Cualquier entidad que tenga una actividad económica realiza operaciones constantemente: pago de nóminas, venta de mercancías, abono de facturas, cobro por servicios o acceso a financiación, por ejemplo. Para evaluar todas estas operaciones y conocer su impacto en la salud financiera de la organización, se confecciona periódicamente un documento, denominado balance general o de situación. En él se detalla de qué manera los administradores están utilizando los recursos de la empresa.
Es decir, en el balance general de una empresa se refleja el patrimonio de la misma, en un momento determinado, y se facilita información estática de sus bienes, derechos y obligaciones. Hay que tener en cuenta que las cifras que lo integran son una foto fija, el saldo existente a una fecha determinada en cada una de las partidas que lo componen. Por esta razón, el balance general forma parte de los estados financieros llamados estáticos. Lógicamente, esos saldos pueden sufrir aumentos o disminuciones a lo largo del tiempo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad.
La mayoría de las empresas preparan un balance general al final de cada ejercicio contable (es decir, un año completo); sin embargo, “puede elaborarse en forma trimestral, sobre todo para las entidades que cotizan en Bolsa, mensual o de acuerdo con los requerimientos específicos de las organizaciones”, aclara Arturo González García. En cualquier caso, realizar este ejercicio periódicamente es fundamental, entre otras razones, porque su análisis aporta información esencial sobre liquidez y solvencia, pero también permite conocer al detalle, por ejemplo, cuánto dinero es propio y cuánto deben los proveedores o se debe a los acreedores, o qué cantidad de dinero se ha invertido y en qué capítulos.
¿Qué es un Balance de Situación y qué Datos Refleja?
Es decir, el balance de situación es uno de los documentos financieros más importantes de una empresa. En él se refleja su situación patrimonial en un momento determinado, es decir, qué tiene y cómo se ha financiado. Por ello, es una herramienta esencial para los contables, que deben ser capaces de realizarlo y analizarlo de forma efectiva. Si se cuenta con un buen modelo de balance de situación, se puede ver si la estructura financiera de la empresa es la adecuada. El balance de situación es como una fotografía del estado financiero de una empresa en una fecha determinada.
Un balance de situación es una «fotografía» real y fiel de la empresa en un momento dado. Para ello examina, por un lado, los bienes y posesiones de la empresa (activos) y, por el otro, sus deudas y sus obligaciones (pasivos), es decir, de dónde obtiene su financiación. El patrimonio, constituido por los fondos propios que la empresa invirtió en su fundación o por otros recursos no exigibles como el capital social, las reservas y los beneficios acumulados, también se cuenta en el pasivo como fuente de financiación.
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La parte del activo informa de las posesiones y las inversiones de la empresa, mientras que la del pasivo detalla las fuentes que la mantienen y que incluye, además del capital o los créditos, las deudas pendientes por cobrar. Básicamente, este es el esquema conceptual del balance:
Para poder presentar un balance de situación es necesario llevar los libros obligatorios (diario, mayor) en orden y al día porque en ellos se van apuntando las operaciones en sus respectivas cuentas a medida que tienen lugar. Estos libros también se dividen en una parte activa (terrenos, efectivo, inmovilizado, etc.) y una parte pasiva en la que se registra el patrimonio y el capital externo. Los asientos de los libros contables se agrupan en las partidas del balance en la parte que correspondan.
El activo comprende las posesiones de una empresa, que incluyen tanto los bienes como las deudas por cobrar y se detallan de menor a mayor liquidez, es decir, en función de su facilidad para convertirse en efectivo. A su vez, se dividen en activos no corrientes, que son los bienes en posesión de la empresa difícilmente convertibles en efectivo a corto plazo (doce meses), y en activos corrientes, que son los bienes más líquidos o en proceso de estarlo. Los no corrientes comprenden el inmovilizado material (bienes inmuebles, maquinaria, etc.), el inmovilizado intangible (patentes y derechos) y el inmovilizado financiero (inversiones a largo plazo).
Componentes del Balance: Activo, Pasivo y Patrimonio Neto
Para entender mejor, veamos la definición de cada uno:
- Activo: Está constituido por bienes y derechos. Los primeros se refieren a cosas tangibles como la maquinaria, el mobiliario, los equipos informáticos, los materiales o los inmuebles (conocido como activo fijo). Y también los intangibles como, por ejemplo, una patente de marca, licencias de software o su fondo de comercio, en su caso. El activo corriente es el conjunto de bienes y derechos que la empresa espera convertir en efectivo o consumir en el plazo de un año. Es por lo tanto el que determina la capacidad para hacer frente a los compromisos de pago a corto plazo. El activo no corriente es el conjunto de bienes y derechos que la empresa espera conservar durante más de un año.
- Pasivo y Patrimonio Neto: Por otra parte, el pasivo y el patrimonio neto ofrecen información sobre cómo se financia el activo de la compañía. La diferencia entre uno y otro radica en que el patrimonio neto está constituido por los fondos propios de la entidad: capital (aportaciones de sus socios, accionistas o partícipes), reservas, resultados de la actividad no distribuidos, etc.). El pasivo corriente es el conjunto de deudas y obligaciones que la empresa debe pagar en el plazo de un año. El pasivo no corriente es el conjunto de deudas y obligaciones que la empresa debe pagar en un plazo superior a un año.
El retrato de la empresa no sería lo suficientemente fiel si no incluyera su patrimonio. Ampliado el esquema anterior con las partidas explicadas del activo, el pasivo y el patrimonio, resulta este esquema básico (puedes consultarlo en el PGC para pymes. Un balance de situación debe mostrar el equilibrio entre ambas partes, como bien deja entender su propio nombre. Una empresa que tuviera, por ejemplo, muchas deudas por cobrar pero poco efectivo o equivalentes estaría en una situación francamente desfavorable. La información que aporta el balance de situación es por ello de capital importancia para la mayoría de sociedades y empresas.
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¿Cómo se Hace un Balance de Situación?
En España el balance de situación se presenta siguiendo el modelo que proporciona el Plan General de Contabilidad tanto para el balance normal como para el simplificado para pymes resumido en el cuadro anterior. Los datos proceden del libro mayor, que registra a su vez los datos del libro diario y el libro de caja.
El balance de situación es un documento que representa la imagen fiel y real de una empresa en un momento dado. La estructura que debe cumplir el balance de situación viene dada por el Plan General Contable para pymes, que estandariza dicho documento para que todas las empresas cuenten con una estructura homogeneizada que facilite su correcta interpretación.
Recoge el conjunto de bienes y derechos que forman el activo de una empresa, y los recursos propios y fondos ajenos con que se financian éstos. El Balance de las PYMEs, al igual que el abreviado del PGC presenta una menor desagregación de las partidas que el ordinario, y se adapta a las diferencias que se aplican sólo a las PYMEs, principalmente en valoración de activos.
Detalles del Activo
La parte del activo diferencia, como dijimos, entre el activo corriente y el no corriente. La diferencia entre ambos tipos de bienes radica en su facilidad para convertirse en líquido: el activo corriente puede convertirse en efectivo en menos de doce meses (existencias, deudas por cobrar, inversiones a corto plazo) y el no corriente (inversiones a largo plazo, inmovilizado inmueble, etc.).
La primera de ellas es el activo no corriente, el cual representa todos los bienes, propiedades y derechos que tenga la empresa desde hace más de un año. El activo no corriente, a su vez, puede clasificarse en el inmovilizado material, donde se representan los edificios, territorios, maquinarias, etc., que pueda poseer la empresa en cuestión. Encontramos también en este grupo el inmovilizado tangible, donde se incluyen las patentes, diseños industriales y demás derechos que posea la empresa y, por último, el inmovilizado financiero, donde se registran las inversiones que esta tiene a largo plazo. Y la otra parte del activo es el activo corriente.
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El inmovilizado material (maquinaria, vehículos, etc.) se cuenta como inversión a largo plazo adquirida para su uso en la actividad propia de la empresa. El coste de su adquisición se anota en función de su depreciación anual a lo largo de su vida útil, es decir, la disminución periódica de su valor por uso, paso del tiempo, obsolescencia, etc. Las inversiones a corto plazo (materia prima) no se anotan como amortización periódica, sino que los costes de su adquisición se anotan tal como son como pérdida porque tienen como finalidad la obtención de beneficios (producción de existencias). El valor que se anota en el balance para la materia prima resulta de las existencias que tiene la empresa a día de cierre y que se ha registrado en el inventario anual.
Detalles del Pasivo
El pasivo de una empresa representa las fuentes de financiación de las que esta dispone. En esta parte el factor determinante es la exigibilidad (duración de los plazos en que puede exigirse un pago) y según el PGC las partidas se ordenan de menor a mayor -en otros países se ordenan en orden inverso. El capital propio se considera parte del patrimonio neto, que figura en la primera posición porque no es exigible. Las provisiones son deudas cuya cuantía aún no ha podido determinarse, una especie de reserva para afrontar pagos futuros. Las periodificaciones resultan de pagos que han tenido lugar en un momento diferente al del servicio que se obtuvo. En la parte del activo sería el caso de las cuotas anticipadas de alquiler, si, por ejemplo, en diciembre del año anterior se pagan las cuotas de enero y febrero del siguiente.
Transacciones Comunes
Una transacción muy frecuente que implica tanto al activo como al pasivo es la llamada de “aumento de un activo, aumento de un pasivo” y se da con las compras a crédito: si se adquiere maquinaria nueva gracias a un crédito bancario, aumenta por un lado el valor del inmovilizado material (activo) y por otro el valor de la partida de deudas (pasivo).
Tipos de Balance
Por su propia razón de ser como imagen fiel de la situación patrimonial de una empresa en un momento determinado, el balance de situación no tiene por qué hacerse solo al final del ejercicio, pues esta fotografía puede cambiar con la primera operación que tenga lugar inmediatamente tras su elaboración. Además del balance de situación, que agrupa todos los bienes, deudas y obligaciones de una empresa en un solo cuadro, suelen distinguirse tres tipos de balance en función del momento de su elaboración, el inicial, el intermedio y el de cierre, además de diferenciarse entre el modelo normal o el abreviado en base a criterios de patrimonio y de complejidad como indicábamos en el apartado anterior.
Los tres balances se incluyen en el Libro de Inventarios que se presenta a final del ejercicio en el Registro Mercantil.
- Balance de situación inicial: El balance general puede hacerse al comienzo del ejercicio con la finalidad de comparar la situación inicial con eventos futuros. Todos los saldos se presentan agrupados para facilitar la comparación de los datos. Ha de figurar tanto en el libro de inventarios como en las cuentas anuales.
- Balances de sumas y saldos (o de comprobación): Estos balances intermedios son balances contables de comprobación y se hacen entre el comienzo y el final del ejercicio para examinar si las operaciones se están registrando correctamente a fin de mostrar al consejo administrativo y a los accionistas la situación de las cuentas. En los balances de comprobación se muestra el saldo de las cuentas del libro mayor de tal modo que puede comprobarse si las cuentas están bien cuadradas. Pueden hacerse tantos como se quieran con un mínimo de tres meses entre cada uno. Estos balances contables permiten hacer un seguimiento continuo de la situación de la empresa de tal modo que evita sorpresas al final del ejercicio. Si resulta en un saldo debe mayor que el haber, la empresa tiene un saldo deudor, si el haber es mayor que el debe, tiene un saldo acreedor.
- Balance de cierre del ejercicio: Este es el balance de situación que se realiza el último día del ejercicio económico, generalmente el 31 de diciembre, aunque puede hacerse otro día si el ejercicio no coincide con el año natural.
Obligación de Presentar el Balance
El balance general es de presentación obligatoria para todas las sociedades mercantiles que han de llevar una contabilidad ordenada como exige el Código de Comercio y declaran sus impuestos en el régimen de estimación directa. El balance de cierre forma parte de los cuatro estados financieros que se presentan en el Libro de Inventarios y cuentas anuales en el Registro Mercantil y que comprenden, junto al balance, la Cuenta de pérdidas y ganancias, la Memoria, el Estado de cambios en el patrimonio neto y el Estado de flujos de efectivo.
Tal como señala el artículo 257 de la Ley de Sociedades de Capital (Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio), las pymes y los autónomos están autorizados a presentar un balance abreviado en el caso de que cumplan al menos dos de estas condiciones durante dos ejercicios seguidos:
- Que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros.
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.
Presentar un balance abreviado exime a estas sociedades de la obligación de presentar un Estado de cambios en el patrimonio neto y un Estado de flujos de efectivo.
Análisis del Balance de Situación
El análisis del balance de situación se puede realizar de diversas formas. Una de las más comunes es a través de ratios financieros, indicadores que comparan dos o más partidas del balance de situación.
- Ratios de liquidez.
- Ratio de endeudamiento.
- Ratios de gestión o eficiencia operativa: Analizan la rotación de activos y pasivos para medir la eficiencia con la que la empresa utiliza sus recursos para generar ingresos.
- Ratios de rentabilidad.
Si se cuenta con un buen modelo de balance de situación, se puede ver si la estructura financiera de la empresa es la adecuada. Un exceso de pasivos corrientes de la empresa puede suponer que la empresa pueda tener problemas de solvencia a corto plazo. Sobre todo, si sus activos corrientes no son suficientes para hacer frente a estas deudas.
El balance de situación es mucho más que un simple documento contable: es una herramienta clave para conocer la salud económica de tu empresa en un momento determinado. ¿Quieres llevar tu contabilidad al siguiente nivel? Empieza a tomar decisiones estratégicas basadas en datos fiables.