En un entorno empresarial dinámico y competitivo, las empresas buscan constantemente mejorar sus operaciones, tomar decisiones informadas y enfrentar desafíos de manera efectiva. La consultoría empresarial es una herramienta estratégica que ha ganado cada vez más relevancia en el mundo empresarial, y puede mejorar el desempeño y la competitividad.
Antes de explicar las etapas, es importante comprender qué implica la consultoría empresarial. En pocas palabras, se trata de un servicio especializado en el que expertos externos colaboran con una empresa para analizar, diagnosticar y ofrecer soluciones a diversos problemas o áreas de mejora. Presentamos un modelo de cinco fases que abarca iniciación, diagnóstico, planificación de medidas, implementación y terminación. Aunque no puede aplicarse de manera universal, sirve como marco para comprender las funciones de los consultores y estructurar proyectos.
Es importante notar que, en situaciones específicas, las fases pueden superponerse o incluso invertirse. La flexibilidad y creatividad son clave al implementar este modelo, que puede subdividirse según necesidades. Las cinco etapas del proceso, desde la iniciación hasta la evaluación, proporcionan una estructura efectiva para enfrentar desafíos y mejorar operaciones.
Las Cinco Etapas del Proceso de Consultoría
1. Iniciación
Esta etapa marca el inicio del proceso. Aquí es donde el consultor trabaja estrechamente con la empresa para comprender sus necesidades, objetivos y desafíos.
En esta primera fase del proceso de consultoría, el CLIENTE y el CONSULTOR se reúnen en torno a:
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- Nombrar Representantes de las partes: Se definen los integrantes y se fijan las primeras reuniones.
- Identificar el problema: Se define la situación actual de la empresa, aspectos de mejora observados por el cliente. Se analizan pretensiones, alcance del problema y de los objetivos esperados.
- Redactar la declaración inicial del trabajo a realizar por el consultor: En esta se deben detallar los siguientes puntos:
- Problema por resolver
- Objetivos y resultados previstos
- Información de base y de apoyo
- Presupuesto o límite de recursos
- Informes provisionales y definitivos
- Aportes del cliente
- Exclusiones
- Restricciones
- Contactos y direcciones
- Definir la estrategia y planificar las tareas:
- Elegir la estrategia para la asignación de tareas
- Establecer objetivos
- Fijar Calendario
- Definición de funciones
- Proponer al cliente: La propuesta debe incluir diferentes secciones como: Técnica, relativa al personal, antecedente del consultor y condiciones financieras y de otra índole. El contrato con la consultoría puede ser verbal, aunque lo recomendable es que se apruebe mediante documento escrito.
2. Diagnóstico
Con la información en mano, el consultor realiza un análisis exhaustivo. Examina procesos internos, estructuras organizativas, recursos humanos y cualquier otro aspecto relevante.
Si usted va a comenzar una consultoría empresarial completa, necesita entender el negocio de su cliente como un todo. No tiene mucha magia para eso, es necesario entrar de cabeza en la organización y evaluar cada área de ella. En esta fase se debe:
- Replantear problema: Se identifica el problema del cliente. Detalles, ubicación, magnitud y perspectiva cronológica.
- Recolectar datos: Se recopilan datos y se analizan en detalle. Información a revisar:
- Documentos y procesos organizacionales actuales
- Análisis cuantitativo de la información utilizando herramientas estadísticas
- Observaciones e impresiones de primera mano a través de entrevistas informales con las partes interesadas
- Entrevistas formales y más estructuradas con el cliente.
Usualmente sucede que se recopila una multitud de información que en muchos casos se muestra incompleta o presenta inconsistencia, por lo que la percepción inicial es bien subjetiva. Esto hace necesario que el consultor filtre esta información y para ello debe:
- Decidir qué información es necesaria y da explicación a los problemas observados.
- Identificar a la persona que recopila esta información y volver a recopilar hasta dar consistencia a la data.
- Reunir la información necesaria que permita llegar a una evaluación del problema.
- Interpretar y comprender la información en conjunto con el cliente o sus equipos.
- Identificar las prioridades que revela la información recopilada.
- Identificar las causas de los problemas en la organización.
- Compartir con el cliente y / o el equipo las impresiones que le queda a la información.
Esta segunda fase del proceso de consultoría o fase de diagnóstico demanda un tiempo considerable, ya que se trata de descubrir que está pasando, que causa el problema y como podemos solucionarlo. Luego en primera instancia se debe conocer el alcance del proyecto, en este caso, la magnitud del problema.
3. Planificación de Medidas
Basándose en los hallazgos de la fase anterior, el consultor propone estrategias y soluciones específicas. Este es un momento creativo donde la experiencia del consultor juega un papel crucial.
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El plan de acción se elabora conjuntamente entre el equipo de mejora continua, asignado por la empresa, y los consultores. Es fundamental que el plan contenga la respuesta a las siguientes preguntas:
- Objetivo: ¿Qué queremos conseguir con el proyecto de mejora?
- Personal: ¿Quién realizará/será responsable de cada una de las tareas?
- Tiempo: ¿Cuándo se realizará y cuánto tiempo se empleará?
- Recursos: ¿Qué recursos serán necesarios emplear en cada una de las tareas?
- Comunicación: ¿Cómo lo vamos a comunicar? ¿Quién debe conocer qué?
4. Implementación
La teoría se convierte en acción en esta etapa. Aquí es donde se implementan las estrategias y soluciones propuestas.
En esta fase del proceso de consultoría de implementación, partimos desde el plan de acción, desarrollando los siguientes puntos:
- Preparar condiciones requeridas para implementar cada acción acorde a los plazos establecidos; dependiendo del tipo de acción la tarea tendrá diferentes matices. Existen dos tipos de acciones, directas e indirectas.
- Implementar cada acción. En este punto, se deben aplicar diversas técnicas que nos ayuden a planificar y controlar los avances. El equipo debe realizar seguimiento para valorar los avances operados en la ejecución e ir corrigiendo las posibles desviaciones existentes.
5. Evaluación
La consultoría no termina con la implementación. Es crucial realizar un seguimiento constante para evaluar la efectividad de las estrategias implementadas.
En esta fase del proceso de consultoría se incluyen varias actividades:
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- El cliente mide el desempeño del consultor durante su cometido, el enfoque adoptado, los cambios introducidos y los resultados logrados.
- Se presentan y aprueban los informes finales.
- Se establecen los compromisos mutuos.
Tipos de Consultoría Empresarial
La consultoría empresarial abarca una variedad de servicios que buscan mejorar el funcionamiento de las organizaciones. Algunos tipos comunes incluyen:
- Consultoría estratégica
- Consultoría de marketing y comercialización
- Consultoría en recursos humanos
- Consultoría en tecnología de la información
- Consultoría financiera
- Consultoría en transformación digital
- Consultoría en gestión de proyectos
- Consultoría en innovación y desarrollo de productos
- Consultoría en comunicación y relaciones públicas
- Consultoría en gestión de calidad y procesos
Consideraciones Importantes al Contratar Servicios de Consultoría Empresarial
Seleccionar al consultor adecuado es crucial para garantizar el éxito de cualquier proyecto de consultoría empresarial. Algunos puntos clave a considerar incluyen:
- Experiencia y especialización
- Credibilidad y referencias
- Enfoque y metodología
- Compatibilidad y confianza
La negociación de los contratos de consultoría es esencial para establecer los términos y condiciones adecuados para ambas partes.