En este artículo, exploraremos la contabilización de ciertas operaciones que pueden presentar dificultades en las empresas, repasando conceptos básicos de contabilización de facturas, así como los requisitos que debemos cumplir para que una factura sea deducible. Incluso veremos aquellos supuestos en los que se puede contabilizar un gasto sin que tengamos un documento factura como tal.
Necesidad de Contabilización de la Factura para la Deducción del Gasto
La contabilización correcta de un gasto es necesaria no sólo para registrar contablemente todos los hechos con trascendencia económica, sino porque a efectos fiscales, para que un gasto sea efectivamente deducible, es necesario que esté contabilizado. Sin embargo, deberemos tener en cuenta otros elementos para poder tener derecho a la deducción del mismo en el Impuesto de Sociedades.
Básicamente el esquema será que tendremos el gasto, el IVA, que podrá ser deducible o no según en qué sector nos encontremos operando, o incluso a prorrata si se trata de un sector diferenciado, y finalmente tendremos la contrapartida que será una cuenta de proveedor (400), una cuenta de acreedor (410), o incluso una cuenta de proveedor de inmovilizado (523). Es interesante también destacar que el PGC establece cuentas contables 403 a 405 para operaciones relacionadas con grupo, empresas asociadas, etc, que pueden servir de guía a la inspección de los tributos para considerar la importancia de las operaciones vinculadas en dicha empresa.
Debemos contabilizar un gasto si queremos que sea un gasto deducible en el Impuesto de Sociedades, salvo ciertas excepciones que establece la propia normativa.
Cómo se Contabiliza una Factura
Debemos distinguir entre facturas que impliquen gastos o facturas que impliquen ingresos. Nos vamos a ajustar en este post a la contabilización de las facturas que impliquen algún gasto.
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Los servicios o compra de bienes que se documentan a través de la factura normalmente estarán gravados por los impuestos indirectos, usualmente será el IVA, y en algunas ocasiones otros impuestos indirectos como los de hidrocarburos o el impuesto sobre la electricidad, o el impuesto sobre las primas de seguros, por citar algunos.
Asiento Contable de una Factura
El asiento contable de una factura siempre envuelve al menos dos de las tres partidas que comentamos ahora:
- El Grupo 6 relativo a la contabilización del gasto por bienes o servicios
- El Grupo 4, ya sea como proveedor o como acreedor, o la subcuenta 523
- La cuenta 472 de IVA soportado, que es cuando la entrega del bien o servicio está sujeto a IVA.
Es importante resaltar que no siempre habrá IVA soportado, porque hay operaciones que están exentas, en concreto en el Art. 20 de la Ley del IVA, hay bastantes, como servicios financieros, servicios educativos, segundas u ulteriores entregas de edificaciones o terrenos, servicios relacionados con la medicina, etc. Además, en el Art. 7 de la Ley del IVA, también encontramos supuestos de no sujeción, es decir que ni siquiera se ha llegado a generar el IVA porque la legislación lo excluye.
El asiento contable siempre será el mismo, Al Debe encontraremos el gasto, y el IVA soportado, mientras que en el Haber encontraremos la cuenta de proveedor (400), acreedor (410) o proveedores de inmovilizado (523)
Es posible que algún usuario nos diga que en el Haber también se va a encontrar las cuentas de tesorería o incluso prestamos, por ejemplo, Caja, o Bancos, pero en nuestra opinión, debemos de realizar siempre el asiento del reconocimiento del gasto y luego el del reconocimiento del pago, o la clasificación concreta de la deuda.
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Ejemplo de Asiento Contable
Compra por parte de una empresa de mercancía para su venta, por valor de 1.000 euros más IVA. Considere que la compra está gravada por el tipo general de IVA. El asiento a desarrollar sería:
- DEBE HABER
(600) Compra de Mercaderías 1.000,00
(472) Iva soportado 210,00
(400) Proveedores 1.210,00
Esta sería la forma típica de cómo se registrar una factura en nuestra contabilidad. Pero no hay que olvidar que la factura también se debe de registrar en el libro registro de facturas recibidas, cuyas características básicas las encontramos en el Reglamento del IVA y en el Reglamento de Facturación, y que debemos de resaltar como requisito indispensable la identificación del proveedor con su NIF.
Ejemplo de Contabilización con la Cuenta Contable 523
Una empresa adquiere un ordenador portátil en Amazon España, por un importe de 1000 + 121 (de IVA). El importe es pagado automáticamente con la tarjeta de crédito.
En este ejemplo totalmente real, podemos encontrarnos con la duda, de si debemos de contabilizar directamente a la tarjeta de crédito o debemos de realizar el asiento contable previo a la cuenta 523.
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Debemos tener en cuenta que cuando se realizan operaciones con una misma empresa, por importe de 3.000 euros o más debemos de declararlos en el modelo 347.
Por lo tanto, si contabilizamos directamente a la tarjeta de crédito vamos a perder el control de ese movimiento y es posible que podamos llegar a pasar por alto su declaración, si hay otras operaciones que hacen que el importe sea superior a 3.000 euros.
Por lo tanto, deberíamos de realizar los siguientes asientos:
- DEBE HABER
(217) Equipos para proceso de información 1000,00
(472) Iva soportado 210,00
(523) Amazon SRL España 1.210,00
Y, a continuación:
(523) Amazon SRL España 1210,00
(520) Deudas a C.P. Tarjeta de crédito VISA 1210,00
Y a fin de mes cuando nos realicen el cargo en la cuenta bancaria:
(520) Tarjeta de crédito VISA 1.210,00
(572) Banco c/c 1.210,00
Asiento Contable de Gastos
El asiento contable de gastos siempre envuelve una cuenta del Grupo 6, así como una cuenta del grupo 4. Como ya hemos comentado en el punto anterior, no siempre será preciso que englobe la cuenta de IVA soportado, y aquí puede ser más usual que se vea la cuenta del Banco en el Haber. Es de destacar, que de acuerdo con el reglamento de Facturación muchas de las operaciones financieras que realizamos con el banco, no precisan la emisión de una factura.
Ejemplo:
El banco nos cobra al final de mes una comisión de mantenimiento de 6,00 euros y una comisión por apunte de 0.30 €. En este mes hemos realizado 10 apuntes de todo tipo.
Solución: El banco nos cargará a final de mes los 6,00 euros de mantenimiento más 3,00 euros en concepto de gastos de administración.
El asiento a realizar será el siguiente:
- DEBE HABER
(626) Comisiones Bancarías 9,00
(572) Bancos 9,00 €
A nivel práctico, esta operación no se suele incluir en el libro registro de IVA, hay que observar que no incluye la línea del IVA, que podríamos utilizar, jun IVA 0% para que también se incluya.
Lo más correcto sería incluirla, con dicha línea de IVA soportado al 0% para que pudiera ser incluido en el libro registro de IVA, más que nada, porque en el modelo 390 existe una casilla que son Adquisiciones interiores exentas, en la que deberían de incluirse este tipo de operaciones exentas.
¿Cuándo son Deducibles los Gastos de la Asesoría Fiscal?
En principio, tanto para las personas físicas, como para las personas jurídicas, son deducibles, cuando estén efectivamente contabilizados y correspondan con un gasto real soportado en el ejercicio de la actividad.
Es interesante aclarar aquí que la DGT ha manifestado que no es deducible los gastos de asesoría por la confección de la declaración de Renta, dado que en la misma no se engloban solo los rendimientos de la actividad económica, sino otras situaciones, como rendimientos de capital mobiliario, ganancias y pérdidas patrimoniales, etc., y por lo tanto la factura tal y como se indica no sería deducible para el empresario persona física. Sin embargo, si que lo sería si la factura fuera por los honorarios para determinar el rendimiento neto de la actividad económica y sus posibles reducciones en su caso.
Por lo tanto, debemos de concluir que son deducibles los gastos de asesoría fiscal persona física dado que es un gasto necesario para la actividad, en la medida que esté correctamente imputado y sea registrado en los libros-registro de gastos.
Igualmente es deducible el IVA de la asesoría fiscal, en la medida que corresponde con un gasto que es deducible y sea incluido en la liquidación modelo 303 de IVA dentro del IVA soportado en operaciones interiores.
Ahora bien, no será deducible, si la actividad que desarrolla la persona física está exenta de IVA, por ejemplo, alquiler de una vivienda, o enseñanza, o bien corresponda con una actividad o sector diferenciado que se considere no da derecho a la deducción de IVA.
Así mismo la pregunta frecuente realizada por los particulares, de ¿puedo desgravar asesoria fiscal? Debe de contestarse de forma negativa, dado que, para las personas físicas, constituye un gasto de igual modo que puede ser las comidas, es una aplicación de la renta.
Sin embargo, son deducibles los gastos de asesoría fiscal en los supuestos de obtención de rendimientos inmobiliarios, en la medida que utilicemos esos servicios para confeccionar el modelo 303 por ejemplo, aunque estrictamente parece que sólo tengan derecho si están motivados por la redacción del contrato.
No son deducibles los gastos de asesoría fiscal de un trabajador por cuenta ajena. Podrían existir dudas, cuando los honorarios vengan por motivo de defensa del contrato laboral del trabajador, pero este servicio lo usual es que lo realice un abogado o un asesor laboral que pueden dar asistencia jurídica al trabajador ante los tribunales. En cualquier caso, este tipo de servicio tiene un importe máximo, (300,00 euros con IVA incluido), trabajador en los tribunales, el graduado social o un abogado, por lo que si el contrato al final es rescindido.
Por lo tanto, con carácter general concluimos que es deducible el gasto de asesoria fiscal soportado en el desarrollo de actividades empresariales y profesionales, da igual que sea como persona física o jurídica. IVA asesoría fiscal, en la medida que el gasto haya sido efectivamente soportado y debidamente contabilizado.
La Contabilización de la Factura Gestoría
Ya sabemos que la parte 2, relativa al Cuadro de Cuentas de Nuestro Plan General de Contabilidad, su uso es de carácter voluntario, por eso cuando nos preguntan dónde contabilizo factura asesoria fiscal no existe una respuesta única, aunque podríamos afirmar que la subcuenta gastos de asesoria fiscal debe de ser la 623. Servicios Profesionales Independientes, que en su definición nos indica “Importe que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la empresa. Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etc, así como las comisiones de agentes mediadores independientes.
Sin embargo, algunos usuarios podrían indicar, que dado que la asesoria fiscal, podría ejercerse, por personas que no tengan la titulación indicada anteriormente, en un sentido estricto no debería de incluirse en esos casos en dicha cuenta. Si me forzarán a elegir otra, elegiríamos la cuenta 629. Otros Servicios, aunque en mi opinión no sería la mejor, también pensamos que, desde un punto de vista de análisis funcional de la cuenta de pérdidas y Ganancias, y dado que no deja de seguir estando en el Grupo 62, la diferencia apenas tendría importancia.
Por otro lado, si el servicio de asesoria profesional es desarrollado por un profesional, que sea persona física o comunidad de bienes, el destinatario de la factura deberá soportar la retención de IRPF correspondiente, cuyo porcentaje actual a la fecha de redacción de este post, es del 15%, salvo que nos encontremos con un profesional que ha recién iniciado su actividad , que se permite en el año que se inicia y en los dos siguientes, se aplique una retención del 7% , no se trata de tres años, sino del año que se inicie que puede ser al principio, o de tan solo un mes y los dos años siguientes.
Hay que destacar que la retención siempre es sobre la base del servicio y no incluye nunca el IVA.
Por el contrario, si quien factura es una sociedad limitada, por ejemplo, este servicio no estará sujeto a retención de IRPF, y por lo tanto la factura será del importe de la base imponible más IVA. En este caso el importe será mayor (dado que no soporta retención), pero el coste será el mismo, porque cuando se trata de servicios realizados por persona física, la retención de ingresarse mensual o trimestralmente, según el tamaño de la empresa destinataria del servicio, en el modelo 111.
Ahora ya podemos hacer el asiento correspondiente a facturas de asesoria fiscal:
Ejemplo:
La cuota mensual de Asesoramiento Fiscal que percibe un economista autónomo por el asesoramiento mensual de una pyme es de 100,00 euros.
Calcular el importe total de la factura, sabiendo que el autónomo se acaba de iniciar.
La factura será como sigue:
Honorarios …………………. 100.00 euros
IVA 21% ………………………. 21.00 euros
Retención 7% ……………… 7.00 euros
TOTAL FACTURA …………. 114,00 euros
Y el asiento será el siguiente:
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100,00 (623) Servicios Profesionales Indep. a (410) Acreedores por prestac. Serv. ……….. 114,00 euros
21,00 (472) Iva soportado a (4751) Retenciones IRPF ………………………….. 7,00 euros
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