Eventos como Herramienta de Marketing: Estrategias Infalibles y Ejemplos que Triunfan

Los eventos de marketing pueden tener un fuerte impacto en tu negocio. Un evento de marketing es una práctica en la que se organizan eventos presenciales, híbridos u online para promocionar un producto o servicio. Pero planificar un evento lleva meses de trabajo.

En el mundo del marketing, la creatividad y la exclusividad son dos factores fundamentales para destacar entre la multitud. Las marcas buscan constantemente nuevas formas de atraer la atención de su audiencia, y los eventos creativos se han convertido en una estrategia poderosa para generar viralidad. En este artículo, veremos cómo los eventos bien diseñados pueden aumentar la visibilidad de una marca.

Tipos de Eventos de Marketing

Existen varios tipos de eventos de marketing, cada uno con sus propias características y ventajas:

Eventos Presenciales: Estos eventos en directo se realizan cara a cara (no de forma virtual). Permiten que los prospectos interactúen contigo y con tus productos o servicios de primera mano.
Eventos de Marketing Online: Los eventos de marketing online se realizan virtualmente y solo son accesibles a través del enlace de la reunión. Estos eventos alcanzan una audiencia más amplia (incluso global). Dado que requiere menos esfuerzo para asistir, la proporción de inscritos que asisten suele ser menor que en los eventos presenciales.
Eventos Híbridos: Otro gran ejemplo de marketing de eventos es un evento híbrido. Generalmente funciona grabando y retransmitiendo un evento en directo a los participantes online.

Las actividades para empresas en Barcelona necesarias para ejecutar con garantías el marketing, así como la gestión de eventos implican un camino bien acotado, siendo el primer paso la conceptualización de la idea. El siguiente paso es la captación de la audiencia y patrocinadores, y la creación de redes.

Según un estudio realizado por Verified Market Research (2022), se espera que la industria de eventos alcance un valor de USD 2,194.40 mil millones en 2028. Markletic reporta que el 45% de los organizadores de eventos B2B esperan al menos un ROI 3x un año después del evento. A principios de este año Visme compartió que el 74% de los asistentes encuestados salen del evento con una impresión positiva de la marca.

Lea también: Impulsa tu Empresa de Eventos

Ventajas del Marketing de Eventos

Los eventos son excelentes herramientas de marketing porque maximizan tus esfuerzos en el marketing, escalándolos.

Interacción Directa: El marketing de eventos tiene la capacidad de facilitar que las marcas puedan interactuar de una forma más cercana, directa y personal con la audiencia. Los asistentes tienen la oportunidad en estos eventos de conocer más a fondo la marca, tanto su historia como las características de lo que promocionan, así como su mejor forma de uso, pues las empresas tienen un tiempo y espacio más amplio en el que transmitir su mensaje.
Generación de Leads Cualificados: Asimismo, facilita la generación de leads cualificados, ya que los asistentes están interesados en el tema o producto del evento.
Fomento del Networking: También fomenta el networking y el boca a boca, amplificando el alcance de una campaña más amplia.
Mayor Lealtad del Cliente: En última instancia, el marketing de eventos pretende aumentar la lealtad de los clientes y generar oportunidades de negocio, pero puede aportar mucho más.

Ejemplos de Eventos de Marketing

Dentro del marketing de eventos existen una gran variedad de opciones y tipos, pues no solo nos referimos a reunir a un grupo de personas para que escuchen una conferencia. La idea puede ir mucho más allá.

Seminarios Online: Son presentaciones virtuales a las que se invitan a uno o varios ponentes para que aborden un tema específico y lo expongan ante un público que se conecta en tiempo real. Los seminarios online tienen la ventaja, como cualquier evento vía digital, de que pueden llegar a cualquier persona independientemente de dónde se encuentre.
Eventos Virtuales: Son encuentros que se realizan completamente online y que pueden abarcar desde lanzamientos de productos, conferencias o ferias comerciales. Tienen los mismos beneficios que un evento presencial, pero con la ventaja de que no requieren tanta inversión económica.
Eventos Híbridos: Son aquellos eventos a los que se puede asistir presencialmente, pero que también van a ser retransmitidos vía online.
Ferias Comerciales: Son exposiciones en las que se reúnen en un mismo sitio diferentes marcas o profesionales de una industria en concreto para presentar sus productos o servicios a una audiencia. Son muy útiles para generar leads cualificados y también para crear networking (lazos entre profesionales).
Conferencias: Sería el equivalente de los webinars pero en el mundo físico. En las conferencias asisten ponentes expertos en una temática específica que transmiten su conocimiento al público asistente.
Pop-Ups: También conocidas como tiendas fugaces, es una tendencia que está ahora muy de moda y que consiste en abrir un espacio comercial por un corto periodo de tiempo, generando así un sentido de urgencia y exclusividad en el público.
Eventos con Influencers: Al igual que los pop-ups, son un tipo de marketing de eventos en tendencia. Suelen asistir los influencers, que suben a las redes parte de la experiencia, pero también se pueden organizar con clientes al uso.
Talleres: En los talleres, los asistentes aprenden sobre un tema concreto de una forma más cercana, como si fuera una clase, o adquieren alguna habilidad específica relacionada con la marca.

Planificación de una Estrategia de Eventos de Marketing

Antes de implementar una estrategia efectiva para un evento de marketing debes planearla. Aquí hay algunos pasos clave:

Definir Objetivos: Los objetivos son los mejores aliados de tu estrategia. S.M.A.R.T. (Específico, medible, alcanzable, realista y con límite de tiempo), B.H.A.G. (Grandes, audaces y con objetivos visionarios) y H.A.R.D. (Con corazón, animados, necesarios y difíciles). Asigna indicadores clave de rendimiento (KPIs) específicos a cada objetivo para que puedas medir el éxito del evento.
Establecer Límites: Establecer límites para tu proyecto ayudará a evitar hacer promesas que no puedes cumplir o superar el presupuesto de tu departamento. Considera el presupuesto, los miembros del equipo y sus capacidades, el tiempo disponible y las herramientas necesarias.
Conocer a tu Audiencia: Tu estrategia de eventos de marketing debe estar estrechamente vinculada a tu audiencia objetiva, para que puedas hacer publicaciones que les apelen directamente.
Definir el Formato del Evento: La estrategia de eventos de marketing correcta depende del formato del evento que uses. Considera el tipo de contenido, la ubicación, los ponentes y las automatizaciones potenciales.
Planificar las Etapas del Evento: Pre-evento, durante el evento y post-evento. Planifica con cierta anticipación preparando una línea temporal con una lista de todo lo que debe suceder en cada etapa. Puede que encuentres útiles algunas metodologías de gestión de proyectos para trazar tu línea temporal.
Identificar Puntos de Contacto: Los leads necesitan estar expuestos a la misma información varias veces antes de hacer clic o conviertirse. Localiza los lugares en los que tus espectadores te escucharán, qué incluirás en las comunicaciones y en qué formato.
Crear una Plantilla de Estrategia: Una excelente forma de ahorrarte tiempo en el futuro es creando una plantilla de estrategia para tus eventos de marketing. Esto te permite pasar más fácilmente a los pasos básicos que debes seguir para planificar un evento.

Promoción del Evento

Necesitas una estrategia para promocionar tu evento - una lista de acciones coordinadas que seguirás para llegar a los prospectos y lograr que se inscriban. Aquí hay algunas tácticas:

Página de Registro: No importa qué tipo de evento quieras organizar, necesitas una página de registro. El formato puede variar según el tipo de evento. Si organizas un evento online puedes usar Livestorm para crear tu página de registro con un formulario personalizado.
Presentadores Atractivos: Si vas a organizar un evento presencial, asegúrate de que el presentador invitado sea atractivo y carismático. Da oportunidades para que las personas conecten entre sí y se diviertan de forma natural.
Promoción en Video: Para publicar quienes serán los presentadores o los temas del evento, incluye un vídeo promocional en la campaña de marketing. Decide si quieres que sea de animación o que alguien memorice un guión y lo grabe. Si gestionas los contenidos de marketing internamente, considera seguir una tendencia de eventos de marketing para que sea más orgánico. Usa herramientas como CapCut para editar el vídeo, o utiliza plantillas de Instagram Reels.
Correos Electrónicos Personalizados: Redacta correos electrónicos personalizados con enlaces a la página del evento, un banner visualmente atractivo del evento y un texto que enganche. Envía invitaciones, recordatorios y correos de confirmación.
Redes Sociales: Las redes sociales son ideales para difundir tu evento, generar entusiasmo y atraer espectadores antes de que comience. Usa hashtags relevantes y etiqueta a los ponentes invitados para destacar.
Relaciones Públicas: Incluye tareas de relaciones públicas como parte de evento de marketing. Un comunicado de prensa puede ser tan sencillo como un Google Doc que describa el evento, mencione a los patrocinadores e incliya enlaces a los materiales promocionales.
Influencers: La gente tiende a confiar más en las personas que en las marcas. Busca influencers relevantes en tu nicho.
Descuentos por Inscripción Anticipada: Haz diferentes precios en las entradas anticipadas, ofreciendo descuentos como incentivo para registrasrse.
Concursos en Redes Sociales: Una buena idea para promocionar un evento online es regalar un acceso gratuito al ganador de un concurso. Crea un hashtag de la marca para el evento y piensa en iniciativas que inviten a los asistentes a compartir en sus redes sociales que van a acudir a tu evento.

Durante el Evento

Si organizas un evento online o híbrido, asegúrate de que telu evento incluya elementos interactivos. La mejor forma de promocionar un evento presencial o híbrido es mezclar estrategias de marketing offline y online. La mejor forma de promocionar un evento virtual es enfocarte en la promoción online que incluya un CTA claro para dirigir a los prospectos a la página de registro.

Lea también: Guía completa de marketing directo en eventos

Eventos Híbridos: Garantiza que el evento sea igual de agradable tanto para las personas online como para las que asisten presencialmente.
Eventos Online: Identifica las oportunidades para que tu evento sea más atractivo, usando herramientas que inviten a la audiencia a participar y evitar que se aburran.

Tener la tecnología adecuada para dar soporte a los eventos es fundamental para una experiencia virtual eficiente. Markletic compartió a principios de este año que el 70% de los responsables de marketing encuestados están de acuerdo en que tener un micrófono de calidad es crucial para los eventos.

Para organizar un evento eficiente, la captura de leads y el fomento del networking es clave. Mantén a los espectadores interesados durante el evento con encuestas interactivas, PDFs descargables y botones CTA.

Después del Evento

No dejes que todo tu trabajo desaparezca después del evento. Aquí hay algunos pasos a seguir:

Grabar y Retransmitir: Graba y retransmite tus eventos en directo en internet para alcanzar a una audiencia más amplia. Usa una plataforma como Livestorm para crear una página de registro para que la gente se inscriba a la retransmisión en directo. Muchos eventos presenciales pueden realizarse de forma virtual.
Análisis del Evento: Los análisis de los eventos ayudan a medir el éxito de los mismos. Livestorm te ofrece datos útiles, como el número de participantes en directo, las vistas de la grabación, el número de sesiones, la duración media y demás datos de tráfico.
Recopilación de Feedback: El feedback es crucial para el crecimiento, y solo los que participan en el directo pueden decirte si el evento es útil y entretenido o una pérdida de tiempo. Preguntar al principio sobre las expectativas. Usar encuestas rápidas o hacer preguntas para que las personas respondan levantando la mano. Enviar un Typeform con preguntas después del evento. Esto permite recopilar feedbacks anónimos y más detallados del evento.
Contenido Evergreen: Un evento de marketing incluye pensar en cómo hacer que el evento se pueda compartir antes, durante y tras su ejecución en directo. Puedes usar este contenido atemporal reformulándolo y usándolo como imán de leads.

Herramientas para la Organización de Eventos

La tecnología llegó para facilitar todos los procesos logísticos. En el caso del marketing de eventos existen algunas herramientas que mantendrán aterrizado y enfocado al equipo. La gran mayoría son de membresía gratuita. No obstante, si eres una empresa que acostumbra a hacer encuentros constantemente, lo ideal es contratar una de estas empresas:

Trello: Es una de las herramientas de organización más conocidas por su sistema en cuadros de trabajo. Funciona tanto para ordenadores como para móviles. Lo positivo de Trello es que el líder del evento puede manejar varios sectores del evento en un mismo tablero con deadline y explicar dentro de las órdenes de trabajo lo que requiere.
Bizzabo: Es una herramienta importante para las personas que necesiten ver todo el evento desde un solo lugar. Permite tanto el manejo de la comunidad como de tu equipo de trabajo. Además, es un excelente canal para cargar los documentos y emitir las correcciones a los colaboradores.
Cvent: Su interfaz se enfoca en la gestión de eventos vinculados a hoteles, viajes y prácticamente todo lo relacionado con hospitalidad. Posee herramientas prácticas para el manejo de datos, panel de administración, gestionar pagos y organizar tareas de ejecución.
Regonline: Si estás buscando una alternativa fácil de trabajar y que te permita optimizar todos los procesos, te aseguramos que Regonline es tu opción ideal. Sus funciones son más básicas, pero igual de funcionales para casi cualquier evento. Aunque se recomienda que si se trata de escenarios más grandes como convenciones de varios días se implemente una herramienta con mayor alcance.

Medición del Éxito del Evento

Durante y después de cada evento es importante que puedas medir los resultados obtenidos. Es así como tanto gerentes como el equipo pueden determinar los puntos de mejoras para el siguiente evento corporativo. Si bien es cierto, existen varias alternativas que te permiten medir si se logró o no los objetivos que se establecieron al inicio del evento. Entre ellas se encuentran las siguientes:

Lea también: Guía Completa: Eventos de Marketing

Análisis de Redes Sociales: Las mismas plataformas ofrecen renglones personalizados y generales de las personas que interactuaron con la cuenta como tal. También existen otras herramientas como HootSuite o Buffer que ofrecen informes estándares con cifras. Lo ideal es que se haya establecido una meta inicial y partiendo de ella medir qué tantas personas se lograron alcanzar.
Análisis Financiero: Paralelamente a si fue una conferencia o stand con productos, todos los eventos tienen que traer una remuneración económica. Es decir que genera dinero, sea por cobro de entradas o venta de algún producto. En el caso de las ferias comerciales, la dinámica no se centra en la venta directa. No obstante, las conferencias y demás reuniones grupales si, incluyendo los eventos digitales que siempre al final promocionan un servicios o producto hight tickets. Las mediciones en este rango dependen del departamento de ventas que establece un informe de cuantos productos o entradas se vendieron para luego ser comparadas con la meta inicial. Un evento exitoso es aquel que haya cumplido al menos el 60% de los objetivos.
Satisfacción de la Comunidad: El lugar, los exponentes, la tasa de participación y fidelidad con la marca son variables que se toman en cuenta en las proyecciones de rendimiento. Pueden ser medidas mediantes interacción en redes sociales o encuestas rápidas en el evento. Muchas empresas también envían un correo o mensaje de texto luego de la actividad para obtener mayores detalles.

Tabla de Tipos de Eventos de Marketing

Tipo de Evento	Descripción	Ventajas	Ejemplos
Seminarios Online	Presentaciones virtuales con ponentes	Alcance global, bajo costo	Demostraciones de software, webinars educativos
Eventos Virtuales	Eventos realizados completamente online	Sin inversión en espacio físico, accesibilidad	Lanzamientos de productos, ferias comerciales virtuales
Eventos Híbridos	Eventos con asistencia presencial y retransmisión online	Combina lo mejor de ambos mundos	Conferencias con opción de asistencia virtual
Ferias Comerciales	Exposiciones con múltiples marcas y profesionales	Generación de leads, networking	Ferias de tecnología, ferias de empleo
Conferencias	Presentaciones de expertos en un tema específico	Transmisión de conocimiento, autoridad de marca	Conferencias de marketing, conferencias de medicina
Pop-Ups	Espacios comerciales temporales	Sentido de urgencia, exclusividad	Tiendas de ropa temporales, lanzamientos de productos exclusivos
Eventos con Influencers	Eventos con presencia de influencers	Mayor alcance, credibilidad	Lanzamientos de productos con influencers, eventos de moda
Talleres	Aprendizaje práctico sobre un tema específico	Interacción, desarrollo de habilidades	Talleres de cocina, talleres de fotografía

tags: #eventos #como #herramienta #de #marketing #ejemplos