No hay negocio que no cuente con, al menos, un presupuesto anual de empresa. Es el pilar principal que controla gastos y beneficios, aunque es posible que sea la primera vez que te topas con él. Si es así, o si simplemente estás buscando una herramienta que te facilite su elaboración y gestión, tenemos lo que necesitas.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es un presupuesto anual de empresa?
- ¿Cómo funciona nuestra plantilla de presupuesto anual de una empresa?
¿Qué es un Presupuesto Anual de Empresa?
El presupuesto anual de empresa es el documento clave para establecer una serie de objetivos económicos a nivel de gastos y de ganancias en un plazo de un año. En él se recogen todas las operaciones que se van a llevar a cabo y los recursos que se emplearán, teniendo en cuenta todo lo que hace y abarca un negocio. Una planificación completa del año que, por supuesto, parte de estimaciones.
La precisión es fundamental en él, ya que permite tener una visión más clara de lo que se puede conseguir y lo que hará falta para ello. Por eso mismo, contar con una buena plantilla resulta indispensable.
¿Cómo Funciona Nuestra Plantilla en Excel para el Presupuesto de una Empresa?
La plantilla de presupuesto anual de empresa que te ofrecemos en Quipu hace que, mediante una interfaz intuitiva y muy personalizable, puedas tratar fácilmente todo lo necesario para llevar a cabo un presupuesto anual de empresa preciso, fiable y útil para coordinar el negocio. Nada más entrar en ella, en la primera pestaña encontrarás un resumen de todo su contenido y el acceso a las diferentes pestañas que la componen. Todas ellas se reparten entre las siguientes áreas principales: punto de vista financiero, operativo y de marketing.
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Punto de Vista Financiero
Sin contabilidad y finanzas no hay negocio, y mucho menos un presupuesto anual. Esta primera sección lo tiene presente, permitiéndote tratar no solo la Previsión de ventas, sino también el Plan financiero, Balance de situación, Flujo de caja y Cuenta de resultados.
- Previsión de ventas: Aquí puedes indicar, para cada producto o servicio, todas las previsiones de Unidades Vendidas, Coste Unitario de los Bienes y Precio Unitario para los próximos 3 años. Rellena las celdas en blanco, pudiendo añadir o eliminar filas para ajustar mejor a tu negocio (aplicando la modificación a cada apartado). Cuando rellenes los datos, obtendrás los resultados de Ingresos, Margen por Unidad y Beneficio Bruto automáticamente, al igual que la gráfica de unidades vendidas que hay al final.
- Plan financiero: Primero, debes rellenar el campo Supuestos Clave argumentando de dónde provienen las previsiones y qué objetivos se tienen, explicando los estudios de mercado hechos, historiales de resultados y otros factores que entren en juego. En caso de obtener financiación, se debe rellenar la sección Financiamiento con las fuentes de donde proviene, las cantidades a percibir y la inversión que se hará con ella. Todo, rellenando las respectivas casillas.
- Balance de situación: Todo negocio necesita el balance de situación para estudiar su situación financiera y elaborar una planificación, con las obligaciones y derechos contables pertinentes, para crecer. Lo que debes hacer en esta pestaña es rellenar los campos en blanco de Activos y Pasivo y Patrimonio Neto. Los valores totales se calculan solos.
- Flujo de caja: Aquí se muestra cuánto efectivo habrá disponible al final de año en el negocio. Para saberlo, debes rellenar las casillas en blanco de la sección Actividades Operativas (que puede dar un saldo positivo o negativo), la de Actividades de Inversión (que registra todas las inversiones llevadas a cabo por el negocio) y la de Actividades de Financiación.
- Cuenta de resultados: Este documento se usa para registrar las ganancias o pérdidas generadas por un negocio en un año, dando un claro indicativo de su estado real. Al rellenar esta pestaña, solo tienes que completar los campos en blanco de los apartados Ingresos, Costes de las ventas, Gastos de explotación, General y administración y los impuestos. Automáticamente, se te indicarán los beneficios brutos y el resultado neto, que son los valores que buscamos aquí.
Punto de Vista Operacional
Aunque hablemos de un presupuesto anual, es importante tener clara cuál es la propuesta del negocio, y para eso está esta sección. En ella, tendrás que completar estas pestañas: Visión general de la empresa, Problemas y soluciones, Oferta de productos y servicios, Calendario y métricas y Resumen ejecutivo.
- Visión general de la empresa: Aquí tienes que indicar en qué consiste la empresa, qué visión tiene y cuál es su perspectiva de futuro. Completa los campos que hay explicando también la estructura organizativa de la empresa, sus departamentos, los fundamentos del plan de negocio y los objetivos que hay.
- Problemas y soluciones: Para mejorar, hay que conocer los puntos débiles del negocio y saber cómo solventarlos. Para eso está esta pestaña, donde señalar cada problema y trazar los métodos a seguir para resolver cada uno de ellos.
- Oferta de productos y servicios: ¿Qué productos y/o servicios ofrece tu negocio? La respuesta debes darla aquí, aportando datos sobre los beneficios que dan al consumidor, su propuesta de valor, qué tecnología se necesita para hacerlos, qué precios tendrán y cómo se venderán. Puedes añadir todas las imágenes que desees.
- Calendario y métricas: Una empresa necesita un calendario para saber cuándo hay que cumplir determinados objetivos, es la mejor forma de determinar su viabilidad y estudiar su crecimiento. Solo tienes que rellenar los campos que hay en las secciones Calendario, Hitos e Indicadores Clave del Rendimiento. Es la mejor forma de controlar el rendimiento del negocio.
- Resumen ejecutivo: Las claves que definen el negocio y el plan que se quiere seguir deben quedar registradas en esta pestaña. Así, además de concretar su propuesta, se refleja también qué lo hace interesante y qué lo hace viable.
Punto de Vista Marketing
El marketing es un buen añadido al presupuesto anual, ya que en él se indica el público al que se orientan productos y servicios, el nivel de la competencia o las estrategias para conseguir ventas. Todo eso influye en el presupuesto de una forma u otra, y se concreta en esta sección de la plantilla: Plan de marketing y ventas, Mercado objetivo, Análisis DAFO y Competencia.
- Plan de marketing y ventas: Qué canales se van a usar para llegar al público, qué medios se utilizarán, cómo será el mensaje, cómo se planteará la propuesta de valor… Todo esto se indica aquí, junto a los métodos de conversión y fidelización de consumidores y clientes, y acompañado además de costes, estrategias y objetivos.
- Mercado objetivo: No hay negocio que no tenga un mercado objetivo, marcado por una serie de consumidores con características comunes a los que se orienta el producto o servicio en cuestión. En esta pestaña, podrás definir los segmentos que quieras en tu mercado, con datos como el estatus social, los intereses, hábitos de gasto y más.
- Análisis DAFO: ¿Qué factores externos e internos influyen en el éxito de tu negocio? Eso es lo que debes indicar aquí, tratando fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Así, podrás definir mejor la estrategia de negocio que, a su vez, afectará al presupuesto.
- Competencia: Aquí, debes terminar con un análisis de la competencia de tu negocio, señalando competidores y qué ofrece cada uno para destacar, además de las alternativas que hay a lo que brindan. Además, puedes y debes indicar también qué ofrece tu negocio que destaque frente a sus propuestas.
Qué es Presupuesto
Un presupuesto es el documento donde el profesional le hace una propuesta al cliente que quiere contratar sus servicios. En este documento el profesional especifica de manera detallada todos los detalles y características que incluye dicho servicio, así como plazos de entrega e importe a pagar.
Es decir, en el presupuesto debe quedar claro en qué consiste exactamente el servicio que el cliente va a contratar, qué características incluye, los tiempos o calendario de actividad y la cantidad a abonar.
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Esos serían los datos imprescindibles, aunque más adelante te explicaré qué datos partes debes incluir en tu presupuesto.
Tipos de Presupuestos
A la hora de hablar de los tipos de presupuestos, hay que destacar que existen varias modalidad, pero me voy a centrar en los que hacen referencias a emprendedores, profesionales y freelances. Así, voy a mencionar tres tipos de presupuesto diferentes:
#1 Presupuesto Flexibles
Este tipo de presupuesto está abierto a posibles modificaciones, cambios o ampliaciones tanto en el servicio como en el presupuesto. No te lo recomiendo si trabajas como profesional ofreciendo tus servicios a terceros.
#2 Presupuestos Fijos
Por contra, este tipo de presupuesto es cerrado y no admite cambios, ampliaciones o modificaciones en el servicio. Es la modalidad que yo utilizo y te recomiendo si eres freelance. Como consejo, define muy bien las características de tu servicio, así como tus tarifas, para que luego no haya sorpresas.
En mi caso, si el cliente quiere ampliar las características del servicio una vez hemos empezado a trabajar, no hay problema. ¿Qué hago en ese caso? Muy sencillo. Amplío el presupuesto con un anexo o se hace uno nuevo incluyendo esos extras.
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#3 Presupuestos a Corto / Largo Plazo
Otro tipos de presupuestos son los que están condiciones por la duración de su validez o el tiempo estimado para la prestación del servicio. En este caso, encontramos dos opciones: presupuestos a corto y a largo plazo. Como consejo, te sugiero incluir en el presupuesto el período de validez del mismo.
Cómo Hacer un Presupuesto: Partes Imprescindibles
Llegados a este punto, seguro que estás haciendo preguntas del tipo ¿cómo hago mi presupuesto? ¿qué tengo que incluir? No te preocupes, aquí te voy a contar todas las partes que puedes incluir. He querido resumir las que considero fundamentales a la hora de elaborar un presupuesto, que son las siguientes:
- Introducción / Bienvenida. Es la portada de tu presupuesto, la primera impresión que se lleva el posible cliente. A mí me gusta poner aquí su nombre para personalizar cada propuesta.
- Presentación. Habla un poco de ti, de tu experiencia, tus puntos fuertes, etc. Nadie mejor que tú para venderte. No te extiendas demasiado, no es un curriculum. Con unas líneas que hablen bien de ti es suficiente.
- Servicios. Muestra qué haces, qué servicios prestas y cómo ayudar a tus clientes.
- Metodología. Cuenta cómo lo haces, cuál es tu forma de trabajo. Debes explicarle al cliente en qué consiste el proceso de trabajo cuando contrate tu servicio.
- Portfolio / Clientes satisfechos. Incluye logos de antiguos clientes, e incluso ejemplos de tus trabajos. Son un aval que da mucha confianza.
- Propuesta. Esta es una de las partes más importantes, aquí le haces tu propuesta al cliente en función de sus necesidades específicas. Es decir, en la propuesta debes recoger todos los detalles y características del servicio que le vas a ofrecer.
- Presupuesto. La parte económica, cuánto cuestan tus servicios, cuáles son tus tarifas u honorarios.
- Condiciones. Muy importante también. Debes dejar claro qué incluye y qué no incluye tu servicio, la forma de pago y facturación, las condiciones de devolución, revisiones si eres diseñador, etc.
- Cierre. No te olvides despedirte de tu posible cliente. Pon una frase motivadora, una fotografía creativa o simplemente tus datos de contacto, pero cierra bien tu presupuesto.
Por supuesto, no es necesario que las incluyas todas. Simplemente quería presentarte todas las opciones disponibles. Además, seguro que hay algunas más. Se trata de que seas creativo a la hora de presentar tu propuesta + presupuesto al cliente y convencerle :)
Ejemplos de Presupuesto si Trabajas Como Freelance
Ahora que ya sabes cuáles son las partes que no pueden faltar en un presupuesto, he recopilado varios ejemplos reales de colegas de profesión. De esta forma, puedes ver cómo son los presupuestos que entregan a sus clientes diferentes tipos de profesionales: fotógrafos, SEOs, copywriters, CMs, diseñadores...
- Diego Artola: Diego Artola es copywriter y utiliza una herramienta online (betterproposals.io) para generar sus presupuestos y enviárselos a sus clientes.
- Hugo Cotro: Hugo Cotro es consultor y asesor en marketing online y, como puedes ver en su presupuesto, incluye varias opciones o packs diferentes para sus servicios: básico, profesional y premium.
- Satur Galán: Satur Galán es consultor SEO y de marketing online. Lo primero, antes de crear y trabajar el presupuesto para una página web es acordar una reunión con el cliente, ya sea presencial o por videoconferencia. Muchos profesionales tienen un guión de preguntas para el cliente en esta reunión, así no se le queda nada importante en el tintero.
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