Calcular con antelación los gastos de una operación o proyecto es, sin duda, la mejor forma de evitar riesgos innecesarios a la hora de ejecutarlos. Elaborar un presupuesto no es solo cuestión de números: es la base de una gestión financiera eficaz. En un escenario en el que el marketing es cada vez más «medible» y a su vez, cada vez más necesario para lograr visibilidad y ventas en un entorno altamente competitivo, cada euro cuenta.
¿Qué es una Plantilla de Presupuesto?
Una plantilla de presupuesto es un documento prediseñado para calcular y organizar costes de forma rápida. Es una estimación del coste que supondrá la realización de un proyecto, teniendo en cuenta todos los gastos que se producirán. Tener un presupuesto bien definido, ya sea usando una plantilla o bien a través de programas para hacer presupuestos, te permitirá tener un mayor control y planificación financiera de los gastos que ese proyecto u operación va a suponer. Una plantilla de presupuesto es un formato preestablecido que te permite la creación más ágil y correcta de presupuestos.
Este tipo de plantillas pueden estar en formato Excel, en Word y, también, en Google Sheets y otras plataformas similares. Ten en cuenta que no es lo mismo si buscas un modelo de presupuesto para enviar a un cliente que si necesitas una base para definir los costes de tu boda o de un viaje. Las plantillas de presupuesto son fundamentales para la gestión profesional, aunque no son la única solución. También hay programas que te permiten realizar presupuestos sin el uso de Excel, de forma más automatizada.
Tipos de Presupuestos
Según las necesidades de tu empresa, deberás elegir entre diferentes enfoques, cada uno con un propósito clave para planificar, controlar y optimizar tus recursos:
Presupuesto Maestro
Un presupuesto maestro es una plantilla base que centraliza toda la estructura de costes, servicios y condiciones comerciales de tu negocio. Esta herramienta no solo agiliza la creación de presupuestos, sino que también garantiza coherencia y profesionalidad en todas tus propuestas. Al tener un formato unificado, reduce errores, ahorra horas de trabajo y proyecta una imagen más sólida frente a tus clientes.
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Ejemplo de una hoja de cálculo para la elaboración de un presupuesto maestro. Fuente: Hubspot.
Presupuesto de Operación
El presupuesto de operación es un documento que detalla los ingresos y gastos previstos en el día a día del negocio. Esta herramienta es clave para tomar decisiones informadas, optimizar recursos y mantener la rentabilidad. Al proyectar tus gastos operativos, puedes ajustar precios, identificar ahorros y asegurar que tu negocio funcione de manera sostenible mes a mes.
Sirve para que las empresas puedan calcular la cantidad de producto o mercancía que van a vender, en cuánto tiempo, dónde y cómo se producirán los ingresos por venta, etc. Sirve para especificar los costes que habrá que asumir para llevar a cabo la producción del negocio. De nuevo, esta tarea será mucho más fácil si tienes toda esa información organizada y monitorizada en tiempo real con algún programa.
Presupuesto de Tesorería
También denominado de flujo de efectivo, y muy relacionado con el departamento de tesorería, es una herramienta que proyecta las entradas y salidas de dinero de tu negocio en un periodo determinado. Este presupuesto es fundamental para gestionar la tesorería con eficacia, asegurando que siempre dispones del efectivo necesario para operar. Con él puedes planificar inversiones, negociar plazos con proveedores o detectar épocas de escasez, manteniendo tu negocio estable y preparado para crecer.
La tesorería es una de las áreas más importantes de las empresas. Es la que regula todas las operaciones monetarias del negocio y supervisa el flujo de caja, controlando en todo momento los fondos disponibles en la empresa. Al mismo tiempo, este presupuesto también sirve para efectuar una predicción de futuro que deberá ser lo más realista posible.
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Presupuesto para Clientes
Se trata de un documento profesional que detalla los servicios o productos ofrecidos, junto con sus costes, plazos y condiciones de pago. Más que un simple precio, este presupuesto es una herramienta de venta estratégica que puede marcar la diferencia entre cerrar un trato o perderlo. Una buena plantilla te ayuda a estructurar la información de forma clara y atractiva, incluyendo descuentos por pronto pago, opciones de personalización o valor añadido, lo que aumenta tus posibilidades de éxito.
Herramientas para Crear un Presupuesto
Puedes usar diferentes herramientas. Para hacer un presupuesto en Excel podrás encontrar diferentes plantillas de presupuestos para crear una hoja de cálculo con la que manejar datos numéricos y texto. Antes de hacerlo, es importante que tengas en cuenta algunos criterios que te permitirán fijar con mayor precisión las cantidades:
- Cubrir los costes.
- Cuál es el margen de beneficio.
- Cómo son los precios del mercado. No puedes decir una cifra al azar.
- Descuentos y promociones.
- ¿Podrías negociar tu presupuesto?
Una vez que has considerado estos aspectos, lo más fácil es rellenar las plantillas de presupuestos con los conceptos y datos que deben incluir obligatoriamente. Aquí puedes encontrar algunas plantillas de presupuestos en formato de Word, Excel y PDF que podrás personalizar con los datos necesarios.
- Excel: Utilizar hojas de cálculo permite automatizar cálculos (como IVA, descuentos o totales), organizar partidas detalladas y adaptarse a cualquier tipo de proyecto o sector.
- Word: Las plantillas de Word son perfectas para quienes buscan un formato fácil de personalizar sin necesidad de conocimientos técnicos, permitiendo ajustar textos, estilos y logos en minutos. Recomendada para sectores como asesorías, formación o comercios, donde la presentación clara y rápida es esencial.
- PDF: Si necesitas enviar presupuestos con un formato fijo y profesional, las plantillas en PDF son la solución perfecta. Perfecto para sectores como construcción, diseño gráfico o servicios legales, donde la presentación impecable y los términos claros son clave.
Más allá de las plantillas de presupuestos, hay una forma más ágil y automatizada de realizar esta tarea. Un sistema ERP en la nube como Holded te permite llevar a cabo toda la planificación financiera del negocio, además de otras funcionalidades empresariales, todo en uno. Con Holded, podrás unificar todos los procesos en un solo lugar y gestionarlos online.
Consejos para la Planificación del Presupuesto de Marketing
Se acerca el final del año y para todos aquellos que dirigen equipos de marketing y comunicación es un momento crucial para la toma de decisiones. El último trimestre implica para muchos departamentos el análisis de resultados anuales, del rendimiento de las diferentes campañas y actividades lanzadas en distintos mercados, pero sobre todo supone la redistribución del presupuesto de marketing digital, comunicación, relaciones públicas, etc. para el siguiente año en base a los resultados obtenidos por cada área.
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CMOs y Directores de marketing y comunicación se ven ante la disyuntiva de preguntarse: ¿Cuál ha sido el retorno por inversión en términos monetarios de mi actividad ‘cross-channel’ en marketing…? Para lo cual un sistema de atribución o de análisis del rendimiento en medios online, sociales e impresos se vuelve esencial para dar respuesta a esta pregunta.
En este artículo hablaremos acerca de las tres herramientas o recursos fundamentales para agilizar y simplificar el proceso de planificación de presupuestos de un modo estratégico.
Atribución de la Estrategia Global de Marketing y Comunicación
Uno de los mayores retos para cualquier responsable de marketing y comunicación es la medición de los resultados a través de un criterio unitario y extensible a todos los tipos de canales, actores, plataformas y formatos en que se desarrollan las estrategias ‘cross-channel’ hoy en día. ¿Cuál es el valor de una campaña con Influencers frente a una acción en prensa?, ¿o el impacto de mis canales sociales en comparación con el que me han ofrecido otros partners y retailers…?
A esto se suma que muchos departamentos de marketing y comunicación trabajan con diferentes herramientas de medición, indicadores y métricas dependiendo de a quién reporten dentro del departamento.
Por este motivo, la regla número uno a la hora de entender la atribución de tu estrategia global de marketing y comunicación será emplear un criterio único para todas las áreas.
En el informe Data on the Runway que lanzábamos a inicios de año junto a WGSN incluimos un resumen sobre el rendimiento de las cuatro principales Fashion Weeks internacionales que nos permitió aplicar el criterio del MIV® a diferentes niveles: para analizar el impacto por área geográfica de cada marca, por canal, por tipo de publicación e incluso por cada influencer o líder de opinión involucrado en las campañas de las marcas y diseñadores.
¿Cómo se calcula y aplica el MIV®?
El algoritmo del valor de Media Impact Value (MIV) mide el impacto de todas las menciones relevantes en todos los canales (online, social e impresos), incluyendo también los medios pagados, propios y ganados para calcular un número cuantitativo de desempeño. Para poder capturar el valor más acertado para las empresas de moda, lujo y cosmética, nuestro algoritmo se basa en criterios compartidos como el alcance y el engagement combinado con datos específicos del mercado, como también nuestro propio sistema de puntuación de calidad de contenido. Para recoger las menciones trabajamos con un sistema semántico de identificación de palabras clave que nos permite calcular el MIV.
Agrupar la Actividad ‘Cross-Channel’ en un Sistema de «Voces»
Siempre se habla acerca de las oportunidades que el universo ‘cross-channel’ ofrece a la hora de conectar con el nuevo consumidor. La omnicanalidad lleva siendo un objetivo de las marcas del sector de la moda, el lujo y la cosmética desde hace tiempo. Una campaña con Influencers por ejemplo, puede obtener muy buen resultado por sí misma, sin embargo mediante el apoyo de tus medios propios la campaña podría extenderse de forma más efectiva y lograr aún mejores resultados. Por lo tanto quizás resulte interesante compensar tu presupuesto entre las actividades dedicadas a influencers y las desarrolladas en tus medios propios.
De nada vale disponer de un sistema de medición adaptado a tus estrategias de marketing ‘cross-channel’, sin una plantilla de seguimiento de presupuestos igualmente adaptada a ese modelo de atribución. Independientemente de que la monitorización de tu presupuesto la lleves a cabo en una plataforma interna, en una hoja de Excel o un spreadsheet de Drive, será necesario que ambos -presupuesto e informes de rendimiento- estén agrupados en base a los mismos criterios que tu sistema de medición.
Aquí te dejo un ejemplo de plantilla que puedes descargar gratis y que te ayudará a seguir el gasto y obtener una visión por Voces de tu inversión. Gracias a estos tres elementos o recursos, podrás arrancar la planificación de tu presupuesto de marketing digital, etc. de un modo unificado y estratégico, a través de una visión global que agilice analizar y tomar decisiones de un modo más efectivo.
Importancia de un Presupuesto de Marketing
Una de las claves para que una empresa se mantenga a flote es la organización en todos sus departamentos y en todos los niveles: quién es responsable de qué, cuál departamento trabaja en conjunto para un mismo objetivo y cuáles otros dependen del cumplimiento de ciertas metas. En este artículo te hablaré sobre la importancia que tiene un presupuesto de marketing y cómo elaborar uno. En resumen: si tienes un plan de marketing también necesitas un presupuesto para cumplirlo.
- Un rumbo financiero eficaz: cuando cuentas con un plan de acción antes de iniciar cualquier campaña o estrategia, te será más fácil saber hacia dónde dirigirte y con qué herramientas hacerlo, respetando al mismo tiempo la inversión que tienes disponible.
- Noción de dónde colocar fondos de inversión: cuando sabes cuánto puedes gastar, te será más fácil determinar en dónde debes repartir cada financiamiento de manera eficiente e inteligente.
- Objetivos: cuando tienes un presupuesto bien definido, puedes saber cuáles son las metas más alcanzables para tu empresa.
- Una visión a largo plazo: planificar tu presupuesto de marketing te ayuda a evitar, en lo posible, gastos adicionales y mantenerte estable durante más tiempo.
Si alguna vez has trabajado como consultor en una empresa de reciente creación, habrás escuchado argumentos en contra de gastar en el área de marketing, por el temor de no percibir resultados inmediatos. Hacer un presupuesto de marketing te permitirá demostrar que lo que gastas en marketing es una inversión inteligente.
Cómo Elaborar un Presupuesto de Marketing
En primer lugar, debes tener en claro cuáles gastos serán fijos y cuáles serán variables. Los fijos son aquellos que no cambian a lo largo del periodo planificado (puede ser trimestral, semestral o anual, según la empresa) para aspectos como el mantenimiento del sitio web, producción de videos estacionales o los sueldos de tu equipo.
Todas esas piezas increíbles que se crean de manera habitual para educar, informar y deleitar a tus leads y clientes pertenecen a este rubro. Aquí también me refiero al mantenimiento de tu sitio, incluso si no haces cambios en su arquitectura o en su apariencia. Esta actividad nunca puede detenerse. Los eventos deben incluirse, ya sea que funjas como anfitrión, organizador o participante. Tu presencia en las redes sociales es algo serio. Es la manera en que muchas personas tendrán la primera interacción valiosa con tu marca o empresa, así que puedes considerarla como una poderosa carta de presentación.
Vale la pena destinar un presupuesto para todo lo que te ayude a automatizar tareas, con el fin de que puedas concentrarte en hacer contenido de calidad que resuene en tu audiencia o crear nuevas maneras de deleitar a tus clientes.
Por supuesto, esta lista de elementos de un presupuesto es modificable. Si encuentras que necesitas eliminar o agregar un elemento, hazlo. Si todavía no has hecho un presupuesto de marketing desde cero, es posible que te preguntes cómo realizarlo.
Calcular el presupuesto de marketing implica considerar una serie de factores clave que afectan la cantidad de recursos financieros que una empresa debe asignar a sus actividades de marketing:
- Los objetivos específicos que la empresa espera lograr a través de sus esfuerzos de marketing son fundamentales para determinar el presupuesto.
- El tamaño y la demografía del mercado objetivo tienen un impacto directo en el presupuesto de marketing.
- El nivel de competencia en el mercado también influye en la cantidad de recursos que se deben asignar al marketing.
- La etapa en el ciclo de vida del producto (introducción, crecimiento, madurez, declive) también afecta el presupuesto de marketing.
- La estrategia de marketing elegida por la empresa también influirá en el presupuesto.
- El rendimiento pasado de las estrategias de marketing y la inversión asociada pueden proporcionar una guía útil para calcular el presupuesto futuro.
- Por último, pero no menos importante, la disponibilidad de recursos financieros de la empresa es un factor crítico en la determinación del presupuesto de marketing.
Métricas Clave para Calcular el Presupuesto
- Para saber cómo obtener tu presupuesto de marketing, el primer elemento que debes conocer son los objetivos a los que quieres llegar. Como ya he mencionado, los objetivos tienen que ser realistas y relevantes a los proyectos o campañas que buscas desarrollar. Para tu objetivo cuantitativo requieres métricas de conversión y costes de adquisición de lead y clientes.
- Esta métrica corresponde al número de clics que obtiene un anuncio o sitio web respecto al número de impresiones en los resultados de los buscadores como Google. Esta métrica también te sirve para medir la eficacia de tu estrategia SEO, pues te permite determinar tu tráfico orgánico mediante este canal.
- Esta métrica te muestra el valor neto de los ingresos que generan tus clientes durante el tiempo en el que permanecen adquiriendo tus productos o servicios. El CAC te permite saber cuáles son los canales más efectivos para generar clientes a un menor coste.
Otros Aspectos a Considerar
- No es lo mismo contratar una agencia, un profesional en modalidad freelance o contar con un departamento de marketing dentro de tu empresa. Los contratos son distintos y el manejo de los recursos también.
- Calcula esto al tener como referencia lo que ha ocurrido históricamente con los esfuerzos de marketing.
- Si cuentas con datos históricos entonces ya tendrás herramientas y datos para plantear metas un poco más ambiciosas sobre los aspectos que importan. Quizá no sea posible aumentar mucho las ventas porque no se tiene mucha presencia de marca, así que ahí está la primera meta a cumplir.
- Es importante establecer metas específicas, medibles, alcanzables, realistas y con un periodo definido (SMART, por su acrónimo en inglés), que te permitan comprobar los resultados al encontrar los indicadores de marketing más relevantes.
- Dice la Ley de Murphy que si algo puede salir mal, saldrá mal. Por eso es importante apartar una cantidad de tu presupuesto para todo lo que no has planificado o lo que puede cambiar de imprevisto.
Beneficios de una Plantilla de Presupuesto de Marketing
Una plantilla de presupuesto de marketing es una herramienta esencial para cualquier empresa que busca planificar, organizar y controlar sus gastos relacionados con actividades de marketing. Con una plantilla para calcular presupuestos de marketing, puedes realizar una serie de acciones clave para planificar, ejecutar y evaluar tus actividades de marketing de manera efectiva.
- Utiliza la plantilla para planificar estratégicamente tus gastos de marketing para el próximo período, ya sea trimestral, semestral o anual.
- La plantilla te permite estimar los costos asociados con cada actividad de marketing planificada.
- Además de los costos, la plantilla te permite proyectar los ingresos esperados que se generarán como resultado de tus actividades de marketing.
- Utiliza la plantilla para asignar recursos financieros de manera efectiva a cada iniciativa de marketing.
- Una vez que hayas establecido tu presupuesto de marketing, puedes utilizar la plantilla para realizar un seguimiento y control continuo de tus gastos reales en comparación con tu presupuesto planificado.
- La plantilla te ayuda a evaluar el rendimiento de tus actividades de marketing al comparar los costos con los resultados obtenidos.
Ya tienes la teoría, pero necesitas un impulso para ir a la práctica. Con nuestras plantillas de presupuestos para controlar tus gastos de marketing podrás monitorizar con facilidad todos tus presupuestos de marketing. Por cada proyecto tendrás una plantilla de Excel, en la que podrás añadir todos los costes y dispondrás de una plantilla maestra para mantener la visión global de los presupuestos.
Cómo Utilizar las Plantillas de Presupuesto
- En primer lugar, dirígete a la página de descarga de las plantillas. Automáticamente aparecerá una ficha de llenado de datos; completa los campos con tu información y selecciona «Descargar».
- Modifica la información en las distintas celdas de acuerdo con tus propios datos. De este modo podrás personalizar estas plantillas según las necesidades de tu organización.
- Ya que hayas llenado tus plantillas, estará listo el documento para que lo compartas. Al hacer clic en la esquina superior derecha en «Compartir», accederás a este menú.
Tipos de Presupuestos en las Plantillas
- En este presupuesto tienes que detallar mes con mes todos los ingresos operativos y no operativos, así como todos los gastos de tu empresa.
- Tu presupuesto de ventas sirve para hacer un pronóstico de tu negocio en función de las unidades que piensas vender y lo que te costará hacerlo.
- Con la exposición del presupuesto de marketing puedes planear el presupuesto de tu programa de marketing, así como realizar una comparación con el fin de confirmar si lo que planeas destinar es el monto correcto. Añade otros apartados de ser necesario. No te preocupes por el cambio de formato.
- El flujo de caja proyectado te permite diagnosticar el estado financiero de tu negocio y saber cuál es su mayor utilidad.
- La comparación de proveedores te ayuda a mejorar la toma de decisiones en tu empresa.
- La conciliación bancaria te permite encontrar las diferencias que existen al comparar el estado de cuenta bancario con tus registros contables. La finalidad es asegurar que tanto la entidad bancaria como tu negocio realizan actividades acordes con la cuenta de tu empresa.
Aplica estos consejos y usa las plantillas para tener controlado tu presupuesto de marketing a la perfección. Una vez que has dominado la creación de presupuestos de marketing con nuestras plantillas, el siguiente paso es invertir esos recursos de forma inteligente.
Inversión Inteligente y Lealtad del Cliente
Esta pregunta aborda la relación entre el gasto en marketing y la lealtad del cliente. Para evaluar el impacto de la inversión en marketing en la fidelización de clientes, es fundamental utilizar métricas como el índice de retención, el valor de vida del cliente y la satisfacción del cliente. Al asignar recursos a la investigación de mercado en el presupuesto de marketing, es importante considerar la naturaleza de la industria, la competencia, las tendencias del mercado y las necesidades específicas de la empresa.
Para maximizar el impacto de un presupuesto limitado de marketing, es crucial enfocarse en estrategias que ofrezcan el mejor retorno de la inversión.
En resumen, calcular un presupuesto de marketing de manera efectiva es esencial para el éxito de cualquier estrategia de marketing. Con las plantillas gratuitas proporcionadas en este artículo, podrás planificar y asignar tus recursos de manera estratégica, maximizando el retorno de inversión de tus esfuerzos de marketing.
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