Las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) ofrecen a las organizaciones un recurso integral para gestionar las operaciones diarias. El software de gestión empresarial ha ganado popularidad en el mundo de los negocios a medida que las organizaciones intentan mantenerse al día con el panorama cambiante. Es importante comprender cómo la planificación de recursos empresariales puede funcionar para una organización y sus capacidades a nivel granular.
¿Qué es un Sistema ERP?
Este acrónimo, procedente del término inglés Entreprise Resource Planning, hace referencia a los sistemas de planificación y gestión empresarial. Un tipo de software destinado a optimizar los recursos empresariales. Se basan en la integración de los procesos clave de cualquier organización en una única plataforma. Estos sistemas son la mejor herramienta disponible para mejorar la eficiencia y rentabilidad de una empresa. La aproximación transversal a la actividad diaria de la compañía, optimiza todos los flujos internos, mejorando la productividad.
ERP en la Nube: Una Solución Moderna
Hasta hace relativamente poco, la implantación de estos sistemas se realizaba on-premise. Es decir, el software se instalaba de forma local en los servidores de la empresa usuaria. Un ERP Cloud (o en la nube) es una solución SaaS (Software as a Service), diseñada para funcionar a través de internet. Los usuarios del sistema acceden a él mediante un navegador web o un software de publicación de aplicaciones. Este servicio puede funcionar en cloud pública, privada o híbrida.
- Cloud Pública: Los recursos de hardware y software son propiedad de un proveedor que los administra, pudiendo compartirlos con otros usuarios.
- Cloud Privada: Todos esos recursos son utilizados en exclusiva por el contratante del servicio.
La adopción de un ERP en la nube no implica la pérdida de ninguna de las funcionalidades propias del sistema. Por consiguiente, son una opción particularmente interesante para las pymes, más aún tras el impacto socioeconómico provocado por la crisis sanitaria. Su limitada capacidad de inversión respecto a las grandes compañías, no imposibilita su acceso a estos sistemas.
Beneficios Clave de un ERP en la Nube
A la hora de priorizar la adopción de un sistema ERP en la nube por encima de las versiones on-premise licenciadas, es conveniente tener en cuenta sus múltiples ventajas:
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Ahorro de Costes
Probablemente el factor decisor más relevante. En primer lugar, resultan más económicos que la infraestructura tradicional. El modelo de precios de los ERP Cloud se basa en el pago por uso, dando lugar a un gran elasticidad y escalabilidad. El usuario paga exclusivamente por el servicio Cloud que necesita en cada momento, reduciendo sustancialmente los costes fijos.
Seguridad
Otro aspecto clave para decantarnos por un ERP en la nube. Los proveedores de servicios Cloud disponen de las últimas tecnologías en materia de ciberseguridad y protección de datos. Confiar en ellos implica la certeza de que nuestros datos críticos están bien protegidos. Y también que, en caso de alguna eventualidad, podremos recuperarlos de forma rápida y sencilla.
Accesibilidad
Al alojarse en internet, el software es accesible en cualquier momento, desde cualquier lugar y a través de todo tipo de dispositivos. El hecho de disponer de datos en tiempo real al instante otorga una gran flexibilidad a los equipos de trabajo.
Administración
La externalización del servicio permite delegar la responsabilidad de la administración y mantenimiento a nuestro proveedor de servicios Cloud. Asimismo, este se responsabiliza de las actualizaciones del sistema o aplicaciones, garantizando que siempre trabajemos con la última versión del software implantado.
Implantación
Finalmente, la velocidad de implantación de un sistema de gestión en la nube no tiene rival.
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Ventajas Adicionales de un Sistema ERP
Uno de los beneficios de la ERP es que ofrece acceso completo a todas las funciones y procesos comerciales de una organización, todo en un mismo lugar. Con la implementación de ERP, los empleados de nivel ejecutivo pueden acceder a los datos de cada departamento. La visibilidad completa que proporciona la ERP ofrece a los líderes de la organización mejores perspectivas funcionales del negocio y previsiones comerciales más precisas. Como resultado, esto puede agilizar las tareas y generar flujos de trabajo más claros y concisos. Además, contar con modelos de pronóstico precisos es una ventaja competitiva, ya que permiten mejorar la estrategia y la toma de decisiones basadas en datos.
Como la ERP puede monitorizar cada departamento y mantener todos los datos en un solo lugar, existe la oportunidad de lograr procesos más eficientes y una mejor colaboración cruzada. La forma en que se construyen las soluciones ERP hace que la colaboración entre los diferentes departamentos sea excelente. Con el sistema de planificación de recursos empresariales, los equipos de la organización pueden comunicarse libremente, ya que no funcionan en plataformas distintas. La integración en el back-end es extremadamente importante y ayuda a los empleados a integrarse y trabajar como uno solo. Con el acceso a todos los datos, un empleado de un equipo completamente irrelevante podría señalar una avería o algo que reduzca la duplicación del trabajo.
La experiencia de servicio al cliente es una parte vital para una organización y una solución ERP puede ayudar a avanzar en la gestión de las relaciones con los clientes. La ERP almacena la información de contacto, el historial de pedidos, los casos de asistencia anteriores y mucho más en un sistema simplificado. Por otra parte, dado que la ERP realizará un seguimiento de los pedidos anteriores y del inventario en tiempo real, es mucho más probable que el cliente reciba los artículos correctos a tiempo.
Los informes de datos en tiempo real son uno de los puntos destacados de una solución ERP y por eso representan una gran ventaja con respecto a otros sistemas de gestión empresarial. Con las herramientas de informes de la ERP, las organizaciones pueden personalizar los informes en función de muchas funciones diferentes, como finanzas, inventario, adquisiciones y recursos humanos, y pueden calcularlos en función de lo que más le importe a la organización. La otra ventaja es que la ERP ofrece los datos más recientes en tiempo real. Esto significa que si un empleado está intentando evaluar un problema, no tiene datos anticuados que analizar, sino que tiene los números más precisos y actualizados a los que hacer referencia.
Al automatizar diferentes tareas, el software ERP libera a los empleados para que trabajen en tareas más pertinentes y aumenten la eficiencia. El sistema ERP aumenta la productividad de diversas maneras, todas ellas derivadas de la automatización de tareas básicas y de hacer que los procesos sean más sencillos. Con el enfoque simplificado de un sistema ERP, se dedica menos tiempo a desenterrar información y permite a los empleados realizar otras tareas más rápido. Con una visión de toda la organización, los empleados ya no tienen que buscar el conjunto de datos correcto o al empleado que sabe cómo funciona un determinado proceso, sino que pueden centrarse en tareas y proyectos más importantes. Las soluciones ERP ofrecen estas funciones utilizando tecnología, como inteligencia artificial (IA), machine learning, automatización de procesos robóticos y mucho más.
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La forma en que está estructurada una solución ERP hace que la entrada de datos solo ocurra una vez, pero pueda servir para múltiples propósitos en toda la organización. Esto puede resultar en un ahorro de tiempo y dinero para la empresa, ya que agiliza las tareas redundantes. Sin una solución de software ERP centralizada, las organizaciones dependen de numerosos sistemas para administrar el negocio. Cuantos más sistemas, mayores serán los costes potenciales de TI. Un sistema ERP podría reducir esos costes. Por otra parte, también podría reducir las necesidades de formación del usuario final, ya que sólo tendría que aprender en un sistema.
El propósito de implementar una solución ERP es destacar y basarse en las mejores prácticas y coherencias de una organización. Esto le permite optimizar las operaciones y estandarizar los flujos de trabajo y, en última instancia, reducir el trabajo manual y los errores humanos en su empresa. El software ERP ofrece muchas ventajas, pero la estandarización es una de las más importantes.
Consideraciones al Elegir un ERP en la Nube
No obstante, al valorar un sistema ERP en la nube no todo son puntos positivos. A pesar de sus numerosas y valiosas ventajas, también implican ciertos riesgos. Por tales motivos, conviene elegir cuidadosamente con qué centro de datos empezar a trabajar.
La ERP es una herramienta de gestión empresarial que lo abarca todo, y puede ser bastante compleja. El software puede ser emocionante. Los procesos de algunas organizaciones pueden considerar que la solución ERP es demasiado grande y no se adapta bien a sus necesidades. Esto puede generar un bajo ROI y debe evitarse si es posible. Hay múltiples factores a tener en cuenta a la hora de pensar en cambiar a un software ERP. Otro aspecto del costo son los costos operativos continuos requeridos de una solución ERP, específicamente una solución ERP local. Otro factor a tener en cuenta es la gestión del cambio que se requiere al implementar un sistema ERP. La implementación de ERP requiere cambios en los procesos empresariales y en los flujos de trabajo. Estos cambios son importantes inversiones en tiempo y recursos. Dado que la ERP es personalizable y no es un software único para todos, puede llevar mucho tiempo. Un proceso de implementación lleva tiempo; las organizaciones deben prepararse para un proceso largo. El tiempo que se tarda en transferir al sistema ERP depende del sistema heredado que se esté utilizando. La migración de un sistema heredado a un software ERP puede ser una tarea enorme, sin importar el tamaño de la organización.
Ejemplos de Software ERP en la Nube
- SAP Business One Cloud: Especialmente diseñado para las pequeñas y medianas empresas.
- a3ERP: Software de gestión integral para pymes.
- Wynds: ERP 100% Cloud, solución propietaria.
- Holded: Destaca por un potente módulo de facturación y contabilidad.
- Eactivo: Solución de gestión y facturación en la nube, especialmente orientada a emprendedores autónomos.
- SAP HANA: Opción preferente para grandes corporaciones que buscan estandarizar sus procesos.
- Sage 200 Cloud: Adaptada a organizaciones del ámbito productivo y del sector distribución.
- Salesforce: Se ha ido transformando para ser un verdadero sistema ERP.
- Dynamics 365 Business Central: Propuesta de Microsoft en el ámbito de los sistemas de gestión en la nube.
- Net Suite Oracle: Recomendado para empresas de tamaño medio, utilizado fundamentalmente en los sectores de industria y comercio.
ERP en la Nube vs. ERP On-Premise: Una Comparativa
En busca de la digitalización de los procesos, muchos optan por un ERP en la nube, un software que se administra con alojamiento en la web. Sin embargo, hay quienes optan por lo tradicional, un ERP onpremise, que requiere ser alojado o instalado en los servidores de la empresa. Un ERP en la nube es el popular software de planificación o gestión de recursos, pero accesible a través de internet, alojado en servidores externos. Esto le permite a las empresas ingresar desde cualquier lugar y adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes. Desde el año 2000 el ERP en la nube tuvo sus inicios en las empresas que lo adoptaron.
Tabla Comparativa
| Característica | ERP en la Nube | ERP On-Premise |
|---|---|---|
| Escalabilidad | Fácilmente escalable | Limitada a los servidores de la empresa |
| Costo Inicial | Menor costo inicial | Mayor costo inicial |
| Acceso | Desde cualquier lugar | Limitado a la red de la empresa |
| Seguridad | A cargo del proveedor | A cargo de la empresa |
| Personalización | Limitada | Alta |
Elegir entre ERP en la nube vs ERP on-premise puede ser complejo. No obstante, no tienes por qué preocuparte ya que cuentas con un equipo completo que ofrece asesoría y soluciones a medida. Presupuesto: Evalúa qué opción se adapta mejor a tus recursos económicos. Investiga la comparativa de Odoo vs otros ERPs y elige la que se ajuste a las preferencias o necesidades del negocio. Personalización: Si buscas algo único y con identidad, considera elegir un sistema altamente personalizado. Ubicación geográfica: La conectividad a la web puede influir en la elección del ERP en la nube, ya que si es limitada no será efectiva. Flexibilidad: Define si necesitas un sistema que pueda adaptarse rápidamente a los cambios del mercado o que se mantenga en el tiempo. Versatilidad: Si te gusta mantenerte a la par de las nuevas tendencias, elige un modelo al que se pueda acceder desde cualquier equipo.
Migración a la Nube: Un Proceso Estratégico
El proceso de trasladar datos, aplicaciones y procesos de TI desde un servidor físico a un servidor en la nube es lo que se conoce como “migración”. Migrar a un ERP en la nube facilita el acceso a la información desde cualquier dispositivo. Al mismo tiempo, la migración de datos a la nube proporciona una mayor velocidad de procesamiento y capacidad de almacenamiento escalable. En resumen, el proceso de migrar a la nube, también conocido como journey to the cloud, consiste en trasladar las bases de datos y aplicaciones desde servidores locales (on-premise) a servidores en la nube. Y es que las desventajas de los servidores físicos comienzan a pesar más que sus ventajas en la comparación con los servicios cloud. Con un ERP en la nube, se solventan todos estos problemas y se obtienen ventajas adicionales. La migración de datos a la nube es una decisión estratégica que aporta enormes ventajas.
La migración debe ser un proceso cuidadosamente planificado. Es imprescindible tener en cuenta todos los escenarios posibles para que el cambio sea seguro. Según la consultora Gartner, las estrategias de migración a la nube más frecuentes son seis.
- Rehost.
- Re-platform.
- Re-purchase.
- Refactor.
- Retire.
- Retain.
Razones para Migrar Datos a la Nube
- La agilidad de un ERP en la nube es máxima porque los usuarios tienen acceso a la información las 24 horas del día desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
- El almacenamiento de datos en la nube suele estar basado en el pago por uso. De esta forma, solo se paga por el consumo efectivo de los recursos alojados en el servidor.
- La seguridad de los datos es una de las grandes preocupaciones de las empresas. Los servidores tradicionales son susceptibles de sufrir averías, intrusiones y otros incidentes.
- Las tareas secundarias, como las copias de seguridad y las actualizaciones, son poco rentables para la empresa. La migración de datos a la nube permite que la organización pueda centrarse en el corazón de su actividad, ya que las actualizaciones se realizan de forma automática.
- Como consecuencia de la eliminación de tareas repetitivas y poco productivas, se reducen los costes operativos.
- Un ERP en la nube como SAP emplea tecnologías de última generación, como big data, inteligencia artificial o machine learning. Los datos de los usuarios se pueden recolectar, medir y analizar.
- La comunicación entre diferentes áreas de la empresa puede hacer que la información se pierda o no llegue a tiempo. Cada miembro de la compañía puede tener una visión general de los procesos y contribuir a la mejora de sus puntos débiles.
- La implementación del ERP en la nube es sencilla y rápida si se cuenta con el apoyo de un socio tecnológico como SAP, que se encarga de la migración, la puesta en marcha, la formación a los usuarios y el asesoramiento.
El Rol Estratégico del Director Financiero (CFO)
A medida que el rol de director financiero se vuelve más estratégico e influyente, las aplicaciones ERP en la nube brindan a los CFO una herramienta vital para centralizar y analizar datos de varios sistemas financieros y operativos.
Los sistemas ERP en la nube proporcionan una mayor flexibilidad que los ERP locales porque permiten a las empresas aumentar y reducir su uso durante los picos estacionales sin preocuparse por que ello pueda ralentizar el rendimiento. La mayoría de las aplicaciones ERP en la nube son más fáciles de integrar con otros sistemas de back-office que las aplicaciones locales, especialmente cuando forman parte de una suite unificada.
Por lo general, el acceso, el mantenimiento, la protección y la actualización con nuevas funciones los de los ERP en la nube son más fáciles, con soluciones basadas en la nube que ofrecen un enfoque más ágil y un uso más sencillo en comparación con sus equivalentes locales. Por ejemplo, un ERP en la nube se puede implementar en cuestión de meses en lugar de años, mientras que el mantenimiento, las actualizaciones de funcionalidades, la aplicación de parches de seguridad y la infraestructura son responsabilidad del proveedor de nube. Con un ERP local, todo ello corre a cargo de la empresa.
Beneficios Clave de las Aplicaciones ERP Basadas en la Nube
- Las implementaciones de ERP en la nube suelen llevar entre varias semanas y unos pocos meses, mientras que las implementaciones locales tradicionales generalmente tardan al menos un año y, en el caso de las empresas grandes, pueden agregar gastos de millones de dólares en consultoría.
- Los principales proveedores de nube tienen equipos de seguridad mayores que los equipos de TI de sus clientes, y estos se centran únicamente en proteger sus sistemas y los datos de sus clientes.
- Con los ERP en la nube, resulta más fácil para las empresas adoptar un enfoque gradual para implementar nuevas funcionalidades de TI.
- Las aplicaciones ERP en la nube están diseñadas para integrarse con distintas fuentes de datos, lo que permite que los datos se reflejen en los paneles de control de los usuarios tan pronto como están disponibles en lugar de mediante actualizaciones por lotes diarias, como sucede con los sistemas locales antiguos.
- Si el uso de un sistema ERP en la nube varía a lo largo del trimestre o el año -por ejemplo, alrededor del cierre trimestral-, el proveedor de nube es responsable de gestionar esos altibajos. La organización de TI del cliente no necesita preocuparse por asignar capacidad de servidor o almacenamiento adicionales para manejar los picos. Los clientes también pueden agregar o reducir suscripciones si el número de usuarios cambia con el tiempo.
- La relativa facilidad con la que los clientes pueden pasar de un proveedor de aplicaciones en la nube a otro alienta a estos últimos a proporcionar un soporte sólido las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y un tiempo de actividad del 99,999 %.
- La computación en la nube permite a las empresas pagar solo por el número de empleados que utilizan realmente las aplicaciones ERP, y les permiten incrementar o reducir ese número según sea necesario. Además, los servicios en la nube transfieren la carga de instalar y mantener las aplicaciones y el hardware subyacente a los proveedores.
- A diferencia de los sistemas locales, que tienden a almacenar los datos de forma aislada, inaccesibles para muchos usuarios y analistas, las aplicaciones ERP en la nube facilitan a los clientes agregar, generar informes y analizar datos de diferentes sistemas, como los de marketing, gestión del capital humano, gestión de la cadena de suministro y gestión de inventarios.
- En relación con lo anterior, los sistemas ERP en la nube permiten a las partes interesadas iniciar sesión en el sistema desde cualquier ubicación, así como crear informes y analizar datos a partir de un solo conjunto de datos.
- A diferencia de las aplicaciones locales antiguas, que suelen ser objeto de una actualización importante una vez cada tres años, las aplicaciones ERP en la nube se actualizan con las últimas funciones con frecuencia, generalmente de forma trimestral, sin necesidad de desactivar sistemas.
- Los sistemas ERP y otras aplicaciones en la nube no solo están disponibles en cualquier navegador web y dispositivo móvil, sino que cada vez más cuentan con aplicaciones móviles asociadas que facilitan la realización de tareas básicas y la generación de informes.
- Los centros de datos que utilizan los proveedores de servicios en la nube para ofrecer servicios ERP consumen menos potencia para la refrigeración, los recursos informáticos y el almacenamiento que la suma de los miles de empresas individuales que realizan las mismas acciones en sus centros de datos independientes.
- Muchos sistemas ERP en la nube se desarrollan para industrias específicas, como la construcción o el comercio minorista.
- La migración de las aplicaciones ERP a la nube permite a las empresas desplegar recursos de TI en otras áreas de mayor valor de la empresa.
- Las aplicaciones ERP en la nube modernas están diseñadas para integrar datos de diferentes fuentes, manteniendo al mismo tiempo los niveles adecuados de seguridad y restricciones de acceso.
Ventajas de Utilizar un ERP en la Nube
Actualmente muchas empresas han optado por utilizar un sistema ERP en la nube para mejorar la accesibilidad y reducir costes. Estas son algunos de los beneficios que se pueden conseguir:
- Es más económico: Los pequeños negocios, que no pueden invertir grandes sumas de dinero en infraestructuras complejas, tienen acceso a un buen sistema de planificación de manera más económica y fácil.
- No tienes que invertir en mantenimiento: En los ERP en la nube, los mecanismos en línea permiten la renovación mensual de tu suscripción y no tienes que ocuparte del mantenimiento, ya que el proveedor se ocupa de todo.
- Mayor protección de la información: Un ERP en la nube tiene parámetros más estrictos a la hora de brindarle seguridad al usuario.
- Gestiona tus procesos y datos en tiempo real: Da la posibilidad a la compañía de recibir una retroalimentación efectiva e instantánea sobre facturas, ventas, compras o gestión de personal.
- No tiene un largo proceso de implementación: El ERP en la nube es una solución más rápida, porque no tienes que instalarlo en tus sistemas operativos.