El workflow, o flujo de trabajo, se define como la automatización de las tareas de una empresa, de modo que quedan debidamente jerarquizadas, organizadas y automatizadas. En marketing online, el workflow es una herramienta fundamental para implementar la estrategia de lead nurturing dentro de las acciones de inbound marketing. Acuñado hace apenas unos años dentro de la mercadotecnia digital, es algo que cobra especial sentido dentro del marketing de atracción, ya que es uno de los principales responsables de la generación de leads y de su conversión en clientes.
Marketing workflow se traduce en español como “flujo de trabajo de marketing”. Un workflow o flujo de trabajo bien diseñado es esencial para maximizar la eficiencia y la productividad en cualquier empresa u organización.
¿Qué es un Workflow?
Un workflow es un sistema que digitaliza y organiza las actividades de tu trabajo. La palabra workflow significa flujo de trabajo. La idea de utilizar este tipo de sistemas es plasmar en la pantalla todas las actividades diarias, semanales, mensuales e incluso anuales de tu negocio. Los workflow cuentan con la opción de marcar la fase en la que te encuentras. A la pregunta de “¿qué es workflow?”, podemos contestar que es una herramienta que permite digitalizar las tareas de un negocio y que las diferencia entre los participantes involucrados para crear un flujo de trabajo perfecto.
El objetivo principal de los workflows es unificar todas las tareas y conseguir que cada una de ellas se haga en el orden correcto y por la persona seleccionada. El Workflow o flujo de trabajo es un sistema con el que se busca automatizar determinado procesos dentro del ámbito laboral. Aplicado en el contexto del marketing, sobre todo el digital u online, reúne todas las acciones que se automatizan de forma que se ponen en marcha en función de los diferentes tipos de usuario y su relación con la web de una marca.
Beneficios de Implementar Workflows
- Potencia la capacidad de conversión dentro de una campaña.
- Agiliza enormemente todo el proceso de trabajo de una empresa.
- Mejora la comunicación interna, definiendo objetivos claros para cada persona.
- Mejora la comunicación con los clientes.
- Permite personalizar las interacciones con el usuario, partiendo de un buen conocimiento del cliente.
- Ahorro de tiempo y optimización de recursos humanos.
- Construir relaciones más sólidas con los clientes a través de comunicaciones personalizadas.
- Aumenta la escalabilidad de una empresa, gestionando un mayor número de leads o clientes.
- Mejora la calidad de la base de datos, midiendo y analizando el comportamiento de los contactos.
La posibilidad de automatizar las acciones de marketing digital con las herramientas avanzadas disponibles en el sector permite agilizar enormemente todo el proceso de trabajo de una empresa.
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¿Cómo Crear un Workflow de Marketing?
Para poder implementar esta acción correctamente, es necesario definir con precisión a nuestro buyer persona. A partir de la premisa anterior, se definen las acciones con las que se desea relacionarse con ese cliente y se automatizan.
Para crearlos es imprescindible contar con un software de automatización del marketing. Con la herramienta programaremos el envío periódico de correos, newsletters y demás recursos de utilidad para el potencial cliente.
Para empezar, tenemos que tener claro que el cliente que reciba nuestros mensajes debe haberse interesado por nuestra marca con anterioridad, aceptando que le enviemos más información.
No es más que la planificación de acciones de marketing automatizadas, que arrancarán según cuáles sean las características del prospecto y de su comportamiento en la web de la marca. Se consideran como desencadenantes acciones como la bienvenida al cliente, la realización de una compra, su fecha de cumpleaños, el momento de la compra en sí, etc.
Pasos para Crear un Workflow Efectivo
- Definir los Objetivos: Determinar la intención del workflow (bienvenida, recuperación de carrito, etc.).
- Estructura del Workflow: Esquematizar las acciones y conexiones entre ellas.
- Diseño del Contenido: Crear contenido atractivo y relevante (copy, recursos visuales, botones).
- Implementación: Configurar las acciones en el CRM o herramienta de automatización.
- Análisis de Resultados: Monitorear el funcionamiento y realizar ajustes.
Tipos de Workflows en Marketing
Según el objetivo que queramos conseguir podemos diseñar unos tipos de workflows u otros:
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- Workflows de Bienvenida: Presentar al nuevo suscriptor y ofrecer recursos útiles u ofertas especiales.
- Workflows de Maduración (Lead Nurturing): Hacer avanzar al contacto a través del embudo de conversión con envíos estratégicos de correos y contenidos relevantes.
- Workflows de Reengagement: Reactivar la actividad de usuarios inactivos con contenido relevante y ofertas exclusivas.
- Workflows de Retroalimentación: Recopilar información y opinión de clientes sobre productos o servicios mediante encuestas y solicitudes de reseñas.
- Workflows de Abandono de Carrito: Motivar a los usuarios a finalizar la compra ofreciendo descuentos o recordando la escasez de productos.
- Workflows de Usuario Anónimo: Impactar a usuarios no suscritos con contenido web analizando su comportamiento para conseguir suscripciones o acciones deseadas.
- Workflows de Ventas Cruzadas: Incrementar el valor de las ventas y estimular la recompra ofreciendo productos complementarios para mejorar la experiencia del cliente.
Estos flujos de trabajo son de enorme utilidad en el marketing automation. Tras analizar las diferentes tipologías de workflows tenemos clara una cosa: sea cual sea el objetivo de tu empresa, poner en marcha esta estrategia trae consigo múltiples beneficios.
Herramientas para Crear Workflows
En el mercado existe una importante variedad de software para automatizar tareas y facilitar los procesos de inbound marketing. Para poder crear workflows es necesario contar con un programa específico, como Marketo o HubSpot. Algunas de las herramientas más destacadas son:
- HubSpot: Un CRM común en gestión de clientes con una interfaz sencilla e intuitiva para crear workflows automatizados.
- Active Campaign: Completa y sencilla de usar, permite una gran segmentación y personalización del contenido.
- Connectif: Ideal para ecommerce, permite interactuar con el usuario en tiempo real.
- Zapier: Permite integrar y automatizar workflows entre más de 2.000 aplicaciones sin necesidad de conocimientos de código.
En Connext somos Partner Platinum de HubSpot, el CRM por excelencia con el que podrás desarrollar y configurar tus workflows de cualificación, maduración y scoring de manera sencilla y efectiva.
Ejemplos Prácticos de Workflows
Un planteamiento de workflow podría ser la conversión de un extraño en un cliente. Tras su visita, y ver interés por el diseño web, se le invita a usar el formulario de contacto y, a partir de ahí, enviar promociones que le puedan interesar.
Un ejemplo típico de workflow en marketing digital es el lead nurturing.
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Ejemplo de workflow de bienvenida: Se le envía un correo electrónico dándole la bienvenida. En este caso también configuramos que si el contacto pide presupuesto en cualquier momento, se le saque de la automatización.
Ejemplo de workflow para recuperar un carrito abandonado: Se llevan varias acciones a cabo, el primer paso recuperamos el carrito, en el segundo paso se recupera la cantidad en euros del carrito abandonado. Este workflow, podemos seguir haciéndolo más largo, con otras opciones automatizadas. Por ejemplo, conectando las notificaciones push, esperar unos días y volver a la carga.
Consideraciones Finales
Es recomendable hacer pruebas primero para evitar grandes errores. Analizar si ha funcionado correctamente será importante para saber si el diseño ha sido acertado o no.
Tener una buena estrategia de workflows nos permite personalizar mucho las interacciones con el usuario. Pero para que esta personalización sea efectiva, tenemos que partir de conocer bien al cliente. Por eso, es fundamental que nos detengamos a elaborar un buyer persona detallado para cada tipología de cliente.
No solo tenemos que saber quiénes son nuestros clientes, sino también lo que necesitan en un momento determinado. Sobre todo al principio de usar esta estrategia, o si estamos probando una herramienta nueva, es necesario revisar lo que está pasando y comprobar que el flujo de trabajo actúe como habíamos previsto. Más adelante, podremos comprobar diferentes variantes de un mismo workflow y hacer tests A/B para optimizarlos cada vez más.
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