La organización de eventos conlleva una serie de pasos a seguir para hacer que funcione a la perfección y consiga los objetivos deseados. Dejar al azar cualquier detalle, podría poner en riesgo el desarrollo o éxito. Primeramente, definamos qué es la organización de eventos. Un evento no solamente requiere de una planificación inicial, sino también de un seguimiento personalizado de múltiples aspectos y en diferentes fases por parte del organizador Por eso, la labor del que organiza es muy amplia. El event planner, es el pilar de la organización de eventos, en torno al cual giran todas las gestiones.
Habilidades Clave de un Event Planner
Para organizar una feria de emprendimiento exitosa, es fundamental contar con un event planner que posea ciertas habilidades clave:
Capacidad
Todos sabemos que un event planner no trabaja solo. Por eso, la capacidad de la que hablamos aquí tiene que ver con el equipo de trabajo que este posea y la gestión de este. Es fundamental tener un equipo preparado y formado, además de motivado.
Experiencia
Tener un equipo experimentado es muy beneficioso ya que te ayudará a reducir los errores desde el momento de la planificación hasta la implementación del evento. Esto mejorará los tiempos y puesta en marcha de lo planificado eliminando costos innecesarios en el presupuesto. Por otro lado, cada uno de los profesionales que estén a cargo de los diferentes roles deben, no solo saber llevar a cabo su trabajo, sino estar preparados para cualquier situación que se presente en el camino que conlleve tomar decisiones rápidas y con el menor costo posible. Un buen event planner, busca a los mejores, se rodea de ellos.
Creatividad
La creatividad en los eventos es esa chispa que hace la magia en los eventos. Si un evento carece de creatividad, el mismo carecerá de valor. Por eso, es preciso que el event planner tenga un bagaje creativo que puede aplicar a todas y cada una de las fases del evento, pero que, además, se alimente de creatividad cada vez que pueda. El event planner debe ser una persona curiosa, que se empape de muchos y distintos aspectos que le sirvan para enriquecer su trabajo. Seamos organizadores creativos, pensemos “out of the box” y no demos nada por hecho.
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Definición de Objetivos y Comunicación con el Cliente
El cliente es el motor de dónde surge el evento y de él debe nacer la inspiración para crearlo. La comunicación continuada con el cliente durante todo el proceso de creación es de suma importancia. Mantener una buena relación con el cliente, conocer sus necesidades, sus deseos y el alcance que desea tener es vital para que todo sea claro y vaya tomando la forma deseada. En la planificación de un evento es vital captar toda la información acerca de la marca, su visión, su misión y los objetivos que se desean alcanzar con el evento a realizar. El objetivo debe ser lograr compenetrarte e identificarte con la marca desde dentro.
Antes de iniciar cualquier tipo de planificación hay que tener los objetivos claros. Conocer perfectamente éstos es lo que te va a permitir tomar las mejores decisiones en la planificación. Además, éstos deben ser específicos y concretos para poder medirlos posteriormente: desde la obtención de 1.000 solicitudes de más información por parte de los asistentes, hasta llegar a una determinada cantidad de compras de un producto en una feria o llegar a 500 publicaciones con el hashtag del evento, lo que queremos lograr debe ser definido claramente desde el principio. Otro aspecto que se debe tener en cuenta es la claridad de esos objetivos. No se puede construir absolutamente nada si no se tiene una idea clara. Una de las mayores tareas del organizador es discernir la potencialidad de cada idea y dimensionarla para ver su viabilidad.
Planificación del Evento
En la planificación de eventos es donde todo comienza a tomar forma. Planificar correctamente un evento es vital para que éste pueda tener un resultado exitoso. Identificar el tipo de evento que queremos llevar a cabo es muy importante a la hora de planificar, ya que cada uno de esos tipos hace uso de elementos distintos y tiene requerimientos y exigencias muy diferentes. Por ejemplo, si el evento es una entrega de premios, necesitaremos determinar, la duración, los distintos bloques a establecer por premios, cómo debe ser la logística de recogida de premios por parte de los invitados, etc… El tipo de evento marcará la pauta a seguir para lo que procede.
Tipos de Eventos
- Congresos: se trata de una reunión o conferencia en que los miembros de un organismo, asociación, profesión o colectivo se reúnen para debatir cuestiones ligadas a su ámbito.
- Seminarios: se trata de reuniones generalmente con fines académicos.
- Street Marketing: un evento de Street Marketing es una acción publicitaria que se desarrolla en la calle.
- Inauguraciones: como su nombre lo indica, las inauguraciones son eventos destinados a dar apertura a un espacio.
- Ferias: las ferias son eventos enfocados, al intercambio y la venta de bienes y servicios y a la generación de networking.
- Rueda de prensa: la rueda de prensa es un evento desarrollado por una empresa u organización en el que se invita a miembros de la prensa.
- Showrooms: por último, son eventos que se llevan a cabo en espacios destinados a la muestra y comercialización de productos de las empresas.
- Festivales musicales: los festivales de música suelen reunir a más de un grupo y su duración siempre es superior a un día.
Otra forma de clasificar a los eventos es según el medio en el que estos se llevan a cabo. Los eventos presenciales son los que tienen lugar un día determinado en un espacio particular. Por su parte, los eventos digitales constituyen una alternativa que viene creciendo considerablemente con los años. Se trata de eventos llevados a cabo a través de una plataforma web. Finalmente, los eventos híbridos son eventos que se nutren de ambas modalidades.
Espacios y Proveedores
El espacio es uno de los elementos cada vez más valorado por los asistentes. Cuando se trata de espacios y sitios el tiempo es importantísimo. Algunos espacios comunes para la realización de eventos son: hoteles, recintos, fincas, salas, auditorios, cines, teatros y espacios singulares. Contar con un listado de proveedores habituales con los que ya tengamos una relación de confianza es fundamental para descargar el estrés inherente a la organización de cualquier evento. Consejo: cuenta siempre con un listado de proveedores de reserva que tengan un tiempo de actuación rápida.
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Logística y Presupuesto
Un punto importante en la planificación de un evento es la logística. La estimación de costos con cada proveedor es fundamental para una planificación controlada. Los patrocinadores suelen ser una alternativa muy adecuada para completar el presupuesto de un evento. Es bueno hacer un listado de posibles patrocinadores que seguramente estarán dispuestos a colaborar en alguna parte del evento a cambio de publicidad o promoción de su marca. Los patrocinadores representan un retorno a la inversión y aumentan el valor de la marca, por eso es importante que los patrocinadores, no solo aporten financieramente, sino que sumen valor a la marca estrechando lazos para futuros y mejores eventos.
El Día del Evento y el Post-Evento
En general, se piensa que la planificación es algo vinculado solamente a las etapas previas al evento. No obstante, el día mismo de este es necesario garantizar que todo funciona de la manera adecuada. Por eso, lo que se recomienda es llevar a cabo una reunión de control con la totalidad del equipo. Allí, se debe garantizar la adecuada coordinación de todos los implicados en la realización del evento y nombrar responsables de cada área para llevar un mejor control.
El post-evento arranca una vez el evento ha terminado y la forma en que hemos decidido hacerlo no debe tardar en llegar a los asistentes, proveedores, patrocinadores y equipo de trabajo más allá de las 48 horas. Recordemos que planificar el post-evento es tan importante como el evento en sí. Un error que se suele cometer es el de pensar que el evento termina una vez que las actividades se han cerrado. Pero, para que el evento sea exitoso, es importante dar continuidad al mismo. Una forma de hacerlo es redactando, en el post-evento, un correo de agradecimiento a los asistentes. También se puede obsequiar con un detalle que les recuerde su participación y que construya una imagen positiva sobre la empresa. Aprovecha a incluir regalos para tus asistentes que tengan un impacto positivo en el entorno y la sociedad.
Medición de Resultados
El evento no sería un éxito si no cumple con los objetivos y requisitos que se plantearon desde el principio. Para conocer si el evento producido llegó a cumplir con los criterios establecidos en la planificación éstos necesitan ser medidos y cuantificados.
- Establece el método de cuantificación de resultados. Este puede ser un software, una encuesta destinada a los clientes, una aplicación que recabe información o las opiniones de los asistentes o alguna forma que sea fácil, amigable e intuitiva y que provoque en los asistentes el deseo de proveer esta información.
- La importancia de implementar bien el ROI (Return Of Investment), es decir, el Retorno de la Inversión. Si todos los datos que hemos recogido son íntegros y verídicos, tendremos un ROI bien establecido.
Tendencias Actuales en la Organización de Eventos
La pandemia mundial ha sido un elemento clave a la hora de cambiar el rumbo de los eventos. Junto a estos factores, la conciencia sostenible ha ganado peso en el sector. La sostenibilidad ha dejado de ser un asunto exclusivo de algunas industrias, como la de los automóviles o el sector energético y ha pasado a ser un tema en el que todos debemos ser conscientes de nuestra responsabilidad y actuar en consecuencia. El área tecnológica también ha supuesto un gran reto. Como hemos visto, los eventos forman parte de la vida de las personas, las empresas y las organizaciones, teniendo una gran relevancia. En este sentido, cada etapa de un evento es fundamental para lograr que éste sea exitoso. Desde la planificación, que debe ser exhaustiva y cuidadosa para controlar las claves del evento y ofrecer una solución a los posibles imprevistos, hasta las acciones que se tomen en el evento en particular y el post-evento. Cada parte tiene sus propias estrategias y cumple un rol de vital importancia. Además, los avances tecnológicos vienen cambiando la forma de planificar y gestionar eventos, para lo que se necesitará de personal capacitado para su uso.
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Consejos para Participar en Ferias y Eventos
¿Ya te has inscrito en la próxima feria o evento? Perfecto, las ferias y eventos son una de las mejores formas de mostrar tus productos o servicios y hacer networking con antiguos y nuevos clientes. Las ferias ofrecen grandes ventajas pero también conllevan inversión de tiempo, creatividad, esfuerzo y dinero para prepararlas.
- Con el largo listado de tareas que hacer, lo mejor es hacer un seguimiento de todo. Haz una lista con todas ellas y la fecha límite para completarlas para poder ver las que no están completas siempre que lo necesites y así evitar que el tiempo se eche encima.
- La preparación es fundamental para organizar un evento empresarial y que tenga éxito. Haciendo todo con tiempo no sólo tienes tiempo suficiente para que tu trabajo sea calidad, si no que también mostrarás profesionalidad y seriedad con respecto al evento en cuestión. Así que, regístrate para el evento o feria tan pronto como te sea posible. Finaliza los diseños a tiempo. Imprime y encarga los diferentes materiales que necesites con antelación suficiente.
- El primer contacto de los clientes con tu negocio es tu stand por lo que es muy importante que sea creativo y de gran calidad. Tener un photocall interesante, luminoso o simplemente un banner roll up básico.
- Los asistentes a las ferias y eventos pasarán por muchos stands y mostradores durante la jornada. Haz que te recuerden. Ofréceles información promocional impresa de gran calidad y con un buen diseño para crear una impresión duradera. Sé creativo con tu material promocional.
- Las ferias y eventos son el momento perfecto para el networking. Conversa con tanta gente como puedas e intercambia tarjetas de visita con ellos.
Pensamos que estos 5 consejos son justo lo que necesitas para jugar bien tus cartas en la próxima feria.