Los espacios de coworking son ya una opción real para aquellas empresas en busca de un sitio físico para instalar sus oficinas. Pero es mucho mejor que una oficina, ya que se crea un micro sistema colaborativo entre las empresas que habitan bajo ese mismo techo.
Las grandes organizaciones suelen disponer de un espacio propio, mientras que las pymes y pequeñas empresas optan por alquilar despachos preconfigurados (en hoteles, centros de conferencias o coworkings). En el último año, debido a la crisis del coronavirus, la demanda de estos emplazamientos ha caído considerablemente.
En este contexto, las salas de juntas cobran una importancia capital. El actual estado de cosas ha transformado estos emplazamientos en núcleos de contacto, en los que generar diálogos activos y poner debates sobre la mesa. Dicho de otro modo, es la localización a la que acudir cuando se sale del teletrabajo.
Ventajas de las Salas de Juntas en Coworking
Las salas de juntas son espacios clave dentro de cualquier entorno corporativo. Se trata de áreas especialmente diseñadas para la toma de decisiones estratégicas, reuniones con directivos, presentación de informes importantes o negociaciones con clientes clave.
- Privacidad: Están diseñadas para mantener información y conversaciones confidenciales a puerta cerrada. Estas salas son un espacio ideal para ocuparse de asuntos delicados, como ideas rompedoras, lanzamientos de productos y cuestiones estructurales. A diferencia de los lugares de reunión abiertos, como las cafeterías y los restaurantes, una sala de juntas bien diseñada permite preservar los datos internos.
- Creatividad: Hay una energía inmejorable cuando se reúne a gente para hacer brainstorming. Crear ambientes favorables a generación de ideas pasa por dotar a las salas de juntas de herramientas que fomenten la creatividad. Estas pueden ser unidades de videoconferencia, monitores de alta definición, pizarras, rotuladores, mobiliario flexible y cualquier otro elemento que aporte dinamismo y exploración.
- Impresiones positivas: Dejar huella en los socios y clientes ayuda a que la empresa tenga una imagen verdaderamente profesional.
- Comodidad: Normalmente, en las salas de juntas encontramos ambientes tranquilos y sin distracciones, lo que permite que todos los asistentes se puedan concentrar.
- Profesionalidad: Cuando se trabaja en un entorno diseñado para tal fin, como una sala de juntas, todos esperan que la reunión se lleve a cabo de manera profesional.
- Conectividad: La mayoría de las salas de juntas incluyen una buena conexión a internet.
Principales Usos de las Salas de Juntas
El cometido central de una sala de juntas es la celebración de reuniones. Los miembros del coworking pueden convocar encuentros con sus clientes en ambientes concebidos para tal fin. En ellos encontrarán los medios técnicos que necesitan, así como un asesoramiento integral por parte del equipo de Impact Hub.
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- Reuniones con clientes: El cometido central de una sala de juntas es la celebración de reuniones. Los miembros del coworking pueden convocar encuentros con sus clientes en ambientes concebidos para tal fin. En ellos encontrarán los medios técnicos que necesitan, así como un asesoramiento integral por parte del equipo de Impact Hub.
- Reuniones internas: La sala de juntas es el mejor lugar para congregar a los integrantes de un mismo equipo. Cuando se saca a las personas de su espacio de confort se genera diálogo, negociación y compromiso.
- Hora feliz: Todos necesitamos desconectar y cargar las pilas. Partiendo de esto, resulta conveniente invitar a los miembros del equipo a la sala de juntas, ya sea para tomar un refresco o celebrar un acontecimiento especial.
- Jornadas informativas: Son eventos informales que se organizan para explicar las características y finalidades de los proyectos en curso. Uno a uno, los participantes se van turnando para explicar en profundidad sus objetivos profesionales, con el objetivo de establecer sinergias de valor. Este punto es clave, ya que muchas veces se acude a las oficinas, pero no se interacciona con otros sujetos activos en el espacio compartido.
- Almuerzos: Los miembros de la comunidad pueden compartir ideas mientras almuerzan juntos. Ya hemos hablado de lo importante que es generar grupos homogéneos, que se conozcan en profundidad y actúen como una piña.
- Formación e intercambio de conocimiento: Otra utilidad provechosa pasa por destinar estas salas a la formación en habilidades concretas o “skill shares”. Explicado de manera sencilla, se trata de tutorías gratuitas para cualquiera que esté interesado en aprender una disciplina. Puede ser cualquier cosa: un taller para redactar informes, nociones de programación, creatividad, diseño gráfico o marketing digital.
- Videoconferencias: Cada vez más personas optan por trabajar a distancia. En este sentido, las salas de juntas se han convertido en un entorno fundamental que posibilita el contacto en remoto. Una vez más, contar con un buen sistema de videoconferencia permite mantener redes profesionales con independencia de la ubicación.
¿Cómo son las Salas de Reuniones Modernas?
La modernización se ha convertido en una prioridad para los equipos de IT, que investigan activamente sobre nuevas e interesantes soluciones. La forma de concebir las salas de reuniones ha cambiado. El modelo actual debe profundizar en infraestructuras y tecnología, posibilitando un mayor espíritu colaborativo. Además, el proceso de digitalización está transformando estas salas en espacios híbridos, con participantes que intervienen a través de sistemas de videoconferencia.
Principales tendencias:
- Sistemas de videoconferencia integrados: Los sistemas de videoconferencia integrados posibilitan una mejor comunicación en términos de imagen y sonido, ya sea entre miembros de la propia organización o con socios ajenos a la misma. Los elementos esenciales que constituyen estas instalaciones son los siguientes: una cámara, una pantalla de gran formato y un micrófono. Los modelos integrados no solo crean una dinámica de reuniones más colaborativa, sino que además suponen un salto adelante en el proceso de digitalización de las empresas.
- Videoconferencia en la nube: En el actual contexto de pandemia las videoconferencias se han convertido en un recurso indispensable para las empresas. El video garantiza a los participantes una comunicación fluida y clara, a través de un formato que ofrece la máxima interacción. Además, las soluciones cloud se han consolidado como parte integral de las infraestructuras corporativas. Las videoconferencias cloud permiten a las compañías ahorrar en costes. En este contexto, no necesitan personal a cargo de la gestión y mantenimiento de los propios servidores. Al utilizar la nube, será el proveedor quien se responsabilice de las posibles incidencias. Por otra parte, la tecnología cloud asegura la mejor calidad de audio y video en todas las circunstancias, lo que redunda en una mayor efectividad de las reuniones. En lo que respecta a seguridad online, los proveedores facilitan reuniones encriptadas mediante protocolos de autenticación integrados en el sistema. Así, se preserva la privacidad a la hora de hablar de cifras o datos confidenciales. Los usuarios están permanentemente conectados y pueden pedir ayuda al momento.
¿Qué incluyen las salas de reuniones modernas?
- Iluminación nítida y confortable: La iluminación tiene un enorme impacto en la calidad de las presentaciones, tanto si la reunión se limita a la mesa como si se realizan videollamadas. Una luz intensa puede frustrar y cansar a los asistentes, afectando a su capacidad de concentración.
- Pantallas de calidad: Las salas TOP cuentan con monitores LED capaces de emitir en FULL HD o 4K.
- Entradas y salidas de audio dispuestas con precisión: Estas salas implementan micrófonos en la mesa central, favoreciendo una calidad de audio óptima. Algunas empresas optan por instalar dispositivos en el techo, lo que posibilita captar sonido 360 grados y eliminar ruidos ambientales.
- Sistemas de control intuitivos: Una sala moderna es aquella que favorece el control sobre todos los elementos, desde un único dispositivo y de manera intuitiva.
- Entornos 100% inalámbricos: Las infraestructuras inalámbricas permiten ver los contenidos con la máxima comodidad.
5 elementos que deberían tener las salas de reuniones
- Wifi de alta velocidad: Las salas de reuniones han de disponer de la mejor conexión a internet. Este punto es tan evidente como esencial, ya que a lo largo de una jornada se contrastan datos, se celebran videoconferencias y se recurre a contenido audiovisual.
- Sistema de videoconferencia: Cuando se convoca una reunión no todos los asistentes pueden acudir de forma presencial. Por ello, además de contar con una conexión wifi de calidad, hay que disponer de un sistema de videoconferencias 100% funcional, que posibilite una comunicación fluida en cualquiera de las circunstancias.
- Correcta ventilación e iluminación: No se puede obligar a los asistentes a permanecer sentados en una sala calurosa y mal ventilada. La comodidad es un “must” que influye notablemente en la reputación. El emplazamiento debe configurarse apropiadamente y permitir la entrada de luz natural.
- Asientos adecuados: El mobiliario es un componente crucial dentro de las salas de reuniones. Las sillas incómodas desvían la atención de los asuntos que se están tratando. Por otro lado, las mesas demasiado pequeñas pueden provocar una sensación de estrechez, lo que hará que la reunión sea desagradable. Es importante adquirir muebles que influyan positivamente en la concentración.
- Equipo de sonido: De nada servirá procurar la máxima comodidad si luego no se escucha bien a los interlocutores. La acústica es, en muchas ocasiones, un hueso duro de roer para las compañías. Hay que seleccionar espacios y materiales que faciliten una correcta transmisión del sonido.
Otros aspectos a tener en cuenta
Resulta conveniente almacenarlos en las salas de reuniones, de manera que siempre se disponga de recursos efectivos. Pizarra blanca con rotuladores.
¿Qué debes hacer antes de alquilar una sala de reuniones?
Seleccionar una sala de reuniones es una tarea compleja. Se trata de un emplazamiento en el que se tomarán decisiones importantes, y no basta con cualquier opción. La asistencia profesional es otro factor a considerar. Por ejemplo, el personal informático y los servicios de catering aportan seguridad y constituyen un respaldo infalible.
Consejo: resulta conveniente añadir una partida extra para gastos imprevistos. Una vez conozcas el montante asociado al alquiler, hay que evaluar las condiciones y métodos de pago: ¿se requiere un depósito?, ¿qué porcentaje? ¿Se procede antes o después del evento? ¿Qué opciones de desembolso existen? Algunos lugares facilitan pagar en cuotas trimestrales o anuales, mientras que otros sólo posibilitan hacerlo mes a mes.
El confort de los asistentes es clave a la hora de hacer una selección. Esta es una de las razones con mayor peso específico. Si se va a celebrar una junta de directivos, se requiere un nivel de confidencialidad que, en muchos casos, es imposible de garantizar en las propias oficinas. Por ello, conviene hacer convocatorias fuera de las instalaciones oficiales.
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Puedes encontrar emplazamientos de todos los tamaños: algunos se dirigen a pequeñas empresas, autónomos y startups; otros permiten alojar a grandes equipos y proporcionan distintos ambientes en la misma ubicación.
Consejo: el espacio no se limita al aforo. El catering tiene que estar 100% garantizado. Llegados a este punto, consideramos que la mejor opción para celebrar este tipo de eventos pasa por elegir un coworking.
Ventajas de elegir un coworking
- Instalaciones completas: No es necesario estar pendiente de la disponibilidad de infraestructuras y tecnología, puesto que ya vienen incluidas.
- Localizaciones céntricas.
- Asistencia profesional: Estos establecimientos tienen en su haber un equipo de trabajadores que operan para facilitar la vida a los que trabajan en sus instalaciones.
- Privacidad.
- Coste accesible: Pueden alquilarse salas de reuniones a buen precio y de manera puntual, sin necesidad de contratos de afiliación durante largos periodos de tiempo.
- Espacios atractivos: Los coworkings oscilan entre la seriedad del ambiente profesional y lo desenfadado.
Mesas de Reunión para Coworking
La elección de muebles para un espacio de coworking es crucial para crear un ambiente de trabajo que no solo sea estéticamente agradable, sino también funcional y cómodo para sus usuarios. Los muebles en los espacios de coworking deben ser versátiles y servir a múltiples propósitos para adaptarse a las diversas formas de trabajar de los miembros.
Escritorios: Varían desde mesas largas compartidas hasta escritorios individuales y ajustables en altura. La disposición de los muebles es fundamental para maximizar el espacio disponible y fomentar tanto el trabajo individual concentrado como la colaboración. Debe permitir diferentes configuraciones según las necesidades del momento, como eventos, talleres o diferentes tamaños de equipo. La ergonomía en el diseño de los muebles para espacios de coworking es esencial para prevenir la fatiga y las lesiones relacionadas con el trabajo, como el dolor de espalda o las lesiones por esfuerzo repetitivo. Los muebles ergonómicos, como sillas que soportan la espalda baja y escritorios que permiten una postura correcta, son inversiones en la salud y la productividad de los miembros.
A continuación, algunos ejemplos de mesas de reunión:
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| Producto | Descripción | Precio |
|---|---|---|
| MESA DE REUNIONES METRIK DE KESTA | Mesa de reuniones rectangular METRIK de 120-220 x 100cm. y 73,5cm. de altura. Fabricada con patas metálicas con motivos decorativos y tablero de 25mm. Para 4-10personas. | 324,08 € (392,14 € iva incl.) |
| Mesa de sala de reuniones 320/480 Líder de JGorbe | Mesa de reunión ovalada de 320-480cm. x 120-160cm. y 74cm. de altura. Tablero de 28mm. Patas con armarios interiores con 1 estante, puerta ciega y tirador metálico. Varios colores. | 2.713,90 € (3.283,82 € iva incl.) |
| Mesa reuniones alta Piramid de Emobok | Mesa alta de reunión PIRAMID de 160-200 x 90cm. y 100cm. de altura. Estructura metálica con unión entre patas para reforzar la estructura. Tablero de 30mm. Mesa moderna ideal para reuniones informales. De 6 a 10 personas. | 571,64 € (691,68 € iva incl.) |
| Mesa reuniones Color de JGorbe | Mesa de reunión redonda COLOR de 110cm. diámetro y 73cm. de altura. Tablero de 25mm. de grosor. Estructura en pie de aspa. Disponible en blanco y otros colores de madera. | 230,01 € (278,31 € iva incl.) |
| Mesa reuniones rectangular Piramid de Emobok | Mesa de reunión rectangular PIRAMID de 180-400 x 120cm. y 74cm. de altura. Tablero de 30mm. y estructura de pies metálicos en ángulo, con travesaños de refuerzo. Increible diseño y colores de madera. Perfecta de 8 a 20 personas. | 550,40 € (665,98 € iva incl.) |
Consideraciones Adicionales
El diseño de oficinas coworking es un aspecto crucial que impacta directamente en la productividad, creatividad y satisfacción de sus usuarios.
- Áreas de trabajo colaborativo: Estas zonas están diseñadas para fomentar la colaboración entre los usuarios.
La flexibilidad es clave en el diseño de un espacio de coworking.
La decoración de una oficina de coworking debe reflejar y fomentar la creatividad, la innovación y la profesionalidad.
- Estilo y color: Elegir una paleta de colores que inspire pero no distraiga.
- Iluminación: La luz natural es preferible, pero la iluminación artificial también debe ser adecuada y adaptable.
- Arte y elementos visuales: Incorporar arte y elementos visuales puede inspirar y energizar el espacio.
El diseño y la decoración de un espacio de coworking deben buscar el equilibrio entre la funcionalidad y la creación de un ambiente inspirador.