En el mundo empresarial, la estructura y la organización son claves para el éxito, y los organigramas se erigen como herramientas esenciales. Conocer a las personas que conforman la empresa y entender qué parte ocupa cada una de ellas en la compañía es fundamental.
El organigrama es un esquema organizacional que representa gráficamente la estructura interna de una empresa. Es especialmente útil para el departamento de Recursos Humanos porque ayuda a analizar de manera más sencilla la situación de la empresa, así como los departamentos o áreas que la componen. Es justamente el área de RR.HH. la encargada de su elaboración.
Tener un organigrama con todos los trabajadores de una empresa resulta muy útil para visualizar de manera clara y rápida la estructura interna, los roles y los diferentes equipos y departamentos. No importa si la empresa es grande o pequeña, contar con un organigrama será una buena solución para organizarse, y ya sabemos que la organización empresarial es clave para cumplir objetivos (y cumplirlos de la mejor manera posible).
Elementos Clave de un Organigrama
No todos los elementos han de aparecer de manera obligatoria en nuestro organigrama, ya que cada uno tiene que adaptarse a la estructura y necesidades de las distintas empresas, y reflejar los cargos de la mejor manera posible. Estos son los elementos comunes:
- Altos Directivos: La cúpula de la empresa.
- Mandos Intermedios: Estos son los mandos intermedios de la empresa, y hacen de puente entre los altos directivos y los trabajadores que están a cargo de llevar a cabo acciones que afectarán directamente a la empresa.
- Trabajadores: Trabajadores que están en contacto directo con las funciones de la empresa propiamente dichas.
- Staff de Apoyo: En muchas ocasiones estos trabajadores no forman parte completamente de la empresa, sino que se subcontrata. Es decir, es personal que ayuda a conseguir los objetivos empresariales, pero no es necesario que forme parte de la plantilla.
¿Cómo Crear un Organigrama Efectivo?
Porque cada organigrama es diferente, primero se tienen que definir lo que se quiere reflejar en él.
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- División por Departamentos: Para poder visualizar a la empresa en equipos de trabajo, se comienza por dividir en departamentos según las funciones que cada equipo se encargue de llevar a cabo.
- Asignación de Responsabilidades y Tareas: Para tener una mejor idea de los roles y las implicaciones de cada trabajador en cada proyecto, se recomienda asignar responsabilidades y tareas. Con esto nos referimos a las obligaciones concretas de cada trabajador, cuántos niveles de mando existen y por cuántas personas tienen que pasar qué trabajo a otras.
- Definir Niveles de Mando: Esto es, el control que los miembros del equipo con mayor nivel de mando tengan sobre los integrantes que están a su cargo, y cuántos son estos.
- Representación Completa: Lo más importante del organigrama empresarial es que todo el mundo esté representado; así que necesitamos incluir hasta el último de los trabajadores.
- Estructura Jerárquica: O, dicho de otra manera, de arriba a abajo. Empezar por el CEO y sigue por el Director Ejecutivo y los responsables de los departamentos, los mandos intermedios y así hasta llegar a todos los integrantes de la empresa.
Tipos de Organigramas
Son cuatro los tipos de organigramas de empresa más comunes. Cada uno representa las diferentes formas en que una empresa funciona.
- Organigrama Funcional: Es el más común y consiste en ir desde arriba hacia abajo, es decir como una jerarquía.
- Organigrama Horizontal o plano: Se desarrolla de izquierda a derecha y no suele mostrar niveles de gestión.
- Organigrama Mixto: Como su nombre lo dice este tipo de organigrama es una combinación del organigrama vertical y horizontal.
- Organigrama Matricial: Entraña una mayor complejidad que el modelo jerárquico, porque los miembros del equipo trabajan con otros de diferentes departamentos y rinden cuentas a varios directivos.
Beneficios de Implementar un Organigrama
Un organigrama de una empresa permite analizar de manera ordenada todas y cada una de las estructuras de la organización representada.
- Coordinación: Un organigrama permite conocer información esencial del funcionamiento de la empresa para coordinar distintos aspectos del negocio y proyectos que se quieran llevar a cabo.
- Detección de Fallos: Permite detectar fallos en la estructura con la que se organiza la empresa y, con su mejora, optimizar las funciones.
- Mejora en la Distribución de Autoridad: Facilita la mejora de la distribución de la autoridad. Puede que un trabajador tenga demasiados filtros de aprobación para hacer una tarea sencilla, o puede que haya problemas de comunicación por parte de algún líder.
- Claridad: Aportar claridad.
- Comunicación: Mejorar la comunicación.
- Entender la jerarquía: La dirección puede ver cómo se organizan los equipos y cuál es su rol en la empresa.
- Señalar las áreas de mejora: Permite detectar fallos en la estructura con la que se organiza la empresa y, con su mejora, optimizar las funciones.
Plantillas y Herramientas para Crear Organigramas
¿Es factible llevar el organigrama empresarial en una plantilla para rellenar? Claro que sí, una plantilla de organigrama es una manera fácil de controlar la estructura de la organización sin que pierdas tiempo en elaborar una desde cero.
Se recomienda usar plantillas de organigramas en Word o Power Point para empresas pequeñas o que se encuentran en una etapa inicial ya que la actualización de la información puede ser tediosa cuando se trata de empresas grandes o con mucha cantidad de trabajadores.
Existen diferentes herramientas online para crear organigramas. Tanto gratuitas como de pago:
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- Lucidchart: Con un pack de funcionalidades muy completo, que permite importar datos desde otras aplicaciones para crear organigramas interactivos de forma rápida. Cuenta con una versión gratuita con ciertas funciones limitadas, que puedes desbloquear accediendo a sus planes de pago.
- Canva: Un generador de organigramas con plantillas que permite crear diseños tan completos como sea necesario. Siempre bajo un sistema de arrastrar y soltar, que acelera el tiempo de ejecución y creación de los gráficos.
- Creately: Tiene la particularidad de que se pueden trabajar los organigramas online.
- Edraw Orgcharting: Con el potente e innovador software de organigramas, Edraw Orgcharting, todo el proceso de crear un organigrama será sencillo y rápido. Edraw Orgcahrting también te permite importar y exportar los archivos de datos para establecer la estructura organizativa.
Consideraciones Adicionales
En toda empresa existe un conjunto de relaciones humanas que van más allá de lo que marca el organigrama. En cierto modo, aunque no estén representadas en él, lo condicionan. Al trazar un organigrama, hay que considerar siempre la influencia recíproca entre lo formal y lo informal.
En toda empresa el organigrama está sujeto a cambios. Sin embargo, las grandes empresas tienen más recursos para afrontarlos. Por eso en las pymes es especialmente recomendable bosquejar posibles organigramas futuros.
En una pyme, una jerarquía con muchos niveles es muy complicada. Sin embargo, añadir niveles evita que demasiados empleados se sitúen en los puestos elevados. El precio que hay que pagar por cada nivel jerárquico añadido es que las órdenes y reportes pueden transmitirse con más dificultad.
En ocasiones, resulta conveniente incorporar personal que no dé ni reciba órdenes de otros miembros de la plantilla. Es común que cada empleado tenga un único jefe.
Normalmente, se trata de profesionales con gran conocimiento técnico especializado y que están en permanente contacto con el análisis de la organización y su entorno exterior.
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En primer lugar, debemos saber cuál es el tamaño de la plantilla que podemos tener. Por otro lado, consideraremos las diversas tareas que debemos realizar en la empresa. A continuación, asignaremos el conjunto de labores y responsabilidades de cada puesto.
Por lo general, debido al tamaño, las pymes no suelen disponer de muchos departamentos. Suele ser normal que cada uno de ellos cuente con las atribuciones que tendrían varios en una empresa más grande.
Sin embargo, la dotación de estructuras organizativas especializadas es uno de los grandes retos de las pymes. Son necesarias para incrementar la productividad y proyección de la empresa. Los departamentos se pueden crear por funciones, productos, países, procesos, etc. Puede ser distinto en cada una de las ramas del organigrama.
Una estructura con pocos niveles individualiza bastante las responsabilidades, ya que suele estar asociada a la existencia de un mayor número de departamentos más especializados y con funciones más concretas.
Es común que cada empleado tenga un único jefe. Eso es frecuente, por ejemplo, en empresas emergentes en las que puede haber una serie de responsables de áreas que se encargan de definir requerimientos y condiciones de la labor del conjunto de la plantilla.
El objetivo de las empresas es combinar diferentes modelos organizativos para adaptarse mejor a las necesidades cambiantes del negocio. La inteligencia artificial se está utilizando para analizar y optimizar la estructura organizativa.
En caso de que la empresa cuente con menos de 50 trabajadores, el organigrama deberá ser más sencillo y será más fácil de actualizar cualquier cambio. No obstante, esta herramienta no va a poder seguir el ritmo de crecimiento de la empresa, y si se crean más departamentos, equipos y se contratan a muchos más empleados o se abren nuevas oficinas, va a ser muy complicado ajustarlo.
Un riesgo común a todas las empresas cuya estructura organizacional va cambiando con el paso del tiempo -es decir, todas ellas- es el de no contar con un organigrama de una empresa permanentemente actualizado.
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