‘me gusta’ de una publicación en redes sociales. Si el dato se puede recoger, puede contribuir al BI.
Conclusión
La inteligencia de negocio no es solo para grandes empresas. Cualquier pyme puede aprovecharla para conocer mejor su negocio, tomar decisiones más rápidas y eficientes, y mantenerse competitiva en un entorno cambiante. El business intelligence es clave para la destilación de información estratégica usando como materia prima los datos internos de las empresas. Estas se han dado cuenta de que sus procesos internos generan su propia mina de oro y, que analizarse a sí mismas es clave para destacar en un entorno hipercompetitivo.
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