Software de Recursos Humanos para PYMES: Características y Selección

Cuando se trata de elegir el mejor software de recursos humanos del mercado, hay muchas consideraciones a tener en cuenta. Puede que la solución mejor valorada en línea no se ajuste a tus necesidades corporativas, o puede que el alcance funcional de una herramienta poco conocida, en cambio, resuelva todos tus problemas de un plumazo.

En este artículo, vamos a ayudarte a definir una hoja de ruta para seleccionar la mejor plataforma de recursos humanos para tu empresa, definiendo los criterios a valorar y ofreciéndote comparativas útiles para tu proceso de búsqueda.

¿Qué es un software de recursos humanos?

Empecemos por el principio. Cuando hablamos de software de recursos humanos nos referimos a una herramienta digital, ya sea en la nube o local, utilizada para gestionar algún proceso vinculado a este sector.

Un matiz importante es que la solución debe haber sido ideada concretamente para resolver una problemática vinculada a la gestión de personal. Excel, por ejemplo, si bien es muy utilizado en el entorno empresarial, no podría considerarse como una herramienta concebida exclusivamente para la gestión de recursos humanos, así que no entraría en esta categoría. Hablamos, únicamente, de aplicaciones totalmente dedicadas.

Tipos de software de recursos humanos

Hay varios criterios para definir los distintos tipos de software de recursos humanos que encontramos en el mercado. Veamos los principales.

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Por la ubicación de la solución informática

• Software local: se instala en los servidores de la empresa y se accede a través de la red interna.
• Software en la nube: se accede a través de internet y se aloja en servidores externos.

Por el tipo de pago

• Software de pago único: se adquiere mediante un pago único y se puede utilizar de forma ilimitada.
• Software de suscripción: se paga una cuota periódica (mensual o anual) por el uso del software.
• Software gratuito: se puede utilizar de forma gratuita, pero puede tener limitaciones en cuanto a funcionalidades o capacidad de almacenamiento de datos.

Por su funcionalidad

• Software de gestión de reclutamiento: también llamado ATS, se enfoca en la gestión del proceso de selección de candidatos, desde la publicación de ofertas de trabajo hasta la contratación.
• Software de gestión de formación: hay diversos tipos, orientados a la gestión operativa de las capacitaciones corporativas, asignación y seguimiento de presupuesto, planes de formación etc.
• Software de nóminas: para la gestión de la remuneración de los empleados, incluyendo el cálculo de salarios, impuestos y deducciones. A veces, también se incluye la distribución en línea de las nóminas.
• Software de gestión del tiempo de trabajo: herramientas para el registro de jornada, conteo de horas extras, asistencia etc. En ocasiones, estas aplicaciones pueden usarse para crear cuadrantes y turnos de trabajo.
• Software de gestión de vacaciones y ausencias: desde la solicitud hasta su aprobación.
• Software de evaluación del desempeño: dedicados a la definición y seguimiento de objetivos, la evaluación de competencias, del rendimiento, entrevistas profesionales y a la recopilación de feedbacks.
• Software de gestión de notas de gastos: usado para la recopilación de tickets de restauración, hoteles, kilometraje etc.; su gestión y validación interna. Algunas soluciones incluyen también tarjetas de empresa, físicas y virtuales.
• Software para la gestión financiera de proyectos: dedicados al cálculo de horas por actividad o proyecto, especialmente útiles para empresas que facturan su tiempo al cliente por horas o días de trabajo.
• Software de gestión del teletrabajo: son herramientas dedicadas al seguimiento en tiempo real del aforo de las oficinas, con cuadros de mandos para comprobar quién está teletrabajando o en su despacho, y con opción de integrarse con otras herramientas como calendario.
• Software de medición del clima laboral: suelen funcionar a partir de encuestas para tomar la temperatura de la oficina y poner en marcha acciones de mejora y así aumentar la satisfacción de los empleados.
• Software de gestión de beneficios: para gestión de los paquetes de beneficios sociales que la empresa ofrece a sus empleados, como seguros médicos, planes de pensiones, etc.
• Software de gestión de la comunicación interna: intranet, tablón de anuncios, canales de comunicación con los empleados etc.

Hay tantos softwares como problemáticas a resolver en el vasto sector de los recursos humanos.

¿Cómo elegir el software de recursos humanos adecuado para tu empresa?

Hay tres etapas primordiales para elegir el mejor software de recursos humanos para tu organización:

Identifica las necesidades y requerimientos de tu empresa

El primer paso es analizar los procesos y tareas que se realizan en tu departamento de recursos humanos y determinar cuáles de ellos se podrían digitalizar para mejorar la eficiencia y la productividad. Los resultados de tus KPI de recursos humanos pueden ser un buen indicador para evaluar el estado actual de tus metodologías actuales.

Para identificar estos procesos, es recomendable realizar una evaluación exhaustiva de las tareas que se realizan en el departamento, desde la gestión de nóminas hasta la evaluación del desempeño y la gestión de beneficios. Es importante involucrar a los miembros del equipo en este proceso para asegurarse de que se identifican todas las necesidades y requerimientos.

Una vez que se hayan identificado los procesos y tareas que se podrían digitalizar, es importante priorizarlos para determinar cuáles son los más importantes y cuáles son secundarios. Esto permitirá enfocar los esfuerzos en los procesos más críticos y asegurarse de que el software de RR. HH. elegido cubre estas necesidades de manera efectiva.

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Investiga diferentes proveedores

Una vez que hayas identificado tus necesidades y requerimientos, es importante investigar las opciones disponibles en el mercado. Puedes buscar en internet, consultar con otros profesionales del sector o asesorarte con un experto en tecnología de RR. HH.. En este apartado puedes evaluar:

• Las funcionalidades de cada software: etapa esencial para asegurarte de que el software tiene las funcionalidades necesarias para cubrir tus necesidades.
• La facilidad de uso y la compatibilidad con tus herramientas existentes: para verificar que el software es sencillo de utilizar y que se puede integrar sin problemas con los sistemas y procesos existentes.
• El soporte técnico y la seguridad: es importante evaluar el soporte técnico que ofrece el proveedor del software y la seguridad que ofrece el software en cuanto a la protección de datos y la privacidad de los empleados.
• Las opiniones de otros clientes: plataformas como Trustpilot ofrecen información valiosa sobre el grado de satisfacción de los clientes actuales de cada proveedor. Intenta priorizar aquellas opiniones de clientes de sectores similares al de tu empresa, pues pueden tener problemáticas parecidas a las tuyas.
• El coste y el retorno de inversión: finalmente, recomendamos evaluar el coste del software (y su modalidad de pago) y el retorno de inversión que puede ofrecer a tu empresa.

Solicita una demostración de las herramientas

Una demostración es una reunión, virtual o presencial, en la que un asesor te muestra cómo funcionan las soluciones. Durante estas demostraciones, es importante prestar atención a las funcionalidades que ofrece cada solución y a cómo se ajustan a tus necesidades y requerimientos específicos. No olvides llevar un listado de preguntas consensuado con todos los equipos afectados por las herramientas. Es recomendable realizar tantas demostraciones como sea necesario para asegurarte de que estás tomando la mejor decisión para tu empresa.

Consejo:

Una demo es importante, pero es indispensable complementarla. Vale la pena solicitar un espacio de prueba gratuito para que testees la herramienta en total autonomía. Es la mejor manera de detectar errores y de valorar cómo es la experiencia de usuario. Asimismo, es importante solicitar documentación adicional, como los términos y condiciones; el listado de precios (con y sin descuentos aplicados, si los hubiera) y la previsión de incrementos de precio anual, al menos a 5 años para evitar sorpresas.

Top 10 softwares de Recursos Humanos para empresas en España

Si bien no existe un programa de gestión de recursos humanos perfecto para todas las empresas, te recomendamos que evalúes los años de experiencia del proveedor, la calidad de su servicio de soporte, la opinión de sus clientes, el alcance funcional de sus herramientas, su integrabilidad con tus soluciones actuales, y la escalabilidad de su servicio antes de decidirte.

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Para nosotros, lo mejor es equiparse con una plataforma de recursos humanos a medida, para que vayas adquiriendo las herramientas que necesitas en cada etapa de tu empresa.

Dicho esto, compartimos contigo los 10 mejores softwares de Recursos Humanos para tu empresa.

1. Lucca, software integral de soluciones de RR. HH: Con más de 20 años de experiencia, Lucca es la plataforma líder en digitalización de recursos humanos pensada para acabar con tus dolores de cabeza. Su sistema modular permite a las empresas digitalizar sus operaciones a su ritmo y según sus necesidades: registro de jornada, evaluaciones de desempeño, gestión de vacaciones y ausencias, notas de gastos, onboarding y offboarding, expedientes de Recursos Humanos… Cada empresa puede seleccionar las soluciones que necesite para confeccionar su sistema de Recursos Humanos a la carta.
2. SAP: SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing) es un software integral de planificación de recursos empresariales (ERP) que ayuda a las compañías a gestionar y optimizar sus operaciones y relaciones con los clientes de manera integrada. Es conocido por su orientación hacia grandes empresas y multinacionales.
3. Oracle HCM: Oracle HCM (Human Capital Management) es una suite de soluciones de software, principalmente basada en la nube (conocida como Oracle Cloud HCM), diseñada para ayudar a las empresas a gestionar todo el ciclo de vida de sus empleados, desde la contratación hasta la jubilación. De igual forma que SAP, se dirige especialmente a grandes empresas.
4. Zoho People: Zoho People es una solución de software empresarial basada en la nube, diseñada para simplificar y automatizar una amplia gama de procesos. Popularmente conocidos por su CRM (Customer Relationship Management), abarcan más allá del ámbito de los Recursos Humanos, proponiendo una solución integral para PYMES.
5. Deel: Deel es un software global de recursos humanos y nómina que se ha ganado un lugar en el mercado por su especialización en facilitar la contratación y gestión de talento internacional, tanto empleados como contratistas, de manera compatible y eficiente. Su propósito principal es eliminar la complejidad legal, fiscal y administrativa asociada con la expansión a varios mercados.
6. Woffu: Woffu es una plataforma de software de gestión del tiempo y ausencias basada en la nube, con un enfoque particular en la optimización de los procesos de Recursos Humanos relacionados con el control horario y la planificación de la jornada laboral, a diferencia de las suites HCM más amplias que cubren todo el ciclo de vida del empleado.
7. Kenjo: Kenjo es un software de RR. HH. todo en uno basado en la nube diseñado para digitalizar y automatizar la gestión de recursos humanos, especialmente para pequeñas y medianas empresas (PyMES). Ofrece distintos packs de soluciones prediseñados, pero no ofrece sus soluciones individualmente.
8. TramitApp: TramitApp es un software de gestión de recursos humanos basado en la nube con un énfasis particular en el control horario y la gestión de la jornada laboral. Son conocidos por sus opciones de planificación de turnos de trabajo y servicios de geolocalización, convirtiéndose en una opción popular para empresas con flotas comerciales.
9. Cezanne HR: Cezanne HR es un software de gestión de Recursos Humanos en la nube diseñado como una solución integral para empresas con enfoque internacional y en crecimiento con una fuerte presencia en el Reino Unido. Ofrece soluciones para diferentes procesos como reclutamiento, registro horario y gestión de vacaciones, entre otras.
10. Nivimu: Nivimu es una solución de software de gestión de Recursos Humanos y workforce management basada en la nube, diseñada para empresas medianas y grandes, especialmente aquellas que manejan jornadas laborales complejas y horarios irregulares. Su fortaleza principal radica en la optimización de la planificación de la fuerza laboral, el control horario y la gestión de turnos.

¿Cómo comparar los diferentes softwares de Recursos Humanos del mercado?

Como decíamos en anteriores líneas, cada empresa debe tener claras sus necesidades y prioridades para digitalizar su Departamento de Recursos Humanos con éxito.

A continuación, se presenta una tabla comparativa de algunos softwares de RRHH:

Software	Ventajas	Desventajas
Ringover	Facilita la comunicación interna y externa de la empresa.	Puede presentar limitaciones en la personalización.
Empower by Ringover	Integración con la plataforma de comunicación de Ringover.	Puede ser más adecuado para empresas en crecimiento.
Personio	Solución integral capaz de gestionar todo el ciclo de vida del empleado en una sola plataforma.	El precio puede ser elevado para empresas pequeñas que solo necesitan funcionalidades básicas.
Lucca SIRH	Automatización de tareas administrativas para incrementar la eficiencia en el departamento de RRHH.	Requiere un período de adaptación y entrenamiento para su pleno aprovechamiento.
Monday.com	Facilita la colaboración y seguimiento de proyectos en equipo.	Puede resultar demasiado amplio en funcionalidades para empresas con necesidades más específicas.
FactorialHR	Facilidad de uso y acceso a información detallada de la plantilla.	Puede requerir complementarse con otras herramientas para una gestión integral de RRHH.
Bizneo HR suite	Integración de diferentes módulos para una gestión integral de recursos humanos.	Costo inicial de implementación puede ser elevado.
PayFit	Automatización de cálculo de nóminas y aspectos legales relacionados.	Puede presentar limitaciones en la personalización y adaptación a necesidades específicas.
Oracle HCM	Escalabilidad y capacidad de integración con otras soluciones Oracle.	Requiere un mantenimiento y soporte especializado.
Workday	Interfaz intuitiva y actualizaciones regulares de la plataforma.	Puede resultar costoso para algunas PYMES.

Lista: Los 10 mejores software de RRHH para PYMES

1. Ringover, el mejor software de RRHH: Ringover es una plataforma de telefonía IP diseñada para que las empresas gestionen sus llamadas, videollamadas y otros canales de comunicación de manera eficiente. Ideal para PYMES, permite a los equipos trabajar desde cualquier lugar, facilitando la movilidad y el trabajo remoto.
   • Ventajas de Ringover: Fácil de usar y configurar, escalabilidad, movilidad, integración CRM.
   • Precios de Ringover: Smart (21€/mes/usuario), Business (44€/mes/usuario), Advanced (54€/mes/usuario).
2. Empower by Ringover: Empower ofrece funcionalidades avanzadas basadas en inteligencia artificial diseñadas para mejorar la productividad y optimizar las comunicaciones en las empresas.
   • Ventajas de Empower by Ringover: Permite la gestión de la productividad y el bienestar de los empleados mediante análisis de llamadas y comunicación interna.
   • Precios de Empower: 69€/mes/usuario.
3. Personio: Personio es un software de gestión de recursos humanos diseñado para PYMEs que facilita la administración del personal en una sola plataforma.
   • Ventajas de Personio: Automatización de procesos, interfaz intuitiva, personalización, cumplimiento normativo.
   • Inconvenientes de Personio: Su precio puede ser elevado para pequeñas empresas, curva de aprendizaje.
   • Precios de Personio: No publica sus precios directamente, modelo basado en el número de empleados y funcionalidades.
4. Lucca SIRH: Lucca SIRH es una solución de software de gestión de personal (SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos) diseñada para empresas de cualquier tamaño, incluidas PYMES.
   • Ventajas de Lucca SIRH: Interfaz amigable y sencilla, altamente personalizable, enfocado en la experiencia del usuario.
   • Inconvenientes de Lucca SIRH: Funcionalidades limitadas para empresas grandes, implementación complicada dependiendo del número de módulos.
   • Precios de Lucca SIRH: Plan esencial para la gestión de recursos humanos empieza en 4,30€ por usuario al mes.
5. Monday.com: Monday es una plataforma de gestión de trabajo basada en la nube que permite a los equipos planificar, organizar y rastrear su trabajo de manera eficiente.
   • Ventajas de Monday.com: Interfaz altamente visual y personalizable, permite gestionar proyectos y recursos humanos en una sola plataforma.
   • Inconvenientes de Monday.com: No está diseñado específicamente para la gestión de RRHH, puede requerir un ajuste considerable.
   • Precios de Monday.com: El plan estándar es a partir de 12€ por usuario al mes.
6. Factorial HR: Factorial HR es una plataforma de gestión de recursos humanos diseñada específicamente para PYMEs.
   • Ventajas de Factorial HR: Fácil de implementar y usar, centraliza todas las funciones clave de RRHH, ofrece un seguimiento eficaz de los tiempos de trabajo y ausencias.
   • Inconvenientes de Factorial HR: Puede tener limitaciones en empresas más grandes, algunas funciones avanzadas pueden requerir integraciones adicionales.
   • Precios de Factorial HR: El precio inicial del plan Core HR es de 60€ al año, más 4 euros por cada usuario adicional.
7. Bizneo HR Suite: Bizneo HR Suite es una plataforma integral de gestión de recursos humanos diseñada para ayudar a las empresas a optimizar sus procesos relacionados con el capital humano.
   • Ventajas de Bizneo HR Suite: Solución modular completa con más de 11 módulos diferentes, buena capacidad de análisis y reportes en tiempo real.
   • Inconvenientes de Bizneo HR Suite: Puede resultar compleja de configurar, el precio puede aumentar rápidamente.
   • Precios de Bizneo HR Suite: Essential (6 €/empleado/mes), Professional (8 €/empleado/mes), Enterprise (presupuesto personalizado).
8. PayFit: PayFit es un software de gestión de nóminas y recursos humanos diseñado para simplificar y automatizar el proceso de nómina en las empresas, especialmente en PYMEs.
   • Ventajas de PayFit: Extremadamente fácil de usar, cumplimiento automático de normativas locales, servicio de atención al cliente altamente valorado.
   • Inconvenientes de PayFit: Las funcionalidades de RRHH fuera de la gestión de nóminas son limitadas, no está tan orientado a la gestión del talento o al reclutamiento.
   • Precios de PayFit: Planes customizables, un coste inicial puede ser de 49€ al mes, más 18€ por empleado adicional.
9. Oracle HCM: Oracle HCM (Human Capital Management) es una solución integral de gestión de recursos humanos que forma parte de la suite de aplicaciones en la nube de Oracle.
   • Ventajas de Oracle HCM: Altamente robusto, con soluciones que cubren todo el ciclo de vida del empleado, capacidades de análisis avanzado y predicción de tendencias en el talento.
   • Inconvenientes de Oracle HCM: Su implementación puede ser compleja y costosa para PYMES, la curva de aprendizaje es elevada.
   • Precios de Oracle HCM: Solución personalizada, el precio depende del tamaño y las necesidades de la empresa.
10. Workday: Workday es una plataforma de gestión empresarial basada en la nube que se centra en la gestión de recursos humanos, finanzas y planificación.
    • Ventajas de Workday: Amplia funcionalidad que cubre desde la nómina hasta la gestión del talento y el análisis de datos, plataforma altamente personalizable y flexible.
    • Inconvenientes de Workday: El precio y la ...

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