La burocracia es una de las tareas más complejas a la hora de emprender. Sin embargo, hay países en los que, gracias a la digitalización, crear una empresa es mucho más ágil y los requisitos para hacerlo, mucho más sencillos. En el caso de España, la ley de startups incluye medidas para agilizar ese proceso.
A la hora de dar el paso y ser emprendedor, hay que tener en cuenta una serie de requisitos legales que son indispensables para abrir ese negocio que se tiene en mente. Es fundamental conocer los pasos para crear una empresa en España, incluyendo aspectos burocráticos y legales.
Formas Jurídicas para Constituir un Negocio en España
Para constituir un negocio en España, existen diferentes opciones a nivel jurídico. No obstante, tal y como explica la página de la Administración del Estado, las más habituales son la sociedad anónima y la sociedad de responsabilidad limitada. No obstante, también se puede constituir una empresa como autónomo, es decir, como persona física. El siguiente paso es elegir la forma jurídica bajo la cual operará tu negocio. En España, existen varias opciones, como autónomo, sociedad limitada (SL) o sociedad anónima (SA), entre otras. Cada forma jurídica tiene sus propias características y requisitos legales.
Empresario Individual (Autónomo)
Autónomo: es la persona física que realiza una actividad económica de forma habitual, directa y por cuenta propia, y recibe una remuneración por ella.
Emprendedor de Responsabilidad Limitada
Como alternativa a la sociedad limitada, cabe la posibilidad de registrarse como emprendedor de responsabilidad limitada. Esta alternativa supone ser una persona física que lleva a cabo una actividad económica y cuya responsabilidad es ilimitada ante terceros.
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Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.L.)
A diferencia de la sociedad anónima, el capital mínimo para crear una sociedad de responsabilidad limitada es de solo un euro. Este tipo de empresa se puede crear con solo un socio. El capital está dividido en participaciones indivisibles y acumulables y está integrado por las aportaciones de los socios. También tiene la obligación de tener un libro de inventario y de presentar cuentas anuales. En este tipo de sociedad, de carácter mercantil, los socios responden personalmente de las deudas sociales, con un capital igual o superior a 3.000 euros, aunque tras la aprobación de la Ley de creación y crecimiento de empresas, para su constitución solo se necesita 1 euro.
Según la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, una SL puede constituirse con 1 € de capital social, aunque mientras no se alcancen los 3.000 € se aplican condiciones especiales: destinar al menos un 20 % de los beneficios a reserva legal y responder solidariamente en caso de liquidación hasta alcanzar esa cifra.
Sociedad Anónima (S.A.)
Una sociedad anónima tiene que tener al menos un socio y se debe constituir con un capital mínimo de 60.000 euros. Este capital es la aportación que hacen los socios. Las siglas S.A. se incluirán obligatoriamente en la denominación de la empresa. Si es la elegida, hay que saber que, como en el caso anterior, integra a uno o más socios que tendrán que aportar un capital mínimo de 60.000 € (aunque al constituirla solo será necesario que se abone el 25%) para participar en ella.
Su capital se divide en acciones, y está formado por las aportaciones de los socios.
Otras Formas Jurídicas
También podrías valorar crear una Sociedad Limitada Nueva Empresa, un modelo que simplifica los trámites administrativos de constitución, pudiendo crearla en tan solo 48 horas. Además, podrías aprovechar ciertas ventajas fiscales, como el aplazamiento de algunos impuestos. Este tipo de organización sigue el mismo régimen que la Sociedad Limitada, excepto en ciertas obligaciones para garantizar la responsabilidad frente a terceros. La mayor parte de su capital social es propiedad de los trabajadores, y su constitución requiere un capital superior a 3.000 euros. A través de un contrato privado habrá que detallar la actividad del negocio, las aportaciones (en dinero o en especie) y el porcentaje de participación de cada socio. Si es la elegida, hay que tener en cuenta, primero, que tiene que estar conformada, al menos, por 3 socios y que, a diferencia de los anteriores, existe un límite de capital (definido en sus propios estatutos) que se tendrá que abonar, sin excepción, antes de entrar en ella.
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Trámites y Pasos para la Creación de una Empresa
Una vez que se ha decidido emprender un negocio con la forma legal de sociedad se deben realizar los siguientes trámites. Dividimos las gestiones en dos partes al objeto de establecer la cronología.
- Obtener el certificado negativo en el Registro Mercantil: es fundamental que se consiga este documento, al ser el que certifica que no existe un negocio en España que tenga el mismo nombre. Se puede hacer telemáticamente y tiene un periodo de validez de 3 meses (desde su expedición).
- Abrir una cuenta bancaria: otra de las acciones que se han de realizar, y que son requisito indispensable para abrir un negocio, es abrir una cuenta bancaria (única y exclusiva) para depositar el capital social (así lo exige la Cámara de Comercio). La Cámara de Comercio especifica que es necesario establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para la empresa donde se depositará el capital social.
- Los estatutos sociales son otro de los pasos clave para la creación de una empresa. Deben recoger la denominación de la empresa, el capital con el que se inicia el negocio y cuál es el domicilio social.
- Una vez tenemos el certificado bancario y también una certificación negativa del Registro Mercantil, en la que se indica que la denominación de la empresa es única y no está previamente registrada, deberemos acudir al notario, aportando los estatutos sociales y los documentos de identidad de los socios de la empresa.
- Una vez se ha obtenido la escritura de constitución, es necesario presentarla ante la Agencia Tributaria, junto con una copia de los estatutos sociales y del modelo 036.
- Con el NIF provisional, es el momento de registrar la empresa en el Registro Mercantil. Para hacerlo, se deberá acudir al registro de la provincia en la que esté localizada la empresa.
- Por último, cuando se hayan realizado todos estos pasos, es el momento de solicitar el NIF definitivo a la Agencia Tributaria. Para ello, será necesario presentar el modelo 036, con la casilla 120 marcada.
1. Registro Mercantil Central
Hay que pedir la certificación negativa del nombre. Consiste en la obtención de un certificado acreditativo de que no existe otra sociedad que ya tenga el mismo nombre de la que se pretende constituir. Se trata de un requisito indispensable para el otorgamiento de la escritura pública, ya que este registro impide que dos empresas convivan con la misma denominación social. Podemos incluir hasta cinco opciones de denominación y se nos asignará una de ellas, en función de su disponibilidad, por orden de preferencia. Hay que indicar siempre a continuación del nombre el tipo de sociedad de que se trata (S.L., S.A., etc.).
La reserva de la denominación la debe hacer uno de los socios y se mantiene durante un periodo de seis meses, aunque hay que tener en cuenta, a los efectos de seguir realizando los trámites de constitución, que este certificado caduca a los tres meses de su expedición.
Organismo para realizarlo: Registro Mercantil Central, C/ Príncipe de Vergara, nº 94, 28071 Madrid.
2. Ingreso del Capital Social
Una vez que se nos ha entregado el certificado de denominación por el Registro Mercantil Central, debemos abrir una cuenta bancaria a nombre de la sociedad y hacer el ingreso del capital social.
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El capital social de una empresa es el total de lo aportado por los socios a la entidad y puede consistir en dinero, bienes o derechos patrimoniales.
3. Las Aportaciones No Dinerarias en la S.L.
Las aportaciones no dinerarias en una sociedad limitada son una opción que muchos socios desconocen y que puede resultar muy útil. Es decir, no sólo cabe la posibilidad de aportar los 3.000€ a la hora de constituir una SL, es posible realizar aportaciones no dinerarias, lo que facilita su constitución para no tener que realizar el citado desembolso. Son aquellos bienes distintos al dinero que los socios aportan a la empresa (bienes muebles e inmuebles). Estas aportaciones pueden consistir en bienes muebles, inmuebles, derechos de propiedad intelectual, maquinaria, vehículos, una vivienda, etc.
Para ello, necesitan ser contabilizadas. Cualquier aportación, ya sea un ordenador, una mesa, sillas, furgoneta, maquinaria o un local, se deberá valorar para saber cuánto vale y cómo se debe contabilizar en la contabilidad de la empresa.
Dicha valoración se podrá realizar de tres maneras diferentes:
- Valoración por un experto independiente: esta valoración es realizada por un perito o un tasador especializado que, mediante una evaluación objetiva del bien aportado, determina su valor justo de mercado.
- Valoración por acuerdo entre las partes: las partes involucradas en la aportación pueden llegar a un acuerdo sobre el valor del bien aportado.
- Valoración por referencia a precios de mercado: se puede utilizar la cotización de precios de bienes similares en el mercado para determinar el valor del bien aportado.
Si lo que se quiere aportar es un inmueble en la constitución de una sociedad, se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:
- Que el inmueble se encuentre debidamente inscrito en el Registro de la Propiedad. Posteriormente hay que inscribirlo en el RP a nombre de la mercantil.
- Que se cuente con un informe de valoración del inmueble: es necesario contar con un informe de valoración del inmueble realizado por un perito tasador homologado que permita determinar el valor real del inmueble a efectos de su aportación a la sociedad.
- Que se redacte un contrato de aportación de inmueble: es importante que se redacte un contrato de aportación de inmueble que recoja las condiciones de la aportación y que se incluya en los estatutos de la sociedad.
- Que se cumplan los requisitos legales aplicables: la aportación de inmuebles está sujeta a ciertas limitaciones legales y puede estar regulada por normativas específicas en función del tipo de inmueble y de la actividad de la sociedad.
- Que el inmueble esté libre de cargas: antes de realizar la aportación del inmueble, se debe verificar que esté libre de cargas y gravámenes que puedan afectar su titularidad o su uso posterior por parte de la sociedad.
4. Notario: Otorgamiento de Escritura Pública
Se trata del acto por el que los socios fundadores proceden a la firma de la escritura de constitución de la sociedad. Los otorgantes de la escritura son todos los socios o sus representantes legales o apoderados con facultades suficientes para ello. Se realiza obligatoriamente ante notario y se debe presentar la siguiente documentación:
- Certificación negativa de la denominación expedido por el Registro Mercantil Central.
- Estatutos sociales.
- Acreditación del desembolso o aportación de bienes al capital social (en efectivo, mediante certificación bancaria o informe pericial de valoración de inmuebles).
En la escritura de constitución se reflejará la forma de gobierno de la sociedad. Esta podrá ser: administrador único, administradores solidarios, administradores mancomunados o consejo de administración. En función del número de socios y de la actividad que se vaya a desarrollar será más recomendable optar por una fórmula u otra.
En caso de que la sociedad solo tenga un socio, se realizará también la declaración de unipersonalidad.
5. Consejerías de Hacienda de las CC.AA.
Es necesario pagar las tasas del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales (ITP). Actualmente la operación está exenta, pero muchos registros siguen pidiendo el modelo cumplimentado. Es decir, es obligatorio presentar el formulario de la tasa a pesar de que no sea necesario pagar ninguna cantidad a efectos del impuesto.
6. Agencia Tributaria
Es necesario la obtención del número de identificación fiscal para identificar a la sociedad a efectos fiscales. Debe ser solicitado por toda persona jurídica, pública o privada, cualquiera que sea su actividad.
La solicitud del N.I.F. puede ser efectuada por el representante legal o apoderado de la sociedad o entidad, acreditando su condición con la correspondiente escritura pública, o por un socio acreditando su personalidad con el D.N.I. o N.I.E.
En primer lugar, se nos facilitará un N.I.F. provisional que, en la actualidad, puede solicitarse a través de la mayoría de las notarías. Una vez realicemos el trámite que explicamos en el siguiente punto, se nos facilitará el definitivo.
De esta manera podrás darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas, presentando el modelo 036. Debes realizar este trámite durante el mes siguiente a la fecha de constitución de la empresa.
7. Registro Mercantil de la Provincia: Inscripción de la Empresa
Una vez cumplimentados los trámites anteriores, se procede a la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil de la provincia. Una vez que el negocio se ha inscrito, se procede a conseguir el NIF definitivo. Este es el número que permite la identificación de la empresa, a nivel fiscal, en las transacciones comerciales que realice (al igual que en sus obligaciones tributarias).
Otros Requisitos Legales
El siguiente paso, tras el registro de la empresa, es conseguir la licencia de apertura y actividad. Esta es un requisito fundamental para abrir el negocio al ser la que permite que se pueda trabajar en el local, nave u oficina que tenga el negocio (al cumplir con las condiciones de habitabilidad y uso). Otro de los requisitos legales para abrir un negocio, en España, es darse de alta en el IAE (o Impuesto de Actividades Económicas), presentando el modelo 840. Es importante, siendo por tanto un requisito, que antes de abrir un negocio se redacten y revisen, concienzudamente, los contratos relacionados a ella (entre los que se encuentran, por ejemplo, los contratos de trabajo, de arrendamiento, de distribución o, también, los acuerdo de confidencialidad).
Seguros
Es indispensable, para poder abrir el negocio, que se disponga de un Seguro de Responsabilidad Civil, de cara a protegerse ante posibles daños a terceros que puedan ocurrir en el desarrollo de la actividad empresarial.
- Seguro de responsabilidad civil: Cubre todos los daños a terceros, incluidos los de los clientes y los proveedores.
- Seguro de daños materiales: Enfocado en proteger el local y los activos, cubre daños ante situaciones de riesgo, como incendios, robos o inundaciones.
Consideraciones Adicionales
Cualquier persona o empresa establecidas en un país de la Unión Europea (UE) podrá ejercer libremente sus actividades de servicios en España en las mismas condiciones que los nacionales. En España los trámites referidos a los procedimientos administrativos necesarios para el inicio de una actividad empresarial y puesta en marcha de una empresa, son gestionados por diferentes autoridades competentes tanto a nivel central, como autonómico y local, y su tramitación deberá realizarse ante aquella que sea competente en el territorio en el que se pretenda ejercer la actividad.
Ventanilla Única de Servicios
En España los trámites referidos a los procedimientos administrativos necesarios para el inicio de una actividad empresarial y puesta en marcha de una empresa, son gestionados por diferentes autoridades competentes tanto a nivel central, como autonómico y local, y su tramitación deberá realizarse ante aquella que sea competente en el territorio en el que se pretenda ejercer la actividad.
Financiamiento y Gestión de Costos
El financiamiento y la gestión de costos son aspectos críticos para abrir un negocio en España. Es vital explorar las diversas opciones de financiamiento disponibles, como préstamos bancarios, inversiones de capital de riesgo y plataformas de crowdfunding. Además, debes calcular con precisión los costos de establecimiento y operación de tu negocio.
- Préstamos bancarios tradicionales, con distintas condiciones según la entidad.
Si tienes la intención de contratar empleados, debes tener en cuenta las obligaciones relacionadas con la Seguridad Social. Como empleador, estás sujeto a cotizaciones y contribuciones, y debes registrar a tus trabajadores antes de que comiencen la actividad.
Apoyo al Emprendedor
Asegúrate de tener un proyecto bien estructurado y analizado antes de embarcarte en la creación de tu empresa. Puedes obtener asesoramiento en cámaras de comercio, asociaciones empresariales y otros organismos que brinden apoyo a emprendedores. Si tienes una idea de negocio y quieres emprender, en BBVA te acompañamos en cada uno de los pasos a dar en tu proyecto. Tendrás acceso a toda la información que necesites para la creación de tu nueva empresa, gracias a nuestra Guía completa sobre cómo crear tu empresa (en la que te explicamos, detalladamente, desde los trámites y la documentación que se requiere a la financiación y las ayudas de las que dispones), y contarás con una amplia gama de soluciones (de liquidez, tecnológicas, etc.) adaptadas a tus necesidades, con las que llevar a buen puerto la creación de tu negocio.
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