Ser dueño de una PYME no es tarea fácil, ya que su gestión requiere conocimientos específicos para optimizar las operaciones financieras. Aunque se trate de una PYME, es crucial ser cuidadoso con el proceso de gestión.
¿Qué Implica Gestionar una PYME?
La gestión de cada empresa abarca los procesos necesarios para la regulación, dirección, organización y manejo de todos los recursos de una entidad, independientemente de su tamaño. Los elementos para una gestión adecuada son amplios, pero esenciales para lograr el éxito de la compañía.
Elementos Clave para la Gestión de una PYME
A continuación, se presentan algunos elementos fundamentales para la gestión efectiva de una PYME:
- Equipo de Trabajo: Los recursos humanos son una pieza clave. Supervisa a cada miembro de tu equipo.
- Inventario: Engloba desde la mercancía hasta los recursos humanos y la cartera de clientes. Ten presente con qué cuentas y de qué careces.
- Números y Balances: Los números, balances, facturas y gráficas permiten conocer el estado de tu negocio.
- Auditorías: Las auditorías ahorran tiempo al hacer un chequeo general a fin de mes.
- Innovación: La creación constante de nuevas estrategias te permite mantenerte a la vanguardia en el mercado.
Errores Comunes en la Gestión de PYMES
Es importante conocer los errores más usuales que los nuevos empresarios cometen al gestionar sus PYMES:
- No establecer objetivos a largo y corto plazo.
- No invertir en actividades que fomenten la comunicación y el trabajo en equipo.
- No conocer tus aspiraciones futuras.
Consejos para una Gestión Empresarial Eficaz
Si sigues estos consejos, podrás tener una PYME exitosa:
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- Observar las Tendencias: Mantente actualizado sobre las nuevas tendencias y la problemática actual para tomar mejores decisiones.
- Conocer Todos los Números: Lleva un registro de todos tus números y mantente al día sobre el flujo de efectivo.
- La Presentación: Da a conocer tu PYME y realiza un análisis FODA para trabajar los aspectos positivos y negativos.
- Tener Metas: El planteamiento de metas es fundamental para que una PYME se mantenga en el tiempo.
- Marketing de Alto Impacto: Utiliza marketing de bajo presupuesto, pero de alto impacto.
- Motivar al Personal: Los empleados motivados mejoran los niveles de rendimiento e innovación.
- Date un Descanso: Renueva energías tomando vacaciones periódicamente.
- Conocer Nuestros Límites: Reconoce tus limitaciones y busca ayuda cuando sea necesario.
Las PYMES en España: Un Panorama General
Las PYMES son el corazón del tejido empresarial en España. Según datos del Ministerio de Industria, un 99,8% de las empresas en España son PYMES. El Covid-19 ha puesto a prueba la administración de estas empresas, y muchas han demostrado su fortaleza y resiliencia.
Desafíos y Oportunidades para las PYMES en 2021
Las PYMES en 2021 enfrentan varios desafíos:
- Teletrabajo: Gestionar la deslocalización de equipos y evaluar su impacto en la productividad.
- Búsqueda de Aliados: Crear sinergias con otros proyectos para generar nuevas oportunidades de negocio y optimizar recursos.
Más allá de lo coyuntural, la dirección de PYMES necesita bases sólidas para crecer en el tiempo. Establece objetivos detallados, acciones, plazos y recursos.
Planificación y Control Financiero
La falta de liquidez es uno de los principales problemas en la creación de PYMES. Planificar significa trazar un camino a seguir con una meta clara, lo que ayuda a prevenir problemas y riesgos. Lo que no se mide no existe, por lo que es crucial medir el éxito y analizar indicadores clave.
Debemos conocer los plazos para cumplir con las obligaciones fiscales. Además, tanto la Seguridad Social como Hacienda ofrecen plazos para retrasar los pagos si es necesario.
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Optimización del Tiempo y la Tecnología
Usar el tiempo de forma inteligente significa no ser esclavo de los horarios. Establecer procesos útiles y automatizar tareas con un ERP para PYMES puede ahorrar tiempo valioso.
Nichos con Potencial de Crecimiento
Dentro de las inmensas posibilidades a la hora de crear una PYME, podemos encontrar nichos con potencial de crecimiento si sabemos leer las necesidades del mercado. La consultoría tecnológica es uno de ellos.
Gestión de Costes en una PYME
Una de las claves para conducir con éxito una PYME es aprender a controlar los costes, ya sean grandes o pequeños. Facturas de teléfono, de Internet, de energía, compra de material de oficina… todos estos gastos que consideramos inamovibles en la mayoría de los casos son susceptibles de ahorro.
Ahorrar lleva aparejados ciertos sacrificios y uno de ellos es evitar recurrir a otras personas para hacer algo que podemos hacer nosotros mismos.
No debemos preocuparnos sólo por vender la mayor cantidad posible de productos o servicios, sino también por las condiciones en las que lo hacemos, ya que una inadecuada gestión de pagos puede dar lugar a problemas de liquidez si nos vemos obligados a pagarle a un proveedor antes de haber cobrado nosotros.
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Aunque depende mucho del sector de actividad buena parte de los costes de las empresas que manejan artículos físicos vienen generados por el stock.
Gestión Eficaz en Micro-PYMES
Cuando hablamos de micro-PYMES nos referimos a pequeñas empresas que tienen menos de 10 empleados y facturan menos de dos millones de euros anuales, y que, en muchos casos, no cuentan con más de uno o dos trabajadores.
En este contexto, también debes tener una mentalidad flexible y capacidad para adaptarte a los posibles cambios que vayan apareciendo.
Formación y Conocimiento
La formación es clave en el camino del éxito. Para una eficaz gestión necesitas dominar todas las materias relacionadas con tu empresa, conocer a fondo tu negocio, saber cuáles son las estrategias más eficaces, dominar el uso de las mejores herramientas y potenciar tu habilidad de liderazgo, entre otras muchas.
Aunque la educación y la formación es muy importante, no lo es todo. La experiencia también juega un importante papel, por lo que no esperes dominar la gestión de tu empresa desde el primer momento.
Delegación y Finanzas
No olvides tampoco la importancia de delegar. No intentes abarcar todo y confía en el talento y habilidades de tus trabajadores para asumir tareas para las que tú no estás preparado/a.
Separa siempre y desde el principio tus finanzas personales y laborales. Esto implica tener diferentes cuentas bancarias y tarjetas de crédito y asociar a cada una de ellas los gastos correspondientes.
Gastos Fijos y Variables
Toda empresa se enfrenta a dos tipos de gastos: fijos y variables. Los gastos fijos son independientes de los beneficios de tu empresa, y vas a tener que hacer frente a ellos mes a mes te guste o no.
Tecnología y Gestión Empresarial
Te dediques a lo que te dediques, vas a tener que realizar gestiones como la facturación, realización de presupuestos, control de inventario, almacenes, pedidos a proveedores… Y según tu caso, alguna que otra cosa más. Lo ideal es que inviertas en un programa de gestión desde el principio y decidas cuál va a ser tu forma de trabajar para ceñirte a ella.
Externalización
En más de una ocasión te va a tocar sopesar y decidir si quieres externalizar alguna parte de tu gestión y tu empresa. Estos son solo algunos de los ejemplos en los que podrías plantearte contratar ayuda externa.
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