Marketing de Eventos y Relaciones Públicas: Estrategias Infalibles para el Éxito

El marketing de eventos es una práctica en la que se organizan eventos presenciales, híbridos u online para promocionar un producto o servicio. Estos eventos pueden tener un fuerte impacto en un negocio.

¿Qué son las Relaciones Públicas?

Las Relaciones Públicas (RR.PP.) son un proceso de comunicación estratégica que construye relaciones entre organizaciones y sus respectivos públicos, que sean ventajosas mutuamente. Es una herramienta de comunicación empresarial fundamental para el reconocimiento y la visibilidad de una marca, pues es la manera en la que dicha marca maneja la difusión de su información, con el objetivo de administrar la percepción que tiene de ella su audiencia. Para ello, se utilizan técnicas que generen un impacto positivo en las personas, confianza y una buena reputación de marca.

Origen de las Relaciones Públicas

El origen de las Relaciones Públicas está en Estados Unidos, donde surgieron como el estudio de las relaciones de una organización con los distintos públicos con los que interactúa. De ahí la denominación de ‘Public Relations’, en referencia, precisamente, a “públicos” como grupos de personas, lo que nos daría una traducción literal del concepto como ‘relaciones con los públicos’ y no ‘relaciones públicas’. Aunque la evolución a lo largo de los años es más que notable, hace más de un siglo que las organizaciones se preocupan por la gestión de sus relaciones con su audiencia, especialmente desde el surgimiento de las grandes corporaciones.

Factores Clave en las Relaciones Públicas

En las Relaciones Públicas intervienen tres factores o elementos clave:

Organizaciones: son las que emiten el mensaje para crear una reputación positiva a través de diferentes estrategias.
Públicos: a ellos va dirigido el mensaje, pues son potenciales clientes, aunque también hay estrategias destinadas a socios, inversores u otras empresas.
Medios de comunicación: a través de ellos se transmite la información para construir una reputación de marca positiva.

Tipos de Relaciones Públicas

Para mantener una buena imagen y reputación de marca es esencial la gestión de la comunicación. Las Relaciones Públicas son la principal herramienta para conseguir este objetivo pero existen diferentes tipos de Relaciones Públicas que ayudan a impulsar una marca:

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Externas: se refiere a comunicaciones oficiales y organización de eventos.
Comunicación interna: se centra en los empleados de la organización, para que estén al día de las novedades y se alineen con la cultura de la organización.
En la comunidad: es la comunicación directa con el público para generar una percepción positiva, una conexión y un sentimiento de pertenencia a través de acciones de responsabilidad social corporativa.
Para medios: establecen una relación con los profesionales de los medios de comunicación a través de comunicados de prensa, ruedas de prensa, etc.
Corporativas: tienen el objetivo de transmitir la misión, la visión y los valores de la organización.
De producto: su objetivo es integrar un producto o servicio en los medios de comunicación a nivel redaccional pero cada vez se complica más hacerlo de manera orgánica porque estos contenidos suponen una fuente de ingresos para dichos medios, por lo que debe contemplarse en el plan de inversión en medios.

Funciones de un Profesional de Relaciones Públicas

Si quieres dedicarte al sector del marketing y las Relaciones Públicas, tendrás que realizar diferentes tareas para generar una reputación de marca positiva en tu organización. ¿Cuáles son las funciones de un relaciones públicas?

Elaborar el plan de comunicación de la organización.
Producir contenidos (anuncios, comunicados de prensa, organización de eventos…) para lanzar productos o dar a conocer campañas sociales.
Realizar estudios de mercado y opinión pública para conocer la audiencia a la que te diriges.
Administrar contactos y relaciones con empleados, inversores, proveedores, consumidores, clientes, medios de comunicación, socios, etc.
Hacer labores de gestión de crisis: gestionar comentarios, opiniones y críticas para evitar una crisis de reputación.

Estas son solo algunas de las tareas que hace un RRPP en una organización para crear y mantener una imagen y reputación de marca positiva.

Relación de las Relaciones Públicas con el Marketing y la Publicidad

Marketing, publicidad y Relaciones Públicas deben trabajar en conjunto dentro de la planificación estratégica de la organización para potenciar los resultados y alinear las acciones de comunicación que lleven al éxito. Aunque tienen enfoques distintos, todas estas disciplinas comparten el objetivo final: mejorar la percepción de la marca y aumentar la participación del cliente. Una estrategia unificada evita malentendidos y refuerza la imagen de marca deseada, por lo que las sinergias pueden potenciar el impacto positivo en la audiencia.

Organización de Eventos de Marketing

La estrategia de un evento de marketing es el plan a ejecutar en un evento para promocionar una marca o producto. Hay muchas formas de promocionar eventos para un público objetivo. Lo primero que necesitas hacer es definir el tipo de evento que quieres organizar. Puedes hacer eventos virtuales, en directo o híbridos.

Eventos Presenciales: Estos eventos en directo se realizan cara a cara (no de forma virtual). Permiten que los prospectos interactúen contigo y con tus productos o servicios de primera mano.
Eventos Online: Los eventos de marketing online se realizan virtualmente y solo son accesibles a través del enlace de la reunión. Estos eventos alcanzan una audiencia más amplia (incluso global). Dado que requiere menos esfuerzo para asistir, la proporción de inscritos que asisten suele ser menor que en los eventos presenciales.
Eventos Híbridos: Otro gran ejemplo de marketing de eventos es un evento híbrido. Generalmente funciona grabando y retransmitiendo un evento en directo a los participantes online.

Si estás organizando un evento online o híbrido, también deberás "elegir el software adecuado para tus eventos de marketing virtuales".

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Importancia del Marketing de Eventos

Sí, los eventos de marketing pueden hacer que tu negocio sea más rentable. Los eventos son excelentes herramientas de marketing porque maximizan tus esfuerzos en el marketing, escalándolos. Según un estudio realizado por Verified Market Research (2022), se espera que la industria de eventos alcance un valor de USD 2,194.40 mil millones en 2028. Markletic reporta que el 45% de los organizadores de eventos B2B esperan al menos un ROI 3x un año después del evento. A principios de este año Visme compartió que el 74% de los asistentes encuestados salen del evento con una impresión positiva de la marca. Para organizar un evento eficiente, la captura de leads y el fomento del networking es clave.

Planificación Estratégica de un Evento de Marketing

Antes de implementar una estrategia efectiva para un evento de marketing debes planearla. Antes de nada, es necesario definir qué es el marketing B2B: ‘’busines to business’’ traducido del inglés. Una vez tengamos claro esto, hay que destacar que el marketing B2B tiene unas características muy diferenciales (basado en la lógica, por ejemplo). La planificación estratégica del marketing digital para eventos es un proceso crucial que se divide en varias fases clave para asegurar el éxito de un evento.

Fase de Pre-Evento

Esta fase es fundamental para sentar las bases del éxito del evento. Hay que establecer objetivos S.M.A.R.T. (Específico, medible, alcanzable, realista y con límite de tiempo) o B.H.A.G. (Grandes, audaces y con objetivos visionarios) o H.A.R.D. (Con corazón, animados, necesarios y difíciles). Asigna indicadores clave de rendimiento (KPIs) específicos a cada objetivo para que puedas medir el éxito del evento. También es crucial decidir si el evento será presencial, híbrido o virtual. Otro aspecto importante es desarrollar una estrategia de comunicación clara, que incluya la creación de una página web del evento y la presencia en plataformas de eventos. Además, es básico iniciar la promoción temprana para generar expectativa, utilizando diversos canales de marketing.

Fase de Lanzamiento y Registro

Durante esta etapa, el enfoque está en aumentar la visibilidad y atraer participantes. Durante este período, se deben ejecutar las principales estrategias de marketing planificadas, mantener una comunicación constante con los registrados y potenciales asistentes, y utilizar una combinación de tácticas basadas en marketing de contenidos, en la publicidad en línea y en las promociones especiales.

Fase Durante el Evento

Durante el evento, el marketing debe enfocarse en la experiencia del asistente, fomentando su participación activa en redes sociales, implementando elementos interactivos como sesiones de preguntas y respuestas en vivo, encuestas y salas de debate, y capturando contenido en tiempo real para su uso posterior en marketing.

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Fase Post-Evento

Esta fase es crucial para mantener el impulso y preparar futuros eventos. Se deben recopilar y analizar datos del evento para medir el éxito contra los KPIs establecidos, mantener la comunicación con los asistentes para obtener feedback y potenciar el engagement, y utilizar el contenido generado durante el encuentro para alimentar una estrategia de marketing continuo y la planificación de futuros eventos.

Estrategias de Promoción de Eventos

Necesitas una estrategia para promocionar tu evento - una lista de acciones coordinadas que seguirás para llegar a los prospectos y lograr que se inscriban. La mejor forma de promocionar un evento presencial o híbrido es mezclar estrategias de marketing offline y online. La mejor forma de promocionar un evento virtual es enfocarte en la promoción online que incluya un CTA claro para dirigir a los prospectos a la página de registro. Diseña una página de registro personalizada.

La mejor estrategia de marketing para eventos es la que se adapta a los objetivos de tu negocio y hace que los espectadores hablen de tu marca. También debes tratar de minimizar las tareas repetitivas automatizándolas en la medida de lo posible.

La promoción efectiva de eventos requiere una combinación de estrategias digitales y tradicionales para maximizar el alcance y el impacto. Utilizar publicidad en redes sociales con segmentación precisa por ubicación, intereses y edad es esencial.

Estrategias Específicas de Promoción

No importa qué tipo de evento quieras organizar, necesitas una página de registro. El formato puede variar según el tipo de evento. Si organizas un evento online puedes usar Livestorm para crear tu página de registro con un formulario personalizado. Si vas a organizar un evento presencial, asegúrate de que el presentador invitado sea atractivo y carismático. Da oportunidades para que las personas conecten entre sí y se diviertan de forma natural. Si vas a organizar un evento híbrido, garantiza que el evento sea igual de agradable tanto para las personas online como para las que asisten presencialmente. Si vas a organizar un evento online, identifica las oportunidades para que tu evento sea más atractivo, usando herramientas que inviten a la audiencia a participar y evitar que se aburran.

Para publicar quienes serán los presentadores o los temas del evento, incluye un vídeo promocional en la campaña de marketing. Decide si quieres que sea de animación o que alguien memorice un guión y lo grabe. Si gestionas los contenidos de marketing internamente, considera seguir una tendencia de eventos de marketing para que sea más orgánico. Usa herramientas como CapCut para editar el vídeo, o utiliza plantillas de Instagram Reels. Redacta correos electrónicos personalizados con enlaces a la página del evento, un banner visualmente atractivo del evento y un texto que enganche: Invitación, recordatorio de invitación, correo de confirmación, recordatorio final.

Las redes sociales son ideales para difundir tu evento, generar entusiasmo y atraer espectadores antes de que comience. Usa hashtags relevantes y etiqueta a los ponentes invitados para destacar. Incluye tareas de relaciones públicas como parte de evento de marketing. Un comunicado de prensa puede ser tan sencillo como un Google Doc que describa el evento, mencione a los patrocinadores e incluya enlaces a los materiales promocionales. La gente tiende a confiar más en las personas que en las marcas.

Haz diferentes precios en las entradas anticipadas, ofreciendo descuentos como incentivo para registrasrse. La única forma de lograr que la gente asista a tu evento es promocionándolo, y uno de los canales de marketing más poderosos para hacerlo es el de las redes sociales. Una buena idea para promocionar un evento online es regalar un acceso gratuito al ganador de un concurso. Crea un hashtag de la marca para el evento y piensa en iniciativas que inviten a los asistentes a compartir en sus redes sociales que van a acudir a tu evento.

No dejes que todo tu trabajo desaparezca después del evento. Graba y retransmite tus eventos en directo en internet para alcanzar a una audiencia más amplia. Usa una plataforma como Livestorm para crear una página de registro para que la gente se inscriba a la retransmisión en directo. Muchos eventos presenciales pueden realizarse de forma virtual. Si organizas un evento online o híbrido, asegúrate de que telu evento incluya elementos interactivos.

Estrategias Tradicionales

Debemos realizar promoción en el mismo lugar colocando carteles y señalizando en ubicaciones clave de alto tráfico como gimnasios, centros comerciales y áreas públicas. La técnica del merchandising también es bastante efectiva. Esta se basa en ofrecer productos promocionales, como mochilas, camisetas o botellas de agua, para aumentar la visibilidad a largo plazo.

Contenido y Medios

El contenido y los medios juegan un papel clave en la promoción del evento. Una página web dedicada al evento debe incluir toda la información relevante y opciones de registro. Un video promocional atractivo, utilizando material de eventos anteriores, ayudará a generar interés en la próxima edición. Además, el marketing de contenidos es fundamental, con la creación de artículos, webinars, sesiones de Q&A en vivo o encuestas que aporten valor y refuercen la comunicación del evento.

Asociaciones y Colaboraciones Clave

Las colaboraciones y alianzas estratégicas son fundamentales para potenciar el alcance y el impacto de un evento. Por ese motivo, presentamos algunas de las principales opciones que hay para llegar a acuerdos.

Influencers y Embajadores de Marca

Los influencers y embajadores de marca desempeñan un papel crucial en la promoción de eventos:

Amplificación del alcance: Los influencers aprovechan su base de seguidores para aumentar la visibilidad del evento, llegando a audiencias específicas interesadas en el tema.
Generación de contenido auténtico: Crean contenido atractivo a través de publicaciones en redes sociales, transmisiones en vivo o interacciones directas con sus seguidores.
Mejora de la experiencia del evento: Su presencia agrega autenticidad y conexión emocional, interactuando con los asistentes y creando momentos memorables.
Credibilidad y confianza: El respaldo de influencers puede aumentar la confianza del público en la calidad y relevancia del evento.

Patrocinios y Alianzas con Otras Empresas

Las colaboraciones con patrocinadores y otras empresas ofrecen beneficios significativos:

Recursos financieros: Los patrocinadores pueden ayudar a cubrir costos operativos como publicidad, logística o premios.
Promoción conjunta: Las marcas asociadas pueden realizar promociones cruzadas, distribuyendo material publicitario y utilizando sus canales de comunicación para aumentar la visibilidad del evento.
Acceso a nuevas audiencias: Las alianzas permiten llegar a las bases de clientes de las empresas colaboradoras, ampliando el alcance del evento.
Sinergias y crecimiento conjunto: Al combinar recursos y habilidades, ambas partes pueden beneficiarse mutuamente y lograr un crecimiento conjunto.

Co-marketing con Marcas Afines

El co-marketing implica la colaboración entre dos o más empresas para promocionar productos o servicios compartidos:

Contenido colaborativo: Creación y compartición de contenido conjunto como blogs, videos o ebooks.
Programas de lealtad conjuntos: Implementación de programas que beneficien a los clientes de ambas marcas.
Eventos conjuntos: Organización de eventos, webinars o conferencias que destaquen la colaboración y permitan la participación de las dos audiencias.
Promociones cruzadas: Ofertas de descuentos o promociones especiales que involucren productos o servicios de ambas empresas.
Campañas conjuntas en redes sociales: Aprovechamiento de las audiencias de las marcas para aumentar la visibilidad.

Estas estrategias de colaboración no solo amplían el alcance del evento, sino que también añaden valor y credibilidad, creando experiencias más atractivas para los participantes y generando beneficios mutuos para todas las partes involucradas.

Tipos de Eventos que se Pueden Organizar en una Empresa

Como te decíamos, y seguramente ya hayas estado en alguno, las compañías recurren a varios tipos de eventos empresariales para afianzar la relación con sus clientes y empleados. Entre ellos podemos citar los siguientes.

Congresos: En este tipo de eventos se reúnen profesionales de un sector en concreto o con un interés común para debatir sobre las tendencias y los retos a los que se enfrentan.
Seminarios: Se diferencian de los congresos en que, en vez de debatir, tienen carácter formativo.
Convenciones: Una convención es una reunión de empresa con el objetivo de poner en común sus trabajos y líneas de acción.
Conferencias: Cuando se invita a una o varias personas relevantes en un sector a dar una charla sobre un tema específico, se habla de convocar una conferencia.
Jornadas: Son reuniones con temática monográfica que interesa a los asistentes.
Ferias y exposiciones: Son eventos con un alcance amplio en los que las empresas que asisten exponen sus productos al público, durante un tiempo y un espacio determinado.
Lanzamiento de un producto: Se convoca a los medios y al público objetivo para presentar el nuevo producto o servicio de la compañía en un acto.
Inauguración: Cuando una empresa estrena una sede suele celebrarse una fiesta de inauguración.
Workshops y eventos de ocio: Este tipo de eventos atrae al público objetivo hacia la marca.

Objetivos que Persigue la Organización de Eventos

Como te decíamos, antes de comenzar a trabajar en eventos concretos, es preciso conocer los objetivos que tiene la marca a la hora de celebrarlos. Los más habituales suelen ser estos siguientes.

Dar a conocer un nuevo producto o servicio generando expectativas en su uso a los asistentes.
Los seminarios, convenciones o reuniones de trabajo tienen como objetivo la unión entre empleados y compañía.
Mejorar la imagen de marca y el branding en general es posible gracias a los eventos con un carácter más divertido.
Formar a los empleados o atraer nuevos talentos hacia la empresa se consigue mediante los congresos o las charlas impartidas por expertos en una materia.
Por último, se encuentra el objetivo es la difusión de conocimientos, de arte o de cultura.

Las Relaciones Públicas en la Gestión de Eventos

La gestión de eventos es un arte complejo que requiere de habilidades diversas para alcanzar la proyección deseada. Ante este panorama, las relaciones públicas se han convertido en una herramienta clave para la correcta planificación, ejecución y seguimiento de eventos.

Aplicación de técnicas de RR.PP.: Permite establecer y mantener una comunicación clara y coherente con los asistentes, patrocinadores, medios de comunicación y otros stakeholders.
Facilitan la gestión de crisis.
Promueven la creación de conexiones.

Responsabilidades de las Relaciones Públicas en Eventos

Elaborar estrategias de comunicación detalladas para transmitir el mensaje del evento de manera coherente y efectiva.
Establecer y mantener relaciones sólidas con medios de comunicación, sobre todo en el proceso de difusión y promoción de un evento.
Identificar y gestionar a los stakeholders clave, como pueden ser patrocinadores, colaboradores, invitados y líderes de opinión, es un aspecto clave para que el evento salga bien.
Organizar y planificar hasta el último detalle con el objetivo de prevenir problemas.
Llevan a cabo una evaluación exhaustiva para analizar el impacto, la efectividad de las estrategias implementadas y extraer lecciones aprendidas para eventos futuros.

El Rol de las Redes Sociales en las Relaciones Públicas de Eventos

Promoción y difusión.
Interacción y participación.
Cobertura en tiempo real.
Análisis de métricas.

Las herramientas analíticas de las redes sociales proporcionan datos valiosos que ayudan a evaluar el alcance, la interacción y el impacto de las acciones de RR.PP. en tiempo real.

Fase del Evento	Objetivos Clave	Estrategias de Marketing y Relaciones Públicas
Pre-Evento	Establecer objetivos, decidir el tipo de evento, crear expectativa.	Objetivos S.M.A.R.T., estrategia de comunicación clara, promoción temprana.
Lanzamiento y Registro	Aumentar la visibilidad y atraer participantes.	Ejecutar estrategias de marketing, comunicación constante, tácticas basadas en contenido y publicidad.
Durante el Evento	Fomentar la participación y mejorar la experiencia del asistente.	Participación activa en redes sociales, elementos interactivos, captura de contenido en tiempo real.
Post-Evento	Mantener el impulso y preparar futuros eventos.	Recopilar y analizar datos, mantener la comunicación con los asistentes, utilizar el contenido generado.

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