La regla de Pareto, también conocida como regla 20/80, es una herramienta poderosa para optimizar un negocio y llevar una buena gestión de empresas. En ese sentido, al priorizar un porcentaje de tareas se logran maximizar ingresos con menos recursos. Además, puede ser un apoyo para cualquier proceso al momento de desarrollar ideas de negocios. El principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, fue desarrollado a finales del siglo XIX por el economista italiano Vilfredo Pareto. Este concepto sugiere que, en múltiples contextos, el 80% de los resultados provienen de solo el 20% de las causas.
A lo largo de este artículo te explicaremos el concepto de regla de Pareto, cuál es su origen, ventajas, desventajas, para qué sirve, cómo aplicarla, y mucho más.
Origen Histórico del Principio de Pareto
El principio de Pareto tiene su origen a finales del siglo XIX y fue desarrollado por Vilfredo Pareto, un economista italiano. Vilfredo Pareto observó un completo desequilibrio en la distribución de bienes y riquezas en el mundo. Pareto formuló esta teoría al observar que el 80% de la tierra en Italia era propiedad de solo el 20% de la población. La Ley de Pareto es un análisis empírico de la sociedad en la que vivía Vilfredo Pareto, donde observó que el 80% de las tierras italianas eran propiedad del 20% de la población, mientras que el otro 20% eran del resto de la ciudadanía. Sin embargo, siguió analizando y demostrando que este patrón se aplicaba a muchos contextos más allá de la distribución de espacios y riquezas.
Como consecuencia de ello, según Pareto, una gran masa de la población era quien poseía una pequeña parte de la riqueza del país y, además tenían poca influencia política. Posteriormente, Joseph Jurán popularizó este principio a otros ámbitos de la economía, principalmente, en la gestión de la calidad. Fue Joseph Juran quien demostró este principio universal, mostrando su aplicación en ámbitos fuera de la economía. El cual, observó que el 20% del esfuerzo generaba el 80% de los resultados, pero teniendo en cuenta que el otro 80% restante del esfuerzo no se debía de ignorar en su totalidad. Por ejemplo, lo aplicó en la calidad, donde un 20% de problemas determinaban el 80% de las causas, dejando claro que, igualmente, el 80% de los problemas no debían ser ignorados.
A partir de esto, Juran formuló una regla general y universal conocida como la regla 80/20, en honor al precursor.
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¿Qué es la Ley de Pareto?
La regla 80/20 de la Ley de Pareto establece que el 80% de las consecuencias están motivadas por el 20% de las causas, es decir, que el reparto de la riqueza o de los resultados de una empresa no son proporcionales. Esto quiere decir. por ejemplo, que el 80% de las ventas provienen del 20% de los clientes o del 20% de los productos, o que el 80% de los gastos provienen del 20% de sus proveedores. La Ley de Pareto o regla 80 20 establece que el 80% de las consecuencias están motivadas por el 20% de las causas. ¿Qué quiere decir esto? A lo que se refería Vilfredo Federico Pareto con esta teoría, elaborada en 1986, es a que es necesario poner el foco de atención en aquello que nos generará más satisfacciones con menos esfuerzo. Todo trata de observar y analizar los resultados corporativos.
Por tanto, la clave de la regla de Pareto es que cada empresa se replantee cómo poder optimizar sus prioridades o esfuerzos, para saber dónde deben enfocarse, de manera que potencien las tareas y proyectos que ayudan a sustentar la economía de la empresa. Es decir, si una empresa es capaz de analizar y encontrar las actuaciones y perfiles profesionales que generen el 80% de las ganancias con el 20% del trabajo, aumentará su productividad. Además, una vez identificadas las áreas que generan más rendimientos y beneficios sería el momento de analizar si el esfuerzo dedicado a ellas es el más adecuado.
En consecuencia, el principio 80/20 se basa en el precepto de que trabajar menos puede producir mejores resultados. Para conseguir el máximo rendimiento, identifica las tareas que más afectan a su productividad y céntrate en ellas.
Ventajas y Desventajas de la Ley de Pareto
Antes de profundizar más, es ideal aclarar las ventajas y desventajas que tiene este principio:
Ventajas:
- Prioriza las acciones importantes sin aplazarlas en el tiempo.
- Optimiza la gestión del tiempo, dejando de un lado las tareas menos importantes.
- Reduce la ansiedad en un trabajador y en el empresario, ya que, conoce el 20% de las tareas en las que tienen que centrar sus verdaderos esfuerzos.
- Favorece la toma de decisiones.
Desventajas:
- Se puede interpretar mal y asumir que solo se deben esforzar un 20% para lograr los resultados.
- Algunas veces se aplica y los miembros del equipo se enfocan en una sola tarea y dejan de lado otras importantes que son similares y prioritarias.
Aplicaciones de la Regla 20/80 en la Gestión Empresarial
La regla 20/80 se puede aplicar en muchas áreas de la gestión empresarial:
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- Optimización de tareas y tiempo: Se deben identificar las actividades más importantes para dedicarles más tiempo.
- Gestión de clientes y ventas: Según la regla y el análisis de los mercados, el 20% de los clientes pueden generar 80% de ingresos, así que toca priorizarlos.
- Recursos humanos y productividad: Aquí se señala que el 20% de los empleados suele ser el responsable del 80% de los mejores resultados.
- Gastos de la empresa: Las finanzas también son relevantes, pues con la regla 20/80 se dice que el 20% de las partidas generan el 80% de los gastos.
- Análisis de productos o servicios: Al aplicar el 20/80, se logra determinar la cantidad de productos que son más rentables dentro de un negocio, pues no todos van a generar los mismos ingresos.
- Gestión de inventario y proveedores: Así como en el inventario se puede ver que el 20% de los productos representan el 80% de las ventas, también sucede con los proveedores, pues un porcentaje mejor de ellos son los que aportan los suministros necesarios.
- Marketing y ventas: En este ejemplo, se sabe que la regla de Pareto permite identificar el porcentaje de canales más efectivos para llegar a más clientes y concretar ventas.
Aquí no solo hablaremos de tareas específicas, sino de las áreas más prioritarias de la empresa. ¿Y cómo se hace esto? Al terminar con el análisis anterior, debes comenzar a priorizar los esfuerzos en las actividades que mayor beneficio arrojaron. Aunque no estén de primeras en la lista de prioridades, las tareas secundarias no se pueden descuidar porque forman parte del equilibrio de la empresa.
Para esto te puedes apoyar de buena tecnología, al igual que crear grupos de trabajo con delegaciones estratégicas. Ya hemos señalado que la regla 20/80 se puede usar en servicio al cliente, priorizando los que generan más rentabilidad, también para gestionar mejor el tiempo y crear grupos de talento humano más efectivos.
Aplicar la regla 80/20 en campañas de marketing permite identificar las estrategias más efectivas y concentrar esfuerzos en ellas. Por ejemplo, el 80% de tus conversiones podría provenir del 20% de tus campañas o anuncios digitales más efectivos.
Aplicaciones Prácticas de la Ley de Pareto
El principio 80/20 sugiere que solo el 20% de las tareas que realizas diariamente generan el 80% de tus resultados. La clave está en identificar esas actividades cruciales y dedicarles más tiempo. Este análisis es fácil de realizar cuando cuentas con herramientas como el software de Factorial, que no solo te ayuda a monitorizar el tiempo de trabajo de tus empleados, sino que también simplifica la gestión de proyectos.
En el mundo de los negocios, el 20% de los clientes suelen generar el 80% de los ingresos. Este dato es vital para ajustar tu estrategia de ventas y priorizar a esos clientes clave. El principio de Pareto también se aplica a tu equipo. Un 20% de los empleados suele ser responsable del 80% de los resultados más valiosos.
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En términos financieros, el 20% de las partidas suelen representar el 80% de los gastos mensuales. Realizar un control detallado de estas partidas y evaluar si los recursos se están utilizando de manera eficiente es vital para mejorar la rentabilidad.
Uno de los usos más efectivos de la Ley de Pareto es la identificación de clientes valiosos. Para localizar a los mejores 20% de tus clientes debes localizarlos en la lista de clientes, posteriormente debes fidelizarlos manteniendo una comunicación constante para enviarle consejos útiles y usar estrategias de marketing para retenerlos y recapturarlos. Además, investiga su zona geográfica para mejorar tus estrategias y aléjate de los clientes problemáticos.
¿Cómo Aplicar la Ley de Pareto en tu Empresa?
Ahora que comprendes el poder del principio 80/20 y cómo puede transformar tu gestión empresarial, es el momento de ponerlo en práctica:
- Identifica las áreas clave: El primer paso para aplicar la Ley de Pareto es identificar en qué áreas de tu empresa se genera la mayor parte del valor. Analiza los resultados: Pregunta qué actividades o recursos están generando más beneficios.
- Enfoca tus recursos: Una vez que hayas identificado las áreas clave, es fundamental enfocar tus recursos y esfuerzos en ellas. Elimina o reduce lo innecesario: Identifica las tareas que ocupan tiempo y recursos pero que no aportan valor significativo, y recorta o automatiza esos procesos.
- Optimiza los flujos de trabajo: Las actividades que no forman parte de ese 20% crucial, pero que son necesarias, deben simplificarse o automatizarse para maximizar la eficiencia. Mejora tus procesos para reducir el tiempo dedicado a actividades de bajo impacto.
Este enfoque estratégico ayuda a las empresas a concentrarse en lo que realmente importa, optimizando procesos y alcanzando los objetivos de manera más rápida y eficiente. Aplicar la Ley de Pareto no se trata solo de hacer más con menos, sino de hacer lo que realmente importa. Al identificar dónde reside el verdadero valor en tu negocio, puedes enfocar tus esfuerzos y recursos con mayor precisión, logrando que cada acción tenga un impacto significativo.
Ejemplos de la Ley de Pareto en el Mundo Empresarial
Algunos casos reales han demostrado cómo la regla del 80/20 puede transformar el enfoque estratégico de una organización:
- Microsoft y la reducción de errores de software: En un análisis interno, Microsoft descubrió que el 80% de los errores en su software provenían de solo el 20% del código. Al aplicar la ley de Pareto, el equipo de desarrollo priorizó la revisión de ese 20% de código problemático, lo que resultó en una mejora significativa en la calidad del software y una reducción considerable de las quejas de los usuarios.
- General Motors y la optimización de la producción: Uno de los gigantes automotrices, descubrió que solo el 20% de sus fábricas producían el 80% de los vehículos. Al implementar una estrategia basada en la ley de Pareto, GM decidió optimizar y automatizar esas fábricas clave, lo que no solo incrementó la producción, sino que redujo costes operativos en un 15% en los primeros dos años.
- Apple y el enfoque en productos icónicos: Apple es famosa por reducir su portafolio de productos cuando Steve Jobs regresó como CEO. Aplicando el principio de Pareto, Apple se dio cuenta de que el 20% de sus productos generaban el 80% de los ingresos. En lugar de seguir desarrollando una amplia gama de dispositivos, la compañía se enfocó en productos estrella como el iPhone y el MacBook, lo que catapultó su rentabilidad y posicionamiento global.
- Pareto en Starbucks y la localización de tiendas: Starbucks aplicó la ley de Pareto al analizar el tráfico de clientes en sus tiendas. Encontraron que el 20% de las ubicaciones generaban el 80% de las ventas. Esto les permitió optimizar la ubicación de nuevas tiendas, cerrando locales poco rentables y enfocándose en abrir más tiendas en zonas de alto tráfico. Este enfoque ayudó a maximizar sus ganancias sin aumentar los costos fijos.
- Google y la optimización de ingresos por publicidad: Google aplicó la ley de Pareto en su plataforma de publicidad, Google Ads. Se dieron cuenta de que el 20% de sus clientes publicitarios (anunciantes) generaban el 80% de los ingresos.
Aplicaciones de la ley de Pareto en el mundo empresarial
Como vimos, este principio es universal, y aplica en infinidad de áreas. En el mundo empresarial, por ejemplo, se puede llegar a ver desde en la productividad, hasta las ventas o el marketing. Siendo un concepto sencillo, su aplicación no es tan trivial, y su impacto puede ser enorme cuando se utiliza para priorizar esfuerzos. La ley de Pareto sugiere que la clave para ser más eficiente no es hacer más tareas, sino identificar cuáles son las tareas que realmente generan valor y priorizarlas.
El marketing es uno de los campos donde la ley de Pareto tiene aplicaciones más claras. Muchas campañas suelen ser generalistas y llegar al mayor número de clientes, sin embargo existen mil ejemplos de que las más efectivas son aquellas que se centran en ese nicho de clientes que seguro comprarán tu producto, y así no se diluya el esfuerzo en sectores menos rentables. Este nicho de cliente generará el 80% de las ganancias y centrar las campañas en ellos facilita la gestión de recursos para maximizar beneficios. Al identificar a estos clientes clave, las empresas pueden enfocarse en fidelizarlos y ofrecerles productos o servicios adicionales, en lugar de gastar recurso y esfuerzos en clientes de menor valor.
Incluso, si hablamos del producto, podrían centrar su estrategia empresarial en este segmento del mercado. Productos con numerosas funcionalidades suelen ser confusos y difíciles de usar, cuando probablemente ese 80% de funcionalidades extra no las termine utilizando ni el 20% de los clientes. Esto no solo dificulta el uso y la adopción del producto, además lo encarece a un usuario que utilizará un quinto de sus funcionalidades. Una estrategia demasiado agresiva podría resultar en inversiones significativas para un margen de beneficio relativamente pequeño.
O, por ejemplo, un análisis de la cartera de proyectos de una empresa puede revelar que el 20% de los proyectos son responsables del 80% del retorno sobre la inversión. En lugar de dispersar la inversión en múltiples iniciativas, los directivos pueden tomar la decisión estratégica de concentrarse en esos proyectos clave que generarán los mayores beneficios.
En el siguiente gráfico vemos como en un servicio de atención al cliente dos tipos de quejas representan el 80% de las llamadas, los tiempos de espera y los retrasos en envíos. Buscar la causa raiz de estas dos quejas soliviantaría el servicio en un 80%, en vez de ir mirando uno por uno problemas como las devoluciones que nos solucionan únicamente el 5% de las llamadas:
Ejemplos curiosos de la ley de Pareto en la oficina
Aunque generalmente este principio se utiliza para optimizar la productividad, hay algunos ejemplos que confirman cómo este principio puede manifestarse en situaciones inesperadas.
Uno de los ejemplos que seguramente habrás experimentado en tu empresa es el hecho de que el 20% de los asistentes a una reunión online habla el 80% del tiempo. El resto de los empleados, mientras tanto, permanece en silencio, ya sea porque están distraídos, no tienen nada que añadir, o simplemente están fingiendo prestar atención. Este pequeño grupo de personas domina las reuniones, mientras la mayoría se dedica a cumplir con otras tareas de manera silenciosa.
Si estás en la oficina, y esta dispone de un número limitado de salas de reunión, lo más probable es que cueste reservarlas, y el 80% de las veces es porque están reservadas por tan solo el 20% de las personas de la oficina, mientras que el resto del personal se ve obligado a improvisar reuniones en los pasillos, o incluso en el Office. Lo curioso es que muchas de estas salas permanecen vacías la mayor parte del tiempo, pero están bloqueadas en los calendarios, lo que crea una escasez “artificial” de salas de reuniones.
Lo más curioso es que, en la mayoría de las empresas existe una tendencia a solucionar todo con reuniones. Sin embargo, del total de la jornada laboral, el 20% del tiempo suele aprovecharse en hacer pausas para el café, y estas pausas generan el 80% de las interacciones sociales y debates cruciales para la empresa. Aunque pueda parecer absurdo, ese pequeño porcentaje de tiempo fuera de la pantalla impulsa la mayor parte de las decisiones estratégicas informales.
¿Por qué es tan importante la Ley de Pareto en entornos Agile?
Los enfoques ágiles promueven la entrega rápida y continua de valor, priorizando aquellas tareas o historias de usuario que tienen mayor impacto para el negocio, ya sea maximizando el valor o minimizando problemas. Aplicar la ley de Pareto dentro de este contexto ayuda a identificar las funcionalidades que generan más valor de negocio con menos esfuerzo, optimizando así el tiempo y esfuerzo, y dotando de foco al equipo.
La ley de Pareto, como la Ley de Parkinson, es una ley muy potente para comprender cómo gestionar tiempo y recursos trabajando en entornos ágiles.
Priorización del backlog con la Ley de Pareto
En Scrum, el Product Backlog suele estar repleto de tareas, historias de usuario, defectos y otros items que los equipos deben abordar. Sin embargo, no todas estas funcionalidades tienen el mismo valor o urgencia. Al aplicar la ley de Pareto, el equipo puede identificar que, generalmente, solo el 20% del backlog aportan el 80% del valor al negocio. Es más, probablemente muchos de los ítems ni siquiera lleguen a realizarse nunca. Por lo tanto, la clave es centrarse en esas funcionalidades más importantes para maximizar el impacto en cada sprint.
¿Te has planteado elimina el resto? Aquí entraríamos en una paradoja, y es que, si eliminas aquellas funcionalidades que generan el resto del 20% de valor y te quedas con las que más valor producen, sobre estas también volvería a aplicar Pareto. La recomendación es, utilizando el principio de Pareto, identifica aquellas funcionalidades que generan más valor, y del resto, elimina las que no preveas que se realizarán en un tiempo prudencial, por ejemplo, en los próximos 3 a 6 meses, y así dar cabida a funcionalidades emergentes que puedan proporcionar un mayor valor.
Uso de métricas y el diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto puede utilizarse para visualizar los cuellos de botella que afectan la entrega de valor, ya sea en forma de defectos, bloqueos o ineficiencias. Este gráfico permite a los equipos concentrar sus esfuerzos en resolver los problemas más importantes que, según el principio 80/20, tendrán el mayor impacto en los resultados del sprint.
Esta gráfica representaría un diagrama de Pareto, donde el 80% de los resultados se consiguen realizando las tareas A y B:
Otros diagramas también pueden ser útiles para tener KPIs que indiquen si el equipo o el producto pueden mejorar y cómo, aunque recuerda centrarte sólo en aquellos diagramas o datos que te faciliten el 80% de las decisiones. El resto de métricas no son KPIs y sólo generarán ruido. ¿Sabes cuál es la diferencia entre métrica y KPI?