Guía Completa para la Organización de Eventos de Marketing

Organizar un evento de empresa es una herramienta de comunicación y marketing muy potente. Detrás de un evento existe un complejo proceso de diseño, planificación y producción que abarca una organización 360º. Vamos a ver cuáles son los pasos que hay que seguir y una serie de consejos a tener en cuenta en cada una de las fases para que no se te escape nada.

¿Qué es un Evento Corporativo?

Un evento corporativo es una actividad planificada con un propósito estratégico dentro de una organización. Organizar un evento empresarial bien estructurado aporta numerosos beneficios.

Tipos de Eventos Corporativos

Existen diversos formatos de eventos corporativos, cada uno adecuado para objetivos y momentos específicos:

• Congresos y ferias: Espacios recomendados para reunir a profesionales y líderes de la industria.
• Roadshow: Estrategia dinámica en la que la empresa se traslada a diferentes ciudades o regiones para presentar sus productos, servicios o novedades.
• Eventos de incentivo: Se organizan con la finalidad de premiar el esfuerzo y el rendimiento del equipo.
• Formación continua: Para diferenciarnos de la competencia, podemos utilizar diferentes herramientas como talleres, seminarios y sesiones de coaching, actividades en grupo y ejercicios de team building.

El Protocolo en Eventos

El protocolo de eventos es el conjunto de reglas consensuadas que establecen la forma de actuar en distintas situaciones humanas. Es una forma de comunicación y sistematización del orden de funcionamiento de las relaciones y los actos. Su uso correcto da a conocer la posición, el prestigio o el respeto de una persona, empresa o institución.

• El protocolo en eventos es clave para que cualquier encuentro se desenvuelva de forma exitosa.
• Esta herramienta permite disponer a las personas asistentes de forma lógica, atendiendo a su cargo, lo que contribuye a la logística del acto.
• A su vez, también posibilita la organización de la estructura del evento.
• Además, contar con un protocolo elevará la imagen del evento, que será percibido como un encuentro más profesional y serio, ofreciendo una mayor reputación a la persona o entidad organizadora.

El protocolo de eventos varía en función de si hablamos de un encuentro oficial (promovido por las instituciones públicas) o de carácter no oficial (actos de Estado, institucionales, académicos, culturales, empresariales, comerciales, sociales, familiares…). En función del tipo de acto que se organice y de quien lo promueva, las normas protocolarias a seguir serán unas u otras.

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Fases de la Organización de un Evento

1. Fase de discusión o debate técnico: Es el momento de discutir el borrador de anteproyecto con la organización y sus colaboradores. Es aconsejable hacer uso de medios informáticos para ilustrar la exposición.
2. Fase de organización: Planificación general de todo el evento, llevando a la práctica el programa oficial.
3. Fase de taquilla: Es la fase de control del listado de invitaciones y confirmación de asistencia.
4. Fase de comunicación externa e interna: La comunicación interna es el guion técnico o escaleta que deben tener las personas que tienen que controlar que todo salga bien. Es la versión del programa en la que se incluyen las acciones que los diferentes organizadores tienen que realizar en cada momento. Este documento se entrega a los técnicos, auxiliares y colaboradores.
5. Fase de ensayos: Es una prueba muy realista, un ensayo general del evento, que se realiza la víspera de la fecha programada.
6. Fase de ejecución: Es el evento en sí, el momento real en que se lleva a cabo.
7. Fase de valoración: Una vez pasado el evento, es el momento de analizar lo que se ha programado y la forma como se ha ejecutado. Es importante estudiar los errores y los aciertos, para tenerlos en cuenta en futuros eventos.

Pasos Clave para la Organización de Eventos

La organización de eventos conlleva una serie de pasos a seguir para hacer que funcione a la perfección y consiga los objetivos deseados. Dejar al azar cualquier detalle, podría poner en riesgo el desarrollo o éxito.

1. Definir las metas y los objetivos del evento: Antes de sumergirte en el proceso de planificación detallado, es fundamental definir las metas y los objetivos del evento.
2. Identificar el propósito: Comienza por comprender el propósito del encuentro. ¿Es para lanzar un nuevo producto, fomentar oportunidades de networking o celebrar un hito?
3. Presupuestar con precisión: El presupuesto es el modelo financiero que da forma a la planificación. Implica pronosticar gastos y posibles flujos de ingresos, como ventas de entradas o patrocinios.
   • Estima todos los gastos posibles.
   • Comienza con una lista de verificación integral que incluya todos los gastos posibles, como el alquiler del lugar, los honorarios de los oradores, la tecnología necesaria, como control de acceso con código QR, o la promoción.
   • Explora las posibles fuentes de ingresos.
   • Considera otras formas de generar ingresos más allá de la venta de entradas.
   • Mantén un fondo de contingencia.
   • Asigna siempre una parte del presupuesto para gastos imprevistos.
   • Monitoriza y ajusta.
   • Revisa regularmente tu presupuesto en comparación con los gastos reales y ajústalo según sea necesario.
4. Elegir el lugar adecuado: La elección del lugar adecuado es fundamental en el proceso de planificación y desempeña un papel fundamental en el desarrollo del encuentro.
   • Requisitos del evento: Antes de comenzar tu búsqueda, revisa las necesidades de tu evento. ¿Cuántos asistentes esperas? ¿Qué tipo de actividades organizarás?
   • Considera la ubicación: La ubicación del lugar es crucial para maximizar la asistencia. Debe ser accesible y contar con opciones de transporte convenientes para tu público objetivo.
   • Visita el espacio: Puedes hacerlo en persona o solicitar un recorrido virtual. Este paso te permitirá tener una mejor idea de sus características y de cómo se alinea con el tema y la marca de tu evento.
5. Definir el tema y el contenido: El tema y el contenido son lo que distingue tu evento y lo hace memorable.
   • Elige un tema relevante: El tema de tu evento debe reflejar el propósito del mismo.
   • Desarrolla contenido atractivo: El contenido de tu evento, incluidos los discursos de apertura, los talleres y los paneles de discusión, debe brindar valor a los asistentes.
   • Involucra a oradores principales: Conseguir oradores influyentes es clave para atraer a los asistentes y enriquecer el contenido del evento.
   • Comentarios e iteración: Recopilar los comentarios de los asistentes sobre el tema y el contenido puede brindarte información para eventos futuros.
6. Crear un plan de marketing sólido: Un plan de marketing de eventos sólido te permitirá crear expectación, involucrar a tu audiencia y generar registros.
   • Redes sociales: Crea contenido atractivo que destaque el valor de tu evento, los oradores principales y las experiencias únicas que los asistentes pueden esperar.
7. El día del evento: El día del evento es la culminación de tu arduo trabajo.
   • Convoca una reunión informativa final.
   • Recopile comentarios: Usa las redes sociales o las encuestas por correo electrónico para recopilar comentarios del público, los patrocinadores y tu equipo de trabajo.
   • Revisa los objetivos del evento: Revisa los objetivos y metas iniciales para medir su cumplimiento.
   • Analiza el desempeño financiero: Analiza el presupuesto, incluidos los ingresos por ventas de entradas, tarifas de inscripción y otras vías, en comparación con los gastos reales.

Elementos Adicionales para un Evento Exitoso

• Objetivo del evento: Define claramente qué quieres lograr. Este debe ser el primer paso y el que marcará todas las decisiones posteriores. ¿Fidelizar a tu plantilla?
• Público objetivo: Conoce a tu audiencia para satisfacer sus expectativas. Es importante establecer quienes serán los asistentes a tu evento, ya que esto también marcará la naturaleza de las actividades que se realicen. ¿Empleados? ¿Clientes?
• Presupuesto: Establece un presupuesto realista y adhiérete a él. Contar con un presupuesto de antemano te definirá el tipo de espacio al que podrás optar, las actividades a contratar y los medios de los que se dispone para conseguir los objetivos.
• Fecha y ubicación: Escoge una fecha y un lugar que se alineen con los objetivos y las necesidades de tu audiencia. La elección del lugar no es tema baladí. Busca una ubicación con fácil comunicación, con capacidad adecuada para el volumen de asistentes que esperas y que ofrezca el ambiente que estás buscando. También es crucial definir una fecha adecuada.

Formatos de Eventos

Cada formato de evento ofrece beneficios únicos.

• Eventos presenciales: Facilitan la interacción humana directa y la construcción de redes de contacto más fuertes. Son perfectos si tu público objetivo es local o nacional, puesto que no tendrá que realizar grandes desplazamientos para formar parte.
• Eventos virtuales: Permiten un mayor alcance geográfico y reducen costes tanto para los organizadores como para los participantes.
• Eventos Híbridos: Combinan lo mejor de ambos mundos, maximizando la participación al permitir que la audiencia elija cómo quiere participar.

Marketing de Eventos

El marketing de eventos es un tipo de estrategia que se engloba dentro del marketing experiencial. Consiste en organizar eventos para promocionar productos, servicios y/o una marca en general con el fin de interactuar de forma más directa con el cliente y fomentar relaciones más profundas y duraderas. Este tipo de marketing puede englobar tanto eventos físicos como digitales y reporta muchos beneficios a una empresa.

Tipos de Marketing de Eventos

• Seminarios online: Son presentaciones virtuales a las que se invitan a uno o varios ponentes para que aborden un tema específico y lo expongan ante un público que se conecta en tiempo real.
• Eventos virtuales: Son encuentros que se realizan completamente online y que pueden abarcar desde lanzamientos de productos, conferencias o ferias comerciales.
• Eventos híbridos: Son aquellos eventos a los que se puede asistir presencialmente, pero que también van a ser retransmitidos vía online.
• Ferias comerciales: Son exposiciones en las que se reúnen en un mismo sitio diferentes marcas o profesionales de una industria en concreto para presentar sus productos o servicios a una audiencia.
• Conferencias: Sería el equivalente de los webinars pero en el mundo físico. En las conferencias asisten ponentes expertos en una temática específica que transmiten su conocimiento al público asistente.
• Pop-ups: También conocidas como tiendas fugaces, es una tendencia que está ahora muy de moda y que consiste en abrir un espacio comercial por un corto periodo de tiempo, generando así un sentido de urgencia y exclusividad en el público.
• Talleres: En los talleres, los asistentes aprenden sobre un tema concreto de una forma más cercana, como si fuera una clase, o adquieren alguna habilidad específica relacionada con la marca.

Estrategias de Promoción para Eventos

Según nuestra experiencia, las estrategias que mejor funcionan para maximizar la visibilidad del evento y para aumentar el compromiso de la audiencia son las dos de las que te vamos a hablar a continuación.

• Remarketing: El remarketing es una estrategia que consiste en dirigir anuncios concretos a usuarios que ya han interactuado con tu marca en la red, que han mostrado interés en ella o que ya han asistido a eventos anteriores que has realizado.
• Redes sociales: Las redes sociales son uno de los canales más poderosos para promocionar eventos y conseguir que se genere una gran participación. En este caso, nosotros recomendamos crear un hashtag único que acompañe a todas las publicaciones que hagas sobre el evento, animando a tu audiencia a que también lo utilice cuando suba contenido relacionado con él.

Pasos para una Estrategia de Marketing de Eventos Exitosa

1. Definir los objetivos: ¿Qué quieres conseguir con tu evento? Eso es lo primero que debes dejar claro en tu estrategia. Para definir bien un objetivo y que este sea útil, debe cumplir con los objetivos SMART, es decir, que este sea: específico, medible, alcanzable, relevante y de duración determinada.
2. Delimitar el presupuesto: Una vez establecido el objetivo que quieres alcanzar con tu evento, es el momento de delimitar el presupuesto con el que lo vas a hacer posible.
3. Definir el público: En este segundo paso deberás establecer qué público es el que quieres que asista al evento. Esto puede ser algo relativamente sencillo, ya que muchas veces será el público objetivo al que ya orientas tu estrategia de marketing habitual o alguno de tus buyer persona.
4. Elegir el tipo de evento: Ahora es el momento de decidir de qué va a ir tu evento y qué tipo de evento vas a organizar. Para ello, elige un tema coherente con tu marca, que interese al público al que quieres llegar y que te ayude a conseguir los objetivos que te has marcado previamente.
5. Establecer un cronograma: Luego, tanto si va a ser un evento de varios días como si va a ser de unas horas, es importante que establezcas en un documento todos los detalles, desde los ponentes y actividades que va a haber, hasta los horarios que se van a seguir.
6. Seleccionar las herramientas tecnológicas: Debes seleccionar las plataformas tecnológicas en las que vas a apoyarte para planificar y ejecutar el evento, como las plataformas de registro, las herramientas de gestión de asistentes o los sistemas de interacción en vivo.
7. Establecer los KPIs: Establece cuáles van a ser los KPI (indicadores clave de rendimiento) en los que vas a fijarte para evaluar si has cumplido o no el objetivo que te has marcado.
8. Analizar el feedback: Por último, también puede ser interesante analizar (sobre todo en redes sociales) qué opinión han tenido los asistentes al evento sobre la organización y el contenido del mismo, es decir, cuál es el feedback.

Herramientas para la Organización de Eventos

La tecnología llegó para facilitar todos los procesos logísticos. En el caso del marketing de eventos existen algunas herramientas que mantendrán aterrizado y enfocado al equipo. La gran mayoría son de membresía gratuita. No obstante, si eres una empresa que acostumbra a hacer encuentros constantemente, lo ideal es contratar una de estas empresas:

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• Trello: Es una de las herramientas de organización más conocidas por su sistema en cuadros de trabajo. Funciona tanto para ordenadores como para móviles.
• Bizzabo: Es una herramienta importante para las personas que necesiten ver todo el evento desde un solo lugar. Permite tanto el manejo de la comunidad como de tu equipo de trabajo. Además, es un excelente canal para cargar los documentos y emitir las correcciones a los colaboradores.
• Cvent: Su interfaz se enfoca en la gestión de eventos vinculados a hoteles, viajes y prácticamente todo lo relacionado con hospitalidad. Posee herramientas prácticas para el manejo de datos, panel de administración, gestionar pagos y organizar tareas de ejecución.
• Regonline: Si estás buscando una alternativa fácil de trabajar y que te permita optimizar todos los procesos, te aseguramos que Regonline es tu opción ideal. Sus funciones son más básicas, pero igual de funcionales para casi cualquier evento.

Medición de Resultados

Durante y después de cada evento es importante que puedas medir los resultados obtenidos. Es así como tanto gerentes como el equipo pueden determinar los puntos de mejoras para el siguiente evento corporativo.

1. Plataformas de medición: Las mismas plataformas ofrecen renglones personalizados y generales de las personas que interactuaron con la cuenta como tal. También existen otras herramientas como HootSuite o Buffer que ofrecen informes estándares con cifras.
2. Entradas financieras: Paralelamente a si fue una conferencia o stand con productos, todos los eventos tienen que traer una remuneración económica. Es decir que genera dinero, sea por cobro de entradas o venta de algún producto.
3. Satisfacción de la comunidad: El lugar, los exponentes, la tasa de participación y fidelidad con la marca son variables que se toman en cuenta en las proyecciones de rendimiento. Pueden ser medidas mediantes interacción en redes sociales o encuestas rápidas en el evento.

Características Clave del Event Planner

• CAPACIDAD: Todos sabemos que un event planner no trabaja solo. Por eso, la capacidad de la que hablamos aquí tiene que ver con el equipo de trabajo que este posea y la gestión de este. Es fundamental tener un equipo preparado y formado, además de motivado.
• EXPERIENCIA: Tener un equipo experimentado es muy beneficioso ya que te ayudará a reducir los errores desde el momento de la planificación hasta la implementación del evento. Esto mejorará los tiempos y puesta en marcha de lo planificado eliminando costos innecesarios en el presupuesto.
• CREATIVIDAD: La creatividad en los eventos es esa chispa que hace la magia en los eventos. Si un evento carece de creatividad, el mismo carecerá de valor. Por eso, es preciso que el event planner tenga un bagaje creativo que puede aplicar a todas y cada una de las fases del evento, pero que, además, se alimente de creatividad cada vez que pueda.

Conclusión

La organización de eventos para empresas es una estrategia poderosa que puede transformar la imagen, la comunicación y el crecimiento de tu organización. Finalmente, contar con el apoyo de una agencia especializada en eventos empresariales puede ser la mejor inversión para asegurar que cada detalle esté perfectamente coordinado.

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