Un plan de comunicación es un documento estratégico que define el tipo de mensaje que una organización debe transmitir para llegar a su público. Es crucial para determinar objetivos, mantener coherencia y lograr una comunicación efectiva. Diariamente, las marcas necesitan comunicarse con sus clientes para informar de sus productos o servicios, hacer frente a posibles crisis o mejorar su comunicación interna.
Para ello, es fundamental que cuenten con un plan de comunicación, gracias al cual podrán definir la línea de comunicación que debe seguir la empresa tanto a nivel interno como externo. En él se establece el cómo, el cuándo y de qué manera se va a relacionar una determinada organización o persona con su público objetivo o interno, con el fin de cumplir los objetivos que se establezcan.
Contar con un plan de comunicación servirá, además, para evitar caer en la improvisación y planificar los recursos disponibles con el fin de cumplir los objetivos contemplados en el mismo. Estas acciones se completarán con el seguimiento y evaluación de resultados.
¿Qué es un Plan de Comunicación?
Un plan de comunicación hace referencia a la creación de un documento que contenga diferentes acciones a realizar. En este contexto, el plan de comunicación viene siendo la hoja de ruta que contiene la planificación de las diferentes operaciones de comunicación a implementar.
Diferencia entre «Plan de Comunicación» y «Estrategia de Comunicación»
La estrategia de comunicación es el conjunto de objetivos globales que define cómo la empresa se comunicará para alinearse con sus metas corporativas. Se enfoca en el contenido esencial de los mensajes, respondiendo a las preguntas: "¿Qué queremos comunicar?" y "¿Por qué queremos comunicarlo?", estableciendo así un marco de referencia para todas las actividades de comunicación.
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En contraste, el plan de comunicación detalla las acciones específicas y las herramientas que se utilizarán para ejecutar la estrategia. Es decir, el plan de comunicación se encarga de los aspectos operativos y logísticos para asegurar que el mensaje llegue a su audiencia de la manera más efectiva posible.
¿Por Qué Hacer un Plan de Comunicación?
Es esencial para destacarse, adaptarse y prosperar en un entorno empresarial.Las ventajas de tener un buen plan de comunicación se traducen en:
- Comunicación más homogénea.
- Objetivos definidos y estrategias marcadas para alcanzarlos.
- Toma de decisiones más rápidas y acertadas, basadas en datos y no en especulaciones.
- Reducción de costes y obtención de mejores resultados al hacer campañas y acciones planificadas, definiendo y limitando previamente los recursos necesarios para cada acción.
- Fortalecimiento de la imagen de marca al trabajar la estrategia empresarial también desde dentro de la entidad, consiguiendo que los objetivos del equipo directivo y los trabajadores sean los mismos.
- Incremento de la fidelidad hacia la marca al conectar con los clientes potenciales y usuarios con el mensaje adecuado.
- Aumento de la cuota de mercado al definir correctamente el producto a vender, el público objetivo, el mensaje a transmitir y el canal a usar.
- Evaluación a corto, medio y largo plazo para verificar la eficacia de las acciones implementadas.
- Mayor rapidez en la respuesta a situaciones de crisis, lo que aumentará la imagen positiva de la marca y, por lo tanto, la confianza de los consumidores.
- Posibilidad de rectificar más rápido aquellos aspectos donde se detectan posibilidades de mejora.
6 Tipos de Plan de Comunicación
Los planes de comunicación varían ampliamente dependiendo de sus objetivos y los públicos a los que se dirigen:
- Plan de comunicación interna: Este plan está orientado hacia el personal interno de la empresa, incluyendo empleados, proveedores de servicios y materias primas, así como accionistas e inversores.
- Plan de comunicación externa: Se enfoca en comunicar mensajes a individuos fuera de la empresa, como clientes, medios de comunicación y otras entidades dentro del mismo sector.
- Plan de comunicación presencial: Este formato implica interacciones y materiales que requieren presencia o distribución física, como folletos, eventos presenciales y reuniones.
- Plan de comunicación digital: Enfocado en las estrategias que se implementan en el entorno digital.
- Plan de comunicación formal: Utilizado para transmitir mensajes institucionales que tienen como objetivo principal informar.
- Plan de comunicación informal: Contrasta con el formal por su tono más relajado y casual. Busca fomentar una mayor interacción y cercanía con el público, aprovechando un estilo más conversacional y accesible.
¿Cómo Hacer un Plan de Comunicación?
Para establecer un plan de comunicación se necesita, primero, determinar qué tipo de plan se aplicará, en función de cual sea el objetivo y destinatario; así se sabrá cuáles son los elementos que se deben incluir en su elaboración.
Elementos Básicos del Plan de Comunicación
Con tal de elaborar un plan de comunicación exitoso, no se deben dejar fuera estos elementos:
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- Objetivos: Es determinante establecer objetivos según lo que se quiera obtener. Por ejemplo: no será lo mismo hacer un plan para vender un producto que otro enfocado a reforzar la imagen de marca entre el público objetivo. Eso sí, los objetivos a determinar deben ser SMART, o lo que es lo mismo: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo.
- Auditoría: Antes de ponerse en marcha un plan, debe conocerse el estado actual de la comunicación de la empresa para identificar áreas de mejora, acciones que están funcionando, dónde hay carencias, etc.
- Target: En el plan se debe detallar el público objetivo al que se va a dirigir, tanto interno -como pueden ser los trabajadores- como externo -consumidores, inversores, medios de comunicación…-. Sea el que sea, es determinante definir y describir al máximo todos los detalles del target y, sobre todo, nuestro buyer persona.
- Canales: Los canales que se elijan dependerán de los objetivos y a quién se desea enviar un determinado mensaje. Para ello, además del contenido, hay que prestar atención al estilo y al tono de los mensajes, que se redactarán en función de los objetivos y el target ya definidos.
- Calendarización: Se debe incluir también un cronograma donde se marquen las fechas en las que se van a iniciar las acciones seleccionadas y cuánto van a durar en función del presupuesto.
- Presupuesto: Es fundamental marcar cuánto dinero y recursos -tanto humanos como materiales- se van a invertir para alcanzar los objetivos establecidos.
- Responsables: Es importante tener definidos los roles y las responsabilidades de cada una de las personas encargadas de desarrollar y poner en práctica el plan, así como aquellos que serán parte de una respuesta ante una crisis.
- Análisis de resultados: Por último, para conocer el alcance se deben identificar los aspectos que salieron bien y las áreas de mejora. Si todo salió bien se puede seguir ese mismo camino y, sino, se debe analizar qué cambiar y cómo hacerlo.
Plan Estratégico de Comunicación: 9 Etapas y Ejemplo de Cómo Elaborarlo
Aquí en Appvizer te proponemos un ejemplo de método para llevar a cabo el plan de comunicación de tu empresa, en 9 pasos:
- Define claramente tu objetivo: Además de su objetivo, el plan incluye generalmente una fecha de validez. Por ejemplo, puede adoptar la siguiente forma: llevar a cabo un plan de comunicación para duplicar las ventas del producto X entre diciembre de 2023 y abril de 2024.
- Identifica el público objetivo: Ten cuidado de no confundir el público objetivo con el objetivo de tu comunicación. El primero representa a las personas a la que les quieres vender y el segundo a las personas a la que te quieres dar a conocer. Determina quién es tu público objetivo en teoría y en la práctica.
- Encuentra tu eje de comunicación: El eje de comunicación es la idea central alrededor de la cual girará todo tu plan y la promesa que se desprende de su mensaje.
- Estima tu presupuesto y recursos: Esta análisis interno te ayuda a determinar la naturaleza y el alcance de las acciones que se llevarán a cabo en la práctica, así como los objetivos operacionales.
- Establece tus objetivos operacionales: Por ejemplo, si quieres ganar notoriedad, supervisa el desarrollo de tu comunidad en redes sociales y su compromiso, o el aumento del tráfico en tu sitio web.
- Determina tus KPIs: En resumen, la evaluación de los resultados mediante KPIs no solo verifica el éxito de un plan de comunicación, sino que también proporciona los insights necesarios para su constante evolución y adaptación.
- Planifica tus acciones: La pregunta que debes hacerte en definitiva es: ¿cuáles son los canales de comunicación más efectivos para llegar a mi público objetivo? Una tabla permite tener una visión más clara del cumplimiento de plazos, mediante la técnica de retrospectiva. Genera los diferentes soportes de comunicación que serán necesarios.
- Lleva a cabo tus acciones: Siempre en línea con las especificidades de tu objetivo y metas, crea tus mensajes, soportes gráficos, etc. Estas herramientas resultan eficaces gracias a funcionalidades como: la planificación de acciones, la asignación de recursos, el control presupuestario y el seguimiento y reajuste de las acciones.
- Análisis del entorno: Como cualquier otra actividad que ayuda a concebir y dirigir una empresa, el plan de comunicación externa requiere de un análisis del entorno.
Ejemplos de Planes de Comunicación de Marketing
Para ilustrar cómo se aplican estos conceptos, veamos algunos ejemplos de empresas reconocidas:
- Coca-Cola: Implementa una estrategia de medios diversificada para mantener su posición líder en el sector de bebidas. El objetivo principal es crear una conexión emocional con la audiencia, utilizando las redes para compartir mensajes positivos y emocionales.
- Apple: Es conocida por su enfoque integral en medios digitales y tradicionales. La marca aprovecha al máximo la publicidad en línea y offline para mantener la anticipación del público y resaltar sus productos innovadores.
- Netflix: Ha revolucionado la forma en que consumimos contenido audiovisual, y su estrategia de medios refleja esta innovación. Además, la marca invierte en la creación de contenido exclusivo, desde series hasta películas, para atraer y retener a sus suscriptores.
- Starbucks: Ha desarrollado una estrategia de medios centrada en el compromiso del cliente. La empresa utiliza las redes sociales para compartir contenido visual atractivo, promociones y mensajes de marca. Además, ha implementado programas de fidelización y aplicaciones móviles.
La Importancia de la Medición y el Control
La medición de los resultados es un paso necesario para evaluar la eficacia de un plan de comunicación. Los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) son métricas específicas elegidas para evaluar la eficacia de las distintas acciones de comunicación. La elección de los KPI depende de los objetivos específicos del plan.
Si el objetivo fuera aumentar el reconocimiento de marca, los KPI podrían incluir el número de menciones online de la marca en las redes sociales o el tráfico orgánico del sitio web. Una vez definidos los KPI, es importante analizar periódicamente las métricas correspondientes. La tasa de participación en las redes sociales, por ejemplo, puede proporcionar información valiosa sobre la interacción del público con el contenido publicado. El tráfico del sitio web puede revelar qué puntos de contacto atraen a más visitantes y qué páginas de la web captan más atención.
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