El objetivo de este artículo es aportar un modelo para la gestión del cambio organizacional provocado por la aparición de una nueva era mucho más compleja: la era de la información, gestión del conocimiento o la era del autoaprendizaje.
En la actualidad aspectos tales como el crecimiento de la internacionalización y globalización empresarial, el desarrollo de las redes sociales, la existencia de unos exigentes consumidores y unos ávidos competidores así como el rápido desarrollo de las nuevas tecnologías de la información están provocando una mayor presión competitiva, lo que tiene como efecto inmediato la exigencia de un proceso de cambio permanente para la mejora continua en todas las organizaciones.
Existe una amplia literatura sobre la gestión del cambio organizacional, aportando modelos generales aplicables, en principio, a cualquier tipo de organización y para gestionar todos los posibles cambios existentes en ella.
Sin embargo, la realidad diaria a la que ha de enfrentarse las PYMEs provoca que estos modelos generales escapen de sus posibilidades, ya que aunque a nivel teórico sean aplicables, en la práctica no lo son, pues las PYMEs presentan una problemática específica no recogida en estos modelos generales.
De esta forma, se produce una importante paradoja. Las PYMEs constituyen la mayoría del entramado empresarial español. Además, por sus propias dimensiones, ellas están continuamente cambiando, ya que aunque la incertidumbre es una característica persistente de las PYMEs al tener un pequeño número de clientes y unos recursos limitados, encontrándose inmersas en un estado de constantes cambios estructurales y de mercado que dificultan su supervivencia y desarrollo.
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Este artículo pretende desarrollar una metodología simple pero completa para la gestión del cambio organizacional aplicable a las PYMEs, cuyo éxito hasta ahora depende, en muchos casos, de la intuición y/o sentido común de los gestores de las mismas, pero no de una metodología clara y concisa al respecto como la que se desarrolla en este trabajo.
¿Qué es la Gestión del Cambio Organizacional?
La gestión del cambio organizacional es el conjunto de estrategias y prácticas que se implementan para guiar y manejar el cambio dentro de una organización. Este cambio puede darse por diversos motivos: desde una reestructuración interna hasta la implementación de nuevas tecnologías o cambios en la cultura empresarial, y cada uno de ellos requiere una planificación cuidadosa para asegurar que la transición sea lo más suave posible para todos los involucrados.
La transformación digital de las pymes es un claro ejemplo de gestión del cambio organizacional. Ya que no solo consiste en implementar nuevas herramientas, sino también en redefinir procesos, capacitar al personal y, en algunos casos, modificar la estructura organizativa para poder adaptarse mejor al entorno digital.
Objetivos e Importancia de la Gestión del Cambio Organizacional
El objetivo principal de la gestión del cambio organizacional se centra en facilitar la transición hacia un nuevo escenario. Lo cual no solo implica implementar los cambios necesarios, sino también ayudar a los empleados a entender, aceptar y adaptarse a los mismos. Otro de los objetivos que se persigue con estas prácticas es el de minimizar la resistencia al cambio.
La resistencia al cambio es una reacción natural y abordar proactivamente estas preocupaciones resulta esencial para asegurar el éxito del proceso. Además, es fundamental que los cambios se alineen con la visión y los objetivos generales de la empresa. Por lo que otra de las funciones de la gestión del cambio organizacional consiste en asegurar que cada ajuste contribuya al crecimiento y desarrollo organizacional.
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Lo cual va muy de la mano con el cuarto objetivo, capacitar al personal para aprovechar al máximo las nuevas herramientas o procesos implementados.
En primer lugar, porque mejora la competitividad de la empresa. Pues, en un entorno empresarial tan cambiante como el actual, la capacidad de adaptación es esencial para mantenerse competitivo. De hecho, una gestión del cambio efectiva no solo aborda los desafíos actuales, sino que prepara a las empresas para futuros cambios, promoviendo una cultura organizacional que valora la agilidad y la flexibilidad por encima de todo.
Pero es que además, una buena gestión del cambio, también puede reducir el estrés y disparar la creatividad de los empleados, fomentando una participación más activa en la implementación de nuevas propuestas.
Tipos de Gestión del Cambio Organizacional
Existen diferentes modelos que pueden ayudar a las organizaciones en la gestión del cambio, cada uno con unas características y enfoque concretos:
1. Modelo de Lewin
El modelo Lewin es ideal para cambios estructurales o de cultura empresarial donde es necesario un proceso claro y estructurado para gestionar la transición. Este modelo consta de las siguientes fases:
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- Descongelamiento: Esta fase prepara el terreno para el cambio, enfocándose en que los empleados comprendan la necesidad del mismo. Para ello es necesario guiar y motivar a los equipos, destacando los beneficios de los nuevos cambios.
- Transición: Durante la ejecución de las transformaciones, es esencial liderar con seguridad y comunicar constantemente, asegurando a los empleados que los cambios generarán procesos más exitosos.
- Recongelamiento: Una vez que los cambios son aceptados, se refuerzan los nuevos procesos para integrarlos completamente en la empresa y asegurar que se realicen bajo los nuevos estándares.
2. Modelo ADKAR
Este modelo de gestión funciona muy bien en situaciones donde el cambio depende en gran medida del compromiso y la participación individual de los empleados, como en la implementación de nuevas tecnologías o procesos. Para llevarlo a cabo hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
- Awareness (Conciencia): Crear conciencia sobre la necesidad de llevar a cabo dichos cambios e informar sobre los requisitos necesarios para lograrlos.
- Desire (Deseo): Fomentar en los empleados el deseo de participar en el cambio y comprometerse con su realización.
- Knowledge (Conocimiento): Ofrecer capacitación y orientación sobre cómo implementar los cambios propuestos.
- Ability (Habilidad): Desarrollar la destreza en los empleados para introducir los cambios de manera efectiva.
- Reinforcement (Reforzamiento): Mantener y reforzar el cambio a lo largo del tiempo, consolidando las nuevas prácticas.
3. Modelo del Empujón
Es efectivo en entornos donde se busca un cambio orgánico y menos directivo, como en la adopción de nuevas prácticas de trabajo o cambios culturales suaves. Para implementar el modelo empujón deberás seguir los siguientes pasos:
- Establecer claramente los cambios necesarios.
- Considerar las perspectivas y necesidades de los empleados.
- Mostrar diferentes opciones para conseguirlo.
- Ofrecer el cambio como la elección más beneficiosa.
- Atender las opiniones y preocupaciones de los empleados.
- Reducir las alternativas para fomentar la adopción del cambio.
- Establecer las pequeñas victorias que llevará consigo el cambio.
4. Modelo de Transición de Bridges
Este modelo es útil en situaciones que tienen un fuerte impacto emocional en los empleados, como reestructuraciones o fusiones y consta de las siguientes fases:
- Terminar, perder y dejar ir: En esta etapa es importante enfocarse en las reacciones emocionales que conlleva el cambio.
- Zona neutra: Durante esta fase es necesario guiar a los empleados hacia la comprensión y aceptación del cambio.
- Nuevo comienzo: Es el momento de motivar y entusiasmar a los empleados sobre los beneficios y oportunidades del cambio.
5. Modelo de Kotter
Este modelo de gestión del cambio es especialmente efectivo en transformaciones corporativas a gran escala que requieren una visión clara y liderazgo fuerte. Se lleva a cabo de la siguiente manera:
- Destacar la importancia y la necesidad inmediata del cambio.
- Formar un grupo dedicado a liderar el cambio.
- Establecer claramente la dirección y los objetivos del cambio.
- Asegurarse de que todos los integrantes de la organización entiendan y apoyen la visión estratégica.
- Identificar y eliminar las objeciones que pueden ofrecer resistencia al cambio.
- Celebrar los éxitos tempranos para fomentar el progreso.
- Seguir impulsando y apoyando el cambio organizacional durante el proceso.
- Asegurarse de que el cambio se convierta en parte integral de la organización.
Como ves, cada uno de estos tipos de gestión del cambio está indicado para una situación específica. En cualquier caso, independientemente del modelo que elijas, hay algunas consideraciones previas que deberías tener en cuenta.
¿Cómo Implementar y Gestionar el Cambio Organizacional?
Implementar un cambio organizacional no es una tarea sencilla; requiere de un enfoque meticuloso y estratégico. La gestión del cambio organizacional se estructura en tres grandes fases:
1 - Planificación
La fase de planificación es la que determinará cuáles son los cambios que hay que implementar en tu empresa. Para ello, es necesario realizar un diagnóstico organizacional, evaluar el desempeño de los empleados y analizar los resultados alcanzados durante los últimos ejercicios. A continuación, deberás definir cuál es el impacto que deseas alcanzar a través del cambio organizacional, el enfoque que adoptarás y las métricas que te ayudarán a medir el éxito del mismo.
2 - Implementación
Durante la etapa de implementación es importante poner el foco en la adaptación al cambio de las partes implicadas, así como en las métricas que te permitirán controlar el proceso y realizar los ajustes necesarios para que todo salga de acuerdo al plan establecido.
3 - Mantenimiento
Una vez implementado el cambio, es momento de evaluar los resultados y trabajar para que los cambios adoptados se conviertan en parte de la rutina diaria. Para ello, hay que revisar regularmente cómo se están desempeñando los nuevos sistemas o procesos y recurrir a la formación para empresas en caso de que sea necesario. El apoyo continuo, incluso después de haber implementado los cambios, es indispensable para que los cambios perduren en el tiempo.
Gestionar el cambio organizacional es un proceso delicado, que requiere de una planificación cuidadosa, comunicación efectiva y un compromiso constante con los empleados.
Fases del Cambio en el Modelo para la Gestión del Cambio Organizacional en las PYMEs
Las fases del cambio en el modelo para la gestión del cambio organizacional en las PYMEs son:
1. Necesidad del Cambio
- Establecer indicadores internos eficaces que aporten la información necesaria para detectar una necesidad de cambio.
- Aprovechar la información aportada por el resto de miembros de la organización para detectar necesidades de cambio.
- Recurrir a la información aportada por los centros tecnológicos para conocer la situación actual del sector y lo que están haciendo otras empresas como fuente externa para detectar necesidades.
- Difundir la necesidad de cambio entre los miembros de la PYME.
2. Diagnóstico del Cambio
- Recopilar y analizar la información necesaria para conocer la situación actual tanto del factor tecnológico a modificar como de aquellos otros factores que vayan a apoyar este cambio -estructural, personal y/o cultural-.
- Materializar el diagnóstico en un documento que realmente sea tomado como base del cambio.
3. Planificación del Cambio
- Definir de forma clara los objetivos que se pretenden alcanzar a través del cambio tecnológico que se va a llevar a cabo.
- Detallar las actuaciones que se van a llevar a cabo en el factor tecnológico, así como todas aquellas relativas al factor estructural, de personal y cultural para que apoyen al factor origen del cambio.
- Reflejar los resultados de la planificación en un documento que sea una referencia continua para la implantación del cambio.
4. Implantación del Cambio
- No atrasar el comienzo de la implantación más de lo necesario.
- Llevar a cabo la implantación técnica prevista, así como aquellas actuaciones relativas al resto de factores, que van a apoyarnos para conseguir el éxito del cambio técnico, ya que nos ayudan a determinar y resolver los posibles problemas de rigidez que en determinadas ocasiones aportan los factores culturales, estructurales y de personas.
- Simultáneamente a la implantación, la dirección ha de ir recopilando la información que se va generando como fruto de dicha implantación.
Elementos para la Gestión del Cambio Organizacional
Los elementos para la gestión del cambio organizacional se dividen en:
A. Para el cambio intangible:
- Equipos
- Comunicación
- Cultura
- Liderazgo
B. Para el cambio básico o tangible:
- Fijación de objetivos
- Medir rendimiento
- Aprendizaje
- Reconocimientos y recompensas
En un entorno empresarial volátil y competitivo, las organizaciones tienen un gran reto: gestionar el cambio organizacional y formar líderes que sepan llevar por buen camino esta transición. ¿Cómo hacerlo con garantías de éxito?
Seguirle el ritmo a la transformación digital y optimizar procesos es un reto decisivo para las empresas que buscan alcanzar la cima de la productividad y la rentabilidad.
Entendemos por gestión del cambio organizacional (GCO) el conjunto de acciones que necesita una empresa para adaptarse a la demanda del mercado.
Las empresas con el transcurrir de los años, deben hacer frente a diferentes tipos de cambios organizacionales.
Uno de los beneficios más interesantes de gestionar correctamente el cambio tiene que ver, precisamente, con la gestión del talento, ya que implica acciones de capacitación y formación que permiten a las personas empleadas adaptarse a los cambios con mayor facilidad.
Al responder a estas preguntas correctamente podremos diseñar un nuevo proceso que facilitará la mejora interna que se necesita. Una vez que damos con las claves de la gestión del cambio, pasamos a implementar las modificaciones que hay que realizar. Para ello, es importante que nos pongamos en contacto con el equipo y promover una comunicación efectiva.
Al expresar sentimientos, emociones o pensamientos en el momento oportuno y de manera adecuada, se logra que la otra persona sepa que hay una reacción humana detrás de todo el proceso.
Para que la implementación de las nuevas estrategias funcione, es importante realizar evaluaciones continuas, identificar avances y detectar aspectos que se deben volver a cambiar.
La gestión del cambio dentro de una empresa puede darse por múltiples causas. Fomentar el liderazgo dentro de una organización devuelve sus frutos con el paso del tiempo.