En cualquier empresa o startup, la claridad organizativa es esencial para el éxito y la colaboración. Y es que, como cualquier otro tipo de organización, las empresas han de contar con una estructura definida. Solo así todas las partes pueden tener claro su papel dentro del negocio.
¿Qué es la Estructura Organizacional?
El término “estructura organizativa” se refiere al andamiaje jerárquico en el que se define el reparto interno de roles dentro de la empresa. Por tanto, es necesario definir una estructura empresarial que se adapte a los objetivos individuales de la empresa (por ejemplo, aumento en la producción o crecimiento para el futuro), estableciendo:
- Qué puestos de trabajo y departamentos existen en la empresa.
- Las responsabilidades y poderes directivos existentes.
- Cómo se establece la red de relaciones.
- Cómo funciona el flujo de mando y el flujo vertical de información.
La estructura organizativa establece, de esta forma, un marco general donde se establecen las funciones que cumple una empresa, constituyéndose como la base para fijar procedimientos y rutinas en el trabajo diario. En función del objetivo que la empresa persiga, su estructura organizativa puede variar. Toda esta información se plasma en un organigrama que sirve de orientación tanto para la dirección como para los (nuevos) empleados.
En el ámbito de la teoría organizacional se distinguen dos conceptos diferenciados: la estructura organizativa y la organización de procesos. El primero determina quién tiene que hacer qué y el segundo describe el cuándo, el dónde y el cómo de esas actividades.
Importancia de la Estructura Organizativa
Las empresas necesitan de una estructura clara para funcionar sin problemas y poder seguir creciendo en la misma dirección. Sin ella, no existe un enfoque preciso ni para la dirección del negocio ni para los empleados. Una estructura empresarial bien pensada, que defina con claridad la cadena de mandos, el margen de control y los canales de comunicación, contribuye a que los esfuerzos se dirijan a conseguir el objetivo de la empresa.
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Un organigrama claro optimiza el flujo de trabajo y permite una toma de decisiones más ágil. Asimismo, es muy útil para que los nuevos empleados se orienten dentro de la empresa, sepan reconocer a los superiores y subordinados y entiendan el funcionamiento general del negocio. Todo ello contribuye a la satisfacción de los empleados y a que se sientan seguros.
Creación de la Estructura Organizativa
El diseño de una estructura organizacional óptima y su presentación en un organigrama no es siempre sencillo. La mayor dificultad reside en plasmar una estructura clara y eficiente, a pesar de la complejidad y dinamicidad del entorno. Para poder llevar a cabo esta tarea, en primer lugar hay que saber qué partes forman el organigrama:
- Elementos estructurales: Las unidades en las que se dividen las diferentes tareas de la empresa. Se distinguen: los puestos de trabajo (como la unidad más pequeña), los órganos de gobierno (los puestos de mando), los departamentos (el conjunto de puestos de trabajo bajo la dirección de una instancia), los servicios de apoyo así como los comités, los equipos y las juntas directivas, creados normalmente de forma temporal para llevar a cabo proyectos complejos.
- Relaciones estructurales: La red de relaciones que se establece entre los elementos estructurales.
- Sistema de dirección: Elementos gráficos como cajas, líneas, flechas que aclaran de forma visual la orientación y el orden del organigrama.
El proceso de creación de la estructura organizativa de una empresa consta de dos pasos:
- En el análisis de tareas se definen los objetivos de la empresa, que se materializan en las tareas principales del negocio, que a su vez se dividen en subtareas.
- La síntesis de tareas es la actividad organizativa que realiza el fundador de la empresa. Aquí se toman las subtareas definidas en el análisis de tareas y se agrupan en conjuntos de tareas que se asignarán a los puestos de trabajo determinados.
El verdadero reto es conseguir que los recursos se aprovechen de la mejor forma posible para garantizar el funcionamiento óptimo de todos los elementos estructurales.
Componentes Clave de la Estructura Organizativa
Las formas más comunes de estructuras organizativas en la empresa se distinguen en base a los siguientes componentes:
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- Cadena de mando (larga o corta): Se trata del componente base de una estructura organizativa. Con el concepto cadena de mando se hace referencia a la línea de autoridad ininterrumpida entre la dirección y los empleados.
- Margen de control (amplio o estrecho): Cuanto mayor sea el número de empleados bajo la dirección de un único superior, más amplio es el margen de control de una estructura organizativa.
- Nivel de centralización (centralizado o descentralizado): Este factor determina si la toma de decisiones en la empresa tiene lugar desde la dirección (centralizado) o tiene en cuenta al conjunto de empleados (descentralizado).
- Grado de especialización (especializado o generalizado): También conocido como división del trabajo, describe los niveles en los que se dividen las actividades de una empresa, distribuyéndose en tareas individuales.
- Estructura formal e informal: En las empresas con una estructura organizativa formal los puestos de trabajo y los procesos están sometidos a una reglamentación y una estandarización muy estricta con independencia de la persona que los lleven a cabo.
- Formación de departamentos (rígida o flexible): En inglés se utiliza el término departmentalization para definir el proceso de agrupación de actividades para poder llevar a cabo proyectos.
La combinación que cada empresa realice de estos componentes da como resultado una estructura organizativa concreta. Estas estructuras podrán situarse dentro de un espectro más amplio en cuyos vértices se encuentran las estructuras mecánicas y las orgánicas.
- Estructura mecánica: Se denominan mecánicos a los enfoques tradicionales de las estructuras corporativas, que incluyen a la estructura organizativa funcional y divisional, así como la organización matricial.
- Estructura orgánica: En la parte orgánica del espectro se encuentran las estructuras organizativas más experimentales e innovadoras, a las que también se les atribuye la denominación de jerarquías planas.
Tipos de Estructuras Organizacionales
En el ámbito en el que nos encontramos existe una serie de arquetipos estructurales que se utilizan con frecuencia en la práctica. Si bien hay que apuntar que muchas empresas usan modelos híbridos que combinan las características de diferentes estructuras organizativas.
1. Estructura Organizacional Funcional
La estructura organizativa más común divide a una empresa en funciones generales y bien delimitadas unas de otras. Es decir, todos los especialistas en marketing pertenecen al departamento de marketing, todos los responsables de recursos humanos al de recursos humanos, etc. La ventaja de esta estructura fácilmente escalable reside en que los empleados se especializan en su ámbito de actividad, trabajando con mayor eficiencia. Además, el hecho de que las competencias y responsabilidades de cada departamento estén perfectamente definidas evita la redundancia, es decir, no se repite una misma actividad en diferentes departamentos. Al mismo tiempo, la toma de decisiones es mucho más rápida.
Como desventaja hay que tener en cuenta las posibles barreras que se pueden levantar entre las diferentes secciones si se aplica una estructura en departamentos poco flexible. Cuanto más trabaja un departamento para sí, peor es la comunicación y empatía con el resto de departamentos. Esto puede llevar a que los propios intereses de un departamento se opongan a los del resto, desatando conflictos que, a largo plazo, reducen la productividad. Asimismo, la falta de orientación hacia un mercado, un público objetivo o un producto, así como un alto grado de estandarización y formalización delimitan también el posible potencial de innovación.
| Ventajas | Desventajas |
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2. Estructura Divisional
La estructuras divisionales son de especial importancia para aquellas empresas que empiezan a crecer y requieren una estructura más diferenciada. La subdivisión es factible de acuerdo con las siguientes áreas de actividad:
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- Productos/servicios
- Público objetivo/mercado
- Región/zona de venta
Estos aspectos estructurales conocidos como divisiones tienen áreas de actividades separadas, es decir, sus propios departamentos de producción, venta y marketing. Se trata de una estructura muy fácil de adaptar a las necesidades de la empresa. En ella cada sección se puede concentrar en el ámbito de trabajo que le corresponde y, de esta forma, trabajar más rápido, con mayor coordinación y aplicando una estrategia efectiva. La autonomía que se le asocia lleva consigo una mayor motivación de los empleados. Al mismo tiempo, el hecho de que las secciones estén diferenciadas permite llevar a cabo las distintas actividades de forma más transparente, pudiendo también medir y evaluar su rendimiento con mayor precisión.
Este tipo de estructuras organizacionales se encuentran en las grandes empresas que ofrecen una gama de productos y servicios especializados para diferentes mercados. Una subdivisión por regiones ofrece un gran potencial, sobre todo para las empresas con actividad internacional. Sin embargo, la implementación de esta estructura lleva asociados grandes esfuerzos de coordinación y altos costes, dado que requiere una dirección altamente especializada. Si las secciones individuales trabajan de forma autónoma o están separadas desde un punto de vista geográfico, también produce el aislamiento de los departamentos y la duplicación de actividades empresariales. Esto puede desembocar en que se produzca la discrepancia en los objetivos de las divisiones y los objetivos reales de la empresa.
| Ventajas | Desventajas |
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3. Organización Matricial
Esta estructura organizativa combina las ventajas del modelo funcional y el divisional y las reúne en una matriz tridimensional. Los puestos de trabajo y los departamentos se dividen, por un lado, según las funciones y, por otro, según las divisiones. Los diferentes puestos de autoridad se dividen en dos dimensiones independientes con los mismos derechos. Lo que significa que el conjunto de trabajadores se encuentran en contacto con dos posiciones de poder. En el organigrama se muestran estas relaciones con líneas horizontales y verticales.
El punto fuerte de la organización matricial reside en el hecho de que puede adaptarse con total flexibilidad para poder gestionar mejor las fluctuaciones en la tasa de utilización dentro de la empresa. Con esta estructura organizativa la toma de decisiones y la transmisión de información es mucho más dinámica, pues los canales de comunicación son más cortos y aumenta la disponibilidad de personas de contacto especializadas.
La complejidad en este tipo de estructura no solo reside en el alto coste de planificación y de implementación, sino que puede causar cierto desconcierto entre los empleados. Uno de los puntos críticos se encuentra en la presencia de dos autoridades, ya que el cruce de diferentes áreas de responsabilidad puede llevar a conflictos de competencia y a dificultar la comunicación, la toma de decisiones y la evaluación del rendimiento.
Estructura Horizontal
Así, el organigrama horizontal va de izquierda a derecha; de ahí que en este tipo de empresas se fomente la colaboración y la participación de todos los miembros de la plantilla. El objetivo principal de un organigrama horizontal u organigrama plano es comprobar, de una manera visual y sencilla, que todos los procesos de trabajo de una entidad se llevan adelante con éxito. A diferencia de otros tipos de organigramas, en el organigrama horizontal las jerarquías son casi inexistentes. Por su parte, otra de las características de este tipo de jerarquía horizontal es que hay un equilibrio y, por norma general, un ambiente laboral positivo. En este sentido, cada equipo, departamento o unidad de trabajo trabaja independientemente, de ahí que la responsabilidad sea colectiva.
- Más comunicación: La comunicación interna en este tipo de organización empresarial es del todo notoria.
- Más productividad: Como hay una mayor motivación, el incremento de la productividad en la empresa es también visible.
- Retención del talento: En este tipo de organizaciones, el trabajador se siente más escuchado, ya que sus propuestas son oídas por el resto del equipo.
El Equipo de una Startup
Cuando tenemos una startup son muchos los elementos que debemos cuidar. Desde el producto o servicio en cuestión hasta los recursos materiales o una correcta estrategia son claves para el éxito de nuestra startup. Sin embargo, sin una buena estructura organizativa y un equipo que aporte valor a nuestra startup, tendremos muchas posibilidades de quedarnos en el camino.
Perfiles Clave en el Equipo
Lógicamente, en función del tipo de startup y del producto o servicio que ofrezca, habrá que añadir perfiles para el desarrollo de tareas más específicas. Sin embargo, grosso modo, el equipo de una startup para garantizar su buen funcionamiento, debería contar con estos 4 perfiles:
- Director tecnológico o CTO (Chief Technology Officer): En realidad, es necesario un perfil que se encargue de la ideación y desarrollo del producto. Sin embargo, dado el alto componente tecnológico de la gran mayoría de startups actuales, este perfil suele ser el de un geek.
- Director financiero o CFO (Chief Financial Officer): Este perfil es absolutamente imprescindible. Según el informe de CB Insights mencionado anteriormente, el segundo motivo por el que fracasan las startups es quedarse sin dinero.
- Director de marketing o CMO (Chief Marketing Officer): Si como startup somos una empresa pequeña, lo más común, el CMO debería encajar en un perfil comercial o de ventas así como desarrollar tareas de marketing y comunicación.
- Consejero Delegado o CEO (Chief Executive Officer): En realidad, se trata de tener un perfil de negocios, con visión empresarial. Suele coincidir con el CEO ya que es la cabeza visible y se encarga principalmente de la toma de decisiones determinantes para la startup.
Claves para Formar un Equipo de Valor
- Hazte con perfiles y caracteres complementarios: El equipo de una startup, sobre todo el equipo fundador, debe compartir la misma visión a pesar de tratarse de perfiles muy distintos, todos ellos fundamentales.
- Quédate con los mejores: Si puedes reclutar a gente más inteligente y mejor que tú, hazlo. No solo aportarán un valor extra a la startup sino que te permitirán aprender profesionalmente.
- Prueba y testea primero para evitar errores: Al igual que ocurre en la creación de nuestro modelo de negocio, la captación de talento para formar el equipo de nuestra startup es una cuestión de ensayo-error.
Herramientas para Crear Organigramas Online
Algunas de las herramientas más recomendadas para crear un organigrama online son Lucidchart, Miro y Canva. Estas plataformas ofrecen plantillas personalizables que se adaptan a diferentes tipos de estructuras empresariales y permiten una fácil actualización en tiempo real.
Con el potente e innovador software de organigramas, Edraw Orgcharting, todo el proceso de crear un organigrama será sencillo y rápido. Edraw Orgcahrting también te permite importar y exportar los archivos de datos para establecer la estructura organizativa.
Tanto si deseas dise?ar una estructura organizacional para una startup u optimizar la jerarquía de una empresa ya establecida, EdrawMind te ofrece una variedad de funciones para simplificar el proceso y generar impresionantes resultados. EdrawMind es ideal para visualizar estructuras complejas, como la jerarquía organizacional de empresas como Nestlé.
Estructura Organizacional de Nestlé: Un Ejemplo
La empresa Nestlé es una figura destacada en el mercado mundial, famosa por su variada cartera de alimentos y bebidas que influyen en la vida de millones de personas en todo el mundo. Como entidad mundial colosal, el vasto alcance de Nestlé y sus polifacéticas operaciones subrayan la importancia de contar con una estructura organizacional meticulosamente definida. La estructura organizacional de Nestlé es fundamental para dirigir la empresa hacia sus objetivos y garantizar una gestión mundial eficaz de sus diversas operaciones.
El organigrama de la empresa Nestlé adopta una estructura de divisiones geográficas, organizando las operaciones en función de las regiones geográficas. Cada región, como Norteamérica, Europa, Asia-Pacífico y Latinoamérica, opera de forma semiautónoma con sus divisiones funcionales, que incluyen marketing, ventas, operaciones e investigación y desarrollo. Al alinear las operaciones con las dinámicas regionales y las preferencias de los consumidores, Nestlé puede responder mejor a las necesidades del mercado local, aprovechando al mismo tiempo las sinergias globales y las economías de escala.
El organigrama de la empresa Nestlé está diseñado para fomentar una cultura de mejora continua y responsabilidad. La estructura organizacional de Nestlé pretende facilitar el crecimiento estratégico de las inversiones alineando los recursos con las oportunidades de alto potencial. Aumentar la eficiencia y eficacia operativas en todos los niveles de la organización para mejorar las métricas generales de rendimiento.
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