En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, contar con herramientas que optimicen la gestión y mejoren la eficiencia operativa es fundamental. En el mundo empresarial actual, el término ERP es cada vez más común. Pero, ¿qué significa realmente y qué es un software ERP? Se trata de la abreviatura de ‘Enterprise Resource Planning’ (Planificación de Recursos Empresariales).
Un software de planificación de recursos empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema para la gestión y administración de todas las áreas de un negocio de una forma centralizada. Un ERP (enterprise resource planning) es, simplemente, un sistema de planificación de recursos empresariales. Es decir, funciona como un espacio o como una herramienta en la que se puede reunir toda la información referente a una empresa para acceder a todos esos datos de una forma mucho más directa y eficiente.
Los ERP incluyen funcionalidades que ayudan a gestionar diversas áreas de la empresa de manera eficiente. Este tipo de software ayuda a las organizaciones a gestionar y automatizar diversas funciones clave, desde la contabilidad hasta la gestión de recursos humanos. Es decir, funciona como un espacio o como una herramienta en la que se puede reunir toda la información referente a una empresa para acceder a todos esos datos de una forma mucho más directa y eficiente.
Implementar esta solución tecnológica no solo optimiza procesos, sino que también impulsa la eficiencia, adaptándose a las necesidades específicas de cada organización. Por estos motivos, prácticamente cualquier pyme puede disponer de un ERP para ser más eficiente.
¿Qué es un ERP?
Pero, ¿qué es un ERP exactamente? El objetivo principal de un ERP es centralizar la información de la empresa en una sola plataforma, lo que permite eliminar silos de datos y mejorar la comunicación entre departamentos. Un ERP trabaja con una base de datos centralizada donde se recoge toda la información que maneja la empresa.
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Beneficios Clave de un Sistema ERP
Tal como se mencionó, las ventajas de implementar un sistema de ERP varían dependiendo del modelo de implementación. Dicho esto, los siguientes seis beneficios se aplican a todas las soluciones de ERP modernas:
- Mayor productividad: Optimice y automatice los procesos de negocio centrales para que el personal de toda la organización pueda hacer más cosas con menos recursos.
- Información estratégica más profunda: Elimine los silos de información, obtenga una única fuente de verdad, y respuestas rápidas a preguntas de negocio críticas.
- Gestión de informes acelerada: Acelere los informes de finanzas y negocios y comparta fácilmente los resultados para actuar a partir de información estratégica y mejorar el rendimiento en tiempo real.
- Riesgo más bajo: Maximice la visibilidad y control sobre el negocio, garantice el cumplimiento de los requisitos regulatorios, y prevea y prevenga el riesgo.
- TI más simple: Utilice aplicaciones de ERP integradas que compartan una base de datos para simplificar la TI y brindar a todos una forma más fácil de trabajar.
Características Esenciales de un ERP
Un ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales en español, es un software que permite controlar y automatizar todos los flujos clave de una empresa. Los ERP suelen estar integrados en diferentes módulos, correspondientes a cada departamento.
- Centralización de la información: Además centraliza la información en un único sistema, lo que elimina la posibilidad de tener datos duplicados o de tener la información repartida en diferentes sistemas.
- Modularidad: Cada ERP tiene sus propios módulos, y además las empresas pueden adquirir solo algunos de ellos.
- Administración de la cadena de suministro: Se puede seguir fácilmente el proceso de suministro.
- Automatización: Los ERP siempre automatizan tareas como la creación de informes, por ejemplo.
- Contabilidad: Gestión de finanzas y facturación.
- Gestión de stock e inventario: Organización desde el precio y los almacenes hasta los pedidos.
- Integración: Este integra las distintas ramas de una empresa y centraliza sus datos.
- Personalización: Es imposible diseñar el software perfecto que se adapte a todas las necesidades.
- Seguridad avanzada: Los ERP modernos ofrecen seguridad avanzada, como el control de acceso basado en roles y el cifrado de datos.
Tipos de Implementación de ERP
Un sistema de ERP tiene cuatro tipos comunes de implementación: basada en la nube, on-premise, de dos niveles, e híbrida.
- ERP en la nube: Con el ERP en la nube, el software reside en un servidor remoto de terceros. Se accede a través de internet como un servicio por suscripción (SaaS), donde el proveedor de software gestiona mantenimiento, actualizaciones y seguridad en nombre de la empresa. Hoy, el ERP en la nube es el método de implementación más popular, ofreciendo costos iniciales más bajos, mayor escalabilidad, innovación más rápida e integración más fácil.
- ERP on-premise: On-premise es el modelo tradicional para implementar software de ERP, el cual permite el mayor nivel de control. El software normalmente se instala in situ en el centro de datos de una empresa. Si bien el control total es sin duda un beneficio, también trae aparejadas las responsabilidades de la instalación y el mantenimiento continuo.
- ERP de dos niveles: Las empresas que atraviesan cambios operativos importantes -como fusiones, expansiones o adquisiciones- suelen optar por un modelo de dos niveles. Por ejemplo, el ERP de nivel 1 puede ser un servidor on-premise en la sede central de la organización principal, y el ERP de nivel 2 puede ser un sistema subsidiario basado en la nube que gestiona funciones locales o especializadas. Una estrategia de dos niveles les permite a las empresas iniciar un paso controlado hacia la nube, migrando funciones o unidades de negocio específicas sin disrumpir las operaciones.
- ERP híbrido: Un modelo híbrido es un tipo de sistema ERP de dos niveles que combina la implementación on-premise y en la nube para darles a las empresas la flexibilidad de elegir la mejor implementación para cada aplicación.
¿Por Qué es Importante la Planificación de Recursos Empresariales?
La mayoría o todos los datos de una organización deben residir en el sistema de ERP para brindar una única fuente de verdad a todas las funciones del negocio.
Beneficios Específicos para las PyMEs
Implementar un programa ERP para pymes es una solución clave para mejorar la eficiencia y productividad de tu negocio. Un ERP para pequeñas y medianas empresas es fundamental para centralizar la información y mejorar la toma de decisiones. A medida que las pymes crecen, la complejidad de gestionar múltiples áreas se vuelve mayor.
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Con un ERP la información está al alcance de toda la empresa por lo que puede consultarse en cualquier momento. Por ejemplo, un vendedor puede cerrar una venta al instante al poder consultar en tiempo real si un determinado artículo se encuentra ya en el almacén.
Todos los beneficios que aporta un ERP convierten a esta solución de gestión en un elemento diferenciador con la competencia. Con la aparición de herramientas ERP para PYMES, estos negocios pueden implementar este sistema de gestión integral en su empresa, con unos costes ajustados que pueden asumir.
Ejemplos de ERP por Industria
La forma en que las organizaciones utilizan su software de ERP varía significativamente dependiendo de la industria.
- Fabricantes: Los fabricantes discretos, por lotes y por procesos continuos confían en el ERP para cumplir con objetivos de calidad del producto, gestionar la utilización de activos, controlar costos de horas extra, y más. Los fabricantes también pueden obtener un control de inventario de punta a punta monitoreando los movimientos de stock, identificando productos con alto y bajo rendimiento, y gestionando el procurement de manera más eficiente.
- Minoristas: El comercio minorista experimentó una transformación significativa cuando las tiendas físicas se fusionaron con el e-commerce y otros canales de venta digitales. Los datos consistentes e integrados son cruciales para brindar opciones por autoservicio para identificar, configurar, comprar y enviar productos. El ERP también ayuda a los minoristas a reducir el abandono de carritos, mejorar las conversiones en sitios web e impulsar el valor promedio de los pedidos.
- Empresas centradas en servicios: Los servicios profesionales de contaduría, impuestos, ingeniería y legales requieren una potente tecnología de ERP móvil en tiempo real para equilibrar los compromisos de prestación de servicio con la salud financiera. Para los servicios profesionales es clave la capacidad de respetar el cronograma gestionando a la vez la rentabilidad del proyecto, la utilización de recursos y las oportunidades de crecimiento.
- Servicios públicos: Las empresas de servicios públicos deben evaluar constantemente sus activos de capital, no solo para cumplir con la demanda de servicios futuros, sino también para reemplazar los activos antiguos. Un ERP también ayuda a resolver otro problema crítico de la empresa de servicios públicos: la previsión de repuestos. No tener las piezas correctas durante una disrupción puede crear un significativo problema de servicio al cliente.
- Mayoristas: Las empresas mayoristas, importadoras, de entrega directa en tiendas y de 3PL/4PL quieren reducir los costos de distribución, aumentar la rotación del inventario y acelerar el proceso de order-to-cash.
¿Cómo Funcionan los Sistemas de ERP?
Un sistema de ERP consiste en soluciones de módulos o aplicaciones de negocio integradas que comparten una base de datos en común que las conecta y les permite hablar entre sí. Las empresas seleccionan y eligen la solución de módulos que desean -por ejemplo, finanzas, logística, procurement y RR. HH.- y pueden agregar y escalar según sea necesario.
La flexibilidad de un sistema de ERP le permite integrarse con una amplia gama de productos de software utilizando conectores o adaptadores personalizados, tales como interfaces de programación de aplicaciones (API).
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Consideraciones Finales
Si estás pensando en implementar un ERP en tu pyme o empresa, y necesitas asesoramiento sobre cuál es la mejor solución para tu negocio, en Lunia podemos ayudarte. Contamos con expertos en sistemas informáticos que te acompañarán en todo el proceso de selección, personalización e implementación.
Los sistemas ERP permiten a las pequeñas y medianas empresas integrar eficientemente todos los departamentos y procesos en un solo programa. Los sistemas ERP permiten automatizar procesos repetitivos, lo que mejora la eficiencia laboral y reduce errores. Con el sistema ERP conseguirás una mayor eficiencia, ya que la solución permite integrar la información de toda tu empresa: compras, ventas, inventarios, finanzas, gestión de la producción y de proyectos en un mismo lugar.