Cuando se trata de suites de productividad, más de mil millones de personas de todos los ámbitos laborales utilizan Microsoft Office. Desde 2011, Microsoft ha dividido su oferta de Office en dos categorías principales de productos: Microsoft Office, la suite tradicional independiente, y Office 365, el servicio online por suscripción, que controla más del 48% de la cuota de mercado.
¿Qué es Microsoft 365?
Microsoft 365 (antes Office 365) es la oferta de Microsoft que integra aplicaciones como Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams y OneDrive. Microsoft 365 es un servicio por suscripción que ofrece las principales aplicaciones de productividad de Microsoft, como Word, Excel y PowerPoint, además de otras numerosas funciones en función de la versión que elija. Mientras se mantengan los pagos mensuales o anuales, un usuario puede acceder al paquete Microsoft 365 en diferentes dispositivos: ordenador de sobremesa, portátil, tableta y teléfono.
Ventajas de Microsoft 365
- Familiaridad: Muchas personas están acostumbradas a utilizar las aplicaciones de Microsoft, como Word, Excel y PowerPoint. Esto facilita la transición y el aprendizaje para aquellos que ya están familiarizados con estos programas.
- Integración: Gran integración con otros servicios y herramientas de Microsoft, como OneDrive, SharePoint y Teams. Esto permite a los usuarios trabajar de manera más eficiente y colaborar de forma fluida en proyectos compartidos.
- Actualizaciones: Todos los planes de Microsoft 365 proporcionan actualizaciones automáticas de seguridad y mantenimiento. Y lo que es más importante, recibirás las últimas funciones y mejoras en cuanto Microsoft las publique.
- Escalabilidad: Los planes de Microsoft 365 se adaptan mejor a los entornos empresariales, ya que la mayoría de ellos permiten acceder a las aplicaciones en varios equipos. En una gran infraestructura, Microsoft 365 proporciona a los administradores de TI las herramientas necesarias para implementar, gestionar y dar soporte a los usuarios dentro de la organización.
Desventajas de Microsoft 365
- Costo: Puede resultar más caro que otras alternativas en el mercado.
- Dependencia de Internet: Aunque puedes descargar aplicaciones de Microsoft 365 en tu dispositivo, dejan de funcionar si no te conectas a Internet al menos una vez cada 30 días.
Microsoft 365 vs. Office 2021
Es importante comprender las diferencias entre Microsoft 365 y Office 2021.
- Licencias: Puede obtener Microsoft 365 con un modelo basado en suscripción y acceder a todas las funciones mediante pagos anuales recurrentes. La licencia de Office 2021 es perpetua, lo que significa que pagas una cuota única por adelantado para utilizar el producto indefinidamente en un ordenador.
- Actualizaciones: Microsoft 365 está siempre actualizado con los últimos parches de seguridad y estabilidad. Además, se añaden nuevas funciones en cuanto se publican. Por otro lado, Office 2021 se mantiene prácticamente igual, salvo por algunas actualizaciones mensuales de seguridad y rendimiento.
- Dependencia del acceso a Internet: Office 2021 no necesita Internet para funcionar, ya que puedes trabajar y guardar archivos sin conexión.
Tenga en cuenta que Microsoft no ofrece compatibilidad con paquetes de Office independientes de forma indefinida. De hecho, Office 2021 dejará de recibir actualizaciones de seguridad a partir del 13 de octubre de 2026.
Microsoft 365 vs. Google Workspace
A la hora de elegir un software de productividad, las opiniones difieren. Google Workspace se ha diseñado para satisfacer las necesidades de los clientes empresariales y establecerse como un serio competidor de Microsoft Office en este segmento.
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Tanto los productos de Office de Google como los de Microsoft siguen el mismo enfoque: las empresas deben ser capaces de realizar el mayor número posible de tareas con las soluciones de sus suites sin necesidad de utilizar aplicaciones de terceros.
Si se observa la cartera de productos de los dos paquetes de aplicaciones empresariales, puede verse que el alcance funcional es en gran medida el mismo. Sin embargo, una característica que hace único al producto de Microsoft es la opción de descarga.
Almacenamiento en la Nube
Para Mircrosoft 365, Microsoft confía en el servicio de alojamiento de archivos OneDrive. Mientras que Microsoft pone 1 terabyte (TB) de almacenamiento en la nube a disposición de todos los usuarios de Microsoft 365, el volumen de almacenamiento disponible en Google Workspace depende de la versión del producto que se utilice: se pueden adquirir entre 30 GB y 5 TB por usuario.
Colaboración
La respuesta de Google a Skype for Business o Microsoft Teams es el servicio de videoconferencia Google Meet. Tanto con Google Workspace como Microsoft 365 pueden implementarse páginas corporativas internas y otras aplicaciones de intranet con la misma profesionalidad.
Correo Electrónico
Los usuarios de Microsoft 365 gestionan su tráfico electrónico en el programa cliente Outlook o en la aplicación web Outlook on the web, incluso en dispositivos móviles. Al contrario que la cuenta gratuita de Google, la cuenta de correo para clientes de Workspace se muestra con una interfaz libre de publicidad y con dominio personalizable. El servicio incluye direcciones de correo electrónico personalizadas con dominio propio, acceso flexible desde cualquier lugar, solución de calendario y escritorio, función de archivo y mucho más.
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Seguridad
Todos los servicios en la nube de Microsoft cumplen con los Service Organization Controls Standards para la seguridad operativa (SOC 1, 2 y 3), que prevén la realización de controles anuales de la seguridad de los datos, la disponibilidad, el procesamiento de la integridad y la confidencialidad. Todas las herramientas en la nube de la gama de productos de Microsoft y las soluciones de Google cumplen con la HIPAA. A partir de otoño de 2024, Google dejará de admitir aplicaciones de terceros que solo utilicen contraseñas para la autenticación.
Ventajas y Desventajas Comparativas
Google Workspace puntúa especialmente bien por su independencia de dispositivos y la perfecta integración de sus aplicaciones web, que permiten trabajar desde cualquier lugar y dispositivo. Microsoft 365, por su parte, ofrece a los usuarios la ventaja de disponibilidad offline a través de aplicaciones de escritorio descargables, lo que puede ser especialmente útil para los usuarios que prefieren trabajar con software instalado.
Microsoft Dynamics 365 Business Central: Una Alternativa ERP
Si Holded ya no responde a las necesidades de tu empresa en crecimiento, Microsoft Dynamics 365 Business Central es la solución ERP más adecuada para ayudarte a escalar y optimizar tus operaciones. Microsoft Dynamics 365 Business Central es un conjunto de software empresarial que integra funcionalidades de ERP (planificación de recursos empresariales) y CRM (gestión de relaciones con clientes), disponibles tanto en entornos locales como en la nube. Es un sistema centralizado que conecta datos, trabajadores y procesos de toda la organización.
Funcionalidades Clave de Business Central
- Funcionalidad financiera avanzada: Ideal para empresas que manejan múltiples divisas, consolidación de cuentas, gran volumen de facturas y análisis financieros complejos.
- Escalabilidad y personalización ilimitada: Al estar basado en la nube de Azure, Business Central es altamente escalable, lo que significa que puede adaptarse a pymes, medianos y grandes sin sacrificar el rendimiento.
- Gestión avanzada de inventarios y cadena de suministro: Proporciona una gestión integral de inventarios, desde la optimización de stock hasta la gestión avanzada de almacenes con seguimiento de ubicaciones y la planificación de la demanda.
- Automatización de flujos de trabajo: Permite la automatización de tareas repetitivas y la creación de flujos de trabajo personalizados, lo que reduce la intervención manual y los errores humanos.
- Integración con Power BI y análisis predictivo: Permite crear reportes interactivos y visualizar datos en tiempo real.
- Soporte multinacional y multiempresa: Es una opción ideal para compañias con operaciones internacionales, ya que soporta múltiples divisas, diferentes legislaciones fiscales y la gestión de varias subsidiarias desde una única plataforma.
Inversión en Inteligencia Artificial (IA)
Uno de los aspectos más importantes que diferencia a Microsoft Dynamics 365 Business Central de Holded es la fuerte inversión de Microsoft en Inteligencia Artificial (IA). Business Central, con sus funcionalidades de inteligencia artificial (IA) integradas, ofrece un conjunto de herramientas avanzadas que optimizan la eficiencia operativa de las empresas.
Microsoft Dynamics 365 vs Salesforce
Microsoft Dynamics 365 está dirigido a medianas y grandes empresas, a menudo ya equipadas con el ecosistema de Microsoft. Salesforce es una especie de CRM todoterreno dirigido tanto a PYMES ambiciosas como a grandes empresas ultraestructuradas.
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Tabla Comparativa de Funcionalidades Clave
| Característica | Microsoft Dynamics 365 | Salesforce |
|---|---|---|
| Integración con Microsoft | Nativa (Outlook, Teams, SharePoint, Azure) | A través de conectores |
| Personalización | Power Apps y Power Automate (low-code) | Flow Builder y Apex (más complejo) |
| Ecosistema de terceros | AppSource | AppExchange (más extenso) |
| Funciones especializadas | Field Service, ERP, Customer Service | Marketing Cloud, Service Cloud |
| Análisis | Integración directa con Power BI | Tableau + Einstein Analytics |
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 tiene dos planes principales: Essentials y Premium.
- Gran variedad de recursos para ayudar a los usuarios a comenzar con la aplicación, desde cursos de capacitación en línea y tutoriales en video, hasta un foro comunitario.
- Las integraciones con aplicaciones populares en análisis, comercio, finanzas y recursos humanos, están disponibles únicamente como complementos.
Microsoft Dynamics 365 puede implementarse tanto en la nube como localmente. La solución basada en la nube permite consolidar datos y apoyar el crecimiento empresarial sin grandes inversiones en infraestructura de TI.
Dynamics 365 proporciona herramientas esenciales para la gestión de procesos financieros, incluyendo cuentas por pagar y cobrar, conciliación bancaria, libro mayor, activos fijos y gestión del flujo de efectivo.
Business Central incluye herramientas para gestionar operaciones de ventas y servicios, incluida la gestión de clientes, pedidos de ventas y pedidos de servicios.
Administrar tareas y cronogramas es mucho más fácil gracias a las capacidades de administración de proyectos de Microsoft Dynamic 365. Con las funciones de planificación de proyectos, puede crear planes de proyecto, definir tareas y cronogramas, y asignar recursos. Asigne tareas al trabajador ideal según su horario y habilidades. Fácil seguimiento de los gastos asociados con sus proyectos y control del presupuesto.
Microsoft Dynamics 365 tiene todo lo que necesita para gestionar su cadena de suministro. Proporciona una descripción general completa de la visibilidad de su cadena de suministro en zonas horarias y geografías. Para mejorar la eficiencia, los usuarios pueden realizar mantenimiento predictivo, obtener información sobre el taller y las operaciones de los equipos, y sincronizar la logística.
La plataforma ofrece paneles de control y KPI en tiempo real, con información sobre presupuestos, pronósticos y asignación de recursos. Además, permite generar informes financieros y análisis personalizados, facilitando la toma de decisiones informadas.
Dynamics 365 incluye características de seguridad avanzadas, como la seguridad basada en roles, cifrado estándar de la industria y autenticación multifactor.
Costes de Google Workspace y Microsoft 365
Es fundamental considerar los costos asociados con cada suite.
Coste de Google Workspace
- Google Workspace Business Starter: Alrededor de 6€ por usuario al mes. Incluye 30 GB de almacenamiento por usuario, soporte 24/7 y todas las aplicaciones principales.
- Google Workspace Business Standard: Alrededor de 12€ por usuario al mes. Incluye 2 TB de almacenamiento por usuario (o ilimitado para 5 o más usuarios), funciones de seguridad y administración mejoradas, y todas las aplicaciones principales.
- Google Workspace Business Plus: Alrededor de 18€ por usuario al mes. Incluye 5 TB de almacenamiento por usuario (o ilimitado para 5 o más usuarios), funciones avanzadas de seguridad y cumplimiento normativo, y todas las aplicaciones principales.
Coste de Microsoft 365 para empresas
- Microsoft 365 Business Basic: Alrededor de 5,60€ por usuario al mes. Incluye servicios en la nube como Exchange Online, SharePoint Online y Microsoft Teams, así como acceso a las aplicaciones web de Word, Excel y PowerPoint.
- Microsoft 365 Business Standard: Alrededor de 11,70€ por usuario al mes. Además de incluir los servicios en la nube mencionados en el plan Basic, también ofrece acceso a las aplicaciones de escritorio de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher y OneNote.
- Microsoft 365 Business Premium: Alrededor de 20,60€ por usuario al mes. Incluye todos los servicios y aplicaciones mencionados en los planes Basic y Standard, además de características de seguridad y administración avanzadas, como protección contra amenazas y gestión de dispositivos.
¿Qué Elegir si eres Emprendedor?
Como emprendedor, la elección entre Google Workspace y Microsoft 365 dependerá de tus necesidades específicas y preferencias individuales. Ambas suites ofrecen herramientas sólidas de productividad y colaboración, pero tienen algunas diferencias clave que debes considerar al tomar tu decisión.
Si estás familiarizado con las herramientas de Microsoft, como Word, Excel y PowerPoint, y prefieres una interfaz más tradicional, es posible que te sientas más cómodo con Microsoft 365. Si valoras la familiaridad y la integración con el ecosistema de Microsoft, Microsoft 365 puede ser la elección adecuada para ti.
Por otro lado, si prefieres una experiencia de usuario más intuitiva y minimalista, Google Workspace podría ser la opción adecuada. Si valoras la colaboración en equipo, la accesibilidad en la nube y una interfaz más simplificada, Google Workspace podría ser la elección adecuada para ti.