En el entorno empresarial actual, donde la digitalización avanza a pasos agigantados, la elección de un ERP local o en la nube se ha convertido en una decisión estratégica clave para muchas compañías. Este tipo de software permite gestionar distintos procesos del negocio, como contabilidad, inventario, recursos humanos y producción, todo en un mismo sistema.
El uso de un Software ERP / CRM como servicio (Software as a Service, SaaS) se ha vuelto cada vez más popular entre las pequeñas y medianas empresas (PYMEs). El Software ERP (Enterprise Resource Planning) y CRM (Customer Relationship Management) son herramientas vitales para cualquier empresa que busque gestionar eficientemente sus recursos y mejorar sus relaciones con los clientes. El modelo de Software Como Servicio (SaaS) permite a las PYMEs acceder a estas herramientas de software a través de internet, sin necesidad de invertir en infraestructura costosa ni preocuparse por su mantenimiento y actualización.
A continuación, examinaremos las ventajas más destacadas de utilizar un Software ERP / CRM como servicio para las PYMEs, así como sus desventajas.
Ventajas del Software en la Nube para PYMEs
Si eres propietario de una PYME, seguro que estás buscando formas de mejorar la eficiencia de tu empresa y reducir costos. En esta sección, exploraremos las ventajas de utilizar un software ERP/CRM como servicio. Descubriremos cómo esta solución puede ayudarte a reducir costos, tener acceso remoto y flexibilidad, recibir actualizaciones automáticas y escalar de manera eficiente.
1. Reducción de Costos
La reducción de costos es una de las ventajas clave al utilizar un software ERP / CRM como servicio para PYMEs. Aprovechando las oportunidades que ofrece esta tecnología, puedes optimizar tus operaciones y lograr una mayor rentabilidad para tu empresa.
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- Eficiencia en tareas: Un software ERP / CRM automatiza numerosos procesos empresariales, lo que conlleva a una disminución en los costos asociados con empleados adicionales o tiempo extra.
- Reducción de costos operativos: Centralizando la información y los flujos de trabajo en un solo sistema, se eliminan los gastos innecesarios asociados con la dispersión de datos y la duplicación de esfuerzos.
- Menor necesidad de gastos de gerencia: Un buen software ERP / CRM proporciona una visión global de la empresa, lo que facilita una toma de decisiones más informada y estrategias empresariales más eficaces.
- Ahorro en costos de infraestructura: Al optar por un software ERP / CRM como servicio, se evita la inversión en servidores y equipos costosos.
Si estás considerando implementar un software ERP / CRM como servicio, es importante evaluar cuidadosamente tus necesidades y funcionalidades importantes. Investiga y compara diferentes proveedores en términos de costos totales de propiedad, políticas de seguridad y privacidad, y su capacidad para satisfacer tus necesidades específicas.
2. Acceso Remoto y Flexibilidad
El acceso remoto y la flexibilidad son dos características clave al elegir un software ERP/CRM como servicio para pymes. El acceso remoto y la flexibilidad permite a los usuarios acceder al software desde cualquier lugar con conexión a internet. Esto facilita el trabajo en equipo y la colaboración entre diferentes departamentos y sucursales de la empresa.
Por otro lado, la flexibilidad del software ERP/CRM como servicio permite adaptar el sistema a las necesidades cambiantes de la empresa. Se puede personalizar el software según los requerimientos específicos, lo que brinda mayor control y eficacia en las tareas diarias.
Al elegir un software ERP/CRM como servicio, es importante considerar el acceso remoto y la flexibilidad como factores clave. Estas características permiten que la empresa centralice la información, optimice los procesos de venta y mejore la comunicación y colaboración entre los diferentes departamentos.
3. Actualizaciones Automáticas
Las Actualizaciones Automáticas son una característica importante a considerar al elegir un software ERP/CRM como servicio. Es importante tener en cuenta que, si bien las Actualizaciones Automáticas ofrecen muchos beneficios, también pueden tener algunas limitaciones. Por ejemplo, algunas actualizaciones pueden causar incompatibilidades con otros sistemas o requerir cambios en la configuración existente.
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- Mantenimiento constante: Las Actualizaciones Automáticas garantizan que el software esté siempre actualizado y funcione de manera óptima.
- Corrección de errores y parches de seguridad: Las Actualizaciones Automáticas incluyen correcciones de errores y parches de seguridad.
- Nuevas funcionalidades: Las Actualizaciones Automáticas a menudo incluyen nuevas funcionalidades y mejoras en el software.
- Ahorro de tiempo y recursos: Al automatizar el proceso de actualización, se ahorra tiempo y recursos.
En resumen, las Actualizaciones Automáticas son una característica clave que garantiza que el software ERP/CRM esté siempre actualizado, seguro y funcional.
4. Escalabilidad
La escalabilidad es una característica clave a considerar al elegir un software ERP / CRM como servicio para PYMEs. Es importante tener en cuenta que la escalabilidad no solo se refiere al aumento de aspectos positivos, como el crecimiento empresarial. También implica adaptarse a situaciones como una disminución en el volumen de negocios o el personal.
| Aspecto | Beneficios |
|---|---|
| Crecimiento del negocio | El software ERP / CRM como servicio puede manejar un aumento en el volumen de trabajo y el número de ventas sin afectar el rendimiento del sistema. Esto permite que las empresas escalen su actividad sin preocuparse por limitaciones tecnológicas. |
| Adición de usuarios | Un buen sistema ERP / CRM como servicio permite agregar fácilmente nuevos usuarios a medida que se integran más departamentos y áreas de la organización en el sistema. Esto facilita la colaboración entre departamentos y la centralización de la información. |
| Expansión geográfica | Algunas empresas pueden iniciar operaciones en nuevas regiones o países. Un software ERP / CRM escalable permite adaptarse a los nuevos requisitos y regulaciones de cada ubicación. Esto garantiza la visión global y la eficacia en las tareas diarias. |
| Aumento de transacciones | A medida que una empresa crece, el volumen de transacciones también aumenta. |
En conclusión, al elegir un software ERP / CRM como servicio, es crucial considerar la escalabilidad del sistema. La capacidad de adaptarse y crecer con facilidad es esencial para el éxito a largo plazo de una empresa.
Desventajas del Software en la Nube para PYMEs
Utilizar un software ERP/CRM como servicio tiene sus ventajas, pero es importante tener en cuenta los posibles inconvenientes. En esta sección, exploraremos los aspectos que pueden presentar desafíos al utilizar esta modalidad de software. Hablaremos sobre la dependencia de la conexión a internet, las limitaciones de personalización, las preocupaciones de seguridad de datos y los costos a largo plazo.
1. Dependencia de la Conexión a Internet
La dependencia de conexión a internet es uno de los inconvenientes que se deben tener en cuenta al utilizar un software ERP / CRM como servicio. Si bien puede haber desventajas asociadas, muchas empresas encuentran que los beneficios superan estas limitaciones.
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- Interrupciones en el servicio: Si tu conexión a internet se interrumpe o es lenta, esto puede afectar negativamente tu capacidad para acceder al software y utilizar sus funciones.
- Disponibilidad limitada: Si no tienes acceso a una conexión a internet, no podrás acceder al software en absoluto.
- Vulnerabilidad a amenazas de seguridad: Al utilizar un software como servicio, los datos se almacenan en la nube y se accede a través de internet. Esto puede generar preocupaciones sobre la seguridad de los datos, ya que la información confidencial de tu empresa se transmite a través de internet.
- Dependencia de proveedores de servicios de internet: Tu capacidad para utilizar el software depende de la calidad y la confiabilidad de tu proveedor de servicios de internet.
A pesar de estos inconvenientes, muchas empresas consideran que los beneficios de utilizar un software ERP / CRM como servicio superan las limitaciones de la dependencia de conexión a internet. Es importante evaluar cuidadosamente tus necesidades y las funcionalidades importantes antes de decidir si un software ERP / CRM como servicio es la opción adecuada para tu empresa.
2. Limitaciones de Personalización
Las limitaciones de personalización en un software ERP/CRM como servicio pueden afectar la adaptabilidad y flexibilidad del sistema a las necesidades específicas de una empresa. Estas limitaciones de personalización pueden ser especialmente problemáticas para empresas que tienen requisitos y procesos comerciales únicos.
A pesar de estas limitaciones, es importante tener en cuenta que el uso de un software ERP/CRM como servicio también ofrece una serie de ventajas, como reducción de costos, acceso remoto y flexibilidad, actualizaciones automáticas y escalabilidad.
En resumen, las limitaciones de personalización en un software ERP/CRM como servicio pueden afectar la capacidad de adaptación del sistema a los requisitos específicos de una empresa.
3. Preocupaciones de Seguridad de Datos
Las preocupaciones de seguridad de datos al utilizar un software ERP/CRM como servicio son un factor importante a considerar antes de tomar una decisión. Estas preocupaciones deben ser abordadas de manera proactiva para garantizar la seguridad de los datos empresariales.
| Preocupaciones de Seguridad de Datos | Descripción |
|---|---|
| Pérdida de datos | Existe el riesgo de perder datos importantes debido a problemas técnicos, fallas de hardware o errores humanos. Es importante contar con sistemas de respaldo adecuados y protocolos de recuperación de datos en caso de cualquier eventualidad. |
| Acceso no autorizado | En un entorno digital, es fundamental proteger los datos confidenciales de accesos no autorizados. Es esencial implementar medidas de seguridad como contraseñas seguras, autenticación de dos factores y encriptación de datos para evitar posibles brechas de seguridad. |
| Vulnerabilidades de software | El software utilizado para el servicio ERP/CRM puede tener vulnerabilidades que pueden ser explotadas por ciberdelincuentes. Es crucial mantener el software actualizado con las últimas actualizaciones y parches de seguridad para mitigar posibles riesgos. |
| Cumplimiento normativo | Dependiendo del sector y la ubicación geográfica de la empresa, es posible que existan regulaciones específicas que deban cumplirse en relación con la protección de datos. |
Es recomendable evaluar cuidadosamente las políticas de seguridad y privacidad del proveedor de software, así como implementar medidas internas para proteger los datos. En resumen, al elegir un software ERP/CRM como servicio, las empresas deben tener en cuenta las preocupaciones de seguridad de datos y tomar medidas adecuadas para mitigar los riesgos.
4. Costos a Largo Plazo
Al elegir un Software ERP / CRM como servicio, es esencial considerar los costos a largo plazo. Esto incluye no solo el costo inicial de adquisición e implementación, sino también los costos continuos derivados de su uso a lo largo del tiempo.
También debemos tener en cuenta los costos operativos. Al optar por un software como servicio, es posible que haya que pagar tarifas mensuales o anuales. Estas tarifas pueden variar según el proveedor y el nivel de funcionalidad requerido.
Otro aspecto a considerar son los costos ocultos. Estos son gastos adicionales que pueden surgir durante la implementación o el uso del software. Además, es importante tener en cuenta los posibles costos asociados con problemas o incidentes. Por ejemplo, si hay una interrupción del servicio, puede haber un costo adicional para restablecerlo.
En conclusión, al elegir un software ERP / CRM como servicio, es fundamental considerar los costos a largo plazo.
Consideraciones al Elegir un Software ERP / CRM como Servicio
Al elegir un software ERP / CRM como servicio, es importante tener en cuenta varias consideraciones. En este segmento, exploraremos cada una de ellas sin perder tiempo. Analizaremos cómo evaluar las necesidades y funcionalidades clave, investigar y comparar proveedores, revisar las políticas de seguridad y privacidad, y analizar el costo total de propiedad.
1. Evaluación de Necesidades y Funcionalidades Importantes
Antes de comenzar la investigación de proveedores, es fundamental evaluar las necesidades y requerimientos específicos de su empresa. Identifique las funcionalidades importantes que su empresa necesita en un software ERP / CRM y utilice esta lista como guía mientras investiga y compara proveedores.
2. Investigación y Comparación de Proveedores
Realice una investigación exhaustiva sobre los proveedores disponibles en el mercado. Visite sus sitios web, lea reseñas y testimonios de clientes, y busque casos de éxito en su industria. Compare las características, la experiencia del proveedor, la calidad del servicio y las opciones de precios ofrecidas por cada proveedor.
3. Revisión de Políticas de Seguridad y Privacidad
La seguridad de los datos es una preocupación primordial al elegir un software ERP / CRM como servicio. Revise cuidadosamente las políticas de seguridad y privacidad de cada proveedor para asegurarse de que se ajusten a los estándares y regulaciones de su industria. Asegúrese de que el proveedor tenga medidas sólidas en su lugar para proteger la confidencialidad y la integridad de sus datos.
ERP en la Nube vs. ERP Local
Al momento de elegir un software de planificación de recursos empresariales, es fundamental comprender las diferencias entre un ERP en la nube y un ERP on-premise. Aunque tanto el ERP en la nube como el ERP on-premise comparten el mismo objetivo de integrar y optimizar los procesos de negocio, la diferencia fundamental radica en la forma en que se despliegan y gestionan.
En términos de costes, la nube resulta más accesible gracias a su modelo de suscripción, que reduce la inversión inicial y suele incluir tanto el soporte como las actualizaciones. Por el contrario, el ERP on-premise exige un desembolso elevado al inicio -en licencias y servidores- y un gasto adicional recurrente en mantenimiento y actualizaciones.
La escalabilidad y la accesibilidad son otros puntos clave. Un ERP en la nube permite crecer de forma ágil, añadiendo usuarios o módulos según las necesidades del negocio, y ofrece acceso remoto desde cualquier dispositivo conectado a internet, lo que lo hace especialmente útil en entornos de trabajo híbridos o distribuidos.
La seguridad y el control sobre los datos constituyen otro de los aspectos diferenciadores. Las soluciones cloud suelen estar respaldadas por altos estándares de ciberseguridad gestionados por el propio proveedor, aunque siempre persiste la preocupación de alojar la información fuera de la empresa.
Finalmente, la personalización también varía: mientras que los sistemas en la nube ofrecen configuraciones adaptables, suelen estar más limitados para garantizar la estabilidad del servicio.
Ventajas del ERP en la Nube sobre el ERP Local
Como puedes ver, las ventajas de un ERP en la nube superan ampliamente a las desventajas. Los ERP y, en concreto, aquellos que se alojan en la nube están siendo adoptados masivamente por parte de las pymes: en 2021, el 86,4% de las organizaciones que pusieron en marcha soluciones de software empresarial fueron pymes, según datos de Software Do It. Los motivos para esta preferencia no son pocos: el Enterprise Resource Planning permite la gestión de recursos empresariales de forma unificada y eficiente.
Si hiciéramos una encuesta a múltiples empresas los principales motivos se podrían resumir en tres grandes bloques: escalabilidad, seguridad y ahorro.
- Escalabilidad: principal motivo ya que los “hiperescalares” cuentan con una gran capacidad de recursos que pueden asignar o liberar según las necesidades de cada cliente. Así, las empresas pueden escalar sus operaciones sin limitaciones, aprovechando las oportunidades del mercado y respondiendo a sus necesidades de uso.
- Seguridad: Otro pilar básico de las nubes es su alto nivel de seguridad para los datos y las aplicaciones de las empresas. Estas medidas incluyen cifrado, autenticación, copias de seguridad, monitorización, detección y prevención de amenazas, entre otras. Además, los grandes proveedores suelen cumplir con los estándares y normativas más exigentes en materia de privacidad y protección de datos, como el GDPR o el HIPAA.
- Ahorro: Al principio, migrar a la nube supone un importante ahorro de costes para las empresas, ya que elimina la necesidad de comprar, instalar y mantener infraestructura propia. Los clientes solo pagan por los recursos que consumen.