Al acercarse el momento de poner en marcha tu negocio, es crucial tener en cuenta una serie de requisitos esenciales para asegurar un emprendimiento productivo y exitoso. Para que crear una empresa o reorientar tu negocio no sea una carrera de obstáculos, te facilitamos esta atención integral en un único punto de atención.
Pasos Iniciales y Trámites Legales
Es fundamental dar de alta a la nueva empresa, es decir, dar de alta la actividad empresarial o profesional. Si no se da de alta la actividad no hay emprendimiento, ya que no se pueden emitir facturas, ni prestar servicios a terceros de forma legal.
1. Constitución Legal de la Empresa
Los autónomos deben darse de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos de la Seguridad Social, modelo TA 0521 que puede descargarse en la sede electrónica de la Seguridad Social, y también deben dar de alta la actividad en Hacienda (sede electrónica AEAT) cumplimentando el modelo 036/037 (declaración censal de empresarios y profesionales) o acudir a un punto de atención al emprendedor, más aconsejable en el caso de constitución de sociedades.
Este trámite puede hacerlo el propio emprendedor por Internet. Para ello, se debe rellenar el Documento Único Electrónico (DUE) y tramitar de forma electrónica la gestión del alta de la empresa para enviarlo a las administraciones pertinentes (Hacienda, Seguridad Social y Registro Mercantil en este caso).
En ambos casos, una vez cursada el alta de la empresa en los organismos correspondientes es posible que se requiera obtener licencias específicas según el tipo de negocio como la licencia de apertura o autorizaciones sanitarias.
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2. Declaración Censal ante la Agencia Tributaria
Con este documento la persona física o jurídica que ha puesto en marcha la empresa ofrece sus datos personales a la Agencia Tributaria dándose de alta en la actividad.
Para la declaración censal es necesario cumplimenta el modelo 036/037 de la Agencia Tributaria de forma previa al inicio de la actividad. En ese mismo modelo, las entidades solicitan la asignación del NIF (provisional o definitivo) y comunican u optan a los regímenes y obligaciones tributarias con respecto al IRPF, Impuesto de Sociedades o IVA.
La declaración se puede presentar en la Administración o en la delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal por vía telemática. Si no se realiza este trámite no es posible emitir facturas ni recibir pagos por la actividad y el emprendedor queda expuesto a la imposición de sanciones tributarias.
3. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)
Se trata de una tasa municipal que se encarga de gravar actividades económicas cuando existe establecimiento abierto vinculado a la actividad, que puede ser empresarial, artística o profesional. Cada contribuyente debe darse de alta en los epígrafes que más se ajusten a su actividad.
El alta es obligatoria y debe solicitarse como máximo en el plazo de un mes desde el inicio de la actividad, aunque se preste de forma ocasional, excepto las actividades agrícolas, ganaderas, forestales y pesqueras.
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No obstante, el alta no implica obligatoriamente el pago del impuesto. Las personas físicas están exentas de pago. Es obligatorio realizar este trámite, ya que si no se realiza se incurrirá en un procedimiento de comprobación tributaria que derivará en posible sanción.
4. Afiliación a la Seguridad Social
El empresario individual debe solicitar el alta en el régimen de autónomos. Por su parte, el Administrador de la sociedad o socio mayoritario de la sociedad que la ha constituido debe solicitar el alta en el régimen de autónomos societarios.
Para ello, actualmente y en apoyo al emprendimiento, se ha establecido la llamada tarifa plana que supone un coste reducido de la cuota durante el primer año de ejercicio de la actividad que, en determinadas circunstancias, puede extenderse al segundo año. Incluso algunas Comunidades Autónomas han establecido la llamada Cuota Cero.
Asimismo, en el caso de dar de alta a trabajadores en la empresa, la documentación a presentar para poder completar la solicitud de afiliación es la siguiente:
- Documento de afiliación (modelo TA-1). Solicitud de afiliación a la Seguridad Social, asignación de número de seguridad social y variación de datos.
- Documento de declaración de alta (modelo TA-2/S). Solicitud de alta, baja o variación de datos trabajador por cuenta ajena o asimilado.
- Fotocopia del Documento Nacional de Identidad del trabajador o, en caso de ser extranjero, del documento identificativo del mismo.
5. Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo
Cuando un emprendedor va a abrir un centro de trabajo tiene que informar de ello con carácter previo o en los 30 días siguientes a la apertura a la Dirección General de Trabajo o delegación que le pertenezca por zona.
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Si no lo hace se le puede imponer una sanción que será gradual en función de si la infracción es leve porque no se trate de una actividad o industria calificada como peligrosa, insalubre o nociva atendiendo a los procesos o sustancias que se manipulen o una infracción grave si se dan las anteriores circunstancias.
6. Licencia de Apertura y Actividad
La licencia de apertura y actividad son licencias municipales obligatorias para poder realizar actividades comerciales, industriales o de servicios en un local o establecimiento.
Se trata de un documento que da permiso para la actividad y confirma las buenas condiciones del espacio para su habitabilidad. Las únicas actividades exentas de estas licencias son aquellas profesionales, artesanales o artísticas que se realicen en el domicilio, siempre que no exista venta o atención directa al público y no se causen molestias a los vecinos.
Existen dos tipos de licencias en función de las actividades a desarrollar: inocuas y calificadas. El permiso de apertura se debe solicitar en el Ayuntamiento y se otorgará tras elaborar un informe técnico, pagar determinadas tasas municipales por dicha apertura y tener un visado de un técnico que confirme que el establecimiento cumple con la norma (prevención de incendios, accesibilidad, etc.).
También, según el servicio que preste la sociedad, se deben solicitar permisos obligatorios para tratar con productos sanitarios, mercancías peligrosas, etc. Además, si se van a realizar obras en el local se necesitará una licencia de obras.
7. Protección de la Propiedad Intelectual
Si la empresa desarrolla productos, marcas o tecnología innovadora es importante proteger los derechos de propiedad intelectual. Esto se puede hacer a través del registro de patentes, marcas comerciales o diseños industriales.
La protección de la propiedad intelectual permite evitar que otros copien o utilicen sin autorización dichas creaciones, lo que puede ser determinante para el éxito y la competitividad de la empresa.
8. Contratos y Acuerdos Legales
Es fundamental contar con contratos y acuerdos legales bien redactados para proteger los intereses comerciales. También es importante suscribir los seguros de responsabilidad civil que cubran los posibles riesgos y necesidades del negocio.
Estos pueden incluir contratos de arrendamiento, contratos de trabajo, contratos de distribución, acuerdos de confidencialidad y contratos de colaboración.
9. Obligaciones Fiscales y Contables
Toda empresa debe cumplir con sus obligaciones fiscales y contables. Esto implica llevar una contabilidad adecuada, presentar las declaraciones de impuestos correspondientes y pagar los impuestos y contribuciones sociales requeridos.
10. Protección de Datos y Privacidad
Es fundamental proteger los datos personales de clientes y empleados. Para ello, se debe cumplir con las leyes de protección de datos y privacidad como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.
Requisitos para Ser un Emprendedor de Éxito
Emprendedor puede ser todo aquel que tiene el firme propósito de serlo. Tienes que trabajar tanto tu actitud como tu aptitud:
- Actitudes: rasgos de personalidad.
- Aptitudes: conocimientos y habilidades.
El Foco en el Cliente
El primero de estos requisitos para ser emprendedor de éxito es el de tener una orientación adecuada. Es esencial conocer a tu cliente, identificar sus necesidades para poder satisfacerlas eficazmente.
Un emprendedor es esencialmente una persona orientada a sus clientes y a la satisfacción de sus necesidades o resolución de sus problemas. Todo en emprendimiento tiene su importancia pero el cliente debe ser el eje en torno al cual debe girar cual negocio.
Orientación a Objetivos
El segundo de los requisitos del emprendedor de éxito es el de ser alguien orientado al logro de objetivos. Por ello, el buen emprendedor se introduce en un proceso continuo de sustitución de objetivos alcanzados por otros nuevos.
El emprendedor es un soñador con los pies en el suelo y por ello sus objetivos han de ser a la vez ambiciosos y realistas. El conformismo no suele ser un buen compañero de viaje para un emprendedor.
Siempre en Acción: Ejecución
El emprendedor debe ser una persona de acción, alguien que ejecuta continuamente sin perder de vista la planificación. Concentra esfuerzos para llegar a los objetivos, evita la dispersión, evita la pérdida de tiempo, aprovecha el tiempo.
El emprendedor debe dar siempre un sentido a todo lo que hace. Elimina la “pereza” o el ya lo haré mañana. Pasa rápido de las ideas de los sueños a la acción. El emprendedor siempre avanza por donde puede, no se queda parado en una dificultad.
Perseverancia, Ilusión, Espíritu de Sacrificio
Otro de los requisitos para ser emprendedor de éxito es la constancia. Los resultados no llegan de la noche a la mañana. Por ello, la constancia, perseverar en los malos momentos es una característica indispensable en el emprendedor.
El emprendimiento es una carrera de obstáculos, previstos en algunos casos o sobrevenidos en otros. En ocasiones, proyectos poco brillantes alcanzan el éxito gracias al vigor con el que el emprendedor los lleva adelante. No conviene confundir perseverancia, ilusión y optimismo, siempre necesarios, con tozudez , “ceguera”, personas que no escucha y hace solo lo que ella quiere.
Esto requiere que el emprendedor posea un alto grado de seguridad en sí mismo y una creencia firme en su proyecto una vez que éste haya sido validado. El emprendedor es una persona que va aumentando su capacidad de trabajo y espíritu de sacrificio.
Asumir y Gestionar los Riesgos
El riesgo es un elemento consustancial del emprendimiento. Por tanto, entre los requisitos del emprendedor se encuentra el de ser capaz de gestionar el riesgo. Empieza por identificar el riesgo, tomando las medidas adecuadas para mitigar los daños, y ejecutar asumiendo y controlando las consecuencias de cada riesgo.
Creatividad e Innovación
La creatividad es una gran aliada del emprendedor ya que le permite por una parte encontrar soluciones imaginativas a problemas reales dentro y fuera de la organización y por otro le permite diseñar nuevas formas de satisfacer necesidades.
Comunicar y Convencer
Persuadir significa convencer y atraer voluntades hacia un fin concreto que en el caso del emprendedor no es otro que el de sacar adelante su proyecto captando todos los apoyos posibles: inversores, entidades financieras, proveedores, empleados, clientes, etc.
¡¡No confundir con persuasión ni con manipulación!!. Por todo ello, debe cultivar, sus dotes de comunicador y practicar un pitch eficaz para cada interlocutor.
Rodearse de Talento
El emprendimiento requiere de talento, y no siempre el emprendedor o sus socios poseen todos los conocimientos, ni dominan todas las herramientas y habilidades necesarias para desarrollar sus proyectos.
Por ello, el emprendedor debe ser alguien capaz de atraer talento, vale decir, incorporar a aquellas personas que cubran las carencias del emprendedor. Atraer talento significa atraer a los mejores y estos rara vez se encuentran en el entorno cercano en familiares o de amistades, hay que buscarlo más lejos.
Optimismo Realista
Todos los requisitos del emprendedor son importantes pero éste lo es especialmente. Los pesimistas no crean empresas porque siempre ven demasiados riesgos para empezar y lo dejan demasiado rápido.
Los excesivamente optimistas fracasan en sus intentos porque no testean previamente y no son conscientes de todas las dificultades que hay que superar. Hay un medio virtum que tienes que conseguir.
Perfeccionista vs. Chapucero
Los perfeccionistas tardan demasiado tiempo en llegar al cliente, “lo mejor es enemigo de lo bueno”. En el mundo del emprendimiento es mejor asegurar la medalla de bronce y dejar la de oro para otros por que es más importante llegar rápido al cliente que llegar perfecto.
Desarrollo de una Idea de Negocio
Desarrollar una idea de negocio puede ser una tarea emocionante, pero también puede ser abrumadora y compleja.
Pasos Clave para Desarrollar una Idea de Negocio Sólida
- Identificar una necesidad en el mercado que puedas resolver con ella.
- Realiza una investigación de mercado detallada para comprender mejor a tu público objetivo y sus necesidades.
- Define tu propuesta de valor. Debe ser clara y concisa. Debe explicar lo que ofreces y por qué es valioso para tus clientes.
- Identificar y definir a tu público objetivo. ¿Quiénes son tus clientes ideales? ¿Qué necesidades tienen?
- Crear un plan de negocio detallado. Un plan de negocio es esencial para definir los objetivos de la empresa, la estrategia para alcanzarlos y los planes financieros.
- Desarrollar un prototipo para validar tu idea de negocio.
- Realizar pruebas de mercado. Puedes realizar pruebas de mercado a través de encuestas, grupos focales, pruebas de usuario y otros métodos de investigación de mercado.
- Establecer la estructura legal adecuada para tu empresa.
- Establecer una estrategia de branding sólida y diferenciadora.
- Monitorear los resultados y ajustar la estrategia según sea necesario.
- Obtener feedback de los clientes y ajustar tu oferta en consecuencia.
- Mantener un enfoque constante en la mejora continua.
Herramientas y Consejos Adicionales
El plan de empresa es un documento en el que se explica con detalle una idea de negocio. El desarrollo de una idea de negocio exige controlar muchos factores, estructurar toda una serie de variables financieras, de producción, de distribución o de gestión de personal idealmente incorporadas en una sola plataforma.
Para poder hacer buen uso de ellas tienes que “bajarlas” desde la abstracción al mundo real. Un software original y muy productivo cuando das los primeros pasos del emprendimiento es Mindmeister, que permite generar mapas mentales y estimular lluvias de idea, los famosos brainstorming.
Otro servicio que resulta de gran ayuda y ofrece todo tipo de información y recursos sobre las marcas es la Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea.
Tabla Resumen de Requisitos Esenciales
| Requisito | Descripción | Importancia |
|---|---|---|
| Constitución Legal | Alta en Hacienda y Seguridad Social | Obligatorio para operar legalmente |
| Licencias y Permisos | Apertura, actividad, sanitarios | Asegura cumplimiento de normativas |
| Plan de Negocio | Estrategia, objetivos, finanzas | Guía para el éxito a largo plazo |
| Protección de Datos | Cumplimiento del RGPD | Protege la privacidad de clientes y empleados |
| Propiedad Intelectual | Registro de patentes y marcas | Protege creaciones de la empresa |
En especial, te recomendamos acudir al “Punto de Atención al Emprendedor - Ventanilla Única Empresarial” de tu Cámara de Comercio donde especialistas en orientación y tramitación te lo pondrán todo mucho más fácil. Y si lo que necesitas es modificar algún aspecto de tu negocio (desarrollando o cambiando de actividades; cambiando la sede, modificando la fiscalidad, incorporando nuevos socios, etc.), igualmente te recomendamos acudir al “Punto de Atención al Emprendedor - Ventanilla Única Empresarial” de tu Cámara de Comercio donde te asesorarán y te ayudarán a efectuar los trámites necesarios.
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