En la actualidad, la productividad empresarial se ha vuelto fundamental para el éxito sostenible. Incrementar la productividad y mejorar el rendimiento de los empleados es uno de los retos más recurrentes entre las empresas. España es uno de los países donde se trabaja más horas, aunque esto no se traduce en un aumento de la productividad de las empresas.
Estrategias Clave para Impulsar la Productividad
Para mejorar la productividad en las pymes, es crucial adoptar un enfoque integral que abarque diversos aspectos de la organización.
1. Gestión del Tiempo y Priorización
Si directivos y trabajadores no son conscientes del valor del tiempo y de la necesidad de gestionarlo correctamente, será difícil alcanzar el éxito. Un trabajador debe tener una agenda e ir paso a paso, abordando y finalizando cada una de las tareas. Cuando tienes muchas tareas, es probable que se te olvide realizar alguna, sobre todo las tareas más simples. Para saber cuáles son las tareas que debes terminar sí o sí te aconsejamos crear diferentes categorías para organizar las tareas, una forma muy visual son los colores.
Te recomendamos que un día a la semana te dediques a planificar cada día y cada semana. Debes decidir cuándo harás cada tarea, organizándote para optimizar más tu rendimiento. Cuando vayas a definir un plazo de entrega, debes pensar no solo en las tareas pendientes que debes realizar, sino también en los posibles imprevistos.
Para poder optimizar más el tiempo, te aconsejamos aplicar los consejos anteriores con una plataforma como Trello, la cual te permite gestionar proyectos y crear listas y tarjetas en tableros individuales o compartidos con tu equipo.
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2. Cultura Laboral y Motivación
Hay que alejarse de la cultura del “presentismo” - acudir al puesto de trabajo sin realizar las funciones propias del trabajo, como, por ejemplo, estar con el móvil - tanto para los trabajadores como para la dirección. Cada uno debe tener unas metas que cumplir y por ellas ha de ser evaluado. De hecho, según un estudio de la Universidad de Warwick del Reino Unido, los empleados que son felices en su puesto de trabajo son un 12% más productivos. Esto va más allá de dar las gracias; va sobre hacer saber a tus empleados que ellos y el trabajo que realizan realmente importan.
La mayoría de los trabajadores quieren tener la posibilidad de ascender y avanzar profesionalmente. Es muy común usar plataformas online de formación para empresas, donde los trabajadores pueden adquirir o renovar sus conocimientos con técnicas tan motivadoras como la gamificación. Gamelearn es una empresa que transforma los cursos formativos en videojuegos para que los trabajadores puedan aprender de manera entretenida y divertida.
Los trabajadores desempeñan su labor de manera más eficiente cuando saben que los objetivos son reales. Estas dependen de los valores de la empresa y de su responsabilidad social. Una buena opción es realizar un Escape Room para que todos los empleados trabajen conjuntamente. Estas iniciativas no tienen por qué ser juegos, sino que pueden ser sencillamente experiencias, como salir a tomar algo juntos una vez al mes. Si tienes empleados trabajando en remoto, también es importante mantenerlos motivados.
3. Reuniones Efectivas
Convocar una reunión un poco antes de terminar la jornada, cuando los empleados ya están cansados es absurdo. Antes de realizar cualquier reunión, es importante pensar si realmente es imprescindible. Pregúntate si es necesaria y, sobre todo, si hace falta que todos los asistentes invitados sean parte de ella. Para que una reunión sea productiva, es muy importante que todos los asistentes participen; nadie debería ser solo oyente. Si observas que un empleado no está siendo muy participativo, procura preguntarle o invitarle a hacer su aportación sobre el tema que se está tratando.
4. Flexibilidad y Conciliación
Cuando se quiere obtener mayor productividad para ser más competitivo, muchos creen que basta con bajar salarios. Otros, en cambio, han comprobado que la implementación de medidas de racionalización horaria y conciliación ha supuesto para sus empresas un importante plus de productividad e implicación de los trabajadores. Esta flexibilidad puede ser, por ejemplo, dentro de los horarios de entrada y salida o en el tiempo de descanso. El 76% de los españoles manifiestan que lo que más valoran en un puesto de empleo es la posibilidad de tener horarios flexibles, según una encuesta realizada por Wave Application. Además, la flexibilidad es el futuro.
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5. Descansos Estratégicos
Si no descansas durante la jornada laboral, tu productividad se va a ver resentida tarde o temprano. ¿Por qué necesitas los descansos? Sencillamente porque tu cerebro necesita parar. El tiempo que puedes permanecer concentrado oscila entre los 90 y los 110 minutos, según Jesús C.Guillén, autor de la Escuela con cerebro. Si no haces descansos, puede que escribas veinte mil palabras, pero seguramente tengas que borrar o corregir gran parte del texto.
Te aconsejamos trabajar durante hora y media o dos horas intercalando pequeños descansos de aproximadamente unos 5 minutos. Y, una vez transcurridos esos 110 minutos, hacer un descanso más largo, de unos diez o quince minutos. Si se trata de descansos breves, puedes beber agua o alguna infusión, descansar la vista o incluso hacer ejercicios de estiramiento.
6. Medición y Análisis de la Productividad
Uno de los pasos esenciales para mejorar la productividad en una empresa es establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) claros. En este caso, contar con un cuadro de mando analítico para RRHH te permite monitorear KPIs como la rotación de personal, la satisfacción laboral o el absentismo, entre otros. Medir la productividad es esencial para detectar los aspectos que pueden ayudar a mejorarla.
- Productividad laboral: se mide dividiendo el total de la producción por el número de horas trabajadas.
- Productividad del capital: se calcula dividiendo la producción obtenida por el valor invertido en maquinaria, tecnología, etc. Obtener una mayor productividad de capital se traduce en un uso adecuado de los bienes físicos.
- Productividad de materiales: se compara la producción con los recursos empleados. Está relacionada con la eficiencia en el uso de materias primas o suministros.
Estas métricas pueden ayudar a identificar qué áreas están siendo más productivas y cuáles habría que optimizar.
7. Optimización de Procesos
Optimizar los procesos empresariales es una condición sine qua non para mejorar la productividad, ya que permite identificar problemas de eficiencia y prevenirlos con las estrategias adecuadas.
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- Metodología Lean: permite detectar actividades innecesarias para eliminarlas y agilizar procesos. Con ello, se reducen costes y tiempos sin comprometer la calidad.
- Six Sigma: se basa en la mejora de procesos mediante el análisis de datos.
- Kanban: método de gestión de proyectos que emplea tableros visuales para gestionar tareas y medir las capacidades del equipo. Ayuda a priorizar actividades, detectar cuellos de botella y equilibrar la carga de trabajo.
8. Inversión en Tecnología
La tecnología es la aliada del conocimiento para optimizar la productividad empresarial. Un claro ejemplo es el software ERP (Enterprise Resource Planning) que integra y centraliza las operaciones de diferentes áreas de la empresa, como finanzas, RRHH, logística y ventas. Además, soluciones tecnológicas específicas como programas de gestión de nóminas, plataformas e-learning o software de registro horario satisfacen necesidades clave en las organizaciones. Ya sea con sistemas de CRM (Gestión de las relaciones con los clientes), soluciones de servicio en el campo o aplicaciones de reuniones virtuales, las pymes aprovechan cada vez más las nuevas tecnologías para ser más productivas.
9. Formación Continua
Fomentar el aprendizaje continuo en las personas empleadas favorece notablemente la productividad y la rentabilidad empresarial. Construir equipos capacitados es sinónimo de una mayor eficiencia en las tareas y fuente inagotable de innovación. En la actualidad, es posible mejorar los soft skills de los profesionales a través de la teleformación, que les permite por medio de cursos de e-learning aprender a cualquier hora, desde cualquier dispositivo conectado y sin afectar negativamente a su desempeño profesional.
10. Comunicación Interna y Trabajo en Equipo
Sin una buena comunicación interna, las personas empleadas no estarán alineadas con los objetivos y funciones asociadas a su puesto. Por ende, la productividad también podría verse afectada. El trabajo en equipo no solo mejora la eficiencia, sino que, además, despierta la creatividad y la innovación. Fomentar la colaboración entre los equipos y áreas favorece el surgimiento de nuevas ideas y soluciones que contribuyen a agilizar los procesos y mejorar los resultados de negocio. Para potenciarlo es clave contar con el apoyo de los líderes de todos los departamentos, de modo que sepan en todo momento acerca de la realidad de cada estamento de la organización y puedan ser ellos mismos los que establezcan sinergias colaborativas. Desde el punto de vista de los directivos de la entidad, para incrementar la comunicación interna es fundamental facilitar a todo el personal canales efectivos de comunicación.
11. Inteligencia Artificial y Automatización
En todas las empresas hay multitud de pequeñas tareas (¡o no tan pequeñas!) repetitivas y tediosas que suponen un derroche de energías valiosas que se podrían invertir en otras cuestiones de más valor añadido. Si esto te resulta familiar, tienes una gran baza en los sistemas de Inteligencia Artificial, que te permitirán automatizar todo tipo de procesos internos, desde la generación de nóminas hasta el seguimiento comercial con clientes.
12. Entorno de Trabajo
El entorno de trabajo contribuye de forma determinante al rendimiento de los empleados. Y no hablamos solo de tener un lugar de trabajo bonito, que por supuesto también ayuda. La cuestión clave es que tu organización aporte valor a los empleados, los ayude a crecer, sea un reto y no solo un conjunto de responsabilidades desconectadas y reglas sin sentido.
Al incorporar estos consejos y estrategias para empresarios en su enfoque, podrás mantener una ventaja competitiva y hacer crecer tu negocio de manera sostenible. La adaptabilidad y la disposición para explorar nuevas formas de mejorar la productividad son las claves del éxito empresarial.
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