Al acercarse el momento de poner en marcha tu negocio, es crucial tener en cuenta una serie de requisitos legales que son indispensables para abrir ese negocio que se tiene en mente. Para que crear una empresa o reorientar tu negocio no sea una carrera de obstáculos, te facilitamos esta atención integral en un único punto de atención.
Tipos de Formas Jurídicas
Para constituir un negocio en España, existen diferentes opciones a nivel jurídico. No obstante, las más habituales son la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada. No obstante, también se puede constituir una empresa como autónomo, es decir, como persona física.
- Autónomo: Es la persona física que realiza una actividad económica de forma habitual, directa y por cuenta propia, y recibe una remuneración por ella. Ideal para emprendedores individuales que buscan simplicidad administrativa y menores costes iniciales.
- Sociedad Limitada (SL): Popular entre pequeños y medianos negocios por ofrecer responsabilidad limitada a los socios, quienes solo responden hasta el capital aportado.
- Sociedad Anónima (SA): Adecuada para grandes empresas que planean cotizar en bolsa o atraer a un gran número de inversores. Una sociedad anónima tiene que tener al menos un socio y se debe constituir con un capital mínimo de 60.000 euros. Este capital es la aportación que hacen los socios. Las siglas S.A. se incluirán obligatoriamente en la denominación de la empresa.
Trámites Iniciales Esenciales
El siguiente requisito legal para abrir un negocio es, sin duda alguna, la constitución, legalmente hablando, de la empresa. Es fundamental dar de alta a la nueva empresa, es decir, dar de alta la actividad empresarial o profesional. Este trámite puede hacerlo el propio emprendedor por Internet.
- Obtener el certificado negativo en el Registro Mercantil: Es fundamental que se consiga este documento, al ser el que certifica que no existe un negocio en España que tenga el mismo nombre. Se puede hacer telemáticamente y tiene un periodo de validez de 3 meses (desde su expedición).
- Abrir una cuenta bancaria: Otra de las acciones que se han de realizar, y que son requisito indispensable para abrir un negocio, es abrir una cuenta bancaria (única y exclusiva) para depositar el capital social (así lo exige la Cámara de Comercio).
- Obtener el NIF definitivo: Una vez que el negocio se ha inscrito, se procede a conseguir el NIF definitivo. Este es el número que permite la identificación de la empresa, a nivel fiscal, en las transacciones comerciales que realice (al igual que en sus obligaciones tributarias).
- Licencia de apertura y actividad: El siguiente paso, tras el registro de la empresa, es conseguir la licencia de apertura y actividad. Esta es un requisito fundamental para abrir el negocio al ser la que permite que se pueda trabajar en el local, nave u oficina que tenga el negocio (al cumplir con las condiciones de habitabilidad y uso).
- Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE): Otro de los requisitos legales para abrir un negocio, en España, es darse de alta en el IAE (o Impuesto de Actividades Económicas), presentando el modelo 840.
Pasos para la Constitución Legal de la Empresa
Una vez regularizado al completo la situación como extranjero en España, el proceso para que este cree una empresa en nuestro país es claro y directo. Tan solo debe seguir ocho pasos específicos que deben completarse en orden.
- Obtención del NIE: Lo primero que un extranjero debe hacer es obtener el número de identificación NIE, indispensable para realizar diversas gestiones en España.
- Solicitud de Certificado de Exclusividad: Una vez que obtengas el NIE, deberás solicitar un certificado de exclusividad, que confirma que el nombre de tu empresa es único y te pertenece.
- Apertura de Cuenta Bancaria: Con el nombre de la empresa aprobado, tu NIE y pasaporte, deberás abrir una cuenta bancaria que contenga un mínimo de 3.000 €, que es el capital legal requerido para constituir una Sociedad Limitada (SL).
- Formalización de la Escritura Pública: Una vez reunidos los documentos necesarios (NIE, certificado bancario y el del Registro Mercantil), el siguiente paso es acudir al notario para formalizar la escritura pública de la empresa.
- Registro en la Agencia Tributaria: Después de firmar la escritura pública ante el notario, el siguiente paso es dirigirse a la Agencia Tributaria para registrar todos los documentos y obtener el número de identificación fiscal (NIF) definitivo.
- Obtención del Código de Identificación Fiscal (CIF): Es fundamental que tu empresa obtenga su Código de Identificación Fiscal (CIF) para ser reconocida por las autoridades tributarias.
- Registro en la Seguridad Social: Y, para finalizar el proceso, deberás acudir a la oficina local de la Seguridad Social y registrar tu nueva empresa.
Obligaciones Fiscales y Contables
Toda empresa debe cumplir con sus obligaciones fiscales y contables. Esto implica llevar una contabilidad adecuada, presentar las declaraciones de impuestos correspondientes y pagar los impuestos y contribuciones sociales requeridos.
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Declaración Censal ante la Agencia Tributaria
Con este documento la persona física o jurídica que ha puesto en marcha la empresa ofrece sus datos personales a la Agencia Tributaria dándose de alta en la actividad. Para la declaración censal es necesario cumplimenta el modelo 036/037 de la Agencia Tributaria de forma previa al inicio de la actividad. La declaración se puede presentar en la Administración o en la delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal por vía telemática.
Alta en el Impuesto de Actividades Económicas
Se trata de una tasa municipal que se encarga de gravar actividades económicas cuando existe establecimiento abierto vinculado a la actividad, que puede ser empresarial, artística o profesional. El alta es obligatoria y debe solicitarse como máximo en el plazo de un mes desde el inicio de la actividad, aunque se preste de forma ocasional, excepto las actividades agrícolas, ganaderas, forestales y pesqueras.
Otros Requisitos Legales Importantes
- Contratos y Acuerdos Legales: Es importante, siendo por tanto un requisito, que antes de abrir un negocio se redacten y revisen, concienzudamente, los contratos relacionados a ella (entre los que se encuentran, por ejemplo, los contratos de trabajo, de arrendamiento, de distribución o, también, los acuerdo de confidencialidad).
- Seguro de Responsabilidad Civil: Es indispensable, para poder abrir el negocio, que se disponga de un Seguro de Responsabilidad Civil, de cara a protegerse ante posibles daños a terceros que puedan ocurrir en el desarrollo de la actividad empresarial.
- Protección de Datos y Privacidad: Es fundamental proteger los datos personales de clientes y empleados. Para ello, se debe cumplir con las leyes de protección de datos y privacidad como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.
- Protección de la Propiedad Intelectual: Si la empresa desarrolla productos, marcas o tecnología innovadora es importante proteger los derechos de propiedad intelectual. Esto se puede hacer a través del registro de patentes, marcas comerciales o diseños industriales.
Apoyo al Emprendimiento
El compromiso de las Cámaras de Comercio con las personas emprendedoras y la creación de empresas, hace que colaboremos activamente en todos los pasos necesarios para abrir tu negocio. En especial, te recomendamos acudir al “Punto de Atención al Emprendedor - Ventanilla Única Empresarial” de tu Cámara de Comercio donde especialistas en orientación y tramitación te lo pondrán todo mucho más fácil.
España ofrece un entorno favorable para los negocios, con una economía diversificada y acceso a un gran mercado. La combinación de una infraestructura sólida, acceso a talento cualificado y el apoyo de numerosas entidades gubernamentales y privadas hace que montar un negocio en España sea una opción atractiva.
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