Automatización Robótica de Procesos (RPA) en Marketing y Comunicación: Ejemplos y Aplicaciones

La automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) está revolucionando la forma en que las empresas operan. La tecnología RPA es aplicable en muchos ámbitos empresariales, desde la gestión del talento hasta la producción industrial, pasando por automatización de procesos financieros, de la ciberseguridad y el marketing. Gracias a esta tecnología, es posible delegar tareas repetitivas a robots de software, mejorando la eficiencia, reduciendo errores y liberando tiempo para actividades de mayor valor.

En estos ámbitos y en otros muchos, RPA tiene el objetivo de ejecutar tareas altamente repetitivas que se desarrollan de forma manual y que pueden reducirse hasta en un 75%. En definitiva, el empleo de las soluciones de automatización robótica de procesos en marketing consigue una optimización de los recursos, ahorro de tiempo y reducción de costes, y una mayor productividad.

Beneficios de la RPA en Marketing y Comunicación

El uso de este tipo de soluciones RPA en los departamentos de marketing y comunicación permite disponer de una visión única de todas y cada una de las interacciones que se tengan con el cliente. El objetivo es conseguir un perfil unificado de los clientes. Y eso se logra con el uso de herramientas de RPA. Este perfil unificado del cliente es uno de los componentes clave de la plataforma RedPoint Global by aggity, al brindar a los profesionales del marketing visibilidad y control del recorrido dinámico del cliente.

El uso de la RPA en marketing también contribuye a mejorar la eficiencia y la precisión en la ejecución de tareas. Este tipo de herramientas están libres de cometer los errores que sí cometen los humanos y pueden llevar a cabo tareas durante las 24 horas del día.

La RPA en los departamentos de marketing tiene otros usos y, por ejemplo, puede ser especialmente útil a la hora de integrar y sincronizar los datos provenientes de diferentes plataformas y bases de datos. Por ejemplo, los robots de software RPA pueden extraer información de diversas fuentes, como pueden ser los correos electrónicos, las redes sociales, las interacciones con las páginas webs, gestionar incidencias o las llamadas telefónicas realizadas a los servicios de atención al cliente.

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Inteligencia Artificial (IA) en Marketing Digital

La implementación de la inteligencia artificial (IA) en la gestión de campañas publicitarias online ha permitido la optimización de los procesos en el ámbito del marketing digital. La IA se utiliza para automatizar tareas repetitivas y monótonas, lo que libera tiempo y recursos para los profesionales del mercadeo, quienes pueden enfocarse así en actividades de mayor valor agregado. De este modo, automatizar los procesos que se llevan a cabo en el marketing digital, con la intervención de la inteligencia artificial, ha permitido una mayor eficiencia en la gestión de las campañas publicitarias online.

Mediante el análisis de datos y el uso de algoritmos complejos, la IA puede identificar patrones de comportamiento de los usuarios, lo que permite personalizar las acciones de marketing de manera más eficaz. La IA ha transformado la forma en que se lleva a cabo el marketing online.

Usos de la IA en Marketing Digital

• Análisis de datos: La IA es capaz de procesar grandes cantidades de datos y extraer información relevante para el desarrollo de estrategias de marketing efectivas.
• Segmentación de audiencia: La IA se puede utilizar para segmentar el público según características específicas, como edad o género.
• Optimización de anuncios: La IA se puede emplear para optimizar los anuncios en tiempo real.
• Chatbots: Los asistentes virtuales constituyen otra forma en que la IA se utiliza para automatizar procesos en marketing digital.
• Pronóstico de tendencias: La IA se puede utilizar para predecir tendencias y patrones de comportamiento futuros.

Además, la IA permite la creación de chatbots y asistentes virtuales que pueden interactuar con los clientes y proporcionar una experiencia más personalizada. En definitiva, la IA ha transformado el panorama del marketing digital y se espera que continúe evolucionando y teniendo un impacto aún mayor en el futuro.

Herramientas de Automatización en Marketing Digital

Las herramientas de automatización en el marketing digital son una parte esencial de cualquier estrategia de mercadeo moderno. Ambas plataformas utilizan la inteligencia artificial para la segmentación de audiencias y la optimización de anuncios en tiempo real. Otras herramientas de automatización populares incluyen HubSpot y Marketo, que utilizan la IA para la gestión de leads, el análisis de datos y la personalización de contenido. Además de estas opciones específicas, también hay una variedad de herramientas de automatización de redes sociales, que utilizan la IA para diferentes actividades.

Los especialistas en marketing pueden aprovecharlas para ahorrar tiempo y recursos, mientras que logran un mayor impacto en sus esfuerzos de marketing. La inteligencia artificial (IA) está transformando rápidamente el panorama del marketing digital y se espera que tenga un efecto aún mayor en el futuro, por lo que los especialistas del sector deben estar atentos a estas tendencias y adaptarse a medida que la tecnología continúe evolucionando.

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• Automatización de procesos. La IA ayuda a automatizar los procesos en el marketing digital, lo que a su vez está permitiendo una mayor eficiencia y precisión en la gestión de campañas publicitarias.
• Personalización. La inteligencia artificial permite una mayor personalización de la UX dentro del marketing digital. Las empresas pueden utilizar la IA para analizar los datos de los usuarios e individualizar el contenido y la publicidad.
• Análisis de datos. La IA facilita un análisis de datos más sofisticado en el marketing digital. Las empresas pueden utilizar esta herramienta para interpretar grandes conjuntos de datos y obtener información valiosa sobre el comportamiento del usuario y el rendimiento de las campañas publicitarias.
• Interlocutores automáticos. La IA lleva a una mayor interacción entre las empresas y los clientes a través de chatbots.

Marketing Automation

El desarrollo masivo de la tecnología ha ido marcando una nueva línea en la relación entre empresa y cliente, que debe ser personalizada, directa e inmediata. Para no perder calidad ni tiempo de respuesta, existen herramientas que te ayudarán a automatizar este proceso.

A este tipo de estrategias para mecanizar y agilizar procesos se les denomina marketing automation. ¿Quieres saber qué es el marketing automation o automatización del marketing, sus ventajas y las mejores herramientas para llevarlo a cabo? Para ello, necesitamos un software o una tecnología que trabaje con tags que detecten comportamientos concretos de los usuarios en nuestro sitio web. Estas acciones de los usuarios van a funcionar como activadores de los procesos automáticos.

En la actualidad busca encontrar soluciones automatizadas a tareas repetitivas en multitud de ámbitos. Los programadores insisten una y otra vez en reducir el error humano y conseguir gestionar labores complejas como la medición, la analítica o campañas empresariales de marketing de forma optimizada.

Automatizar y analizar los procesos de marketing. Comunicación controlada siguiendo la lista de leads con el objetivo de analizar el proceso de venta desde el registro hasta la compra del producto. La evolución del marketing automation o de la automatización del marketing ha sido muy rápida y ha cambiado las reglas del juego. Desde que las organizaciones se dieron cuenta de la existencia del marketing como una forma de dirigir sus productos a clientes potenciales, la competencia ha aumentado enormemente.

Esto dio como resultado la fusión del marketing con las nuevas tecnologías, dando lugar el marketing moderno tal y como lo conocemos. Antiguamente, los profesionales de marketing buscaban formas de llegar a su público a través de medios como la radio, la televisión o internet. Todos luchaban por una base de clientes que no dejaba de crecer.

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Fue entonces cuando surgió el marketing automation o la opción de automatización del marketing. Su origen lo podemos situar en los CRM. En aquel momento, se limitaba a agendas electrónicas y tarjetas de visita. Las empresas necesitaban recopilar toda la información personal posible de sus clientes y con el paso del tiempo se convirtió en una herramienta fundamental. Aunque el marketing automation empezó en 1992, no fue hasta mediados de la década del 2000 cuando la industria de la automatización empezó a hacerse popular.

El marketing automation forma parte de las numerosas técnicas de inbound marketing, método de marketing no intrusivo que busca crear valor a través del SEO, las redes sociales, la analítica o la generación de contenido y leads.

Beneficios del Marketing Automation

• Desarrollo de procesos de marketing completos de manera natural
• Se reducen los costes y el tiempo del personal
• Permite realizar un seguimiento del impacto del marketing mucho más eficaz y medido
• Planificación y publicación de contenidos en redes sociales
• Creación de eventos y webinars
• Innovación en los formularios web
• Potencia el lead nurturing, la maduración y automatización de las bases de datos.
• Hablamos de una técnica que nos permite controlar la fase clave del proceso de venta: desde que conocen el producto que se quiere vender o se registran en una web hasta el momento de la compra
• Eficaz utilización de los registros digitales de clientes, tanto sus datos como su comportamiento en la red.
• En definitiva, es muy útil si queremos recuperar la atención e interés del usuario de forma automática tras un largo periodo de inactividad o sin interactuar lo suficiente.

Herramientas de Marketing Automation

• Hubspot es una herramienta muy completa, con CRM, landing generation, pop-up tool… Se trata de una de las herramientas más poderosas en cuanto a sus características y cuenta con un paquete de crecimiento completo con software de ventas, de marketing y de soporte. Se encuentran integradas en el CRM de HubSpot. Además, incluye un tablero visual muy sencillo donde crear flujos de trabajo. Ofrece una infinidad de posibilidades creativas.
• Una de las ventajas de Autopilot es su facilidad de interpretación. Se trata de una herramienta que te permite anotar secuencias de automatización con emojis, pegatinas y explicaciones, lo que facilita que los distintos equipos implicados colaboren en la creación de estrategias.
• La plataforma de Sendinblue puede no ser la más atractiva visualmente, pero es muy útil. Es una de las herramientas más asequibles y ofrece automatización gratuita si tenemos menos de 2.000 contactos.
• ActiveCampaign es una de las herramientas preferidas de las pequeñas empresas y una de las mejores plataformas de automatización en general. Su precio la convierte en una de las herramientas de automatización más asequibles del mercado.

Estrategias de Marketing Automation

• Aprovecha el impulso de haber conseguido un nuevo lead para crear lealtad. Para ello, envía un correo de bienvenida y potencia esa primera impresión. Gracias a la automatización podrás dar la bienvenida a cada nuevo usuario sin falta y maximizar el conocimiento de marca.
• En este sentido, es posible fortalecer las tasas de retención automatizando sus programas de remarketing para volver a conectarse con antiguos clientes.
• Tus clientes esperan que seas un líder en el mercado y quieren que tu marca genere contenido de calidad. Se trata de un buen método generador de clientes potenciales. Este contenido está más enfocado y personalizado y, para descargarlo, todos los usuarios deben proporcionar sus nombres y direcciones de correo electrónico. Una vez lo proporcionen se les enviará de forma automática.
• Un método popular para aprender más sobre los deseos y necesidades de los clientes es a través de cuestionarios.
• Podemos utilizar la automatización del marketing para motivar a nuestros posibles compradores a que finalicen la compra. Muchas veces un carrito se abandona simplemente por distracción.
• Mantener a nuestros clientes cerca lleva tiempo. Quieren atención y la merecen. Los mensajes personalizados pueden mantener el compromiso. Están ocupados y no tienen tiempo para estar al tanto de todos nuestros nuevos productos y servicios.
• Cuando nuestros clientes hacen una compra online quieren saber si su pedido se ha realizado correctamente y cuándo llegará. Con el marketing automatizado podrás automatizar estos flujos de trabajo, llegando a la persona adecuada, en el momento adecuado, con el mensaje adecuado con su contenido idóneo.

Aplicaciones Prácticas de RPA en Diferentes Sectores

A continuación, exploramos ejemplos concretos de cómo las empresas están aplicando RPA en distintos sectores.

1. RPA en finanzas y contabilidad:
   • Automatización de conciliaciones bancarias: Los robots pueden comparar miles de registros entre cuentas internas y bancarias en segundos, reduciendo al mínimo los errores humanos.
   • Generación de reportes financieros: Permite crear informes actualizados en tiempo real, listos para ser analizados por los equipos directivos.
2. RPA en recursos humanos:
   • Gestión de nóminas: Cálculo automático de sueldos, bonificaciones y deducciones, reduciendo el margen de error y los tiempos de procesamiento.
   • Onboarding de empleados: Automatización del alta en sistemas internos, asignación de accesos y subida de documentos necesarios.
3. RPA en atención al cliente:
   • Automatización del acceso a la información del cliente: Mejora la experiencia del cliente al ofrecer un menor tiempo de espera durante la llamada de un cliente.
   • Seguimiento de tickets de soporte: Los bots asignan tickets al agente adecuado y actualizan el estado de cada incidencia de forma automática.
4. RPA en logística y cadena de suministro:
   • Gestión de inventarios: Actualización constante de existencias en almacenes y sistemas ERP, evitando roturas de stock.
   • Automatización de pedidos y facturación: Mejora la precisión y reduce el tiempo entre el pedido y la emisión de la factura.
5. RPA en el sector salud:
   • Gestión de historiales médicos: Organiza expedientes de pacientes de forma digital y segura, permitiendo un acceso rápido.
   • Agendamiento de citas: Optimiza la disponibilidad de médicos y pacientes, reduciendo cancelaciones y tiempos de espera.
6. RPA en seguros:
   • Procesamiento de reclamaciones: Los bots revisan documentos, validan datos y aprueban reclamaciones simples sin intervención humana.
   • Contacto con péritos: Automatiza la gestión de los péritos para la gestión de siniestros.
7. RPA en la industria manufacturera:
   • Monitoreo de la producción: Recoge datos de sensores y maquinaria para identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora.
   • Control de calidad: Inspección automatizada de productos para asegurar que cumplen con los estándares establecidos.
8. RPA en el sector legal:
   • Automatización de contratos: Generación y revisión de contratos utilizando plantillas y reglas predefinidas.
   • Gestión de cumplimiento normativo: Monitorización de cambios regulatorios y preparación de auditorías automáticas.

RPA y la Gestión de Datos de Marketing y Comunicación

Para realizar una buena labor de comunicación hay que manejar los incontables datos del marketing que nos llegan desde distintos frentes. Vivimos en una era en la que el marketing y la comunicación son la base fundamental sobre la que construir la imagen de cualquier compañía. Y no solo su imagen, sino también su relación con los clientes y usuarios.

Hoy en día es necesario contar con un plan de marketing que nos ayude en el día a día del posicionamiento de nuestra empresa. No sólo de cara a construir una imagen sólida y reconocible, sino también para crear un sentimiento de comunidad entre nuestros clientes. Pero toda esta interacción genera un aluvión de información que provoca que los datos del marketing se conviertan en algo farragoso.

Para abordar toda esta vorágine de información, los responsables del marketing de las empresas debían recopilar, discriminar y clasificar cada dato de manera individual para tratar de conseguir formar una imagen global del buyer persona o usuario ideal. Hasta ahora. Gracias a la automatización de procesos, muchas de las partes más tediosas del trabajo de marketing son ahora tareas que puede desarrollar un robot software de forma autónoma.

Los datos que se generan en una campaña comercial sobre ventas. Los que llegan a través de las acciones de una campaña en medios de comunicación. Las respuestas que se producen en la gestión diaria de un e-commerce. Todo ello tiene partes de desarrollo que se podrían automatizar para garantizar una mayor eficiencia en el proceso de análisis de datos. Y es que las opciones que nos brinda el avance de la tecnología no siempre son visibles desde el punto de vista del consumidor.

¿Cómo se integra la RPA en una empresa?

La integración de la Automatización Robótica de Procesos (RPA) en una empresa comienza con la identificación de tareas y procesos repetitivos y de alto volumen que pueden ser automatizados. Se realiza un análisis exhaustivo para determinar las oportunidades de mejora y seleccionar las herramientas de RPA adecuadas. A continuación, se desarrollan y programan robots de software para ejecutar estas tareas de manera autónoma, siguiendo reglas y procedimientos preestablecidos.

La implementación de RPA requiere la colaboración entre equipos de tecnología y las áreas de negocio para asegurar una transición fluida y minimizar las interrupciones. Una vez integrados, los robots son monitoreados y ajustados continuamente para optimizar su desempeño y adaptarse a cambios en los procesos de negocio, lo cual resulta en una mayor eficiencia operativa y reducción de costos.

Construir un caso de negocio de un proyecto de RPA, tiene tres puntos clave:

• Identificar proyectos y tareas candidatos que podemos automatizar.
• Evaluar los objetivos y beneficios estableciendo los KPIs asociados para su posterior análisis de resultados.
• Evaluar los costes asociados de licenciamiento, parametrización y mantenimiento.

Software RPA en Contact Center

Automatizar procesos en un contact center aumenta la capacidad de respuesta y mejora la experiencia del cliente. Los agentes pueden dedicarse a tareas de mayor valor, incrementando su eficiencia y calidad. La gestión de expedientes, que incluye tareas manuales tediosas, puede ser automatizada para agilizar las operaciones y reducir los tiempos de manejo (TMO). Además, la automatización en el envío de enlaces informativos facilita el acceso a la información para los clientes, mejorando su experiencia y reduciendo el TMO de cada llamada. Estos son ejemplos de cómo la tecnología RPA mejora la atención y eficiencia en el contact center.

Ventajas y beneficios de la RPA

En el acelerado mundo de los contact centers, la eficiencia y la calidad de la atención al cliente son cruciales. La implementación de tecnologías avanzadas como la RPA (Automatización Robótica de Procesos) no solo permite a los agentes enfocarse en gestiones de mayor valor, sino que también mejora significativamente la experiencia del cliente. La implementación de RPA impulsa la transformación digital al integrar herramientas avanzadas y modernizar la infraestructura tecnológica de la empresa.

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