En la era digital, el trabajo remoto y los equipos virtuales se han convertido en una norma para muchas organizaciones. Cada vez es más común que las empresas contraten a personas para que trabajen desde otros países. La mejora de las nuevas tecnologías ha permitido que muchos empleados puedan desempeñar su trabajo perfectamente desde su residencia.
Muchas empresas optan por tener equipos virtuales de trabajadores porque es muy fácil encontrar talento en un abanico tan amplio como es el mundo. Sin embargo, tener a un trabajador o a un equipo entero de personas trabajando fuera de la oficina genera ciertos desajustes si no se gestiona de manera adecuada, esto ha quedado claro con el auge del teletrabajo a raíz de la pandemia. No solamente tenemos que fijarnos en cómo encontrar el talento adecuado, sino que también hemos de saber qué podemos exigir de los trabajadores y qué debemos ofrecerles como empresa.
1 de cada 3 ejecutivos cree que los equipos virtuales necesitan un liderazgo mejor en comparación con los equipos tradicionales. En la mayoría de los casos, esto es debido a que están gestionando equipos virtuales de manera espontánea y sin haberlo planificado con anterioridad. Uno de los fallos de planificación más comunes son los que se derivan del propio uso de la tecnología, que puede llevarnos a la confusión.
Desafíos Comunes en los Equipos Virtuales
Gestionar a trabajadores que se desempeñan en diferentes husos horarios y que tienen preocupaciones, rutinas y realidades diversas no es una tarea sencilla; mucho menos lo es lograr la máxima productividad de los equipos virtuales. ¿Cómo pueden mantener su rendimiento a pesar de la distancia física que los separa? ¿Pueden ser igual de productivos, eficientes y cohesionados que los equipos que comparten oficina? Los retos planteados por la distancia física pueden ser afrontados al implementar estrategias de productividad.
Uno de los mayores interrogantes es si los equipos virtuales pueden ser igual de productivos a pesar de las dificultades impuestas por la distancia. No hay dudas de que los desafíos del trabajo remoto son significativos. Además, la gestión del tiempo y la disciplina personal son factores críticos. Algunas personas pueden desempeñarse de manera excelente sin supervisión, mientras que otras pueden disminuir su eficiencia al dispersarse constantemente. Sin embargo, estos desafíos, y muchos otros, pueden superarse.
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A continuación, se presentan algunos desafíos comunes en los equipos virtuales:
- Diferencias horarias: Los equipos virtuales a menudo trabajan en diferentes zonas horarias, lo que puede dificultar la coordinación de reuniones y la resolución rápida de problemas. No hace falta que nos encontremos en puntos opuestos del planeta para notar las diferencias horarias y en las fechas de vacaciones. Sin ir más lejos, en Europa se siguen horarios laborales completamente distintos dependiendo del país, además de que las fiestas nacionales que dictan el calendario también son diferentes.
- Falta de comunicación no verbal: En las interacciones cara a cara, gran parte de la comunicación es no verbal, como gestos, expresiones faciales y tono de voz.
- Despersonalización de las interacciones: La comunicación a través de correos electrónicos y mensajes instantáneos puede parecer impersonal y fría, lo que puede exacerbar los conflictos.
- Problemas técnicos: Asegurar que todos los miembros del equipo tengan acceso a las herramientas y la tecnología necesarias. Uno de los fallos de planificación más comunes son los que se derivan del propio uso de la tecnología, que puede llevarnos a la confusión.
- Coste: Configurar un equipo remoto es muy diferente de organizar un equipo que comparte un espacio de oficina común.
Puede que hablemos la misma lengua y tengamos un argot similar, pero siempre pueden haber malentendidos cuando trabajamos virtualmente si no lo revisamos. El mayor ejemplo fue lo que le pasó a la Nasa en 1999 con el satélite Mars Climate que debía orbitar alrededor de Marte. Cuando se encontraba a punto de llegar al planeta rojo, el satélite se estrelló por culpa de un fallo en los cálculos, perdiendo así 125 millones de dólares. En la investigación posterior al incidente, los responsables revelaron que hubo una comunicación pésima por parte de los dos equipos de científicos que llevaban la misión (uno localizado en Colorado y el otro en California). Un fallo garrafal que podría haberse solucionado de haber existido una comunicación más clara y formal.
Estrategias Clave para Aumentar la Productividad en Equipos Virtuales
Implementar estrategias de comunicación clara y eficiente es fundamental para asegurar que todos los miembros del equipo estén alineados y puedan colaborar de manera efectiva, favoreciendo además la productividad y la cohesión del equipo.
- Visualizar y Comunicar la Misión Empresarial: Si buscas aumentar la productividad de los equipos virtuales, el primer paso es visualizar y comunicar la misión empresarial. ¿A dónde quieres llegar y de qué manera? No olvides tomar en consideración la visión de la compañía, ya que la misma guía el actuar a través de sus valores. Luego, redacta los objetivos anuales, trimestrales y de proyecto. La gestión de equipos virtuales implica no solo plantear objetivos, sino también comunicarlos de manera efectiva. Sé claro respecto a las expectativas y las fechas de entrega.
- Fomentar la Comunicación Fluida y Bidireccional: Uno de los mayores desafíos que plantea el trabajo remoto es superar el aislamiento de los trabajadores. Desempeñarse desde el hogar tiene muchas ventajas, como la supresión del tiempo de traslado hasta la oficina y la reducción de costes. Sin embargo, también sumerge a los empleados en el silencio y la falta de contacto en vivo y en directo. En algunos casos, esto puede afectar la productividad virtual. La mejor forma de combatir esta situación es apostar por una comunicación fluida, bidireccional y regular del líder con cada empleado, y, al mismo tiempo, entre colegas.
- Automatizar Procesos: El trabajo híbrido y el trabajo remoto han llegado para quedarse. Para alcanzar el éxito organizacional, es imprescindible que tomes medidas que te permitan optimizar el trabajo virtual y garantizar que tus equipos funcionen de manera eficiente a distancia. Con este fin, no deberías dudar en automatizar procesos. ¿Por qué? La respuesta es simple: la automatización agiliza tareas repetitivas y tediosas, lo que permite a los miembros del equipo concentrarse en tareas más estratégicas y creativas. Además, reduce el margen de error humano, garantizando una mayor precisión en las operaciones.
- Invertir en Herramientas de Colaboración: Sin lugar a dudas, no podrás incrementar la productividad de tus equipos virtuales sin invertir en herramientas que simplifiquen la colaboración a distancia. A diferencia de lo que sucede en una oficina física, no tendrás la posibilidad de organizar pequeñas reuniones para comprobar los avances, solventar dudas o cotejar que cada quien está haciendo lo que se supone debe hacer. La flexibilidad laboral y los diferentes husos horarios impiden esta forma de gestionar el día a día. Por el contrario, deberías confiar en una buena herramienta de gestión de tareas que te permita asignar responsabilidades claras con fechas de entrega y recursos disponibles.
- Fomentar la Flexibilidad y la Responsabilidad: Cada vez son más los trabajadores que deciden buscar puestos de trabajo flexibles, movidos por un deseo de mayor conciliación laboral y personal. De hecho, las nuevas generaciones son grandes creyentes de este modo de desempeñarse. Por lo tanto, si aún no tienes una política de trabajo remoto, quizá sea hora de que tomes cartas en el asunto. La flexibilidad puede aumentar la satisfacción de los trabajadores y esto repercute en su nivel de motivación. Ahora bien, debes tener cuidado en no caer en un exceso de flexibilidad que pueda repercutir sobre el rendimiento de los equipos virtuales.
- Promover una Cultura Empresarial Positiva: La productividad de los equipos virtuales está íntimamente relacionada con la motivación y esta, a su vez, con la cultura empresarial. Tu empresa tiene su propia cultura que, por supuesto, se extiende a los diversos equipos de trabajo. No obstante, estos están compuestos por personas y, por lo tanto, construyen micro-culturas dentro de la cultura organizacional. Una cultura poco saludable puede dar lugar a cotilleos, falta de responsabilidad y un ambiente de trabajo poco agradable. Crear una cultura positiva implica identificar valores compartidos y aspiraciones comunes, y comportarse de acuerdo a ellos.
- Monitorear y Medir el Desempeño: La última de las estrategias probadas para aumentar la productividad de los equipos virtuales es el monitoreo del desempeño, con su correspondiente medición en relación con KPI predeterminados. Aunque el fomento de la autonomía es prioritario, debes mantener un seguimiento constante y medir el rendimiento para mejorar la eficiencia y aumentar la productividad de tu equipo remoto. Para ello, tienes que definir los indicadores clave de rendimiento (KPI), que deben ser específicos, medibles y alineados con los objetivos.
Es fundamental que definas y utilices canales de comunicación claros y consistentes. Al comunicarte de manera virtual, es importante que seas claro y directo. Las reuniones periódicas, tanto formales como informales, pueden ayudarte a mantener a los miembros del equipo alineados y a abordar los problemas antes de que se conviertan en conflictos mayores. Fomentar la escucha activa es esencial para resolver conflictos. Cuando los conflictos escalan, puede ser útil que cuentes con un mediador neutral que facilite la discusión y ayude a las partes a encontrar una solución mutuamente aceptable. Promover una cultura de feedback constructivo te ayudará a prevenir la acumulación de resentimientos. Establecer protocolos claros para la resolución de conflictos te proporcionará un marco estructurado para abordar los problemas.
Acuerda cómo gestionar cada detalle antes de ponerte a trabajar. Aprovecha las entrevistas virtuales. Cuando hagas una entrevista online puedes probar las habilidades del candidato. Hacer una entrevista a un candidato con una tecnología determinada (que será la misma con la que tendrá que trabajar) es una buena oportunidad para ver cómo se desenvuelve.
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Uno de los aspectos más importantes de trabajar a distancia es encontrarse cara a cara en algún momento. Según la empresa Aroxo, lo ideal es encontrarte con los empleados de equipos virtuales 3 o 4 veces al año para fomentar el compañerismo y la confianza mutua. En sexto lugar, los trabajadores de equipos virtuales deben ser parte de todo el equipo, no sólo un elemento de soporte. Hoy en día los responsables de recursos humanos deben tener en cuenta distintos factores para encontrar talento y gestionarlo a través de Internet. Como hemos visto, los equipos virtuales son cada vez más comunes y las empresas necesitan a profesionales formados que sepan lidiar con estas nuevas tendencias.
El Rol del Líder en los Equipos Virtuales
En la era del cambio permanente, la capacidad para adaptarse resulta decisiva. El liderazgo de equipos remotos se alzó como desafío a batir de forma prioritaria.
- Crear Vías Adecuadas de Información: El líder de un equipo virtual debe establecer canales de comunicación mucho más pautados. Deberán ser más estandarizados y documentados. Tiene que forzar la comunicación. Ésta ya no resulta espontánea. Uno no está físicamente junto otras personas. En consecuencia, si se deja librada la búsqueda de la comunicación eficiente a la espontaneidad, no funcionará.
- Estrategias de Comunicación Colaborativas: Toda la información disponible deber ser compartida para todos los miembros del equipo virtual. La clave pasa por establecer estrategias de comunicación colaborativas. Hoy en día existen herramientas muy solventes que permiten hacerlo, como Skype, One Drive o ScoNet.
- Transparentar las Tareas y Conocimientos: Aquellos del grupo que tienen mayor experiencia podrán trasladar sus aptitudes y experiencias a los más nuevos. Ese conocimiento tácito rápidamente llegará a quienes se van incorporando. Esto facilita mucho el proceso de integración en el grupo, y la sensación de pertenencia.
- Procesos de Seguimiento Automatizados: En un equipo virtual resulta esencial que un líder introduzca procesos de seguimiento del trabajo automatizados. En caso contrario, el directivo que está a cargo del equipo virtual destinaría mucho tiempo en supervisar estas tareas.
Beneficios de los Equipos Virtuales para las Empresas
Los equipos virtuales han demostrado ser una estrategia poderosa para las empresas en términos de costos, productividad y expansión del talento. Los beneficios son tangibles y tienen un impacto directo en la eficiencia organizacional.
- Reducción de Costos Operativos: Uno de los principales beneficios de los equipos virtuales es la reducción de los costos operativos. Al eliminar la necesidad de espacios físicos, las empresas ahorran significativamente en alquileres, servicios y otros gastos asociados a las oficinas tradicionales. Además, la eliminación de los desplazamientos de los empleados también contribuye a una reducción de los costos logísticos.
- Acceso a un Talento Global: El trabajo remoto ha eliminado las barreras geográficas en la contratación de talento. Ahora las empresas pueden contratar a los mejores profesionales independientemente de su ubicación. Esto no solo mejora la calidad de las contrataciones, sino que también aporta una mayor diversidad cultural y de ideas dentro de los equipos.
A continuación, se presenta una tabla que resume las estrategias clave y sus beneficios:
| Estrategia | Descripción | Beneficios |
|---|---|---|
| Comunicación Clara | Establecer canales de comunicación efectivos y transparentes. | Reduce malentendidos y mejora la alineación del equipo. |
| Objetivos Definidos | Definir metas claras y medibles para cada miembro del equipo. | Aumenta la productividad y el enfoque en resultados. |
| Flexibilidad | Ofrecer horarios y modalidades de trabajo flexibles. | Mejora la satisfacción y el compromiso de los empleados. |
| Herramientas de Colaboración | Invertir en plataformas y software que faciliten la colaboración. | Agiliza el trabajo en equipo y el acceso a la información. |
| Cultura Positiva | Fomentar un ambiente de confianza y respeto mutuo. | Incrementa la motivación y el sentido de pertenencia. |
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