Las empresas o unidades económicas de producción, están obligadas a llevar su contabilidad, según unas normas, y cumplir unos plazos determinados. Si has decidido emprender y crear una empresa estás sujeto a cumplir con las obligaciones contables del empresario. La normativa española obliga al empresario a llevar una contabilidad adecuada conforme a determinadas normas con el objetivo de poder controlar la actividad empresarial e informar a las autoridades competentes. Es decir, cumplir con las obligaciones contables es esencial para la supervivencia y el crecimiento de cualquier empresa.
La normativa contable básica, según la legislación mercantil española, se encuentra recogida en la Ley de Sociedades Anónimas, el Código de Comercio, el Reglamento del Registro Mercantil, la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada y el Plan General de Contabilidad. Para regular dicho proceso deben cumplirse las normas del Plan General Contable y el Código de Comercio.
La obligación contable se basa en respetar las normas específicas para llevar la contabilidad ordenada y sistemática de una empresa. Todo esto se aplica con el objetivo de poder conocer por parte de los empresarios, clientes o acreedores el estatus financiero de la empresa.
Con carácter general, la contabilidad sirve para registrar, clasificar, analizar y auditar la información financiera de una empresa. La contabilidad es una ciencia y una técnica que aporta información de utilidad para el proceso de toma de decisiones económicas.
Entre las principales obligaciones contables que una pyme tiene en España en la actualidad, cabe destacar las de llevar una contabilidad completa según el Código de Comercio, legalizar los libros contables en el Registro Mercantil y presentar las cuentas anuales.
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Llevanza de la Contabilidad
El artículo 120 LIS indica que los contribuyentes de este impuesto deberán llevar su contabilidad, de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen. En el Código de Comercio indica en su articulo 28 que los empresarios tienen la obligación de llevar al día un libro diario, un libro de inventarios y cuentas anuales.
El Código de Comercio indica que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. En cuanto a la forma de llevanza de la contabilidad el artículo 29.1 del Código de Comercio, expone que todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables.
La Ley establece para los empresarios, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, la obligación de llevar la contabilidad conforme a lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen.
Obligaciones contables de una empresa:
- Llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones: hablamos de compras, ventas, gastos…
- Elaborar de forma periódica unos balances e inventarios.
Para lograrlo, el empresario debe llevar un libro de Inventarios y Cuentas anuales y un Diario. En cuanto a la persona encargada de llevar la contabilidad, será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de los empresarios.
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El contable o el profesional encargado de llevar la contabilidad de una empresa es el responsable de seguir y adaptar los requisitos del Plan General Contable (PGC) para dar una imagen real de la situación empresarial. Las PYMES pueden optar por una versión abreviada del PGC mientras que las demás deberán optar por la versión “ordinaria”.
Libros Obligatorios
Son varios los libros contables que una empresa debe llevar al día y cada uno se encarga de registrar una información concreta. Todas las empresas tienen la obligación de llevar libros contables. Los más importantes son el libro diario y el libro inventario y cuentas anuales.
Libro Diario
En el que se anota cronológicamente, día a día, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial. En este se registran las operaciones que se realizan en la empresa cada día. Este libro debe abrirse con el balance inicial detallado de la empresa (primer estado contable), transcribiendo con una periodicidad al menos trimestral, con sumas y saldos, los balances de comprobación (segundo estado contable). El último estado contable, al cierre de cada ejercicio contiene las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estados de cambio en el patrimonio neto, estados de flujo de efectivo y la memoria.
Registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Hablamos de libro en el que se anotan diariamente los importes de todas las operaciones que haya realizado una empresa, de tal forma que la actividad empresarial queda registrada cronológicamente a través de asientos contables según se vayan haciendo a lo largo del día.
Para que no pierdas ni un detalle del día a día de tu empresa es muy importante que tu asesor te ofrezca alguna herramienta donde puedas visualizar los estados financieros de tu entidad.
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Libro de Inventario y Cuentas Anuales
Por otra parte, el Libro inventario y las cuentas anuales es un documento contable formado por los siguientes documentos: Balance inicial detallado de la empresa, balances de sumas y saldos de comprobación con una periodicidad trimestral como máximo, inventario de cierre de ejercicio, y un ejemplar de las cuentas anuales. Se elaboran el último día del ejercicio económico de la empresa tomando como base dicho periodo. El inventario es una relación detallada de los bienes de la empresa.
Las cuentas anuales, compuestas a su vez más documentos contables, están formadas por:
- El Balance de situación: se compone del activo, pasivo y del patrimonio neto de la empresa.
- La Cuenta de pérdidas y Ganancias: ingresos y gastos de la empresa durante el ejercicio anual.
- El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto”(ECPN): recoge los cambios en el patrimonio neto, variaciones en las diferentes masas patrimoniales y las causas de dichas variaciones.
- El “Estado de Flujos de Efectivo” (salvo excepciones): informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios.
- La Memoria: es el documento que completa y amplía la información contenida en otros documentos que integran las cuentas anuales.
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abre con el balance inicial y trimestralmente se transcriben en él los balances de sumas y saldos. Anualmente recoge el inventario de cierre y las cuentas anuales del ejercicio.
Legalización de los Libros Contables
Además, una empresa debe conocer que estos libros deben legalizarse en el Registro Mercantil de su domicilio. Legalización de los libros contables: los libros obligatorios se legalizarán por Internet con certificado electrónico. Es una obligación impuesta por la normativa española que, en caso de no cumplir con ella, acarrea sanciones y multas.
Formulación de las Cuentas e Informe de Gestión
Además, la normativa española impone la obligación de elaborar el llamado “informe de gestión”. Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de 3 meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.
Obligación de Consolidar | ¿Tienes un Grupo de Empresas?
Si tienes un grupo de empresas te interesa saber si tienes (o no) obligación de presentar cuentas anuales consolidadas. Estarás obligado si durante 2 ejercicios consecutivos el grupo cumple dos de estos límites:
- El total de las partidas del activo del balance es superior a 11.400.000 euros.
- El importe neto de la cifra anual de negocios es superior a 22.800.000 euros.
- El número medio de trabajadores es superior a 250.
Conservación de Libros
Conservación de los libros: la Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo. El plazo de conservación se aplica igualmente en caso de cese del empresario.
En resumen, para cumplir con la ley, la empresa debe registrar los movimientos, de forma cronológica, que afecten directamente al patrimonio de la empresa. En el caso de los autónomos, aunque no estén obligados a hacerlo, pueden llevar su contabilidad igual. Aun así, están obligados a llevar registro de sus ingresos, que serían sus facturas emitidas y sus gastos, siendo estos las facturas recibidas.
En la mayoría de estos gastos, en el momento de la transacción, se facilita una factura, la cual tendrá que cumplir unos requisitos como nos indica el apartado de contenido de la factura de la Agencia Tributaria. Todos estos gastos no solo llegan a través de las facturas, sino que es posible que lleguen a través de cargos a la cuenta corriente. Otro de los gastos a tener en cuenta y registrar, son las comisiones bancarias. El cual sirve para ver si los modelos fiscales presentados coinciden con lo introducido en la contabilidad y sacar a la luz posibles despistes y/o olvidos.
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