El ecosistema emprendedor de España se mantiene sólido. Ante las dificultades para encontrar trabajo, emprender puede ser una opción para algunos españoles que aspiran a abrirse un nuevo camino en el mercado laboral o iniciar nuevos retos. Por ello, es fundamental que cualquier emprendedor conozca los aspectos legales clave al poner en marcha su actividad.
Antes de crear una compañía, es esencial desarrollar un plan de empresa y conocer los trámites legales necesarios para constituirla. Además, se debe elegir la forma jurídica en la que el emprendedor quiere constituir su nuevo negocio, ya sea una sociedad anónima (SA), sociedad de responsabilidad limitada (SRL) o empresario individual, puesto que cada forma jurídica tiene sus propias características y requisitos legales.
Veamos, por tanto, algunos de los requisitos jurídicos y trámites imprescindibles que se deben cumplir para garantizar que el negocio tenga éxito, los cuales abarcan desde la constitución legal de la empresa hasta el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales.
1. Constitución Legal de la Empresa
Es fundamental dar de alta a la nueva empresa, es decir, dar de alta la actividad empresarial o profesional. Un trámite que puede realizar de forma telemática el propio emprendedor. No hay emprendimiento si no se da de alta la actividad, puesto que no se pueden emitir facturas, ni prestar servicios a terceros de forma legal.
Los autónomos deben darse de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos de la Seguridad Social, a través del modelo TA 0521 que puede descargarse en la sede electrónica de dicho organismo. También deben dar de alta la actividad en Hacienda (sede electrónica AEAT) cumplimentando el modelo 036/037 (declaración censal de empresarios y profesionales) o acudir a un punto de atención al emprendedor, más aconsejable en el caso de constitución de sociedades. Para ello, se debe rellenar el Documento Único Electrónico (DUE) y tramitar de forma electrónica la gestión del alta de la empresa para enviarlo a las administraciones pertinentes (Hacienda, Seguridad Social y Registro Mercantil en este caso).
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En ambos casos, una vez realizada el alta de la empresa en los organismos correspondientes es posible que se requiera obtener licencias específicas según el tipo de negocio, como la licencia de apertura o autorizaciones sanitarias.
2. Declaración Censal ante la Agencia Tributaria
Mediante este documento la persona física o jurídica que ha puesto en marcha la empresa proporciona sus datos personales a la Agencia Tributaria, dándose de alta en la actividad. En caso de no realizarse este trámite no sería posible emitir facturas ni recibir pagos por la actividad, de manera que el emprendedor quedaría expuesto a la imposición de sanciones tributarias.
Para la declaración censal es necesario rellenar el modelo 036/037 de la Agencia Tributaria previamente al inicio de la actividad. Este documento se puede presentar tanto en la Administración, como en la delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal por vía telemática. Las entidades solicitan por medio de dicho modelo la asignación del NIF (provisional o definitivo) y comunican u optan a los regímenes y obligaciones tributarias con respecto al IRPF, Impuesto de Sociedades o IVA.
3. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE): Modelo 840
Este se corresponde con una tasa municipal encargada de gravar actividades económicas cuando existe establecimiento abierto vinculado a la actividad, la cual puede ser empresarial, artística o profesional.
De nuevo, el alta es obligatoria, debiéndose solicitar en un plazo máximo de un mes desde el inicio de la actividad, incluso en los casos en los que se preste de forma ocasional, a excepción de las actividades agrícolas, ganaderas, forestales y pesqueras. Los contribuyentes tendrán que darse de alta en los epígrafes que más se ajusten a su actividad. Una vez más, se trata de un trámite obligatorio de realizar. En caso de no hacerse, se incidiría en un procedimiento de comprobación tributaria que podría acabar en una posible sanción.
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Cabe mencionar que el alta no implica obligatoriamente el pago del impuesto. Las personas físicas están exentas de pago. Únicamente tendrán que afrontar este pago aquellas entidades cuya cifra de negocio anual sea igual o superior a un millón de euros. Si bien existe una exención de pago a lo largo de los dos primeros años a contar desde el inicio de la actividad.
4. Afiliación a la Seguridad Social
En cuanto al empresario individual, este debe solicitar el alta en el régimen de autónomos. Respecto a esto, actualmente se ha establecido la llamada "tarifa plana", medida mediante la cual se establece un coste reducido de la cuota a lo largo del primer año de ejercicio de la actividad. Este puede alargarse hasta el segundo año, en algunas circunstancias. Asimismo, hay algunas comunidades autónomas en las que se ha establecido la llamada "cuota cero".
Igualmente, el Administrador o socio mayoritario de la sociedad que la ha constituido debe solicitar el alta en el régimen de autónomos societarios. Por otro lado, para dar de alta a trabajadores en la empresa se necesita presentar la siguiente documentación para completar la solicitud de afiliación:
- Documento de afiliación (modelo TA-1). Solicitud de afiliación a la Seguridad Social, asignación de número de seguridad social y variación de datos.
- Documento de declaración de alta (modelo TA-2/S). Solicitud de alta, baja o variación de datos trabajador por cuenta ajena o asimilado.
- Fotocopia del Documento Nacional de Identidad del trabajador o, en caso de ser extranjero, del documento identificativo del mismo.
5. Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo
Si se quiere abrir un centro de trabajo, el emprendedor deberá informar de ello a la Dirección General de Trabajo, o delegación que le pertenezca por zona, previamente o en los 30 días siguientes a la apertura. Si no lo hace se le puede imponer una sanción que será gradual. Esta dependerá de si la infracción es leve, porque no se corresponda con una actividad o industria considerada peligrosa; insalubre o nociva, en base a los procesos o sustancias manipulados; o una infracción grave, en caso de darse las anteriores circunstancias.
6. Licencia de Apertura y Actividad
Se trata de dos licencias municipales obligatorias para poder realizar actividades comerciales, industriales o de servicios en un local o establecimiento. Responde a un documento que concede un permiso para llevar a cabo la actividad solicitada, además de confirmar las buenas condiciones del espacio para su habitabilidad.
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Hay dos tipos de licencias en función de las actividades que se vayan a desarrollar: inocuas y calificadas. Sólo las actividades profesionales, artesanales o artísticas que se realicen en el domicilio están exentas de estas licencias, siempre y cuando no se implique la venta o atención directa al público y no genere molestias a los vecinos.
Este se ha de pedir en el Ayuntamiento y se otorgará tras elaborar un informe técnico, abonar algunas tasas municipales por la apertura y disponer de un visado de un técnico que confirme que el establecimiento cumple con la norma (prevención de incendios, accesibilidad, etc.). Igualmente, dependiendo del servicio ofrecido por la sociedad en cuestión, se tienen que solicitar permisos obligatorios para tratar con productos sanitarios, mercancías peligrosas, etc. A su vez, se requerirá una licencia de obras en el caso de realizarse obras en el local.
7. Protección de la Propiedad Intelectual
En caso de que la empresa constituida desarrolle productos, marcas o tecnología innovadora es necesario proteger los derechos de propiedad intelectual. Un proceso que se puede llevar a cabo por medio del registro de patentes, marcas comerciales o diseños industriales. Lo cierto es que la protección de la propiedad intelectual evita que otros copien o hagan uso de dichas creaciones sin autorización, hecho que puede resultar determinante en la búsqueda del éxito de la empresa y su competitividad.
8. Contratos y Acuerdos Legales
También es importante disponer de contratos y acuerdos legales que estén bien redactados, con el fin de proteger los intereses comerciales. En esta categoría entran contratos de arrendamiento, contratos de trabajo, contratos de distribución, acuerdos de confidencialidad y contratos de colaboración. Igualmente importante es suscribir los seguros de responsabilidad civil para cubrir los posibles riesgos en torno al negocio, así como sus necesidades.
9. Obligaciones Fiscales y Contables
Es mandatorio para cualquier compañía cumplir con las obligaciones fiscales y contables, incluyendo llevar una contabilidad adecuada, presentar las declaraciones de impuestos correspondientes, así como abonar los impuestos y contribuciones sociales necesarios.
10. Protección de Datos y Privacidad
Por último, otro punto fundamental es el relativo a la protección de los datos personales, tanto de clientes como de empleados. Con este fin, hay que cumplir las leyes de protección de datos y privacidad, como en el caso del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Es necesario desarrollar medidas de seguridad adecuadas, disponer del consentimiento previo de las personas involucradas para utilizar sus datos y garantizar su confidencialidad.
En el caso de no proteger estos datos, existe la posibilidad de que se apliquen las sanciones previstas en el Reglamento General de Protección de Datos por cometer una infracción.
Uno de los principales aspectos clave a la hora de emprender un nuevo negocio reside, como es lógico, en las obligaciones fiscales que se generarán por el hecho de desarrollar una actividad profesional o empresarial. En este sentido, a tus obligaciones habituales como contribuyente deberás incorporar una seré de compromisos fiscales relacionados específicamente con la puesta en marcha de tu proyecto emprendedor, ya que, con esta acción, y sobre todo en el caso de que desarrolles una pyme o Start Up, estarás dando lugar al nacimiento de una entidad con personalidad propia, con sus propios derechos y obligaciones.
“Cuando decidimos desarrollar una nueva actividad empresarial o profesional, y convertirnos en emprendedores, deberemos tener presente que estaremos sujetos a nuevas obligaciones tributarias”
Así, para evitar que puedas incurrir en errores administrativos en la materialización de tu idea de negocio, hoy queremos aclararte cuáles son las distintas obligaciones tributarias a las que estarás sujeto a nivel profesional o empresarial si decides convertirte en emprendedor.
Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)
En el caso del Impuesto sobre Actividades Económicas, estarán sujetas a este tributo todas aquellas personas que desarrollen una actividad económica, ya sea de carácter empresarial, profesional o artístico, en la que tengan la capacidad de ordenar por cuenta propia los medios de producción y recursos humanos para la comercialización de bienes y/o servicios.
“El Impuesto sobre Actividades Económicas está dirigido a gravar el desarrollo de una actividad empresarial, profesional o económica por cuenta propia”
En este sentido, es preciso aclarar que estaremos obligados a darnos de alta en la declaración de este impuesto, mediante los modelos 036 y 037, aunque estaremos exentos los dos primeros años de actividad y, posteriormente, si no superamos el millón de euros de cifra de negocio anual.
Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)
Atendiendo al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, tendrás la posibilidad de elegir si prefieres realizar tu declaración a través de estimación directa o estimación objetiva, siempre que cumplas los requisitos necesarios para ello. En este sentido, el desarrollo de la liquidación trimestral se realizará a través de los modelos 130 o 131, en función de la tipología de estimación que estimes más conveniente para tus intereses.
“Nuestra tributación en el IRPF variará ostensiblemente cuando comenzamos a generar rendimientos de nuestra actividad económica”
Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
Por último, deberemos considerar si la actividad que pretendemos desarrollar está sujeta a la tributación por el Impuesto sobre el Valor Añadido o se encuentra dentro de aquellas actividades exentas sobre las que trataremos en una futura entrada en este blog.
“En el caso del IVA nuestra tarea reside en realizar un ajuste entre lo que hemos repercutido a nuestros clientes y lo que hemos soportado de nuestros proveedores”
En el caso de estar sujetos a este impuesto, deberemos formalizar trimestralmente en nuestra declaración la compensación entre el volumen de IVA que hemos repercutido a nuestros clientes a través de factura y el IVA que hemos soportado como consecuencia de nuestras compras e inversiones, mediante el modelo 303, para aquellos que tributen a través del régimen general, o el modelo 310, para aquellas personas y entidades que opten por el sistema simplificado.
Asimismo, en el caso de que optemos por la tributación del IVA mediante el régimen general, se deberá proceder a la presentación del resumen anual de cada ejercicio fiscal por medio del modelo 390, a lo largo del mes de enero del ejercicio siguiente.
Calendario Fiscal para Emprendedores: Fechas Clave
El cumplimiento de los plazos fiscales es crucial para evitar sanciones y mantener una buena relación con la Agencia Tributaria. Aquí tienes un resumen de las fechas más importantes:
- Hasta el 21 de enero: Presentación de retenciones e ingresos por rendimientos de trabajo y actividades económicas. También el IVA, mes en que se informa de los movimientos de diciembre.
- Hasta el 30 de enero: Pagos fraccionados de la Renta.
- Hasta el 22 de abril, 26 de junio y 22 de julio: Presentación trimestral de IVA (Modelo 303) e IRPF (Modelo 130).
- Hasta el 31 de diciembre: Cierre del ejercicio fiscal.
Para facilitar la gestión fiscal, la Agencia Tributaria pone a disposición de los emprendedores un "Manual de actividades económicas" en su web.
Obligaciones Fiscales según el Tamaño de la Empresa
Las obligaciones fiscales varían según el tamaño de la empresa:
| Tipo de Empresa | Obligaciones Fiscales |
|---|---|
| Microempresas | Cumplimiento de IRPF, IVA, IAE (si corresponde). |
| Pequeñas Empresas | Cumplimiento de IRPF/Impuesto de Sociedades, IVA, IAE (si corresponde). |
| Medianas Empresas | Cumplimiento de Impuesto de Sociedades, IVA, IAE. |
| Grandes Empresas | Cumplimiento de Impuesto de Sociedades, IVA, IAE, y otras obligaciones específicas. |
Es esencial conocer la estructura impositiva que afecta a tu negocio para optimizar recursos y evitar sorpresas desagradables. Desde el inicio, es imprescindible seleccionar la forma jurídica adecuada, ya que esto influirá en tus obligaciones fiscales y en la responsabilidad personal frente a deudas.
Mantener registros claros y actualizados no solo te ayudará a cumplir con tus obligaciones tributarias, sino que también facilitará la toma de decisiones estratégicas. Considera la posibilidad de contratar un contador o utilizar software especializado que te permita automatizar procesos y minimizar errores.
Finalmente, mantenerse informado sobre cambios en la legislación fiscal es clave para adaptarse y aprovechar oportunidades. Participar en talleres, cursos y seminarios relacionados con la fiscalidad puede proporcionarte herramientas valiosas para tu negocio. Además, establecer una buena relación con un asesor fiscal te permitirá contar con apoyo experto para navegar por el complejo mundo de los impuestos.
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