Obligaciones Laborales para Emprendedores en España

Emprender un negocio en España implica afrontar retos económicos y estratégicos, pero también es crucial atender a los aspectos legales desde el inicio para evitar fracasos. Para emprender con éxito, no basta con una buena idea. Es imprescindible conocer y cumplir con la normativa legal para evitar sanciones y conflictos.

Estructura Legal Adecuada

Seleccionar la estructura legal adecuada es clave para el éxito del negocio. En España, los emprendedores pueden operar como autónomos o constituir una sociedad. Ser autónomo es más sencillo, pero implica responsabilidad ilimitada, es decir, el empresario responde con su patrimonio personal.

En cambio, una Sociedad Limitada (SL) protege el patrimonio personal, aunque requiere un capital mínimo de 3.000 euros. Cada opción tiene implicaciones fiscales y administrativas. Antes de elegir, es importante evaluar factores como la inversión inicial, la responsabilidad que se desea asumir y las expectativas de crecimiento.

Ejemplo: Un emprendedor lanza un negocio de comercio electrónico como autónomo. Tras un problema con un proveedor, acumula deudas y debe responder con su patrimonio.

Contratos Sólidos

Todo negocio necesita contratos sólidos para evitar malentendidos. Los contratos protegen a las empresas de disputas legales y establecen derechos y obligaciones claras. Un pacto de socio define las funciones y responsabilidades de cada socio, mientras que un contrato con proveedores establece plazos y condiciones de pago.

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Además, los términos y condiciones de venta de la web dan confiabilidad al cliente al tiempo que también protegen al emprendedor en caso de reclamaciones. Un error frecuente es no incluir cláusulas sobre resolución de conflictos. También es común utilizar términos ambiguos que pueden generar interpretaciones erróneas.

Obligaciones Fiscales

El desconocimiento de las obligaciones fiscales puede derivar en sanciones y recargos por parte de Hacienda. Los autónomos deben declarar el IRPF trimestralmente, mientras que las sociedades pagan el Impuesto de Sociedades anualmente. Para evitar problemas con Hacienda, es esencial llevar una contabilidad ordenada y presentar las declaraciones dentro de los plazos legales.

El IVA es un impuesto que se aplica en bienes y servicios en toda España. La autoliquidación del IVA en autónomos se presenta normalmente cada 3 meses, aunque también se puede hacer de forma mensual.

Calendario Fiscal

Algunas fechas clave para la presentación de impuestos son:

• Hasta el 21 de enero: Retenciones e ingresos por rendimientos de trabajo y actividades económicas, IVA de diciembre.
• Hasta el 30 de enero: Pagos fraccionados de la Renta.
• Hasta el 22 de abril.
• Hasta el 26 de junio.
• Hasta el 1 de julio.
• Hasta el 22 de julio.
• Hasta 31 de diciembre.

Protección de Datos

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) establecen normas estrictas para el manejo de información personal y datos especialmente sensibles de clientes, proveedores…. Toda empresa debe publicar una política de privacidad clara en su página web. También es obligatorio obtener el consentimiento de los clientes antes de recopilar sus datos.

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Ejemplo: Una tienda online envía correos promocionales sin el consentimiento de los usuarios.

Propiedad Intelectual

Registrar el nombre y logotipo de la empresa evita que terceros los utilicen sin permiso. El registro de marca se realiza en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). Además, si el negocio genera contenido o desarrollos tecnológicos, es recomendable registrar los derechos de autor o solicitar una patente.

Aquí un ejemplo de lo que pasan muchos emprendedores creativos, como diseñadores de joyas, no registran su marca desde el principio, lo que puede generar problemas si terceros intentan aprovecharse de su identidad.

Legislación Laboral

El desconocimiento de la legislación laboral puede generar sanciones y conflictos con empleados. Toda empresa debe formalizar contratos laborales y pagar las cotizaciones a la Seguridad Social. Cumplir con estas obligaciones básicas no solo es una cuestión legal, sino también un compromiso ético y social.

Las modificaciones legislativas que se han ido poniendo en marcha en los últimos años han hecho que los autónomos y negocios tengan que cumplir con más obligaciones en materia laboral. La Inspección de Trabajo puede sancionar a aquellas empresas que no cumplan con la normativa, por lo que es crucial estar al día con todas las exigencias.

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Obligaciones Laborales Esenciales

1. Seguro de accidentes convenio.
2. Control horario y registro de jornada.
3. Prevención de riesgos laborales y reconocimiento médico.
4. Registro salarial/retributivo.
5. Calendario laboral.
6. Protocolo de acoso.
7. Acuerdo de teletrabajo.
8. Protección de datos.
9. Plan de igualdad (para más de 50 empleados).
10. Reserva de empleo para trabajadores con discapacidad (para más de 50 empleados).

A continuación, detallamos las principales obligaciones laborales para empresas, vigentes en 2024, diferenciando aquellas que aplican a empresas de más de 50 trabajadores y las que son obligatorias para todas, sin importar su tamaño.

Obligaciones Laborales Independientemente del Número de Trabajadores en la Empresa

Todas las empresas, están sometidas a una serie de obligaciones laborales de obligado cumplimiento.

• Registro Retributivo: Desde el 14 de abril de 2021, todas las empresas están obligadas a contar con un registro retributivo que garantice la igualdad salarial entre hombres y mujeres. El registro retributivo debe incluir los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de la plantilla, desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor. Los datos deben presentarse en términos de salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales, tanto anuales como mensuales. Este registro debe actualizarse anualmente y ajustarse al finalizar cada año según los salarios percibidos por la plantilla.
• Registro de Jornada: El registro de jornada tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de la normativa sobre tiempo de trabajo y horas extraordinarias. Deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador, incluyendo las pausas.
• Protocolo de Acoso: Todas las empresas deben contar con un protocolo de prevención del acoso laboral. El objetivo es definir unas pautas con tal de poder identificar situaciones donde se produzca acoso.
• Acuerdo de Teletrabajo: Si los empleados trabajan en modalidad de teletrabajo, la empresa debe formalizar un acuerdo por escrito antes de que inicien esta modalidad. También se debe comunicar determinados datos del acuerdo al SEPE. El trabajo a distancia hace referencia a aquella actividad laboral que se realiza de manera regular en el domicilio del trabajador o en el lugar elegido por este, durante toda o parte de la jornada.
• Calendario Laboral: Una vez elaborado, el calendario laboral debe ser publicado y puesto a disposición de todos los trabajadores.
• Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo: La empresa debe comunicar la apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral competente de la comunidad autónoma donde se ubique el centro. El centro de trabajo deberá cumplir con las disposiciones mínimas de seguridad y salud establecidas en el Real Decreto 486/1997.
• Plan de Prevención de Riesgos Laborales: Todas las empresas deben contar con un plan de prevención de riesgos laborales, que asegure la seguridad de sus empleados y que aborde tanto riesgos físicos como psicosociales (salud mental).
• Protocolo de Desconexión Digital: Todas las empresas deben implementar un protocolo de desconexión digital, según la Ley 10/2021. Este protocolo asegura que los empleados respeten su tiempo de descanso y no sean contactados fuera de su jornada laboral.
• Protección de Datos: Obtener el consentimiento expreso de las personas para realizar el tratamiento de sus datos e informarlas acerca de qué va a suceder con ellos. Como se recoge en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, desde 2023, las empresas de más de 50 trabajadores deben contar con un buzón que permita a los empleados, o a cualquier persona que haya mantenido alguna relación laboral o comercial con la empresa, denunciar infracciones administrativas o penales que detecten en la empresa de manera segura.

Obligaciones Laborales Adicionales para Empresas de 50 o Más Empleados

Aquellas con más de 50 empleados tienen responsabilidades adicionales, como los planes de igualdad, LGTBI, y la creación de comités de seguridad y salud.

• Plan de Igualdad: Las empresas con 50 o más empleados deben tener un plan de igualdad activo. Según establece el propio servicio del Ministerio de Igualdad, en función de este diagnóstico se elaborará el conjunto de medidas, "evaluables y tendentes a alcanzar en la empresa la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres”, que conformarán el plan. Las empresas de 50 o más empleados han visto sus obligaciones laborales crecer ampliamente en los últimos dos años, aumentando la carga de trabajo para los negocios con asalariados. En el siguiente enlace se encuentra habilitado un servicio de asesoramiento del Gobierno a empresas en materia de planes de igualdad.
• Plan LGTBI: Con la Ley 4/2023, todas las empresas con más de 50 empleados deben implementar un plan LGTBI que garantice la no discriminación de personas del colectivo en el entorno laboral. Las empresas de más de 50 trabajadores deberán incluir en sus protocolos de actuación contra el acoso un conjunto de medidas y recursos específicos contra la violencia hacia este colectivo, legislado por la Ley 4/2023.
• Canal de Denuncias: Las empresas de más de 50 trabajadores están obligadas a tener un canal de denuncias para cumplir con la Ley de Protección del Informante. El canal de denuncias se estableció en la Ley 2/2023 para las empresas con más de 50 empleados. Se diseñó así para favorecer la protección del denunciante y debe ser gestionado por un responsable o entidad independiente, ya sea externa o interna, para gestionar las denuncias. Según detalló San José, este canal está concebido así con la finalidad de “proteger al denunciante y que no existan represalias”. Con ello, se permite denunciar infracciones a trabajadores y antiguos empleados, ”tanto si les afectan directamente, como a otros”.
• Reserva de Empleo para Trabajadores con Discapacidad: Estas empresas deben reservar un 2% de sus plazas para personas con discapacidad.
• Comité de Seguridad y Salud: La creación de un comité de seguridad y salud es obligatoria para empresas con más de 50 empleados.

Sanciones por Incumplimiento

En caso de que se produzca el incumplimiento de todas las obligaciones o alguna de ellas, podría implicar ciertas sanciones para la compañía. La Ley 10/2021, de Trabajo a Distancia, aprobada el 9 de julio de 2021, modificó el artículo 40 de la LISOS, que regulaba las cuantías de las sanciones a las empresas. Estas modificaciones supusieron un aumento de las multas impuestas a las empresas por incumplimientos laborales en una media del 20%.

En el caso de las leves, la multa oscila entre los 70 y los 750 euros por incumplimientos que afecten a obligaciones formales o documentales. Respecto a las graves, encontramos cómo la cuantía se halla entre los 751 y los 7.500 euros. El hecho de transgredir los derechos de información, audiencia, consulta, crédito de las horas retribuidas, locales y tablones de anuncios de representantes de los empleados.

Por último, encontramos las multas muy graves, que son las que contemplan la cuantía de multa más elevada: de 7.501 a 225.018 euros. El acoso sexual, incumplir las cláusulas normativas sobre materia sindical que se establecen en convenio, actos del empresario del derecho de huelga que se consideren lesivos, el acoso sexual, por razón de origen racial o étnico, religioso o convicciones, discapacidad, edad u orientación sexual.

Gestión de Recursos Humanos

En el dinámico entorno empresarial actual, gestionar recursos humanos implica no solo reclutar talento y maximizar la productividad, sino también cumplir con una serie de obligaciones legales y éticas. Por ello, con tugesto es posible cumplir con las obligaciones laborales en la empresa. Digitaliza tu gestión de RR.HH. Disponer de un software de recursos humanos es fundamental para automatizar los procesos en nuestro negocio. Gracias a él, contaremos con la automatización de nóminas y seguros, el portal del empleado y un asesoramiento integral de nuestros profesionales.

Las obligaciones laborales varían en función del tamaño de la empresa, pero todas las empresas deben estar preparadas para pasar una Inspección de Trabajo.

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