Es difícil iniciar una empresa comercial sin un marco organizativo bien estructurado. En muchas pequeñas y medianas empresas hay talento, esfuerzo y compromiso, pero muchas veces falta estructura.
La Importancia de la Estructura Organizacional
Una adecuada estructuración organizacional permite a las PYMES establecer un marco claro de funciones y responsabilidades, lo que resulta crucial para optimizar el rendimiento. Desde el momento de su creación, toda empresa posee una estructura organizacional, la cual puede no estar documentada, pero existe. En las primeras de cambio quizá solo en la cabeza del empresario y a partir de ella se circunscribirá la forma como se desarrollan las actividades dentro de la empresa.
Cuando hablamos de gestión empresarial en PYMES, no nos referimos solo a cumplir con obligaciones fiscales o llevar las cuentas al día. La gestión empresarial implica un enfoque estructurado que busca coordinar todos los recursos de una organización de manera eficaz.
Una planificación adecuada es el primer paso hacia el logro de cualquier meta organizacional. En este proceso se establecen objetivos claros y se diseñan estrategias específicas. El liderazgo es fundamental en la dirección, donde se fomenta la motivación de los empleados y se supervisa el cumplimiento de las tareas asignadas.
Factores Clave para la Estructura Organizacional en PYMES
Definir la mejor estructura no es tarea fácil. Cada empresa es diferente en su tamaño y forma, en quiénes son sus miembros, en lo que está establecido y hasta dónde se quiere ir. Y con el fin de avanzar en el establecimiento de una estructura organizativa para tu PYME, tu primera tarea es identificarlos:
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- Los clientes: Cualquier tipo de empresa es creada para satisfacer las necesidades de un mercado específico. Los clientes requieren conocer una oferta de valor y confiar en ella. Para esto, se requiere que toda empresa cuente con un área enfocada en definir cómo llegar a ellos, pero sobre todo que contribuya en crear relaciones duraderas y satisfactorias entre la empresa y el cliente.
- El Mercado (Productos y/o Servicios): Este es un grupo intangible que está conectado al final con la experiencia del cliente. Principalmente se encarga de garantizar la oferta de los productos o servicios adecuados para satisfacer las necesidades del consumidor, y también de mantener esa oferta vigente.
- El Recurso Humano: En la búsqueda de crear esa propuesta de valor a nuestros clientes a través de los productos y/o servicios es imprescindibles que toda empresa cuente con el mejor talento. Incluso, que el futuro crecimiento de los colaboradores vaya de la mano con el de la empresa, por lo que un área de Recursos Humanos es fundamental en la nueva compañía para atraer y desarrollar al talento.
- Otros: Dependiendo del tipo de organización y de los requerimientos que deba cumplir, posiblemente se deben considerar adicionalmente los cuatro grupos arriba indicados a los proveedores y/o a los entes reguladores como factores adicionales, y lo menciono para que se tenga en cuenta en el caso de que aplique para tu PYME.
Sin embargo, con los grupos identificados, ya se tiene gran parte del trabajo realizado, y si se desea, se estará en capacidad de poder iniciar una conversación con un experto responsable de cada grupo de interés (Finanzas, Ventas, Operaciones y Recursos Humanos), y crear una práctica exitosa de alineación y articulación de ofertas de valor, para garantizar la sostenibilidad del negocio y a demás asegurar la continuidad de cualquier empresa.
Beneficios de una Estructura Organizacional Adecuada
Adoptar una estructura de empresa adecuada facilita la identificación de las tareas necesarias: la división de las actividades y responsabilidades de cada miembro; el intercambio de información, recursos y comentarios de los empleados, al igual que su motivación y la implementación de indicadores de desempeño adecuados para los objetivos de la empresa. Al planificar la comunicación interna y el flujo de trabajo, estructurar un organigrama es fundamental para agilizar los procesos.
El organigrama tiene como objetivo presentar, de forma clara, objetiva y directa, la estructura jerárquica de la empresa. Desde el presidente, pasando por los directores, gerentes y empleados, todos los cargos y funciones están ahí.
La estructura organizacional de una empresa depende de su naturaleza y dimensión. Toda empresa tiene que tener un manual de funciones, sobre todo aquellas que son de grandes dimensiones, ya que así se lleva un control sobre las funciones que tiene el personal que conforma la compañía. Este manual engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre ellos.
La elaboración de un mapa de procesos es una faceta de la gestión de una organización sumamente importante. Con el mapa de procesos podremos ver de una manera visual las relaciones todos los «actores» que participan en la operativa diaria de cada puesto de trabajo. Esto nos ayudará y será el puntal para organizar y estandarizar las funciones de cada puesto de trabajo. Básicamente el objetivo del manual de operaciones es el establecer como se deben hacer las cosas en su negocio.
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Estructuras Organizacionales Comunes en PYMES
Las pymes suelen contar con una estructura organizacional simple, la cual les permite jugar con su organigrama y establecer puntos específicos en cada elemento. Un buen ejemplo de esto sería en el caso de publicidad. Si bien este enfoque suele ser un poco confuso para trabajarlo a pequeña escala, se posiciona como uno de los enfoques principales utilizados por las pymes. Su prioridad es la de crear equipos, más que departamentos, lo cual elimina la figura de jefes departamentales y crea la figura de líder de equipo.
La estrategia que se elija para la estructura de una pyme dependerá directamente de la finalidad y los objetivos que se tengan, así como lo que se quiere dar a conocer.
Departamentos Esenciales en una PYME
Conectar los departamentos de pymes puede suponer el éxito o el fracaso de un negocio. Cuando los datos quedan aislados en silos entre varios departamentos, se generan procesos y flujos de trabajo ineficientes y nadie de la empresa logra tener una vista de 360° del cliente ni una vista general clara de toda la empresa.
¿Cuáles son las 6 principales unidades funcionales de una empresa?
- Producción
- Investigación y desarrollo
- Ventas
- Marketing
- Gestión de recursos humanos
- Contabilidad y finanzas
Cada empresa tiene sus necesidades particulares, pero estos son los departamentos más habituales:
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- Tecnologías de la Información: Uno de los más esenciales, tanto para mantener las redes y programas en funcionamiento como para mantener, desarrollar y proteger los sistemas internos. Algunas pymes necesitarán un equipo dedicado, mientras que otras lo podrán suplir con herramientas.
- Recursos Humanos: La base de cualquier empresa. Se encargan de la selección de personal, nóminas, ventajas y cumplimiento. El departamento genera gran cantidad de documentación e implica tareas repetitivas, por lo que puede beneficiarse mucho de herramientas de automatización y apoyo.
- Ventas: Tanto si ofreces servicios como productos, necesitas un equipo que se dedique únicamente a venderlos. Resulta un departamento indispensable para hacer crecer tu empresa y ampliar tus beneficios. Desde buscar clientes a crear materiales específicos, todo el trabajo de este departamento vale su peso en oro.
- Marketing: Se encarga del proceso de generar visibilidad de marca y generar clientes potenciales para la empresa. Sin este departamento, el de Ventas estará en verdaderos apuros. Como sugeríamos antes, hay tareas y tareas de marketing, por lo que automatizar las más tediosas permite dirigir el talento al valor añadido.
- Atención al cliente: Los clientes que logres atraer gracias al trabajo de Marketing y Ventas son recursos valiosos y se deben tratar como tal, sea cual sea el canal de contacto. Este equipo se encarga de atender a quienes han confiado en tu empresa como merecen. Sin clientes, tu empresa se hundirá, así que no hace falta decir mucho más sobre la importancia de este departamento, aunque definitivamente sí sobre cómo mejorarlo.
- Finanzas: Uno de los motivos más frecuentes por los que las empresas fracasan son las finanzas. Así, tener un departamento que las gestione puede suponer la diferencia entre avanzar o desaparecer. Este departamento se encarga de gestionar las cuentas de cobros y pagos, los presupuestos, la estrategia de negocio financiera, etc.
Estructura Organizativa Funcional
La estructura más habitual es la llamada “estructura organizativa funcional”. Consiste en agrupar a empleados por las funciones específicas que desempeñan, y cada departamento funciona de forma independiente. Así, cada una de las áreas funcionales o departamentos responden ante un director o vicepresidente que es responsable de todos sus subordinados.
La ventaja de este tipo de estructura es que los empleados se dedican a lo que mejor saben hacer, y su desventaja, que cada departamento se centran en su área de influencia, convirtiéndose fácilmente en silos de información y sin brindar la ayuda que podrían a otros departamentos.
Mejorando la Estructura Organizativa Funcional
Sin duda, no hay que reinventar la rueda, y si antes decíamos que la estructura organizativa funcional es la más habitual, eso significa que probablemente es la mejor, principalmente porque las tareas recaen en aquellos que las podrán desempeñar con más garantías. Sí es cierto, sin embargo, que se puede mejorar reduciendo o eliminando sus desventajas. Eso pasa por eliminar los silos de información y consolidarla, para lo cual son ideales las herramientas CRM; ofrecer mejor visibilidad y cooperación entre departamentos; y quizás por mejorar las habilidades de los empleados con herramientas especializadas para facilitar la cooperación y la agilidad empresarial.
Someramente, puesto que ya se ha mencionado de pasada anteriormente, aunque aportando algunos datos nuevos, estos serían los departamentos absolutamente indispensables en prácticamente cualquier empresa:
- Ventas y Marketing: ¡Todas las empresas necesitan generar ventas!
- Operaciones: Toda empresa necesita cumplir las promesas que hace a sus clientes y entregar los servicios y productos acordados.
- Finanzas y Administración: Siempre es necesario tener control de las finanzas y garantizar que se mantiene la infraestructura empresarial.
Creando una Estructura Organizativa para tu PYME
Aunque puede que las pymes no tengan la necesidad (ni los recursos) de cubrir todos los cargos y departamentos que son habituales en empresas de mayor tamaño, sí es importante crear una estructura organizativa y asegurarse de que todos los cargos están claramente definidos. Las pymes pueden empezar centrándose en algunas áreas esenciales como Ventas y Marketing, Operaciones y Administración. Analiza qué funciones se deberán cubrir en estos tres departamentos.
Puede que Ventas y Marketing requieran un director de RR. PP., un generador de clientes potenciales y un gestor de cuentas, mientras que en Operaciones sea necesario un equipo de desarrollo de producto, operadores de procesamiento y envío, y agentes de servicio al cliente. Algunos puestos, como los relacionados con contabilidad, marketing y desarrollo de productos, pueden externalizarse con proveedores y contratistas.
En lo tocante a liderazgo ejecutivo, las empresas necesitan un pensador creativo e innovador que sepa detectar las oportunidades emergentes, y un cerebro organizador que se centre en la ejecución y el funcionamiento para permitir materializar las oportunidades detectadas. Idealmente, estas responsabilidades las desempeñarán varias personas, pero es posible que un solo líder pueda tener tanto una vista general como pormenorizada de la empresa, o bien que un visionario pueda ser un técnico con las habilidades necesarias para ejecutar los planes.
El Futuro de los Departamentos en PYMES
Los negocios crecen junto a sus necesidades. Puede que aparezcan nuevos cargos o que, con la ayuda de nuevas tecnologías, los cargos existentes se amplíen para cubrir nuevas responsabilidades. Las estructuras organizativas deberían ser flexibles y capaces de evolucionar según sea necesario. Con nuevas herramientas, plataformas de formación y estrategias innovadoras, el futuro de los departamentos de pymes no tiene límites.
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