Si estás pensando en montar un coworking, es fundamental conocer los requisitos para la regulación de tu local. Para abrir un coworking necesitas reunir una serie de requisitos imprescindibles, entre ellos, la licencia de actividad, que es un documento imprescindible para abrir cualquier tipo de negocio en un local. Es el permiso del ayuntamiento para llevar a cabo determinada labor en un local específico.
El proceso de obtención de una Licencia de Actividad de Coworking comienza desde el primer momento en que decides crear un espacio de coworking. Antes de abrir las puertas al público, es crucial asegurarse de que el espacio cumpla con todas las normativas locales de seguridad, accesibilidad y uso de suelo. Esto incluye aspectos como las salidas de emergencia, la accesibilidad para personas con discapacidad y la adecuación del espacio para la actividad comercial prevista.
Estudio Preliminar y Constitución de la Empresa
Para este momento ya habrás realizado un importante estudio del mercado, la localización, el público objetivo, etc. Una vez has decidido dónde establecer tu coworking, analizada la competencia, definido el target al que te vas a dirigir y tu estrategia a seguir, toca reflexionar sobre qué tipo de empresa queremos constituir. Los coworking no paran de reinventarse, existiendo actualmente muchos espacios que ofrecen otros servicios paralelos a su actividad principal: restaurantes, aulas formativas o guarderías son algunos de los ejemplos.
Una de las primeras cosas a tener en cuenta es plantear la forma jurídica del coworking atendiendo a las perspectivas de futuro. La fórmula del autónomo, como titular de la empresa, puede ser suficiente si se espera crear un espacio local y humilde. Sin embargo, si el negocio tiene expectativas de crecer, lo más fácil y cómodo será crear una sociedad pluripersonal. En este punto, es de vital importancia redactar un pacto de socios como requisito formal. De esta forma, se evitarán futuros problemas de bloqueos, abandonos o incumplimientos. Las normas del juego quedarán sobre el papel.
Requisitos del Local y Licencia de Actividad
Lo primero que necesitas conseguir es el local. Si es así, tendrás que hacer el levantamiento de planos. Este paso es clave porque te permitirá solicitar el certificado urbanístico en el ayuntamiento. Además, para la obtención de la licencia de actividad, el local deberá cumplir con la normativa de protección contra incendios y de accesibilidad del municipio. Te recomendamos que te informes en el ayuntamiento dónde vayas a desarrollar la actividad.
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A la hora de buscar un local, nave u oficina para tu negocio, debes tener siempre presente su adecuación a los requisitos exigidos para el tipo de actividad a desarrollar. Para evitar costes inesperados, asegúrate de que el local cumple todos los requisitos antes de cerrar la compra o alquiler.
La actividad del coworking se basa en el alquiler de espacios de trabajo, ya sean puestos fijos, oficinas, salas de reuniones o un escritorio por horas. Al ser un coworking (oficina compartida), puedes optar por una mesa grande tipo biblioteca. Necesitarás contar con tantas mesas como personas vayan a desempeñar su labor. El equipamiento y los equipos informáticos son fundamentales.
El Proyecto de Actividades
El proyecto de actividades es la antesala de la licencia de actividad de coworking. Es el proyecto que deberás presentar en el ayuntamiento para que, tras analizarlo, emita la licencia correspondiente. Por eso, puede que sea uno de los pasos más importantes de todos los que hemos visto. Este proyecto está realizado por un equipo técnico especializado que analizará el local. Toda esta información y mucha más que forma parte del proyecto de actividades debe estar visada por un ingeniero superior colegiado. Como hemos mencionado, una vez que tienes en tus manos el proyecto de actividades, puedes acudir al ayuntamiento para pedir que te den la licencia de apertura de coworking.
Tipos de Actividades y Permisos
Existen varios aspectos a tener en cuenta respecto a las licencias. Al no existir una legislación específica, hay que tramitar las licencias atendiendo a otras categorías, por lo que se pueden acabar necesitando tantos permisos como espacios y servicios diferentes se tengan. Según la revista Coworking Spain lo más acertado es tramitar la licencia principal con la categoría de oficina y, si la empresa ofrece más servicios como aulas, guarderías, hostelería… se deberán pedir las correspondientes licencias.
- Actividades inocuas: son aquellas que no generan molestias significativas, impacto medioambiental (salubridad, higiene), daños a bienes públicos o privados ni riesgo para bienes o personas.
- Actividades calificadas: son aquellas consideradas como molestas, insalubres, nocivas y/o peligrosas (hostelería, actividades industriales, determinados comercios y servicios) y que requieren adoptar medidas correctivas sanitarias, de seguridad y/o medioambientales.
Para actividades molestas suele ser necesario el permiso de la Comunidad de vecinos y que respecto a las actividades en domicilios, ya no se suelen conceder licencias por encima del primer piso de un edificio de viviendas.
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Costos Asociados
Si estás pensando en emprender y abrir tu propio negocio en Madrid, seguro que una de las primeras preguntas que te asaltan es: ¿cuánto me va a costar poner todo en regla? Hoy vamos a desglosar los costes para un caso muy común: un local de unos 80 metros cuadrados donde quieres desarrollar una actividad inocua. Quédate conmigo porque vamos a ver qué necesitas, qué procedimiento seguirás y, lo más importante, cuánto dinero necesitas reservar para este trámite esencial en Madrid.
El costo de una licencia de actividad de coworking puede variar según la ubicación, el tamaño del espacio, y el tipo de actividades realizadas. A pesar del costo involucrado en la obtención y mantenimiento de una licencia de actividad, las ventajas son significativas.
Los costos asociados a la obtención de la licencia pueden incluir:
- Tasas del Ayuntamiento: se calculan para cada local teniendo en cuenta tres factores: relevancia comercial de la calle, tamaño del local y tipo de actividad. Las tasas son lógicamente mayores para actividades calificadas y cuanto más relevante sea una calle y más grande el local.
- Coste del informe o proyecto técnico: dependerá de la complejidad del proyecto a realizar y del precio que tenga la empresa o profesional seleccionado, pudiendo oscilar desde un mínimo de 600 a 1.000 euros para actividades inocuas al doble para actividades calificadas.
Declaración Responsable
Para la gran mayoría de actividades inocuas en Madrid, ya no se tramita una «Licencia Previa de Actividad» como tal, que era un proceso más largo y complejo. En su lugar, se utiliza la Declaración Responsable.
La Declaración Responsable es un documento donde tú, como titular de la actividad, manifiestas bajo tu responsabilidad que cumples todos los requisitos legales para abrir tu negocio y que dispones de la documentación técnica que lo acredita. Esto agiliza enormemente el proceso, pero ¡ojo!, no significa que no haya que hacer nada. Necesitas asegurarte de que cumples la normativa y tener la documentación preparada.
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La declaración responsable debe incluir el informe técnico pertinente y conlleva el pago de unas tasas municipales, por lo que supone un coste a tener en cuenta para el emprendedor y una fuente de ingresos para las arcas municipales.
Visado del proyecto por el correspondiente Colegio Oficial. Presentación de la declaración responsable y la solicitud de licencia de apertura, junto con el proyecto técnico y el resguardo del abono de las tasas municipales, en el registro del área competente del Ayuntamiento, generalmente urbanismo o medioambiente.
El plazo de resolución o respuesta del Ayuntamiento suele demorarse varios meses, en ocasiones incluso casi un año.
Mantenimiento y Actualización de la Licencia
Cuando un espacio de coworking experimenta un crecimiento, ya sea expandiendo su área física o remodelando sus instalaciones existentes, es crucial revisar y, si es necesario, actualizar la licencia de actividad. La expansión puede implicar cambios significativos en la estructura del edificio, el uso de los espacios o incluso en la cantidad de personas que pueden ocupar el lugar al mismo tiempo.
Las normativas y leyes que afectan a los espacios de coworking pueden cambiar con el tiempo. Por ello, es importante mantenerse al día y asegurarse de que la licencia de actividad esté actualizada. Esto puede implicar realizar ajustes en las instalaciones o en los servicios ofrecidos para cumplir con las nuevas regulaciones.
Variaciones en las Licencias
Las licencias de actividad para espacios de coworking pueden variar considerablemente dependiendo de varios factores:
- Ubicación: Dependiendo de la ciudad o región, las regulaciones y requerimientos para una licencia de actividad pueden variar.
- Tamaño del espacio: El tamaño del espacio de coworking influye en el tipo de licencia requerida.
- Tipo de actividades: Si el espacio de coworking va a albergar eventos, seminarios o actividades que involucren una mayor concentración de personas, puede ser necesario obtener licencias adicionales.
Proceso de Obtención de la Licencia
La compilación de documentos es el primer paso en el proceso de obtención de la licencia. Estos documentos suelen incluir planos del espacio, certificados de seguridad, pruebas de cumplimiento de normativas locales, y a veces, informes de impacto ambiental o comunitario. Después de presentar los documentos, es esencial realizar un seguimiento proactivo del proceso. Una vez que la licencia es aprobada y emitida, es importante validarla y entender los términos y condiciones asociados.
Asesoramiento Profesional
Es normal sentirse abrumado y no saber exactamente cómo vas a seguir cada uno de los trámites, son muchos y muy distintos entre sí. Para cada uno de los proyectos y licencias que hemos mencionado necesitarás la firma de un arquitecto o un ingeniero superior colegiado. Por eso, te proponemos tomar la vía más inteligente y dejar este trabajo en manos profesionales. Te ayudamos a evaluar el local que tienes para saber si es viable llevar a cabo la actividad en ese emplazamiento o no. Todo esto lo hacemos para que tú no tengas que preocuparte por nada. Así, podrás conseguir tu licencia de actividad de coworking sin quebraderos de cabeza y sin estrés.
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