El sistema de puntos de venta de tu empresa, también conocido como sistema POS, es algo más que una herramienta para aceptar pagos: es un elemento importante de una excelente experiencia del cliente. En esta guía queremos que te vuelvas un experto en el tema, para que puedas tomar decisiones bien informadas sobre tu negocio o tu futuro emprendimiento.
¿Qué hay que buscar en un sistema POS para una pequeña empresa?
Un sistema de punto de venta (sistema POS) incluye hardware de pagos y software de sistema POS que permite a las empresas aceptar pagos de los clientes. Algunas funciones adicionales que los sistemas POS realizan para las pequeñas empresas son:
- Actualizar el inventario.
- Hacer un seguimiento de las ventas.
- Gestión de caja.
- Escaneo de código de barras.
- Fichar al entrar y al salir.
- Elaborar informes sobre ventas y otros datos.
- Gestionar las cuentas y las recompensas de los clientes.
A la hora de elegir un sistema POS para tu pequeña empresa, ten en cuenta la facilidad de uso. Una interfaz fácil de usar facilitará a los empleados una adaptación rápida, lo que es particularmente importante en entornos de comercio minorista o de servicios rápidos. Busca sistemas POS que tengan una aplicación a la que puedas acceder en dispositivos móviles como smartphones y tabletas, ya que estas opciones son más flexibles y fáciles de usar. Si usas un sistema POS que admita Tap to Pay, puedes aceptar pagos sin contacto en persona con un dispositivo iPhone o Android.
Otro factor importante a tener en cuenta es la integración software. El sistema POS de tu pequeña empresa debe poder conectarse fácilmente con tus herramientas existentes, como el software de contabilidad, las plataformas de gestión de inventario y los programas de fidelización. Elegir un sistema POS que se integre con los que ya usas ayuda a evitar la duplicación de la entrada de datos, a reducir los errores y a ofrecer una visión más clara de las operaciones de la empresa en tiempo real.
¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas POS?
El aspecto de un sistema POS y los componentes que contiene varían según el sector. Por ejemplo, una tienda de comercio minorista puede escanear códigos de barras e imprimir recibos, mientras que una empresa de servicios podría preferir las funciones de programación y propinas. A continuación, hablaremos de los diferentes tipos de sistemas POS.
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Comercio minorista
En el comercio minorista, los sistemas POS se centran en procesos de compra rápidos, escaneo de códigos de barras y control de inventario. Estos sistemas ayudan a los minoristas a gestionar las variantes de los productos, como el tamaño y el color, así como las devoluciones o cambios y generan informes detallados de ventas. Los pagos suelen hacerse en el mostrador, aunque algunos minoristas utilizan sistemas POS que les permiten aceptar pagos en cualquier lugar de la tienda.
Restaurantes
Los sistemas POS para restaurantes admiten la entrada de pedidos, comunicación con cocina, gestión de las mesas y el procesamiento de pagos, todo en un solo sistema. Algunas funciones como la personalización de menús, la modificación de pedidos, la división de las cuentas y el control de propinas agilizan los flujos de trabajo de cara al cliente e internos. Muchos sistemas POS para restaurantes también se integran con plataformas de pedidos, entregas y herramientas de gestión de inventario por Internet, lo que permite a los restaurantes mejorar la precisión. Los restaurantes que operan desde un camión de comidas o en ubicaciones temporales a menudo utilizan sistemas POS que admitan Tap to Pay para aceptar pagos sin contacto usando solo un dispositivo iPhone o Android.
Hoteles y complejos turísticos
En hoteles y complejos turísticos, los sistemas POS deben integrarse con los sistemas de gestión de propiedades (PMS, por sus siglas en inglés) a fin de ofrecer experiencia fluida a los huéspedes, haciendo los pagos en recepción, en el restaurante, en el bar o e un comercio minorista. Las funciones suelen incluir el seguimiento de inventario, la gestión del personal e informes detallados. Centralizar las transacciones y los datos de los huéspedes es importante para que los hoteles operen y facturen de manera eficiente, especialmente porque los cargos se realizan en múltiples ubicaciones en toda la propiedad.
Salones de belleza
Los sistemas POS admiten la programación de citas, las ventas de productos y servicios y las comisiones del personal, lo que ayuda a mejorar la experiencia del personal y del cliente. Por lo general, incluyen perfiles de clientes y gestión de inventario para ayudar a los salones a vender sus productos y servicios. Aunque los pagos suelen hacerse en recepción, los sistemas POS de pago sin contacto sobre la marcha permiten al personal del salón hacer el cobro antes de que un cliente abandone la silla del salón.
Profesionales de servicios
Los sistemas POS para profesionales de servicios, como los consultores, los trabajadores autónomos y los técnicos de reparación, están diseñados para gestionar la programación de citas, la facturación y los pagos. Estos sistemas suelen incluir el procesamiento de pagos móviles, perfiles de clientes e integración con herramientas de programación. Los sistemas POS que admiten Tap to Pay son ideales para profesionales que trabajan en diferentes ubicaciones.
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Sanidad
Los sistemas POS utilizados en la atención médica están especializados en tareas administrativas y de atención al paciente. Estos sistemas admiten el procesamiento de pagos, la facturación de seguros, el cobro de copagos y la gestión minuciosa de los registros de pacientes en clínicas y otros consultorios médicos. Normalmente, se integran con historias clínicas electrónicas (EHR, por sus siglas en inglés) y con un software de gestión de consultas para simplificar la programación, la facturación y el cumplimiento de la normativa de privacidad, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA, por sus siglas en inglés), en EE.
¿Cuánto cuestan los sistemas POS?
El precio del software del sistema POS puede ser uno de los siguientes:
- Gratuito: suele tener funciones limitadas o requisitos de hardware y cargos por transacción.
- Por suscripción: se cobran comisiones mensuales o anuales.
- Tarifas personalizadas: en función del tamaño y necesidades de la empresa.
Las empresas suelen pagar una comisión mensual por el software del sistema POS, un pago inicial por comprar un hardware de pagos y comisiones cada transacción de procesamiento de pagos. Los costes varían según las funciones incluidas. El uso de un sistema POS que admita Tap to Pay puede eliminar los costes de hardware porque los pagos se cobran directamente en un dispositivo iPhone o Android.
Si quieres usar sistemas POS gratuitos, debes tener cuidado. Por lo general, tienen funciones limitadas, un soporte poco coherente y condiciones o restricciones. Sin embargo, los sistemas POS sin comisiones mensuales y que solo las cobran por transacción podrían funcionar bien para pequeñas empresas con menor volumen de ventas u operaciones de temporada.
Los costes totales para configurar y mantener un sistema POS dependerá de algunos factores, incluidos los siguientes:
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- Número de terminales.
- Número de empleados.
- Número de transacciones.
- Tamaño del inventario.
- Tipo de empresa o sector.
- Funciones adicionales o soporte de procesamiento de pagos.
Los sistemas POS suelen integrarse con un procesador de pagos como Stripe para facilitar dichos pagos.
Cómo funcionan los sistemas POS
Los sistemas POS funcionan de forma diferente en función de sus componentes. Estos componentes varían según las necesidades de la empresa, pero los pasos que se tienen que seguir para utilizar un sistema POS suelen ser los mismos:
- Introducir los artículos de la compra
La empresa «llama» al cliente comunicándole al sistema POS lo que está comprando y cuánto cuesta. Esto depende de lo que compre el cliente. Si está comprando bienes físicos en una tienda, el empleado puede usar un escáner de códigos de barras para buscar los artículos en el dispositivo conectado que usa con su sistema POS, como un iPad. Si el cliente está pagando por un servicio, como una sesión de terapia o trabajos de jardinería, el comerciante puede seleccionar el servicio de un menú del software del sistema POS en su smartphone o introducir manualmente el precio y los detalles de los servicios prestados.
- Calcular el subtotal
El software del sistema POS calcula el subtotal, que es el coste total de todo lo que el cliente está comprando antes de que se añadan cargos adicionales, como los impuestos.
- Determinar los impuestos, los gastos de envío y el coste total
El software del sistema POS calcula el coste total, es decir, el precio, los impuestos y los gastos de envío.
- Solicitar al cliente que añada una propina (si procede)
Dejar una propina no procede en todas las transacciones, pero la mayoría de flujos del proceso de compra del sistema POS incluyen una opción para pedir a los clientes que dejen una propina, ya sea seleccionando de entre una serie de opciones estándar (normalmente del 10 % al 25 %) o añadiendo el importe que el cliente quiera.
- Aceptar el pago
Cuando el sistema POS calcula el coste total de la transacción, el cliente hace el pago. La mayoría de los sistemas POS aceptan una amplia variedad de métodos de pago, como tarjetas de débito y crédito, monederos digitales sin contacto con tecnología NFC, tarjetas regalo, puntos de fidelidad y dinero en efectivo.
- Comunicarse con el banco emisor y adquiriente
Si un cliente usa un método de pago que recurre a una cuenta externa, como una tarjeta de crédito, tarjeta de débito o monedero digital, el procesador de pagos enviará los detalles de la transacción al banco de la empresa (llamado «banco adquirente» o, simplemente, «adquirente»), para que pueda comunicarse con el banco del cliente (llamado «banco emisor» o «emisor») y suele tardar un par de segundos en aprobar la transacción.
- Completar la transacción
Cuando se aprueba la transacción y se acepta el pago, normalmente los clientes pueden elegir entre obtener un recibo impreso, por correo electrónico o sin recibo.
Análisis de Algunos Sistemas POS Destacados
Muchos empresarios están buscando los mejores sistemas de punto de venta pos (TPV) para sus negocios. Los sistemas de TPV o sistemas POS, pueden hacer mucho para que tu negocio funcione mejor, desde el procesamiento de las transacciones hasta el seguimiento del inventario. A continuación, analizamos algunos de los sistemas POS más destacados del mercado:
1. Epos Now
Epos Now es la empresa de TPVs más afianzada y popular del Reino Unido y tiene una fuerte presencia en Estados Unidos, Canadá y Australia. Tiene la solvencia de decenas de miles de clientes en más de una docena de países. Epos Now es una empresa de TPV que se caracteriza por proveer un software TPV basado en la nube. Este tipo de software de puntos de venta plantea muchas ventajas, como el hecho de que nunca perderá los datos de tus transacciones. Epos Now presenta más particularidades, además de proteger todas tus transacciones en la nube, tiene un gran repertorio de Apps propias e integraciones con terceros, por lo que es especialmente práctico y amable con tus configuraciones previas.
Funcionalidad
Los Puntos de Venta o TPV de Epos Now están diseñados para ofrecer servicio a negocios de hostelería y comercios. Sincroniza perfectamente con todas las plataformas de comercio electrónico más solventes. Es muy fácil de adaptar a cualquier tipo de negocio porque ofrece hardware perfectamente integrado con su sistema TPV que te permita expandir tu negocio incorporando pedidos en línea o sistemas de fidelización. Integraciones y Servicios: Epos Now tiene una App Store con más de cien aplicaciones que complementan las funciones del TPV para tu negocio.
- Epos Now Order & Pay: Es una integración facilitada por Yoello. Es una aplicación especialmente útil para los negocios de hostelería. Permite a tus clientes pedir desde la mesa utilizando un código QR.
- Epos Now Delivery: Es una app propia que permite a los clientes con un TPV de Epos Now enlazarse directamente con las principales plataformas de reparto a domicilio.
- Epos Now Payments: Es la quintaesencia de la producción de Epos Now. El cargo a tus clientes se transmite directamente al datáfono, así que no habrá que no habrá que teclear los importes.
Ten en cuenta que al reunir todas las funciones bajo el mismo sistema, Epos Now destaca también por tener el servicio de atención al cliente también centralizado. Al tener integración de pagos propia, el mismo servicio de atención al cliente vale para TPV, pagos e integraciones.
2. Shopify
Shopify es una empresa consolidada en el campo del e-commerce o comercio electrónico. Recientemente, Shopify ha dado el paso al Punto de Venta incluyendo en su oferta su nuevo TPV. Se trata de una aplicación compatible con Android centrada en las ventas multicanal. Integra las ventas en tienda física y el comercio online.
Funcionalidad
Shopify está claramente especializado en las ventas multicanal explorando su experiencia como plataforma de comercio electrónico. Tienen aún poca experiencia en el campo del TPV. Sincronizan los datos de tus productos con su plataforma de comercio electrónico. Es útil para dar mayor flexibilidad a tiendas físicas. La capacidad de personalizar tus menús y tus inventarios de productos y categorías es limitado. Compra con código QR: Permite agregar códigos QR a tus productos para que los clientes puedan saber concretamente lo que están comprando.
3. Square
Se trata de una empresa TPV bien consolidada en el mercado. Con su origen en el mercado de Estados Unidos es una empresa TPV que ofrece servicios de Punto de venta. Permite recibir pagos contactless y aceptar pedidos online. Tienen una plataforma para la creación de tiendas online y páginas web. Hay que tener cuidado con esto, porque el servicio de creación de páginas web siguiendo plantillas concretas puede hacer que te parezcas demasiado a tus competidores principales si todos utilizan el mismo tipo de terminales punto de venta.
Funcionalidad
El punto de venta de Square aceptan pagos con tarjeta de crédito o débito por contactless, Apple pay, Google Pay y otro tipo de plataformas. Es altamente customizable y permite dar acceso a tus empleados rápidamente. Promocionan el incremento de tu visibilidad en internet, pero eso siempre dependerá de la calidad del contenido que crees, de la periodicidad y de tu público objetivo.
4. Lightspeed
Se trata de un Punto de venta o TPV especializado en hostelería, en concreto para restaurantes. Ofrecen una solución simplificada con una tablet y una impresora o monitor de cocina para comunicar los pedidos. También permite el autopedido a través de máquinas o a través del escaneado de códigos QR.
Funcionalidad
Lightspeed proporciona servicios para hoteles y restaurantes. Por lo que su software está muy orientado a establecimientos de hostelería. Segrega su producto entre TPVs para puestos unipersonales con un único Punto de Venta, o TPVs multipuesto, donde la organización de los empleados requieren más terminales interconectados.
5. IZettle
IZettle es el nuevo giro de tuerca del gigante de los pagos online Paypal. Es un TPV que oferta servicios integrales para comercio y para hostelería. Permite gestionar pagos integrados en el TPV por lo que las transacciones quedan registradas. Ofrece hardware atractivo para simplificar los procesos de gestión.
Funcionalidad
Dentro de las funciones fundamentales que ofrece iZettle está la de recibir pagos. Permite procesar pagos contactless y acepta todas las formas de pago más relevantes. Integraciones TPV que aportan funciones extra al TPV base. Estas funciones pueden ir desde la gestión del cajón portamonedas hasta gestión de reservas. Las integraciones de comercio electrónico o e-commerce son las habituales del sector.
6. SumUp
Sumup es una de las empresas más consolidadas del mercado. Ofrece una amplia gama de paquetes adaptados a varios tipos de comercios. Los datáfonos son su highlight y presentan un diseño moderno y minimalista. Ya hemos comentado en otros puntos de este artículo lo importante que es no dejarse llevar por la simplicidad, ya que muchas veces va en detrimento del número de funciones que un TPV puede aglutinar.
Funcionalidad
La oferta de Sumup se centra en proporcionar un hardware atractivo, mientras que las integraciones de hardware no son explícitamente ofrecidas. Tienen 3 tipos de datáfonos diferentes, uno con conexión bluetooth a un teléfono móvil o tablet que tenga la posibilidad de cobrar.
7. Ágora
Ágora se presenta como uno de los mejores puntos de venta. Las soluciones que ofrecen pasan por comercio, restauración y mercados. El software TPV de Ágora es muy versátil respecto a las funciones que ofrece. Actualmente, ofrece una línea de dispositivos táctiles de TPV de Concord con distintas capacidades de memoria física.
Funcionalidad
El Punto de Venta Ágora permite gestión de clientes, de productos y mantener al día el inventario. Su integración de delivery o reparto a domicilio es unicamente Ordatic. A demás de estas, hay integraciones de e-commerce o comercio electrónico, fidelización o facturación.
Consideraciones Finales al Elegir un Sistema POS
Elegir un punto de venta es una decisión importante para cualquier empresa. Con el sistema TPV adecuado, puede hacer que la gestión de su negocio sea más fácil, rápida y eficiente. Invertir en un TPV de calidad es una inversión en el futuro de tu negocio. Tómate tu tiempo para investigar diferentes sistemas y encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades. Si tomas la decisión correcta ahora, podrá disfrutar de todas las ventajas de un sistema de TPV o Puntos de Venta más adelante. Con tantas opciones en el mercado, puede parecer abrumador, pero si investigas y te toma tu tiempo, encontrarás el sistema perfecto para tu negocio.
Al elegir el mejor punto de venta para tu negocio, es importante considerar ciertos factores que marcarán la diferencia en tu operación diaria y en la satisfacción de tus clientes.
Tabla Comparativa de Sistemas POS
| Sistema POS | Características Destacadas | Ideal Para |
|---|---|---|
| Epos Now | Software basado en la nube, amplia App Store, integraciones con terceros. | Negocios de hostelería y comercios que buscan una solución completa y personalizable. |
| Shopify POS | Especializado en ventas multicanal, sincronización con plataforma de comercio electrónico. | Negocios con presencia en línea que desean integrar sus ventas físicas y online. |
| Square | Facilidad de uso, versatilidad, modelo de tarifas sin suscripción fija. | Pequeñas empresas y emprendedores que buscan una solución sencilla y económica. |
| Lightspeed | Especializado en hostelería, gestión de mesas, autopedido. | Restaurantes, hoteles y establecimientos de hostelería. |
| IZettle | Gestión de pagos integrados, hardware atractivo. | Comercios y hostelería que buscan simplificar los procesos de gestión. |
| SumUp | Hardware atractivo, especializado en pagos. | Negocios de hostelería y pequeños comercios. |
| Ágora | Versátil, gestión de clientes y productos, integración de delivery. | Comercios, restauración y mercados que buscan una solución completa. |
Esperamos que esta guía te haya proporcionado la información necesaria para tomar una decisión informada sobre el sistema POS más adecuado para tu PYME. Recuerda que la elección correcta puede transformar la gestión de tu negocio y mejorar significativamente la experiencia del cliente.
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