Cuando decides emprender, no solo estás lanzando un negocio: te estás lanzando a ti mismo a una aventura llena de incertidumbres, decisiones cruciales y aprendizajes constantes. En ese camino, los libros pueden ser grandes aliados.
Para muchos emprendedores, la contabilidad puede parecer un laberinto complicado, lleno de términos técnicos y normativas diversas. Sin embargo, tener ejemplos prácticos del libro diario puede simplificar este proceso y ayudar a entender cómo registrar correctamente cada operación.
¿Qué es el Libro Diario?
El libro diario es el registro cronológico de todas las operaciones económicas que realiza un negocio. Esto incluye ventas, compras, pagos, cobros, inversiones, gastos y cualquier otra transacción que afecte la situación financiera de la empresa.
Se le llama “diario” precisamente porque cada movimiento se anota día por día, en el orden en que ocurre. El libro diario constituye un pilar para el resto de las tareas de contabilidad.
El libro diario es esencial para hacer el balance de situación y tener una visión clara de las pérdidas y ganancias de la empresa.
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Características del Libro Diario
Las principales características son:
- Registro cronológico
- Obligatorio
¿Qué contiene un asiento en el libro diario?
Un asiento contable en el libro diario contiene:
- Fecha de la operación.
- Número de asiento.
- Cuentas afectadas (con su código y nombre).
- Importes en el debe y el haber.
- Descripción o glosa del movimiento.
- Referencias o códigos adicionales (opcional).
¿Es obligatorio el Libro Diario?
Sí, el libro diario es obligatorio para todas las sociedades mercantiles. El Código de Comercio, en su artículo 25, establece que las empresas deben llevar este registro contable de forma legal.
¿Cuánto tiempo se debe conservar el libro diario?
Las empresas tienen la responsabilidad de conservar el libro diario durante al menos seis años desde el último registro, incluso si la sociedad ha sido disuelta.
El Libro Diario para Autónomos y PYMES
El Libro Diario es una herramienta fundamental para el cumplimiento de las obligaciones contables de autónomos y PYMES.
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En el mundo de la contabilidad, el libro diario se erige como una herramienta fundamental para autónomos y PYMES. Este registro cronológico de todas las transacciones financieras es vital para mantener el control sobre la salud económica de un negocio.
Los autónomos y PYMES tienen la responsabilidad legal de llevar un registro contable adecuado, y el libro diario es uno de los documentos más importantes en este sentido. Según la legislación española, es obligatorio para aquellos que estén sujetos al Plan General de Contabilidad realizar un seguimiento de sus transacciones en un libro diario.
Esto implica que las empresas deben registrar cada operación que afecte a su patrimonio, asegurándose de que toda la información sea veraz y esté actualizada.
Ejemplos Prácticos de Registros en el Libro Diario
Para ilustrar cómo se utilizan los registros del libro diario en la práctica, consideremos algunos ejemplos comunes.
- Registro de ventas: Un autónomo que vende productos deberá registrar cada venta, indicando la fecha, el importe y el método de pago.
- Registro de gastos: Supongamos que un autónomo paga 200 euros por servicios de asesoría.
Cada uno de estos registros debe ser realizado de forma cronológica y con la debida justificación documental, asegurando así el cumplimiento de las normativas fiscales y contables que aplican a los autónomos y PYMES.
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Cómo Elaborar Correctamente un Libro Diario
Para elaborar correctamente un libro diario, es importante seguir un proceso riguroso que asegure que todas las operaciones financieras de la empresa sean registradas de manera clara y precisa.
- Recopilar información.
- Registro de la transacción.
- Revisión de los registros. Al final del día o del período contable, es recomendable revisar que todas las transacciones hayan sido registradas correctamente y que los montos en el Debe y el Haber coincidan.
- Ajustes y correcciones.
Asientos Contables: Una Guía Detallada
Un asiento contable es aquel donde se pueden registrar operaciones de ingresos y gastos de cualquier negocio. Si cuentas con un contador de confianza para tu negocio, el mismo te podrá informar sobre los asientos que mencionamos.
Un asiento contable es un registro que se hace dentro del libro de contabilidad para anotar las entradas y salidas de dinero, al igual que cualquier operación relacionada con las transacciones de un negocio. Asimismo, los asientos son necesarios para llevar un control ordenado y exacto de todas las actividades financieras de la empresa. Además, brinda la base para elaborar estados financieros y reportes contables.
Por otro lado, existe un sistema de contabilidad llamado “partida doble” allí, los asientos se registran mediante dos columnas y títulos: El Debe y el Haber. Cada una refleja un movimiento inverso de la otra.
No existe un solo asiento contable, pues se registran con diferentes valores y nombres según el tipo de operaciones que se esté haciendo. Los tipos de registros o asientos contables se clasifican de dos maneras: Según su forma y según su fondo.
Asientos dobles o compuestos: Son los que afectan a más de dos cuentas. Con cada grupo, se puede evitar errores al momento de hacer los registros contables.
Para cerrar, te queremos dar un ejemplo de lo que pueden ser asientos contables. Se trata de un pequeño negocio de diseño. Se dedican a crear logos corporativos y diseños de páginas web en general. Su saldo es la resta del debe y el haber.
Plantillas de Excel para la Gestión Contable
Gestionar una pyme o un negocio como autónomo implica llevar múltiples tareas al día: control de gastos, facturación, inventario, planificación de proyectos… Sin las herramientas adecuadas, esta labor puede volverse abrumadora y afectar la productividad. Aquí es donde las plantillas de Excel se convierten en grandes aliadas. Personalizables y fáciles de usar, permiten automatizar procesos, organizar información y ahorrar tiempo en la gestión diaria.
Algunos emprendedores y pequeñas y medianas empresas (pymes) tienen tantas emergencias diarias que acaban por sobrevivir como pueden a las tareas de facturación, contabilidad y gestión financiera y empresarial en general. Como es lógico, te preocupa la viabilidad de tu negocio y quieres asegurar el orden en tu contabilidad. Lo mejor es tener los procesos bien definidos, y contar con las herramientas necesarias. Así se vuelve todo más ágil, previsible y organizado.
Para ello, una de las opciones es utilizar hojas de cálculo de Microsoft Excel, Spreadsheets (Google Drive) o similar.
- Contar con una plantilla de ingresos y gastos es fundamental para poder llevar bien las cuentas.
- La plantilla de Balance Contable es una de las plantillas gratuitas más útiles para llevar la contabilidad de una pyme. Los activos, que pueden ser corrientes o no corrientes, incluyen todos los bienes de la empresa.
- La plantilla en Excel de flujo de caja sirve para registrar los movimientos diarios de caja. Esta plantilla es fundamental para la viabilidad de la empresa, ya que permite identificar de manera rápida cualquier desviación.
- Otra de las plantillas gratuitas de Excel que deberás completar continuamente es la de Conciliación Bancaria.
- La última de las planillas de Excel gratuitas de contabilidad que no pueden faltar es la del libro de cuentas, donde se registran día a día todos los asientos contables de la empresa. Para utilizar esta plantilla el primer paso es activar las macros y, a continuación, personalizar el periodo y la denominación o razón social.
- El documento más importante dentro de la contabilidad son las facturas. Con esta plantilla de Excel de factura empresarial podrás realizar y emitir facturas con agilidad.
- Esta plantilla ya incluye algunas partidas de gastos comunes en una empresa, para facilitar la división de los mismos por áreas. Formación, Viajes, Marketing o Costes de Oficina son algunos de ellos.
- En el modelo de presupuesto de ventas podemos incluir el volumen de producción estimado y el coste por unidad de producto. Por otro lado, la empresa apuntará el precio final de venta.
- Para facilitar su cálculo tenemos este documento de planeamiento de compras.
- Las operativas relacionadas con el ámbito logístico requieren coordinación para que todo funcione como un reloj. En este proceso es importante contar con esta plantilla de control de inventario, que permite contabilizar y controlar de forma sencilla el stock. Se trata de una plantilla realmente potente, pues incluye diferentes pestañas según la metodología de control de inventario que vayamos a emplear.
- Se trata de una hoja de Excel con espacio para los datos de la entidad que recibirá la cotización. Así como fecha y número de presupuesto.
- El estudio del entorno empresarial es clave a la hora de tomar decisiones estratégicas acertadas. Con esta plantilla de Análisis DAFO en Excel es posible ordenar y priorizar conceptos importantes que ayudan a tomar esas decisiones.
- Esta metodología permite asignar de forma ágil tiempos máximos de realización y responsables para cada tarea.
- Otro aspecto importante que se puede controlar mediante una plantilla de Excel es el registro de jornada laboral.
- Los modelos de trabajo híbrido son ya una realidad en las empresas. Esta información se cruza con la del resto de compañeros para facilitar la organización de equipos.
- Esta plantilla de calendario con agenda es una herramienta útil para organizar fechas importantes, reuniones, eventos y tareas diarias o mensuales de manera visual y estructurada. Gracias a su diseño intuitivo, facilita la gestión del tiempo, evitando olvidos y optimizando la planificación.
- Con funciones integradas para priorizar tareas y alertar sobre posibles retrasos, ayuda a mantener el control y la organización en equipos de trabajo.
- Esta plantilla de base de datos de empleados es una solución práctica para centralizar y gestionar la información clave del personal de una empresa. Permite registrar datos como nombres, puestos, contactos, fechas de ingreso, salarios y otros detalles relevantes en un formato ordenado y de fácil acceso. Ideal para departamentos de Recursos Humanos o pequeñas empresas, esta herramienta ayuda a mantener un control eficiente de la nómina, evaluar la estructura organizacional y generar reportes básicos.
- Esta plantilla de calendario de vacaciones es una herramienta esencial para gestionar y visualizar los periodos de descanso del personal en una empresa. Permite registrar las fechas solicitadas y aprobadas de cada colaborador, evitando solapamientos y garantizando una distribución equitativa del tiempo libre. Con funciones para filtrar por departamento, empleado o mes, facilita el control de las vacaciones acumuladas y usadas. Es ideal para equipos de RRHH, gerentes o pequeñas empresas que necesitan un sistema sencillo pero efectivo para administrar este beneficio laboral, cumpliendo con la normativa y manteniendo un ambiente laboral organizado.
Pero nuestra recomendación para elevar tu gestión es utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita integrar y automatizar todas las tareas. Con un programa como Holded podrás, además, integrar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás.
Para llevar tu gestión del negocio no te pueden faltar estas hojas de cálculo. Estas plantillas gratuitas te harán la vida mucho más fácil porque son intuitivas.
También si lo prefieres, puedes utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita integrar y automatizar todas las tareas. Algunos programas de este tipo permiten asimismo realizar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás.
Puedes descargar plantillas desde sitios web oficiales como Microsoft Office o desde otros sitios especializados. Después, puedes editar la hoja de cálculo y adaptarla a tus necesidades. Puedes guardar las plantillas de Excel en una carpeta en local en tu ordenador, o bien en tu smartphone o tablet.
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Sí, en general, las plantillas de Excel en formato .xlsx o .xls son compatibles con otros programas como Google Sheets, LibreOffice Calc y Numbers de Apple. Sin embargo, algunas funciones avanzadas o macros pueden no ser compatibles o requerir ajustes.
Sube la plantilla de Excel a Google Drive. Después, abre el archivo y haz clic en ‘abrir con Google Sheets’.
Por supuesto, hay muchos tutoriales en YouTube y también cursos en plataformas como Udemy.
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