Plantillas Gratuitas para la Gestión de PYMES en Excel

En el mundo actual, la gestión eficaz de la información es crucial para autónomos y PYMES. Una de las herramientas más útiles para lograrlo son los dashboards, que permiten visualizar datos clave de forma rápida y clara. Los dashboards en Excel son soluciones accesibles que facilitan el seguimiento de métricas como ventas, gastos, y otros indicadores financieros relevantes. Además, podemos encontrar plantillas gratuitas que simplifican aún más este proceso, ahorrando tiempo y recursos, algo esencial para cualquier autónomo o pequeña empresa que busque optimizar su gestión.

A lo largo de este artículo, te proporcionaremos ejemplos de plantillas dashboard Excel gratis y consejos sobre cómo adaptarlas a tus necesidades específicas.

Beneficios de Usar Plantillas Dashboard en Excel

El uso de plantillas dashboard en Excel ofrece múltiples ventajas tanto para autónomos como para PYMES. Estas herramientas permiten visualizar de manera clara y concisa indicadores clave de rendimiento, facilitando la toma de decisiones. Al tener un acceso rápido a la información financiera, de ventas o de clientes, los emprendedores pueden identificar tendencias, establecer objetivos y optimizar recursos de forma más efectiva.

Las plantillas dashboard en Excel son altamente personalizables, lo que permite a cada autónomo o PYME adaptar las métricas y visualizaciones según sus necesidades específicas. Por ejemplo, un negocio puede enfocarse en indicadores de ventas, mientras que otro puede necesitar resaltar sus gastos operativos. Esta personalización no solo mejora la eficiencia en la gestión, sino que también ofrece un mejor control sobre las finanzas y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Herramientas y Plantillas Gratuitas Disponibles

Existen diversas herramientas gratuitas y plantillas que los autónomos y PYMES pueden utilizar para crear dashboards en Excel. Desde plantillas predefinidas disponibles en línea hasta tutoriales que enseñan a diseñar dashboards desde cero, hay una amplia gama de recursos que pueden facilitar esta tarea. Utilizar estas herramientas no solo ahorra tiempo, sino que también contribuye a que los emprendedores se mantengan al día con sus obligaciones financieras, ya que muchas de estas plantillas incluyen cálculos automáticos y formatos que ayudan a generar reportes de forma eficiente.

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Cómo Crear un Dashboard en Excel para la Gestión Fiscal y Financiera

El uso de dashboards (tableros de control) en Excel es una herramienta poderosa para simplificar la gestión de obligaciones fiscales y financieras de autónomos y PYMES.

1. Recolección de Datos: Antes de crear un dashboard, es esencial reunir todos los datos relevantes relacionados con las obligaciones fiscales y financieras, como ingresos, gastos, facturas y pagos de impuestos.
2. Organización de la Información: Una vez que se tienen los datos, organizar la información de manera clara es fundamental. Utilizar tablas y categorías identificables facilita el análisis posterior.
3. Creación de Gráficos: Excel permite generar gráficos de manera sencilla. Estos gráficos son una forma visual muy eficaz de comprender cómo se distribuyen los ingresos y los gastos.
4. Indicadores Clave de Desempeño (KPI): Definir algunos KPI específicos puede ayudar a medir la salud financiera del negocio. Ejemplos de KPI incluyen el margen de beneficio, la liquidez, y el retorno sobre la inversión (ROI).
5. Automatización de Cálculos: Utiliza fórmulas de Excel para automatizar cálculos esenciales, como el total de IVA a pagar o el total de ingresos por trimestre.
6. Actualización Regular: Es importante mantener el dashboard actualizado con datos recientes para reflejar la situación fiscal y financiera actual.
7. Visualización de Obligaciones Fiscales: Incluir un apartado específico para las fechas de vencimiento de impuestos y otras obligaciones legales ayuda a mantener un seguimiento proactivo.
8. Análisis de Tendencias: Con el paso del tiempo, un dashboard bien diseñado puede ayudar a identificar tendencias en los ingresos y en los gastos.

Plantillas de Presupuesto en Excel: Una Herramienta Esencial

Calcular con antelación los gastos de una operación o proyecto es, sin duda, la mejor forma de evitar riesgos innecesarios a la hora de ejecutarlos. Una plantilla de presupuesto es un documento prediseñado para calcular y organizar costes de forma rápida. Es una estimación del coste que supondrá la realización de un proyecto, teniendo en cuenta todos los gastos que se producirán. Tener un presupuesto bien definido, ya sea usando una plantilla o bien a través de programas para hacer presupuestos, te permitirá tener un mayor control y planificación financiera de los gastos que ese proyecto u operación va a suponer.

Una plantilla de presupuesto es un formato preestablecido que te permite la creación más ágil y correcta de presupuestos. Este tipo de plantillas pueden estar en formato Excel, en Word y, también, en Google Sheets y otras plataformas similares. Ten en cuenta que no es lo mismo si buscas un modelo de presupuesto para enviar a un cliente que si necesitas una base para definir los costes de tu boda o de un viaje.

Las plantillas de presupuesto son fundamentales para la gestión profesional, aunque no son la única solución. También hay programas que te permiten realizar presupuestos sin el uso de Excel, de forma más automatizada. Elaborar un presupuesto no es solo cuestión de números: es la base de una gestión financiera eficaz. Según las necesidades de tu empresa, deberás elegir entre diferentes enfoques, cada uno con un propósito clave para planificar, controlar y optimizar tus recursos.

Tipos de Presupuestos y sus Plantillas

Según las necesidades de tu empresa, deberás elegir entre diferentes enfoques, cada uno con un propósito clave para planificar, controlar y optimizar tus recursos.

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• Presupuesto Maestro: Es una plantilla base que centraliza toda la estructura de costes, servicios y condiciones comerciales de tu negocio. Esta herramienta no solo agiliza la creación de presupuestos, sino que también garantiza coherencia y profesionalidad en todas tus propuestas. Al tener un formato unificado, reduce errores, ahorra horas de trabajo y proyecta una imagen más sólida frente a tus clientes.
• Presupuesto de Operación: Es un documento que detalla los ingresos y gastos previstos en el día a día del negocio. Esta herramienta es clave para tomar decisiones informadas, optimizar recursos y mantener la rentabilidad. Al proyectar tus gastos operativos, puedes ajustar precios, identificar ahorros y asegurar que tu negocio funcione de manera sostenible mes a mes. Sirve para que las empresas puedan calcular la cantidad de producto o mercancía que van a vender, en cuánto tiempo, dónde y cómo se producirán los ingresos por venta, etc. Sirve para especificar los costes que habrá que asumir para llevar a cabo la producción del negocio.
• Presupuesto de Tesorería: También denominado de flujo de efectivo, y muy relacionado con el departamento de tesorería, es una herramienta que proyecta las entradas y salidas de dinero de tu negocio en un periodo determinado. Este presupuesto es fundamental para gestionar la tesorería con eficacia, asegurando que siempre dispones del efectivo necesario para operar. Con él puedes planificar inversiones, negociar plazos con proveedores o detectar épocas de escasez, manteniendo tu negocio estable y preparado para crecer.
• Presupuesto de Ventas: Se trata de un documento profesional que detalla los servicios o productos ofrecidos, junto con sus costes, plazos y condiciones de pago. Más que un simple precio, este presupuesto es una herramienta de venta estratégica que puede marcar la diferencia entre cerrar un trato o perderlo. Una buena plantilla te ayuda a estructurar la información de forma clara y atractiva, incluyendo descuentos por pronto pago, opciones de personalización o valor añadido, lo que aumenta tus posibilidades de éxito.

Puedes usar diferentes herramientas. Para hacer un presupuesto en Excel podrás encontrar diferentes plantillas de presupuestos para crear una hoja de cálculo con la que manejar datos numéricos y texto. Antes de hacerlo, es importante que tengas en cuenta algunos criterios que te permitirán fijar con mayor precisión las cantidades.

Criterios para la Elaboración de Presupuestos

• Cubrir los costes.
• Cuál es el margen de beneficio.
• Cómo son los precios del mercado. No puedes decir una cifra al azar.
• Descuentos y promociones. ¿Podrías negociar tu presupuesto?

Una vez que has considerado estos aspectos, lo más fácil es rellenar las plantillas de presupuestos con los conceptos y datos que deben incluir obligatoriamente. Aquí puedes encontrar algunas plantillas de presupuestos en formato de Word, Excel y PDF que podrás personalizar con los datos necesarios. Utilizar hojas de cálculo permite automatizar cálculos (como IVA, descuentos o totales), organizar partidas detalladas y adaptarse a cualquier tipo de proyecto o sector.

Plantillas de Excel para la Gestión Integral de la PYME

Gestionar una pyme o un negocio como autónomo implica llevar múltiples tareas al día: control de gastos, facturación, inventario, planificación de proyectos… Sin las herramientas adecuadas, esta labor puede volverse abrumadora y afectar la productividad. Aquí es donde las plantillas de Excel se convierten en grandes aliadas. Personalizables y fáciles de usar, permiten automatizar procesos, organizar información y ahorrar tiempo en la gestión diaria.

Algunos emprendedores y pequeñas y medianas empresas (pymes) tienen tantas emergencias diarias que acaban por sobrevivir como pueden a las tareas de facturación, contabilidad y gestión financiera y empresarial en general. Como es lógico, te preocupa la viabilidad de tu negocio y quieres asegurar el orden en tu contabilidad. Lo mejor es tener los procesos bien definidos, y contar con las herramientas necesarias. Así se vuelve todo más ágil, previsible y organizado. Para ello, una de las opciones es utilizar hojas de cálculo de Microsoft Excel, Spreadsheets (Google Drive) o similar.

Plantillas Esenciales para la Contabilidad y Finanzas

1. Contar con una plantilla de ingresos y gastos es fundamental para poder llevar bien las cuentas.
2. La plantilla de Balance Contable es una de las plantillas gratuitas más útiles para llevar la contabilidad de una pyme. Los activos, que pueden ser corrientes o no corrientes, incluyen todos los bienes de la empresa.
3. La plantilla en Excel de flujo de caja sirve para registrar los movimientos diarios de caja. Esta plantilla es fundamental para la viabilidad de la empresa, ya que permite identificar de manera rápida cualquier desviación.
4. Otra de las plantillas gratuitas de Excel que deberás completar continuamente es la de Conciliación Bancaria.
5. La última de las planillas de Excel gratuitas de contabilidad que no pueden faltar es la del libro de cuentas, donde se registran día a día todos los asientos contables de la empresa. Para utilizar esta plantilla el primer paso es activar las macros y, a continuación, personalizar el periodo y la denominación o razón social.
6. El documento más importante dentro de la contabilidad son las facturas. Con esta plantilla de Excel de factura empresarial podrás realizar y emitir facturas con agilidad.

Plantillas para la Gestión de Gastos y Ventas

1. Esta plantilla ya incluye algunas partidas de gastos comunes en una empresa, para facilitar la división de los mismos por áreas. Formación, Viajes, Marketing o Costes de Oficina son algunos de ellos.
2. En el modelo de presupuesto de ventas podemos incluir el volumen de producción estimado y el coste por unidad de producto. Por otro lado, la empresa apuntará el precio final de venta.
3. Para facilitar su cálculo tenemos este documento de planeamiento de compras.

Plantillas para Logística e Inventario

1. Las operativas relacionadas con el ámbito logístico requieren coordinación para que todo funcione como un reloj. En este proceso es importante contar con esta plantilla de control de inventario, que permite contabilizar y controlar de forma sencilla el stock. Se trata de una plantilla realmente potente, pues incluye diferentes pestañas según la metodología de control de inventario que vayamos a emplear.
2. Se trata de una hoja de Excel con espacio para los datos de la entidad que recibirá la cotización. Así como fecha y número de presupuesto.

Plantillas para Análisis y Planificación Estratégica

1. El estudio del entorno empresarial es clave a la hora de tomar decisiones estratégicas acertadas. Con esta plantilla de Análisis DAFO en Excel es posible ordenar y priorizar conceptos importantes que ayudan a tomar esas decisiones.
2. Esta metodología permite asignar de forma ágil tiempos máximos de realización y responsables para cada tarea.

Plantillas para la Gestión de Recursos Humanos

1. Otro aspecto importante que se puede controlar mediante una plantilla de Excel es el registro de jornada laboral.
2. Los modelos de trabajo híbrido son ya una realidad en las empresas. Esta información se cruza con la del resto de compañeros para facilitar la organización de equipos.
3. Esta plantilla de calendario con agenda es una herramienta útil para organizar fechas importantes, reuniones, eventos y tareas diarias o mensuales de manera visual y estructurada. Gracias a su diseño intuitivo, facilita la gestión del tiempo, evitando olvidos y optimizando la planificación.
4. Con funciones integradas para priorizar tareas y alertar sobre posibles retrasos, ayuda a mantener el control y la organización en equipos de trabajo.
5. Esta plantilla de base de datos de empleados es una solución práctica para centralizar y gestionar la información clave del personal de una empresa. Permite registrar datos como nombres, puestos, contactos, fechas de ingreso, salarios y otros detalles relevantes en un formato ordenado y de fácil acceso. Ideal para departamentos de Recursos Humanos o pequeñas empresas, esta herramienta ayuda a mantener un control eficiente de la nómina, evaluar la estructura organizacional y generar reportes básicos.
6. Esta plantilla de calendario de vacaciones es una herramienta esencial para gestionar y visualizar los periodos de descanso del personal en una empresa. Permite registrar las fechas solicitadas y aprobadas de cada colaborador, evitando solapamientos y garantizando una distribución equitativa del tiempo libre. Con funciones para filtrar por departamento, empleado o mes, facilita el control de las vacaciones acumuladas y usadas. Es ideal para equipos de RRHH, gerentes o pequeñas empresas que necesitan un sistema sencillo pero efectivo para administrar este beneficio laboral, cumpliendo con la normativa y manteniendo un ambiente laboral organizado.

Alternativas a las Plantillas de Excel

Pero nuestra recomendación para elevar tu gestión es utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita integrar y automatizar todas las tareas. Con un programa como Holded podrás, además, integrar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás.

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Para llevar tu gestión del negocio no te pueden faltar estas hojas de cálculo. Estas plantillas gratuitas te harán la vida mucho más fácil porque son intuitivas. También si lo prefieres, puedes utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita integrar y automatizar todas las tareas. Algunos programas de este tipo permiten asimismo realizar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás.

Dónde Encontrar y Cómo Utilizar las Plantillas

Puedes descargar plantillas desde sitios web oficiales como Microsoft Office o desde otros sitios especializados. Después, puedes editar la hoja de cálculo y adaptarla a tus necesidades. Puedes guardar las plantillas de Excel en una carpeta en local en tu ordenador, o bien en tu smartphone o tablet.

Para eliminar comentarios individuales: haz clic derecho en la celda con el comentario y selecciona “Eliminar comentario”.

Sí, en general, las plantillas de Excel en formato .xlsx o .xls son compatibles con otros programas como Google Sheets, LibreOffice Calc y Numbers de Apple. Sin embargo, algunas funciones avanzadas o macros pueden no ser compatibles o requerir ajustes.

Sube la plantilla de Excel a Google Drive. Después, abre el archivo y haz clic en ‘abrir con Google Sheets’.

Por supuesto, hay muchos tutoriales en YouTube y también cursos en plataformas como Udemy. ¡Plantillas financieras imprescindibles!

Control de Ingresos y Gastos con Plantillas de Excel

No hay autónomo o PYME que no lleve a cabo un control de ingresos y gastos, ya que es un ejercicio fundamental para saber hasta qué punto un negocio está en buen estado de salud y es rentable. Generar un valor es clave para cualquier actividad profesional, y eso requiere controlar al milímetro todo el dinero que entra y el que sale.

Es una tarea complicada, ya que requiere un fuerte seguimiento y detenimiento. Por eso, en Quipu te queremos ayudar con una plantilla Excel para el control de ingresos y gastos fácil de utilizar y de personalizar.

¿Cómo Funciona la Plantilla?

Nuestra plantilla de control de ingresos y gastos en Excel es sumamente intuitiva. Solo tienes que rellenar una serie de campos en los que se registra toda la información necesaria para una buena organización contable de tu actividad, marcando tanto los ingresos como los gastos que se llevan a cabo a lo largo del tiempo.

Registro de los Ingresos

En esta sección debes indicar toda la información relacionada con los ingresos del negocio. Para ello, debes comenzar rellenando los campos de Ejercicio y Periodo indicando el año y el trimestre correspondiente a la emisión de cada factura, respectivamente. El campo de Concepto de Ingreso no necesita mucho, basta con copiar los que hay ya en la plantilla.

En Fecha Expedición debes indicar la fecha exacta en la que se emite la factura y, en Fecha Operación, la fecha en la que se ha pagado. Junto a estos campos encontramos la sección Identificación de la Factura, bajo la cual están los campos Serie, donde indicar la serie de la factura (generalmente los dos últimos dígitos del año de facturación) y Número, dígitos con los que se identifica la factura, que debe ser correlativa, sin pasar de la factura 3 a la 7, por ejemplo, ya que Hacienda puede imponer sanciones en caso contrario.

Registro de los Gastos

En este apartado se debe seguir un procedimiento similar al del registro de ingresos. Para empezar, hay que indicar el ejercicio y el periodo de los gastos que se han llevado a cabo, con el año y el trimestre respectivamente (1T, 2T, 3T ó 4T).

Acto seguido, toca proceder con la información referente a la factura en cuestión. Para ello, debes indicar un Concepto de Gasto que puede seguir la terminología que prefieras en tu negocio. Lo realmente importante en este apartado son las casillas de Fecha de Expedición y Fecha Operación, donde normalmente debes rellenar con el mismo dato.

Kit de Plantillas Gratuitas para PYMES

Con el Kit gratuito podrás obtener todas las plantillas gratis de PlantillasPyme en una sola descarga. Puedes navegar por las diferentes secciones de plantillas de la web para ver las plantillas que componen este pack una a una y verás que no son pocas, contamos con plantillas sin coste en todas ellas: dirección, administración, finanzas, ventas, marketing, recursos humanos y ventas.

Si lo que estás buscando es mejorar tu productividad al menor coste posible, este es tu pack. Este pack contiene todas las plantillas gratis de nuestra web, de todas y cada una de las secciones: dirección, administración, marketing, ventas, finanzas y recursos humanos.

Plantillas Excel Gratuitas para Emprendedores

En ocasiones necesitamos simplificar y tener una visión general del negocio. Ahí entran en juego las plantillas para emprendedores. Puedes hacerlas tú mismo, pero si quieres ahorrar tiempo (y dinero) lo más inteligente es dedicar ese tiempo a tareas más productivas. Echa un vistazo a nuestro listado con las mejores plantillas Excel gratuitas para emprendedores.

• Plan de Viabilidad: El plan de viabilidad es una parte esencial del modelo de negocio. Con esta plantilla actualizada podrás lograrlo de forma fácil e intuitiva. Incluye 12 hojas de cálculo en Excel. También debe incluir información sobre el mercado objetivo, la competencia y las proyecciones financieras.
• Modelo de Plan de Negocio: El modelo de plan de negocio diseñado por Infoautónomos te permitirá crearlo de forma fácil e intuitiva. Siguiendo las indicaciones y respondiendo las preguntas propuestas lo completarás en cuestión de minutos. Nuestra plantilla puede ayudarte a enfocarte en los diferentes aspectos de tu proyecto. Es fácil de usar.
• Business Model Canvas: Si estás pensando en iniciar un nuevo negocio tecnológico o quieres mejorar uno que ya está en marcha, Business Model Canvas te ayudará en el proceso. Con esta plantilla Excel para emprendedores te lo ponemos fácil. Se ajusta a los requisitos del SEPE. Es fácil y simple.
• Plantilla de Tareas: Podemos decir que las tareas son los “ladrillos” del emprendedor. Nuestra plantilla de tareas te ayudará a poner las tareas en su lugar. A planificar. A evitar agobios y dolores de cabeza. Es ampliable y adaptable con otras tareas.
• Acuerdo de Asociación: En ocasiones es necesario asociarse. Contar con un acuerdo de asociación claro y conciso puede suponer la diferencia entre la supervivencia y el fracaso del negocio. Esta plantilla te permite hacerlo. Es fácil de usar y se puede personalizar según las necesidades específicas de tu negocio.

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